Guía para la automatización de correo electrónico con Zapier

¿Alguna vez tienes problemas para estar al día con tus correos electrónicos? Todos hemos estado allí. Ya sea que usted sea del tipo que tiene la bandeja de entrada vacía y necesita tenerla limpia en todo momento, o del tipo caótico que deja que los correos electrónicos sin abrir se acumulen (ese soy yo), el dolor es universal.

Ahí es donde entra en juego automatización de correo electrónico . En esta guía, analizaremos qué es la automatización de correo electrónico, cómo funciona, los beneficios clave y cómo aprovecharla al máximo con Zapier. 

Ya sea que recién esté comenzando a automatizar su correo electrónico o esté buscando escalar su estrategia general de correo electrónico, este artículo le ayudará a crear flujos de trabajo más inteligentes y eficientes que mantengan su motor de correo electrónico funcionando sin problemas.

Índice

• ¿Qué es la automatización de correo electrónico?

• Automatización de correo electrónico frente a automatización del marketing por correo electrónico

• Los beneficios de la automatización de correo electrónico

• Cómo automatizar el correo electrónico con Zapier

¿Qué es la automatización de correo electrónico?

​​La automatización de correo electrónico es el uso de software para enviar correos electrónicos automáticamente según triggers, programación o condiciones predefinidos. 

El mejor software de automatización de correo electrónico permite a las personas y empresas responder correos electrónicos y comunicarse con su audiencia de manera personalizada y oportuna sin esfuerzo manual para cada mensaje. Las herramientas de automatización de correo electrónico ayudan eficazmente a las empresas a entregar el mensaje correcto en el momento correcto cuando se producen acciones como envíos de formularios, visitas a páginas web o interacciones con aplicaciones.

¿Cuál es la diferencia entre la automatización de correo electrónico y la automatización del marketing por correo electrónico?

Si bien los términos suenan similares, tienen propósitos diferentes, pero complementarios.

Como se explicó anteriormente, la automatización de correo electrónico se refiere al uso de software para administrar y responder correos electrónicos automáticamente, en función de triggers o reglas. Puede incluir flujos de trabajo personales, como etiquetar mensajes, guardar archivos adjuntos o enviar respuestas automáticas, así como casos de uso comerciales, como responder consultas de clientes o dirigir clientes futuribles al miembro adecuado del equipo.

En resumen, el software de automatización de correo electrónico permite a las personas y a las empresas comunicarse de forma más eficiente y personal, sin tener que enviar manualmente cada mensaje.

La automatización del marketing por correo electrónico, por otro lado, se centra en escalar la comunicación de uno a muchos con clientes potenciales, clientes o suscriptores. El software de automatización de marketing por correo electrónico está diseñado para enviar boletines de noticias, nutrir clientes futuribles con campañas de goteo y activar mensajes trigger en función del comportamiento (como carritos abandonados o nuevos registros). La automatización en el marketing por correo electrónico permite a las empresas ofrecer comunicaciones oportunas y personalizadas a gran escala, mejorando la participación e impulsando las conversiones con mucho menos esfuerzo.

¿Cuáles son los beneficios de la automatización de correo electrónico?

Los correos electrónicos automatizados pueden ser altamente personalizados, utilizando campos dinámicos como nombres, productos o acciones específicas que realizó un usuario. Hay formas de hacer crecer su negocio con la automatización de correo electrónico, de modo que pueda responder en tiempo real (por ejemplo, con un mensaje de bienvenida o un reconocimiento de soporte) sin dejar de parecer humano. Es la velocidad de la automatización con la calidez de una respuesta personal.

✅ Reduce el desorden mental y la fatiga de decisiones

La persona promedio toma cientos de microdecisiones al día solo en su bandeja de entrada: qué responder, archivar, eliminar o marcar. La automatización de correo electrónico elimina muchas de estas decisiones repetitivas al etiquetar, ordenar o escalar mensajes según la lógica. 

✅ Asegúrate de que nada se te escape

Desde aplicaciones de empleo hasta problemas de clientes, los flujos de trabajo automatizados dirigen cada mensaje importante correctamente. Puede etiquetar correos electrónicos, asignarlos como tareas o trigger alertas según el contenido, lo que hace que el seguimiento sea automático en lugar de depender de la memoria.

✅ Comienza desde tu bandeja de entrada

En lugar de simplemente leer y responder correos electrónicos, la automatización de correo electrónico puede conectar su bandeja de entrada a herramientas como CRMs, tableros de proyectos o bases de datos. Esto convierte el correo electrónico en una plataforma de lanzamiento para la acción: agregar automáticamente clientes futuribles a su integración, crear tickets, guardar archivos o registrar resúmenes sin cambiar de pestaña.

✅ Captura información oculta

Cuando se combina con IA, la automatización de correo electrónico puede revelar información que normalmente se perdería. Puede resumir la actividad de la bandeja de entrada, extraer frases clave, categorizar intenciones o detectar tendencias en las preguntas de los clientes, todo ello sin tener que acceder a su bandeja de entrada. Es como tener un analista de correo electrónico en tu equipo.

✅ Escala la comunicación personalizada a medida que creces

Cuanto más crece su negocio, más difícil es mantener respuestas personales. La automatización de correo electrónico le ayuda a escala sin volverse robótico: envía el mensaje correcto a la persona correcta en el momento correcto, sin necesidad de que usted (o su equipo) presione enviar manualmente.

Ejemplos de automatización de correo electrónico

¿Necesita algunos ejemplos de automatización de correo electrónico? Te tenemos cubierto. 

Comunicación y seguimiento

• Envíe un correo electrónico de agradecimiento después de finalizar una reunión

• Responder automáticamente a las consultas de nuevos clientes

• Realizar un seguimiento de un cliente futurible después de que envíe un formulario

• Enviar seguimientos retrasados si no se recibe respuesta

Automatización con tecnología de IA

• Resumir correos electrónicos diarios y enviarlos a Slack

• Redacta respuestas personalizadas usando IA

• Etiquetar o categorizar correos electrónicos según la intención

Organización de la bandeja de entrada

• Guarda archivos adjuntos en tus aplicaciones de almacenamiento de archivos

• Destacar o etiquetar mensajes importantes automáticamente

• Convierta correos electrónicos específicos en tareas en herramientas de gestión de proyectos

Correos electrónicos programados y recurrentes

• Envíate una agenda diaria o un check-in a ti mismo

• Entregar informes semanales o recordatorios de equipo

• Envíe por correo electrónico la facturación mensual o actualizaciones de clientes

Registro y seguimiento de correo electrónico

• Registrar correos electrónicos en hojas de cálculo o bases de datos

• Realizar un seguimiento de correos electrónicos con determinadas etiquetas o palabras clave

• Almacenar datos de correo electrónico para fines de mantenimiento de registros o cumplimiento

Encuestas y comentarios

• Envíe encuestas de comentarios después de compras o eventos.

• Encuestas de satisfacción de activación posteriores a la interacción de soporte

• Envíe encuestas de estilo NPS después de los hitos clave del cliente

Cómo automatizar el correo electrónico con Zapier

Incluso con las mejores herramientas de correo electrónico, su comunicación puede fallar si sus sistemas no están conectados. Sin una manera de automatizar y orquestar cómo se envían, clasifican y responden los correos electrónicos, uno termina haciendo malabarismos con tareas manuales, respuestas lentas y caos en la bandeja de entrada.

Entra: Zapier. Zapier es la plataforma de orquestación de IA más conectada: se integra con miles de aplicaciones como Gmail, Outlook, HubSpot y Mailchimp. Ya sea que recién esté comenzando con la automatización de correo electrónico —como enviar un seguimiento personalizado después del envío de un formulario— o creando flujos de trabajo de varios pasos que administren toda su bandeja de entrada, Zapier le ayuda a enviar, organizar y responder correos electrónicos automáticamente.

Envíe correos electrónicos con plantillas y un toque personal

A veces, un correo electrónico necesita un toque personal, pero cuando estás agradeciendo a todos los que asistieron a un evento o enviando un mensaje considerado a cada nuevo cliente futurible que adquieres, puede ser difícil encontrar el tiempo o sonar creativo.

Con una plantilla de correo electrónico, Zapier puede personalizar los mensajes y enviarlos automáticamente. Puede comenzar con una hoja de cálculo para listas de difusión únicas, pero también puede enviar correos electrónicos automáticos para nuevos encuestados, para agradecer a los nuevos clientes de Shopify y mucho más.

Los comentarios de los clientes son una de las informaciones más valiosas para mejorar sus productos, servicios y experiencia general, pero solicitarlos manualmente después de cada compra o interacción no es sostenible.

Con estos Zaps, puedes enviar automáticamente solicitudes de encuesta personalizadas en función de triggers específicos, como un pedido pago en Shopify o una interacción de soporte a través de Intercom. 

Puede insertar el enlace de su formulario en la plantilla de correo electrónico al configurar su Zap, de modo que cada mensaje saliente incluya un CTA directo. Simplemente pegue la URL en el cuerpo de la plantilla en el editor de Zap, y Zapier enviará automáticamente esa versión—personalizada y lista para usar—cada vez que se active el Zap.

Escribe mensajes personalizados con IA

Incluso si configura plantillas de correo electrónico, es posible que desee dejar de enviar la misma copia una y otra vez. O tal vez desee una forma rápida y escalable de enviar correos electrónicos personalizados basados en información única sobre un futurible o un cliente. En ese caso, puedes agregar IA a la mezcla. 

Puede utilizar estos Zaps para escribir respuestas por correo electrónico a los clientes según sus solicitudes, enviar correos electrónicos de bienvenida a los nuevos inscritos en los cursos y escribir mensajes desde cero.

Manténgase actualizado con sus datos (y mantenga un registro de correos electrónicos)

¿Necesita tomar acción cuando sus datos cambian, como cuando un nuevo cliente futurible completa un formulario o un miembro del equipo actualiza un registro? Con Zapier, puedes recibir alertas automáticas por correo electrónico cada vez que haya una fila nueva o actualizada en aplicaciones de hojas de cálculo como Google Sheets o Zapier Tables. De esta manera, nunca se perderá una actualización importante, sin necesidad de realizar comprobaciones manuales.

Si necesita realizar un seguimiento de conversaciones o simplemente crear un historial de mensajes que se pueda buscar, también puede automatizar las cosas en la dirección opuesta: registrando los correos electrónicos entrantes en una base de datos o una hoja de cálculo. Zapier puede extraer detalles clave como el remitente, el asunto y el cuerpo, y almacenarlos en herramientas como Google Sheets, Airtable o Zapier Tables para poder consultarlos fácilmente más adelante.

Enviar correos electrónicos según la programación

La herramienta de programación incorporada de Zapier activa acciones en otras aplicaciones a una hora determinada, como todos los días, semanas, meses o incluso horas.

Comienza tu Zap con un trigger programado y agrega los detalles que desees, como el día de la semana o la hora del día. Luego, agregue su aplicación de correo electrónico en el paso de acción para enviarse un correo electrónico a usted mismo o a cualquier otra persona. Cuando activas el Zap, Zapier enviará esos correos electrónicos según la programación que establezcas, por lo que no tendrás que preocuparte por enviar correos electrónicos recordatorios.

Si desea enviar correos electrónicos basados en eventos específicos en lugar de intervalos fijos, Zapier también se integra con aplicaciones de calendario como Google Calendar o Outlook. Por ejemplo, puedes trigger un correo electrónico cuando finaliza un evento: perfecto para enviar seguimientos o agradecimientos después de reuniones o seminarios web.

Utilice IA para etiquetar y resumir sus correos electrónicos

Si necesita agregar un poco más de organización a su bandeja de entrada, puede usar herramientas de IA (como ChatGPT) para etiquetar automáticamente los correos electrónicos nuevos en función de su contenido. O bien, si no tiene tiempo para revisar sus correos electrónicos uno por uno, puede generar resúmenes rápidos y recibirlos para usted o su equipo directamente en la aplicación de chat de su equipo. 

De esa manera, podrá comenzar a priorizar sus correos electrónicos con más facilidad y pasar menos tiempo seleccionando todo lo que no necesita.

Guardar archivos adjuntos y documentos firmados

Repítelo conmigo: tu bandeja de entrada no debería ser tu sistema de almacenamiento de archivos. Los documentos importantes, como contratos firmados, propuestas o recibos, pueden perderse fácilmente si los reenvía o descarga manualmente.

Con estos Zaps, puedes guardar automáticamente archivos adjuntos de correo electrónico en aplicaciones de almacenamiento en la nube como Dropbox o Box, de modo que los archivos importantes siempre estén respaldados. También puede trigger solicitudes de firma directamente desde correos electrónicos etiquetados en Gmail, lo que le ayudará a optimizar los flujos de trabajo de documentos de principio a fin.

Analizar información de correos electrónicos

A veces, la información que necesitas de los correos electrónicos está oculta en el texto. La herramienta de análisis de correo electrónico incorporada de Zapier escaneará sus correos electrónicos en busca del texto que necesita y lo enviará a cualquier aplicación que desee. ¿Necesita analizar correos electrónicos en masa? Una aplicación como Mailparser hará el trabajo.

Optimice la automatización de correo electrónico

Hay muchas razones por las que las bandejas de entrada se salen de control. Pero con algunos flujos de trabajo automáticos, puede controlar fácilmente su plataforma de automatización de correo electrónico y su negocio. 

Ya sea que necesite almacenar automáticamente archivos adjuntos importantes en otro lugar o enviar correos electrónicos personalizados a clientes a gran escala, la automatización de flujos de trabajo de correo electrónico ayuda a que la automatización de correo electrónico sea muy sencilla.

Este artículo fue publicado originalmente en noviembre de 2018 por Matt Guay, con contribuciones previas de Krystina Martínez. Fue actualizado por última vez en junio 2025 por Elena Alston.