Um guia para a automação de e-mail com o Zapier

Você já teve dificuldade para manter o controle dos seus e-mails? Todos nós já passamos por isso. Não importa se você é do tipo que não abre a caixa de entrada e precisa de uma caixa de entrada limpa o tempo todo, ou do tipo caótico que deixa os e-mails não abertos se acumularem (esse sou eu), a dor é universal.

É aí que entra a automação de e-mail . Neste guia, detalharemos o que é automação de e-mail, como ela funciona, os principais benefícios e como você pode aproveitá-la ao máximo com o Zapier. 

Não importa se você está apenas começando a automatizar seu e-mail ou quer expandir sua estratégia geral de e-mail, este artigo ajudará você a criar fluxos de trabalho mais inteligentes e eficientes que manterão seu mecanismo de e-mail funcionando sem problemas.

Índice

• O que é automação de e-mail?

• Automação de e-mail vs. automação de marketing por e-mail

• Os benefícios da automação de e-mail

• Como automatizar e-mail com Zapier

O que é automação de e-mail?

​​A automação de e-mail é o uso de software para enviar emails automaticamente com base em acionadores, agendamento ou condições predefinidos. 

O melhor software de automação de e-mail permite que indivíduos e empresas respondam a e-mails e se comuniquem com seu público de maneira personalizada e oportuna, sem esforço manual para cada mensagem. Ferramentas de automação de e-mail ajudam efetivamente as empresas a entregar a mensagem certa na hora certa sempre que ações acontecem, como envios de formulários, visitas a sites ou interações com aplicativos.

Qual é a diferença entre automação de e-mail e automação de marketing por e-mail?

Embora os termos pareçam semelhantes, eles têm finalidades diferentes, mas complementares.

Como explicado acima, automação de e-mail se refere ao uso de software para gerenciar e responder e-mails automaticamente, com base em gatilhos ou regras. Pode incluir fluxos de trabalho pessoais — como marcar mensagens, salvar anexos ou enviar respostas automáticas — bem como casos de uso comercial, como responder a perguntas de clientes ou encaminhar leads para o membro certo da equipe.

Resumindo, o software de automação de e-mail permite que indivíduos e empresas se comuniquem de forma mais eficiente e pessoal, sem enviar manualmente cada mensagem.

A automação de marketing por e-mail, por outro lado, concentra-se em escalar a comunicação de um para muitos com leads, clientes ou assinantes. O software de automação de marketing por e-mail foi criado para enviar newsletters, nutrir leads com campanhas de gotejamento e acionar mensagens com base no comportamento (como carrinhos abandonados ou novas inscrições). A automação em marketing por e-mail permite que as empresas forneçam comunicação personalizada e oportuna em escala, melhorando o engajamento e gerando conversões com muito menos esforço.

Quais são os benefícios da automação de e-mail?

E-mails automatizados podem ser altamente personalizados, usando campos dinâmicos como nomes, produtos ou ações específicas realizadas por um usuário. Existem maneiras de expandir seus negócios com automação de e-mail, para que você possa responder em tempo real — por exemplo, com uma mensagem de boas-vindas ou reconhecimento de suporte — e ainda fazer com que pareça humano. É a velocidade da automação com o calor de uma resposta pessoal.

✅ Reduz a desordem mental e a fadiga de decisão

Uma pessoa comum toma centenas de microdecisões por dia dentro de sua caixa de entrada: o que responder, arquivar, excluir ou sinalizar. A automação de e-mail elimina muitas dessas decisões repetitivas ao marcar, classificar ou escalar mensagens com base na lógica. 

✅ Certifique-se de que nada passe despercebido

De candidaturas a empregos a problemas de clientes, fluxos de trabalho automatizados encaminham todas as mensagens importantes corretamente. Você pode rotular e-mails, atribuí-los como tarefas ou acionar alertas com base no conteúdo, tornando o acompanhamento automático em vez de depender da memória.

✅ Comece a partir da sua caixa de entrada

Em vez de apenas ler e responder e-mails, a automação de e-mail pode conectar sua caixa de entrada a ferramentas como CRMs, painéis de projetos ou bancos de dados. Isso transforma o e-mail em uma plataforma de lançamento para ações — adicionando leads automaticamente ao seu CRM, criando tickets, salvando arquivos ou registrando resumos sem alternar entre guias.

✅ Capture insights ocultos

Quando combinada com IA, a automação de e-mail pode revelar insights que você normalmente não perceberia. Você pode resumir a atividade da caixa de entrada, extrair frases-chave, categorizar intenções ou identificar tendências em perguntas de clientes, tudo isso sem precisar acessar sua caixa de entrada. É como ter um analista de e-mail na sua equipe.

✅ Escalar a comunicação personalizada conforme você cresce

Quanto mais seu negócio cresce, mais difícil fica manter respostas pessoais. A automação de e-mail ajuda você a escalar sem se tornar um robô, enviando a mensagem certa, para a pessoa certa, na hora certa, sem exigir que você (ou sua equipe) clique em enviar manualmente.

Exemplos de automação de e-mail

Precisa de alguns exemplos de automação de e-mail? Nós cuidamos de você. 

Comunicação e acompanhamentos

• Enviar um e-mail de agradecimento após o término de uma reunião

• Responder automaticamente a novas consultas de clientes

• Acompanhe um lead após ele enviar um formulário

• Enviar acompanhamentos atrasados se nenhuma resposta for recebida

Automação orientada por IA

• Resuma e-mails diários e envie para o Slack

• Elabore respostas personalizadas usando IA

• Rotule ou categorize e-mails com base na intenção

Organização da caixa de entrada

• Salvar anexos em seus aplicativos de armazenamento de arquivos

• Marque ou marque mensagens importantes automaticamente

• Transforme e-mails específicos em tarefas em ferramentas de gerenciamento de projetos

E-mails agendados e recorrentes

• Envie uma agenda diária ou um check-in para você mesmo

• Entregue relatórios semanais ou lembretes para a equipe

• Enviar faturas mensais por e-mail ou atualizações de clientes

Registro e rastreamento de e-mail

• Registre e-mails em planilhas ou bancos de dados

• Rastreie e-mails com determinados rótulos ou palavras-chave

• Armazene dados de e-mail para manutenção de registros ou conformidade

Pesquisas e feedback

• Envie pesquisas de feedback após compras ou eventos

• Acionar pesquisas de satisfação após a interação com o suporte

• Envie pesquisas no estilo NPS após marcos importantes do cliente

Como automatizar e-mail com Zapier

Mesmo com as melhores ferramentas de e-mail, sua comunicação ainda pode falhar se seus sistemas não estiverem conectados. Sem uma maneira de automatizar e orquestrar como os e-mails são enviados, classificados e respondidos, você fica lidando com tarefas manuais, respostas lentas e caos na caixa de entrada.

Entra em cena: Zapier. Zapier é a plataforma de orquestração de IA mais conectada, integrando-se a milhares de aplicativos como Gmail, Outlook, HubSpot e Mailchimp. Não importa se você está apenas começando com a automação de e-mails individuais (como enviar um acompanhamento personalizado após o envio de um formulário) ou criando fluxos de trabalho de várias etapas que gerenciam toda a sua caixa de entrada, o Zapier ajuda você a enviar, organizar e responder e-mails automaticamente.

Envie e-mails com modelos e um toque pessoal

Às vezes, um e-mail precisa de um toque pessoal, mas quando você está agradecendo a todos que compareceram a um evento ou enviando uma mensagem atenciosa a cada novo lead que você conquista, pode ser difícil encontrar tempo ou ser criativo.

Com um modelo de e-mail, o Zapier pode personalizar as mensagens e enviá-las automaticamente. Você pode começar com uma planilha para listas de divulgação únicas, mas também pode enviar e-mails automatizados para novos respondentes de pesquisas, para agradecer a novos clientes da Shopify e muito mais.

O feedback do cliente é uma das informações mais valiosas para melhorar seus produtos, serviços e experiência geral, mas solicitar manualmente o feedback do cliente após cada compra ou interação não é sustentável.

Com esses Zaps, você pode enviar automaticamente solicitar pesquisas personalizadas com base em acionadores específicos, como um pedido pago no Shopify ou uma interação de suporte pelo Intercom. 

Você pode inserir o link do seu formulário de pesquisa no modelo de e-mail ao configurar seu Zap, para que cada mensagem enviada inclua uma chamada direta para ação. Basta colar a URL no corpo do modelo no editor Zap, e o Zapier enviará automaticamente essa versão — personalizada e pronta para uso — sempre que o Zap for acionado.

Escreva mensagens personalizadas com IA

Mesmo que você configure modelos de e-mail, talvez seja melhor não enviar mais a mesma cópia repetidamente. Ou você pode querer uma maneira rápida e escalável de enviar e-mails personalizados com base em informações exclusivas sobre um cliente em prospecção ou um cliente. Nesse caso, você pode adicionar IA à mistura. 

Você pode usar esses Zaps para escrever respostas por e-mail para clientes com base no que eles pediram, enviar e-mails de boas-vindas para novos inscritos em cursos e escrever mensagens do zero.

Mantenha-se atualizado sobre seus dados (e mantenha um registro de e-mails)

Precisa tomar ação quando seus dados mudam, como quando um novo lead preenche um form ou um membro da equipe atualiza um registro? Com o Zapier, você pode receber alertas automáticos por e-mail sempre que houver uma linha nova ou atualizada em aplicativos de planilhas, como o Planilhas Google ou o Zapier Tables. Dessa forma, você nunca perde uma atualização importante, sem necessidade de verificações manuais.

Se você precisa rastrear conversas ou apenas criar um histórico pesquisável de mensagens, também pode automatizar as coisas na direção oposta, registrando os e-mails recebidos em um banco de dados ou planilha. O Zapier pode extrair detalhes importantes como remetente, assunto e corpo, e armazená-los em ferramentas como Planilhas Google, Airtable ou Zapier Tables para fácil referência posterior.

Enviar e-mails em agendamento

ferramenta de agendamento incorporada do Zapier aciona ações em outros aplicativos em um horário definido, como todos os dias, semanas, meses ou até mesmo horas.

Inicie seu Zap com um acionador agendado e adicione os detalhes desejados, como o dia da semana ou a hora do dia. Em seguida, adicione seu aplicativo de e-mail na etapa de ação para enviar um e-mail para você mesmo ou para qualquer outra pessoa. Quando você ativa o Zap, o Zapier envia os e-mails de acordo com o agendamento definido, para que você não precise se preocupar em enviar e-mails de lembrete.

Se você deseja enviar e-mails com base em eventos específicos em vez de intervalos fixos, o Zapier também se integra a aplicativos de calendário como o Google Agenda ou o Outlook. Por exemplo, você pode acionar um e-mail quando um evento termina — perfeito para enviar acompanhamentos ou agradecimentos após reuniões ou webinars.

Use IA para rotular e resumir seus e-mails

Se precisar adicionar um pouco mais de organização à sua caixa de entrada, você pode usar ferramentas de IA (como o ChatGPT) para rotular automaticamente novos e-mails com base em seu conteúdo. Ou, se não tiver tempo para ler seus e-mails um por um, você pode gerar resumos rápidos e recebê-los diretamente para você ou sua equipe no aplicativo de chat da equipe. 

Dessa forma, você pode começar a priorizar seus e-mails com mais facilidade e gastar menos tempo filtrando o que não é importante.

Salvar anexos e documentos assinados

Repita comigo: sua caixa de entrada não deve ser seu sistema de armazenamento de arquivos. Documentos importantes — como contratos assinados, propostas ou recibos — podem ser facilmente perdidos se você encaminhá-los ou baixá-los manualmente.

Com esses Zaps, você pode salvar automaticamente anexos de e-mail em aplicativos de armazenamento em nuvem, como Dropbox ou Box, para que arquivos importantes sempre tenham backup. Você também pode acionar solicitações de assinatura diretamente de e-mails marcados no Gmail, ajudando você a otimizar os fluxos de trabalho de documentos do início ao fim.

Analisar informações de e-mails

Às vezes, as informações que você precisa dos e-mails estão escondidas no texto. A ferramenta Email Parser incorporada do Zapier escaneará seus e-mails em busca do texto que você precisa e o enviará para qualquer aplicativo que você desejar. Precisa analisar e-mails em massa? Um aplicativo como o Mailparser resolverá o problema.

Simplifique sua automação de e-mail

Há muitos motivos pelos quais as caixas de entrada ficam fora de controle. Mas com alguns fluxos de trabalho automáticos, você pode facilmente ficar por dentro da sua plataforma de automação de e-mail — e do seu negócio. 

Quer você precise armazenar automaticamente anexos importantes em outro lugar ou enviar e-mails personalizados para clientes em grande escala, a automação do fluxo de trabalho de e-mail ajuda a tornar sua automação de e-mail muito mais fácil.

Este artigo foi publicado originalmente em novembro 2018 por Matt Guay, com contribuições anteriores de Krystina Martinez. Foi atualizado mais recentemente em junho 2025 por Elena Alston.