Guide de l'automatisation des e-mails avec Zapier

Avez-vous déjà eu du mal à garder le contrôle de vos e-mails ? Nous sommes tous passés par là. Que vous soyez du type zéro de la boîte de réception qui a besoin d’une boîte de réception propre à tout moment, ou du type chaotique qui laisse les e-mails non ouverts s’accumuler (c’est moi), la douleur est universelle.

C'est là qu'intervient l'automatisation des e-mails . Dans ce guide, nous allons expliquer ce qu’est l’automatisation des e-mails, comment elle fonctionne, ses principaux avantages et comment vous pouvez en tirer le meilleur parti avec Zapier. 

Que vous commenciez tout juste à automatiser vos e-mails ou que vous cherchiez à mettre à l'échelle votre stratégie globale d’e-mail, cet article vous aidera à créer des flux de travail plus intelligents et plus efficaces qui assurent le bon fonctionnement de votre moteur d’e-mail.

Table des matières

• Qu’est-ce que l’automatisation des e-mails ?

• Automatisation des e-mails versus automatisation du marketing par e-mail

• Les avantages de l’automatisation des e-mails

• Comment automatiser les e-mails avec Zapier

Qu’est-ce que l’automatisation des e-mails ?

​​L’automatisation des e-mails est l’utilisation d’un logiciel pour envoyer automatiquement des e-mails en fonction de triggers, de planification ou de conditions prédéfinis. 

Le meilleur logiciel d’automatisation des e-mails permet aux particuliers et aux entreprises de répondre aux e-mails et de communiquer avec leur public de manière personnalisée et rapide, sans effort manuel pour chaque message. Les outils d’automatisation des e-mails aident efficacement les entreprises à diffuser le bon message au bon moment chaque fois que des actions se produisent, telles que des soumissions de formulaires, des visites de sites Web ou des interactions avec des applications.

Quelle est la différence entre l'automatisation des e-mails et l'automatisation du marketing par e-mail ?

Bien que les termes aient un son similaire, ils ont des objectifs différents mais complémentaires.

Comme expliqué ci-dessus, l’automatisation des e-mails fait référence à l’utilisation d’un logiciel pour gérer et répondre automatiquement aux e-mails, en fonction de déclencheurs ou de règles. Il peut s’agir de flux de travail personnels, tels que le balisage de messages, l’enregistrement de pièces jointes ou l’envoi de réponses automatiques, ainsi que de cas d’utilisation commerciale, tels que la réponse aux demandes des clients ou l’acheminement des prospects vers le bon membre de l’équipe.

En bref, les logiciels d’automatisation des e-mails permettent aux particuliers et aux entreprises de communiquer plus efficacement et personnellement, sans envoyer manuellement chaque message.

L’automatisation du marketing par e-mail, quant à elle, se concentre sur la mise à l’échelle de la communication un-à-plusieurs avec des prospects, des clients ou des abonnés. Les logiciels d’automatisation du marketing par e-mail sont conçus pour envoyer des newsletters, entretenir des prospects avec des campagnes de goutte-à-goutte et déclencher des messages en fonction du comportement (comme les paniers abandonnés ou les nouvelles inscriptions). L’automatisation du marketing par e-mail permet aux entreprises de fournir une communication opportune et personnalisée à grande échelle, améliorant ainsi l’engagement et générant des conversions avec beaucoup moins d’efforts.

Quels sont les avantages de l’automatisation des e-mails ?

Les e-mails automatisés peuvent être hautement personnalisés, à l’aide de champs dynamiques tels que les noms, les produits ou les actions spécifiques qu’un utilisateur a effectuées. Il existe des moyens de développer votre entreprise grâce à l’automatisation des e-mails, afin que vous puissiez répondre en temps réel, par exemple avec un message de bienvenue ou un accusé de réception, tout en lui donnant un aspect humain. C’est la vitesse de l’automatisation avec la chaleur d’une réponse personnelle.

✅ Réduit l'encombrement mental et la fatigue décisionnelle

Chaque personne prend des centaines de microdécisions par jour directement dans sa boîte de réception : répondre, classer, supprimer ou signaler. L’automatisation des e-mails élimine bon nombre de ces décisions répétitives en balisant, triant ou faisant remonter les messages en fonction de la logique. 

✅ Fais en sorte que rien ne passe entre les mailles du filet

Des candidatures aux problèmes des clients, les flux de travail automatisés acheminent correctement chaque message important. Vous pouvez étiqueter les e-mails, les attribuer en tant que tâches ou trigger des alertes en fonction du contenu, ce qui rend le suivi automatique au lieu de dépendre de la mémoire.

✅ Lance depuis ta boîte de réception

Au lieu de se contenter de lire et de répondre aux e-mails, l’automatisation des e-mails peut connecter votre boîte de réception à des outils tels que les CRM, les tableaux de projet ou les bases de données. Cela transforme l’e-mail en une rampe de lancement pour l’action : ajout automatique de prospects à votre CRM, création de tickets, enregistrement de fichiers ou enregistrement de résumés sans changer d’onglet.

✅ Capturez des aperçus cachés

Lorsqu’elle est associée à l’IA, l’automatisation des e-mails peut faire apparaître des aperçus que vous manqueriez normalement. Tu peux résumer l'activité de ta boîte de réception, extraire des phrases clés, classer les intentions par catégorie ou identifier les tendances des questions des clients, tout en évitant d'accéder à ta boîte de réception. C’est comme si vous aviez un analyste d’e-mails dans votre équipe.

✅ Mettez à l'échelle la communication personnalisée au fur et à mesure de votre croissance

Plus ton activité se développe, plus il est difficile de conserver des réponses personnelles. L’automatisation des e-mails vous permet de mettre à l'échelle sans devenir robotique : en envoyant le bon message, à la bonne personne, au bon moment, sans que vous (ou votre équipe) n’ayez à appuyer manuellement sur envoyer.

Exemples d’automatisation des e-mails

Vous avez besoin d’exemples d’automatisation des e-mails ? Nous avons ce qu'il te faut. 

Communication et suivi

• Envoyer un e-mail de remerciement après la fin d’une réunion

• Répondre automatiquement aux nouvelles demandes des clients

• Faites un suivi auprès d’un prospect après qu’il ait soumis un formulaire

• Envoyer des suivis différés si aucune réponse n'est reçue

Automatisation alimentée par l’IA

• Résumer les e-mails quotidiens et les envoyer à Slack

• Rédigez des réponses personnalisées à l’aide de l’IA

• Étiqueter ou catégoriser les e-mails en fonction de l’intention

Organisation de la boîte de réception

• Enregistrer des pièces jointes dans vos appli de stockage de fichiers

• Marquer ou étiqueter automatiquement les messages importants

• Transformez des e-mails spécifiques en tâches dans les outils de gestion de projet

E-mails programmés et récurrents

• Envoie un agenda quotidien ou enregistre toi-même

• Fournir des rapports hebdomadaires ou des rappels à l'équipe

• Envoyez des factures mensuelles ou des mises à jour client par e-mail

Enregistrement et suivi des e-mails

• Journaliser les e-mails dans des feuilles de calcul ou des bases de données

• Suivre les e-mails avec certains libellés ou mots-clés

• Stocker les données d’e-mail à des fins d’archivage ou de conformité

Sondages et commentaires

• Envoyer des sondages de commentaires après des achats ou des événements

• Trigger des enquêtes de satisfaction après l’interaction avec le support

• Envoie des enquêtes de type NPS après les principales étapes franchies par les clients

Comment automatiser les e-mails avec Zapier

Même avec les meilleurs outils e-mail, votre communication peut passer à travers les mailles du filet si vos systèmes ne sont pas connectés. Sans moyen d’automatiser et d’orchestrer l’envoi, le tri et la réponse aux e-mails, vous devez jongler avec les tâches manuelles, les réponses lentes et le chaos de la boîte de réception.

Entrez : Zapier. Zapier est la plateforme d’orchestration AI la plus connectée, s’intégrant à des milliers d’applications telles que Gmail, Outlook, HubSpot et Mailchimp. Que vous débutiez dans l’automatisation d’un seul e-mail, comme l’envoi d’un suivi personnalisé après la soumission d’un formulaire, ou que vous créiez des flux de travail en plusieurs étapes qui gèrent l’ensemble de votre boîte de réception, Zapier vous aide à envoyer, organiser et répondre automatiquement aux e-mails.

Envoyez des modèles d’e-mails avec une touche personnelle

Parfois, un e-mail a besoin d’une touche personnelle, mais lorsque vous remerciez tous ceux qui ont assisté à un événement ou que vous envoyez un message réfléchi à chaque nouveau prospect que vous acquérez, il peut être difficile de trouver le temps ou de faire preuve de créativité.

Avec un seul modèle d'e-mail, Zapier peut personnaliser les messages et les envoyer automatiquement. Vous pouvez commencer avec une feuille de calcul pour les listes de diffusion ponctuelles, mais vous pouvez également envoyer des e-mails automatisés aux nouveaux répondants aux enquêtes, pour remercier les nouveaux clients Shopify et bien plus encore.

Les commentaires clients sont l’un des éléments les plus précieux pour améliorer vos produits, vos services et votre expérience globale, mais demander manuellement les commentaires clients après chaque achat ou interaction n’est pas viable.

Avec ces Zaps, vous pouvez envoyer automatiquement des demandes d’enquête personnalisées en fonction de déclencheurs spécifiques, comme une commande payée dans Shopify ou une interaction d’assistance via Intercom. 

Vous pouvez insérer le lien de votre formulaire d’enquête dans le modèle d’e-mail lors de la configuration de votre Zap, de sorte que chaque message sortant comprenne un appel à l’action direct. Il suffit de coller l’URL dans le corps du modèle dans l’éditeur Zap, et Zapier enverra automatiquement cette version, personnalisée et prête à l’emploi, chaque fois que le Zap est déclenché.

Rédigez des messages personnalisés avec l’AI

Même si vous configurez des modèles d’e-mails, vous voudrez peut-être cesser d’envoyer la même copie encore et encore. Vous pouvez également souhaiter un moyen rapide et évolutif d’envoyer des e-mails personnalisés en fonction d’informations uniques sur un prospect ou un client. Dans ce cas, vous pouvez ajouter l’AI au mélange. 

Vous pouvez utiliser ces Zaps pour rédiger des réponses par e-mail aux clients en fonction de ce qu’ils ont demandé, envoyer des e-mails de bienvenue aux nouveaux inscrits au cours et rédiger des messages à partir de zéro.

Restez à jour sur vos données (et tenez un journal des e-mails)

Vous devez prendre des mesures lorsque vos données changent, par exemple lorsqu’un nouveau prospect remplit un formulaire ou qu’un membre de l’équipe met à jour un enregistrement ? Avec Zapier, vous pouvez recevoir des alertes automatiques par e-mail chaque fois qu’une ligne est nouvelle ou mise à jour dans des applications de feuille de calcul comme Google Sheets ou Zapier Tables. Ainsi, tu ne manques jamais une seule mise à jour, aucune vérification manuelle n'est requise.

Si vous avez besoin de suivre les conversations ou simplement de créer un historique des messages consultable, vous pouvez également automatiser les choses dans la direction opposée, en enregistrant les e-mails entrants dans une base de données ou une feuille de calcul. Zapier peut extraire des détails clés tels que l’expéditeur, l’objet et le corps, et les stocker dans des outils tels que Google Sheets, Airtable ou Zapier Tables pour s’y référer facilement plus tard.

Envoyer des e-mails selon une planification

L’outil de planification intégré de Zapier déclenche des actions dans d’autres applications à un moment donné, par exemple tous les jours, toutes les semaines, tous les mois ou même toutes les heures.

Démarrez votre Zap avec un trigger programmé et ajoutez les détails que vous souhaitez, tels que le jour de la semaine ou l’heure de la journée. Ajoutez ensuite votre appli de messagerie à l’étape d’action pour envoyer un e-mail à vous-même ou à quelqu’un d’autre. Lorsque vous activez le Zap, Zapier enverra ces e-mails selon la planification que vous avez définie, vous n’avez donc pas à vous soucier d’envoyer des e-mails de rappel.

Si vous cherchez à envoyer des e-mails en fonction d’événements spécifiques plutôt que d’intervalles fixes, Zapier s’intègre également à des applications de calendrier telles que Google Agenda ou Outlook. Par exemple, vous pouvez trigger un email à la fin d’un événement, ce qui est parfait pour envoyer des suivis ou des remerciements après des réunions ou des webinaires.

Utilisez l’IA pour étiqueter et résumer vos e-mails

Si vous avez besoin d’ajouter un peu plus d’organisation à votre boîte de réception, vous pouvez utiliser des outils d’IA (comme Chat GPT) pour étiqueter automatiquement les nouveaux e-mails en fonction de leur contenu. Ou, si vous n’avez pas le temps de parcourir vos e-mails un par un, vous pouvez générer des résumés rapides et les faire livrer à vous ou à votre équipe directement dans votre appli de discussion d’équipe. 

De cette façon, vous pouvez commencer à hiérarchiser vos e-mails plus facilement et passer moins de temps à passer au crible le bruit.

Enregistrer les pièces jointes et les documents signés

Répète après moi : ta boîte de réception ne devrait pas être ton système de stockage de fichiers. Les documents importants, tels que les contrats signés, les propositions ou les reçus, peuvent facilement se perdre si tu les transmets ou les télécharge manuellement.

Avec ces Zaps, vous pouvez enregistrer automatiquement les pièces jointes des e-mails dans des applications de stockage en nuage comme Dropbox ou Box, de sorte que les fichiers importants sont toujours sauvegardés. Vous pouvez également trigger des demandes de signature directement à partir d’e-mails étiquetés dans Gmail, ce qui vous permet de rationaliser les flux de travail du début à la fin.

Analyser les informations des e-mails

Parfois, les informations dont vous avez besoin à partir des e-mails sont enfouies dans le texte. L’outil d’analyse d’e-mails intégré de Zapier analysera vos e-mails à la recherche du texte dont vous avez besoin et l’enverra à l’appli de votre choix. Vous avez besoin d’analyser des e-mails en masse ? Une appli comme Mailparser fera le travail.

Rationalisez l’automatisation des e-mails

Les boîtes de réception deviennent incontrôlables pour de nombreuses raisons. Mais avec quelques flux de travail automatiques, vous pouvez facilement garder le contrôle de votre plateforme d’automatisation des e-mails et de votre entreprise. 

Que vous ayez besoin de stocker automatiquement des pièces jointes importantes ailleurs ou d’envoyer des e-mails personnalisés à vos clients à grande échelle, l’automatisation du flux de travail des e-mails facilite l’automatisation de vos e-mails.

Cet article a été initialement publié en novembre 2018 par Matt Guay, avec des contributions précédentes de Krystina Martinez. Elle a été mise à jour pour la dernière fois en juin 2025 par Elena Alston.