ZapierによるEメール自動化のガイド

Eメールをきちんと管理するのに苦労したことはありませんか?私たちは皆、そこにいたことがあります。受信トレイを常にクリーンにしておく必要がある受信トレイ ゼロ タイプであっても、未開封のEメールを山積みにしてしまう混沌としたタイプであっても (それが私です)、その苦痛は普遍的です。

ここでEメール自動化が役立ちます。このガイドでは、Eメール自動化とは何か、どのように機能するか、主な利点、そしてZapierを使ってそれを最大限に活用する方法について説明します。 

Eメールの自動化を始めたばかりでも、Eメール戦略全体の拡張を検討している場合でも、この記事は、よりスマートで効率的なワークフローを構築するのに役立ちます。

目次

• Eメール自動化とは何ですか？

• Eメール自動化とメールマーケティング自動化の比較

• Eメール自動化のメリット

• ZapierでEメールを自動化する方法

Eメール自動化とは何ですか？

Eメール自動化とは、事前に定義されたトリガー、スケジュール、または条件に基づいてEメールを自動的に送信するソフトウェアの使用です。 

最高のEメール自動化ソフトウェアを使用すると、個人や企業は、メッセージごとに手作業を行うことなく、Eメールに返信し、パーソナライズされたタイムリーな方法で対象者とコミュニケーションをとることができます。Eメール自動化ツールは、フォームの送信、ウェブサイトへのアクセス、アプリとのインタラクションなどのアクションが発生するたびに、企業が適切なメッセージを適切なタイミングで効果的に配信するのに役立ちます。

Eメール自動化とメールマーケティング自動化の違いは何ですか？

これらの用語は似ているように聞こえますが、目的は異なりますが、補完的です。

上で説明したように、Eメール自動化とは、トリガーまたはルールに基づいてEメールを自動的に管理および応答するソフトウェアの使用を指します。これには、メッセージのタグ付け、添付ファイルの保存、自動返信の送信などの個人的なワークフローだけでなく、顧客からの問い合わせへの対応や適切なチームメンバーへの見込み客のルーティングなどのビジネスユースケースも含まれます。

つまり、Eメール自動化ソフトウェアを使用すると、個人や企業はすべてのメッセージを手動で送信することなく、より効率的かつ個人的にコミュニケーションできるようになります。

一方、メールマーケティング自動化は、見込み客、顧客、または購読者との1対多のコミュニケーションの拡大に重点を置いています。メールマーケティング自動化ソフトウェアは、ニュースレターを送信したり、ドリップキャンペーンでリードを育成したり、行動（カートの放棄や新規登録など）に基づいてメッセージをトリガーするために構築されています。メールマーケティングの自動化により、企業はタイムリーでパーソナライズされたコミュニケーションを拡張して提供できるようになり、エンゲージメントを向上させ、はるかに少ない労力でコンバージョンを促進できます。

Eメール自動化の利点は何ですか？

自動Eメールは、名前、製品、ユーザーが実行した特定のアクションなどの動的フィールドを使用して、高度にパーソナライズできます。メール自動化を使用してビジネスを成長させる方法があります。これにより、歓迎メッセージやサポート確認など、人間味を保ちながらリアルタイムで応答できるようになります。自動化のスピードと個人的な返信の温かさを兼ね備えています。

✅ 精神的な混乱と意思決定疲労を軽減

平均的な人は、受信トレイの中で毎日何百もの細かい決定を下します (何に回答するか、何を提出するか、何を削除するか、またはフラグを立てるか)。Eメール自動化では、ロジックに基づいてメッセージをタグ付け、並べ替え、エスカレーションすることで、このような反復的な決定の多くを排除します。 

✅ 隙間から漏れるものがないことを確認してください

求人応募から顧客の問題まで、自動化されたワークフローがすべての重要なメッセージを正しくルーティングします。Eメールにラベルを付けたり、タスクとして割り当てたり、コンテンツに基づいてアラートをトリガーしたりできるので、記憶に頼るのではなく、自動的にフォローアップを行うことができます。

✅ 受信トレイから起動する

Eメール自動化では、メールを読んで返信するだけでなく、受信トレイをCRM、プロジェクトボード、データベースなどのツールに接続できます。これにより、Eメールがアクションの起点となり、タブを切り替えることなく、CRMへの見込み客の追加、チケットの作成、ファイルの保存、概要の記録を自動的に行うことができます。

✅ 隠れたインサイトを捉える

AIと組み合わせると、Eメール自動化により、通常は見逃してしまうようなインサイトを明らかにすることができます。受信トレイのアクティビティを要約したり、キーフレーズを抽出したり、意図を分類したり、顧客の質問の傾向を特定したりしながら、受信トレイから離れることができます。まるでチームにEメールアナリストがいるようなものです。

✅ 成長に合わせて拡張されたパーソナライズされたコミュニケーション

ビジネスが成長すればするほど、個人的な対応を維持することが難しくなります。Eメール自動化により、ロボット化することなく拡張できます。つまり、あなた (またはあなたのチーム) が手動で送信ボタンを押す必要がなく、適切なメッセージを適切な相手に適切なタイミングで送信できます。

Eメール自動化の例

Eメール自動化の例が必要ですか？私たちはあなたをカバーします。 

コミュニケーションとフォローアップ

• 会議終了後にお礼Eメールを送信する

• 新規顧客からの問い合わせに自動対応

• フォームを送信した後、見込み客にフォローアップする

• 応答が受信されない場合に遅延フォローアップを送信する

AIを活用した自動化

• 毎日のEメールを要約してSlackに送信する

• AI を活用してパーソナライズされた返信を作成する

• 意図に基づいてEメールにラベルを付けたり分類したりする

受信トレイの整理

• 添付ファイルをファイルストレージアプリに保存する

• 重要なメッセージに自動的にスターを付けたりラベルを付けたりする

• 特定のEメールをプロジェクト管理ツールのタスクに変換する

スケジュールされた定期的なEメール

• 毎日のアジェンダやチェックインを自分に送信する

• 週次レポートやチームリマインダーの配信

• 毎月の請求書やクライアントの最新情報をメールで送信

Eメールのログ記録と追跡

• Eメールをログにスプレッドシートやデータベースに記録する

• 特定のラベルやキーワードを含むEメールを追跡する

• 記録保存やコンプライアンスのためにEメールデータを保存する

アンケートとフィードバック

• 購入後やイベント後にフィードバックアンケートを送信する

• サポートのやり取り後にトリガー満足度調査を実施する

• 主要な顧客マイルストーンの後に NPS スタイルのアンケートを送信する

ZapierでEメールを自動化する方法

最高のEメールツールを使っていても、システムが接続されていない場合はコミュニケーションが失われる可能性があります。電子メールの送信、分類、返信を自動化および調整する方法がなければ、手作業でのタスク、応答の遅延、受信トレイの混乱に対処するしかありません。

Zapier の登場です。Zapier は、 Gmail 、 Outlook 、 HubSpot 、 Mailchimpなどの何千ものアプリと統合できる、最も接続性の高い AI オーケストレーション プラットフォームです。フォーム送信後にパーソナライズされたフォローアップを送信するなど、単一のEメール自動化から始める場合でも、受信トレイ全体を管理する複数ステップのワークフローを構築する場合でも、ZapierはEメールの自動送信、整理、返信に役立ちます。

個人的なタッチを加えたEメールテンプレートを送信する

メールには個人的なタッチが必要な場合もありますが、イベントに参加した全員に感謝を伝えたり、獲得した新しい見込み客全員に思いやりのあるメッセージを送信したりする場合には、時間を見つけたり、独創的な表現をしたりするのは難しい場合があります。

1 つのテンプレートEメールを使用して、Zapierはメッセージをパーソナライズし、自動的に送信できます。一度限りのアウトリーチ リスト用のスプレッドシートから始めることもできますが、新しいアンケート回答者や新しい Shopify 顧客への感謝の気持ちを伝える自動メールを送信することもできます。

顧客からのフィードバックは、製品、サービス、全体的なエクスペリエンスを改善するための最も貴重な情報源の 1 つですが、購入ややり取りのたびに手動でフィードバックのリクエストをするのは持続可能ではありません。

これらの Zap を使用すると、 Shopifyでの有料注文やIntercomを通じたサポートのやりとりなど、特定のトリガーに基づいてパーソナライズされたアンケート リクエストを自動的に送信できます。 

Zap を設定するときに、アンケートフォームのリンクをメールテンプレートに挿入できるため、すべての送信メッセージに直接的なCTAを含めることができます。Zap エディターのテンプレート本文に URL を貼り付けるだけで、Zap がトリガーされるたびに、Zapier がそのバージョン（パーソナライズされ、すぐに使用できる状態）を自動的に送信します。

AIでカスタマイズされたメッセージを書く

メール テンプレートを設定した場合でも、同じコピーを何度も送信しないようにすることをお勧めします。あるいは、見込み客や顧客に関する固有の情報に基づいてカスタマイズされたEメールを、迅速かつスケーラブルな方法で送信したい場合もあります。その場合は、AI を追加することができます。 

これらの Zap を使用すると、顧客の質問に基づいて顧客へのEメール返信を作成したり、新しいコース登録者に歓迎Eメールを送信したり、メッセージを最初から作成したりできます。

データを最新の状態に保ち（Eメールのログも保存し）

新しい見込み客がフォームに入力したり、チーム メンバーがレコードを更新したりしたときなど、データが変更されたときにアクションを実行する必要がありますか？Zapier を使用すると、 Google SheetsやZapier Tablesなどのスプレッドシート アプリで新しい行や更新された行があるたびに、自動メール アラートを受け取ることができます。そうすれば、重要な更新を見逃すことがなく、手動でチェックする必要はありません。

会話を追跡したり、検索可能なメッセージ履歴を作成したりする必要がある場合は、受信Eメールをデータベースまたはスプレッドシートに記録することで、逆の方向で自動化することもできます。Zapier は、送信者、件名、本文などの主要な詳細を抽出し、後で簡単に参照できるようにGoogle Sheets 、 Airtable 、 Zapier Tablesなどのツールに保存できます。

Eメールをスケジューリングに従って送信する

Zapierの組み込みのスケジュールツールは、毎日、毎週、毎月、さらには毎時間など、設定された時間に他のアプリでアクションをトリガーします。

スケジュールされたトリガーで Zap を開始し、曜日や時刻などの必要な詳細を追加します。次に、アクションステップにメールアプリを追加して、自分自身または他のユーザーにEメールを送信します。Zapをオンにすると、Zapierは設定したスケジュールに従ってEメールを送信するため、リマインダーEメールの送信について心配する必要はありません。

固定間隔ではなく特定のイベントに基づいてZapierでEメールを送信したい場合は、ZapierをGoogleカレンダーやOutlookなどのカレンダーアプリと統合することもできます。たとえば、イベントが終了したときにEメールをトリガーすることができます。これは、会議やウェビナーの後にフォローアップやお礼を送信するのに最適です。

AIを使ってEメールにラベルを付けて要約する

受信トレイをもう少し整理する必要がある場合は、AIツール（ChatGPTなど）を使用して、新しいEメールの内容に基づいて自動的にラベルを付けることができます。または、メールを 1 つ 1 つ確認する時間がない場合は、簡単な概要を生成し、チームのチャット アプリで自分やチームに直接配信することもできます。 

そうすれば、Eメールの優先順位付けが簡単になり、不要なEメールをふるいにかける時間が短縮されます。

添付ファイルと署名済みドキュメントを保存する

私の後に繰り返します:受信トレイはファイルストレージシステムであってはなりません。署名済みの契約書、提案書、領収書などの重要な文書は、手動で転送またはダウンロードすると簡単に紛失する可能性があります。

これらの Zap を使用すると、Eメールの添付ファイルをDropboxやBoxなどのクラウド ストレージ アプリに自動的に保存できるため、重要なファイルは常にバックアップされます。Gmail のラベル付きEメールから直接トリガーで署名リクエストを行うこともでき、ドキュメントワークフローを最初から最後まで効率化できます。

Eメールから情報を解析する

場合によっては、Eメールで必要な情報がテキストの中に埋もれていることがあります。Zapierの組み込みのEメール パーサーツールは、Eメールをスキャンして必要なテキストを探し出し、任意のアプリに送信します。Eメールを一括解析する必要がありますか？Mailparserのようなアプリを使えば、その仕事は完了します。

Eメール自動化を効率化

受信トレイが制御不能になる理由はたくさんあります。しかし、いくつかの自動ワークフローを使用すれば、Eメール自動化プラットフォームとビジネスを簡単に管理できます。 

重要な添付ファイルを別の場所に自動的に保存する必要がある場合でも、パーソナライズされたEメールを顧客に拡張して送信する必要がある場合でも、メールワークフロー自動化により、Eメール自動化が簡単になります。

この記事は、 2018 年 11 月に Matt Guay によって公開され、Krystina Martinez が以前に寄稿したものです。最近では、 2025 年 6 月にエレナ アルストンによって更新されました。