Eine Anleitung zur E-Mail-Automatisierung mit Zapier

Hast du auch immer Probleme, deine E-Mails im Griff zu behalten? Das haben wir alle schon erlebt. Egal, ob du zu den Leuten gehörst, die ihren Posteingang immer aufgeräumt haben wollen, oder zu denen, die ungeöffnete E-Mails einfach liegen lassen (so wie ich), das Problem ist für alle dasselbe.

Hier kommt die E-Mail-Automatisierung ins Spiel. In dieser Anleitung erklären wir, was E-Mail-Automatisierung ist, wie sie funktioniert, welche Vorteile sie bietet und wie du mit Zapier das Beste daraus machen kannst. 

Egal, ob du gerade erst anfängst, deine E-Mails zu automatisieren, oder deine gesamte E-Mail-Strategie skalieren möchtest – dieser Artikel hilft dir dabei, intelligentere und effizientere Workflows zu entwickeln, mit denen deine E-Mail-Engine reibungslos läuft.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist E-Mail-Automatisierung?

• E-Mail-Automatisierung vs. E-Mail-Marketing-Automatisierung

• Die Vorteile der E-Mail-Automatisierung

• So automatisierst du E-Mails mit Zapier

Was ist E-Mail-Automatisierung?

​​E-Mail-Automatisierung ist, wenn man Software nutzt, um E-Mails automatisch zu versenden, basierend auf festgelegten Auslösern, Zeitplänen oder Bedingungen. 

Die beste Software für E-Mail-Automatisierung hilft Leuten und Firmen, E-Mails zu beantworten und mit ihren Leuten auf eine persönliche und schnelle Art zu kommunizieren, ohne dass man jede Nachricht einzeln schreiben muss. E-Mail-Automatisierungstools helfen Unternehmen dabei, die richtige Nachricht zur richtigen Zeit zu senden, wenn bestimmte Aktionen passieren, wie zum Beispiel das Absenden von Formularen, Website-Besuche oder Anwendung-Interaktionen.

Was ist der Unterschied zwischen E-Mail-Automatisierung und E-Mail-Marketing-Automatisierung?

Die Begriffe klingen zwar ähnlich, dienen aber unterschiedlichen – aber komplementären – Zwecken.

Wie oben erklärt, geht es bei der E-Mail-Automatisierung darum, E-Mails mit einer Software automatisch zu verwalten und zu beantworten, basierend auf Auslösern oder Regeln. Das kann persönliche Workflows umfassen – wie das Markieren von Nachrichten, das Speichern von Anhängen oder das Versenden von automatischen Antworten – sowie geschäftliche Anwendungsfälle, wie das Beantworten von Kundenanfragen oder das Weiterleiten von Leads an den richtigen Mitarbeiter.

Kurz gesagt, mit E-Mail-Automatisierungssoftware können Leute und Firmen effizienter und persönlicher kommunizieren, ohne jede Nachricht einzeln verschicken zu müssen.

E-Mail-Marketing-Automatisierunghingegen konzentriert sich auf die Skalierung der One-to-Many-Kommunikation mit Leads, Kunden oder Abonnenten. E-Mail-Marketing-Automatisierungssoftware ist dafür da, Newsletter zu verschicken, Leads mit Drip-Kampagnen zu pflegen und Nachrichten basierend auf dem Verhalten (wie abgebrochene Warenkörbe oder neue Anmeldungen) auszulösen. Durch die Automatisierung im E-Mail-Marketing können Unternehmen zeitnah personalisierte Nachrichten im großen Maßstab (skalieren) versenden, was das Engagement stärkt und die Conversion-Rate mit viel weniger Aufwand erhöht.

Was sind die Vorteile von E-Mail-Automatisierung?

Automatisierte E-Mails können super personalisiert sein, indem man dynamische Felder wie Namen, Produkte oder bestimmte Aktionen eines Nutzers verwendet. Mit E-Mail-Automatisierung kannst du dein Geschäft ausbauen, weil du in Echtzeit antworten kannst – zum Beispiel mit einer Willkommensnachricht oder einer Bestätigung, dass dein Anliegen angenommen wurde – und dabei trotzdem menschlich bleibst. Das ist die Schnelligkeit der Automatisierung mit der Freundlichkeit einer persönlichen Antwort.

✅ Reduzieren Sie mentale Unordnung und Entscheidungsmüdigkeit

Der Durchschnittsmensch trifft jeden Tag Hunderte von Mikroentscheidungen direkt in seinem Posteingang – was er beantworten, ablegen, löschen oder markieren soll. Die E-Mail-Automatisierung macht viele dieser sich wiederholenden Entscheidungen überflüssig, indem sie Nachrichten anhand von Logik mit Tags versieht, sortiert oder weiterleitet. 

✅ Stellen Sie sicher, dass nichts durch die Maschen rutscht

Von Anwendungen bis hin zu Kundenanfragen – automatisierte Workflows leiten alle wichtigen Nachrichten an die richtige Stelle weiter. Du kannst E-Mails mit Labels versehen, als Aufgaben festlegen oder Benachrichtigungen basierend auf dem Content triggern – so wird die Nachverfolgung automatisch erledigt und hängt nicht mehr von deinem Gedächtnis ab.

✅ Starten Sie aus Ihrem Posteingang

Anstatt E-Mails nur zu lesen und zu beantworten, kannst du mit E-Mail-Automatisierung deinen Posteingang mit Tools wie CRMs, Projekttafeln oder Datenbanken. So wird E-Mail zu einer Startrampe für Aktionen – du kannst automatisch Leads zu deinem CRM hinzufügen, Tickets erstellen, Dateien speichern oder Zusammenfassungen protokollieren, ohne zwischen Tabs wechseln zu müssen.

✅ Versteckte Einblicke aufspüren

Wenn mit KI kombiniertkann die E-Mail-Automatisierung Einblicke liefern, die dir sonst entgehen würden. Sie können Posteingangsaktivitäten zusammenfassen, Schlüsselphrasen extrahieren, Absichten kategorisieren oder Trends in Kundenfragen erkennen – und das alles, ohne Ihren Posteingang zu erhalten. Das ist so, als hättest du einen E-Mail-Analysten in deinem Team.

✅ Skalier personalisierte Kommunikation, während dein Unternehmen wächst

Je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto schwieriger ist es, persönliche Antworten zu erhalten. E-Mail-Automatisierung hilft dir, zu skalieren, ohne dass alles wie von einer Roboter-Fabrik kommt – die richtige Nachricht geht zur richtigen Zeit an die richtige Person, ohne dass du oder dein Team auf „Senden“ klicken müssen.

Beispiele für E-Mail-Automatisierung

Brauchst du ein paar Beispiele für E-Mail-Automatisierung? Wir haben die Lösung für Sie. 

Kommunikation und Follow-ups

• Schick nach dem Meeting eine Dankes-E-Mail

• Reagieren Sie automatisch auf neue Kundenanfragen

• Nachfassen, nachdem jemand ein Formular abgeschickt hat

• Senden Sie verzögerte Nachverfolgungen, wenn keine Antwort eingeht

KI-gestützte Automatisierung

• Tägliche E-Mails zusammenfassen und an Slack schicken

• Erstelle personalisierte Antworten mit KI

• E-Mails nach Absicht kennzeichnen oder kategorisieren

Organisation des Posteingangs

• Speicher Anhänge in deinen Datei-Anwendungen

• Wichtige Nachrichten automatisch mit einem Stern versehen oder beschriften

• Bestimmte E-Mails in Aufgaben in Projektmanagement-Tools umwandeln

Geplante und wiederkehrende E-Mails

• Senden Sie eine Tagesordnung oder einen Check-in an sich selbst

• Liefern Sie wöchentliche Berichte oder Teamerinnerungen

• Monatliche Rechnungen oder Kunden-Updates per E-Mail verschicken

E-Mail-Protokollierung und -Verfolgung

• E-Mails in Spreadsheets oder Datenbanken protokollieren

• E-Mails mit bestimmten Labels oder Keywords verfolgen

• E-Mail-Daten für die Archivierung oder zur Einhaltung von Vorschriften speichern

Umfragen und Feedback

• Schick Feedback-Umfragen nach Einkäufen oder Events

• Trigger Umfragen zur Zufriedenheit nach dem Support.

• Senden Sie Umfragen im NPS-Stil nach wichtigen Kundenmeilensteinen

So automatisierst du E-Mails mit Zapier

Selbst mit den besten E-Mail-Tools kann deine Kommunikation ins Stocken geraten, wenn deine Systeme nicht miteinander verbunden sind. Ohne eine Möglichkeit, das Versenden, Sortieren und Beantworten von E-Mails zu automatisieren und zu koordinieren, musst du dich mit manuellen Aufgaben, langsamen Antworten und einem chaotischen Posteingang herumschlagen.

Hier kommt Zapier ins Spiel. Zapier ist die am besten vernetzte KI-Orchestrierungsplattform – sie lässt sich mit Tausenden von Anwendungen wie Gmail, Outlook, HubSpot und Mailchimp. Egal, ob du gerade erst mit der E-Mail-Automatisierung anfängst – wie zum Beispiel dem Versenden einer persönlichen Antwort nach dem Ausfüllen eines Formulars – oder mehrstufige Workflows für deinen gesamten Posteingang aufbaust, Zapier hilft dir dabei, E-Mails automatisch zu versenden, zu organisieren und zu beantworten.

Vorgefertigte E-Mails mit einer persönlichen Note verschicken

Manchmal braucht eine E-Mail eine persönliche Note, aber wenn du dich bei allen bedanken musst, die an einer Veranstaltung teilgenommen haben, oder jedem neuen Lead eine nette Nachricht schicken willst, kann es echt schwierig sein, die Zeit dafür zu finden oder kreativ zu sein.

Mit einer E-Mail-Vorlage kann Zapier die Nachrichten personalisieren und automatisch versenden. Du kannst mit einer Spreadsheet für einmalige Kontaktlisten, aber du kannst auch automatisierte E-Mail an neue Umfrageteilnehmer senden, um dich bei neuen Shopify-Kunden zu bedanken und vieles mehr.

Kundenfeedback ist echt wichtig, um deine Produkte, Services und das ganze Erlebnis zu verbessern – aber es ist echt nervig, nach jedem Kauf oder Kontakt manuell eine Anfrage nach Feedback zu stellen.

Mit diesen Zaps kannst du automatisch personalisierte Umfrageanfragen basierend auf bestimmten Triggern senden – wie zum Beispiel einer bezahlten Bestellung in Shopify oder eine Support-Interaktion über Intercom. 

Du kannst den Link zu deinem Umfrageformular beim Einrichten deines Zaps in die E-Mail-Vorlage einfügen, sodass jede ausgehende Nachricht einen direkten CTA enthält. Kleb einfach die URL in den Textkörper der Vorlage im Zap-Editor, und Zapier schickt automatisch diese personalisierte und einsatzbereite Version jedes Mal, wenn der Zap ausgelöst wird.

Schreib mit KI ganz persönliche Nachrichten

Selbst wenn du E-Mail-Vorlagen einrichtest, solltest du vielleicht davon abkommen, immer wieder denselben Text zu verschicken. Oder du suchst nach einer schnellen und skalierbaren Möglichkeit, maßgeschneiderte E-Mails auf Basis individueller Infos über einen potenziellen Kunden oder Kunden zu versenden. In diesem Fall kannst du KI mit einbeziehen. 

Mit diesen Zaps kannst du E-Mail-Antworten an Kunden schreiben, je nachdem, was sie gefragt haben, Willkommens-E-Mails an neue Kursanmelder schicken und Nachrichten von Grund auf neu verfassen.

Bleib immer auf dem Laufenden über deine Daten (und führe ein Protokoll der E-Mails)

Müssen Sie eine Aktion ergreifen, wenn sich Ihre Daten ändern – beispielsweise wenn ein neuer Lead ein Formular ausfüllt oder ein Teammitglied einen Datensatz aktualisiert? Mit Zapier bekommst du automatisch E-Mail-Benachrichtigungen, wenn in Tabellenkalkulations-Apps wie Google Sheets eine neue Zeile hinzugefügt oder eine bestehende Zeile aktualisiert wurde. Google Tabellen oder Zapier-Tabellen. Auf diese Weise verpassen Sie nie wieder ein Schlüssel-Update – es sind keine manuellen Prüfungen erforderlich.

Wenn du Unterhaltungen verfolgen oder einfach nur einen durchsuchbaren Verlauf von Nachrichten erstellen möchtest, kannst du auch den umgekehrten Vorgang automatisieren, indem du eingehende E-Mails in einer Datenbank oder einem Spreadsheet speicherst. Zapier kann wichtige Infos wie Absender, Betreff und Text extrahieren und in Tools wie Google Sheets, Airtable oder Zapier-Tabellen speichern, damit du später alles schnell findest.

E-Mails nach Zeitplanung versenden

Das integrierte Zeitplan-Tool von Zapier löst Aktionen in anderen Anwendungen zu einem festgelegten Zeitpunkt aus, z. B. täglich, wöchentlich, monatlich oder sogar stündlich.

Starte deinen Zap mit einem geplanten Trigger und füge die gewünschten Details hinzu, z. B. den Wochentag oder die Uhrzeit. Dann füge deine E-Mail-Anwendung im Aktionsschritt hinzu, um eine E-Mail an dich selbst oder jemand anderen zu senden. Wenn du den Zap aktivierst, verschickt Zapier die E-Mails nach dem von dir festgelegten Zeitplan, sodass du dich nicht um das Versenden von Erinnerungs-E-Mails kümmern musst.

Wenn du E-Mails lieber nach bestimmten Ereignissen als nach festen Zeitintervallen verschicken willst, kannst du Zapier auch mit Kalender-Apps wie Google Kalender oder Outlook integrieren. Du kannst zum Beispiel einen Trigger für eine E-Mail setzen, wenn ein Event vorbei ist – super, um nach Meetings oder Webinaren noch mal nachzufassen oder sich zu bedanken.

Nutze KI, um deine E-Mails zu kennzeichnen und zusammenzufassen

Wenn du deinen Posteingang etwas besser organisieren möchtest, kannst du KI-Tools (wie ChatGPT) nutzen, um neue E-Mails automatisch anhand ihres Inhalts zu kennzeichnen. Oder wenn du keine Zeit hast, alle E-Mails einzeln durchzugehen, kannst du kurze Zusammenfassungen erstellen und diese direkt an dich oder dein Team in eurer Team-Chat-Anwendung schicken lassen. 

So kannst du deine E-Mails einfacher priorisieren und verbringst weniger Zeit damit, den ganzen Datenmüll durchzusuchen.

Speichern von Anhängen und signierten Dokumenten

Wiederholen Sie es mir nach: Ihr Posteingang sollte nicht Ihr Dateispeichersystem sein. Wichtige Dokumente wie unterschriebene Verträge, Angebote oder Quittungen können leicht verloren gehen, wenn Sie sie manuell weiterleiten oder herunterladen.

Mit diesen Zaps kannst du E-Mail-Anhänge automatisch in Cloud-Speicher-Anwendungen wie Dropbox oder Box speichern, damit wichtige Dateien immer gesichert sind. Du kannst Signaturen-Anfragen auch direkt aus markierten E-Mails in Gmail triggern, was dir hilft, den Dokumenten-Workflow von Anfang bis Ende zu optimieren.

Infos aus E-Mails analysieren

Manchmal sind die Infos, die du aus E-Mails brauchst, im Text versteckt. Der integrierte Zapier E-Mail-Parser scannt deine E-Mails nach dem Text, den du brauchst, und schickt ihn an jede Anwendung, die du willst. Möchtest du E-Mails in großen Mengen analysieren? Eine Anwendung wie Mailparser erledigt das für dich.

Mach deine E-Mail-Automatisierung einfacher

Es gibt viele Gründe, warum Posteingänge außer Kontrolle geraten. Aber mit ein paar automatischen Workflows behältst du ganz einfach den Überblick über deine E-Mail-Automatisierungsplattform – und dein Geschäft. 

Egal, ob du wichtige Anhänge automatisch woanders speichern oder personalisierte E-Mails an viele Kunden skalieren musst – mit der Workflow-Automatisierung wird die E-Mail-Automatisierung zum Kinderspiel.

Dieser Artikel wurde ursprünglich im November 2018 von Matt Guay veröffentlicht, mit früheren Beiträgen von Krystina Martinez. Er wurde zuletzt im Juni 2025 von Elena Alston aktualisiert.