Me tomo el fútbol fantasy demasiado en serio. Cada temporada, uso una hoja de cálculo de Google que rastrea las estadísticas de los jugadores, los objetivos de la lista de exenciones, las semanas de descanso, los informes de lesiones y una lista de rencores profundamente personales de todos los que intentaron engañarme para que hiciera un intercambio desequilibrado. En algún momento me di cuenta de que no solo estaba gestionando un equipo: estaba gestionando relaciones.
Resulta que una aplicación de integración (gestión de relaciones con el cliente) es como mi configuración de fantasía, pero para personas con responsabilidades reales. Le impide dejar pasar la oportunidad (juego de palabras muy intencionado) y le permite centrarse en cerrar tratos en lugar de perder seguimientos y oportunidades.
Entonces, hablemos de qué es una integración, por qué necesitas una y qué obtienes al usarla.
Puede utilizar la plantilla de integración simple prediseñada de Zapier o la plantilla de integración de ventas para optimizar su proceso de ventas con una herramienta de integración elegante y personalizada que se adapte a las necesidades de su negocio. Las plantillas incluyen un formulario para recopilar clientes futuribles, una hoja de datos para almacenar información de clientes futuribles y un rastreador visual para administrar el estado de cada cliente futurible e iniciar acciones cuando sea necesario.
Tabla de contenido:
Mejore sus relaciones con los clientes con la automatización
Preguntas frecuentes sobre la gestión de relaciones con el cliente
¿Qué es un CRM?
Una integración es una herramienta de integración que ayuda a las empresas a organizar, rastrear y nutrir sus interacciones con clientes futuribles, clientes y otros contactos. Actúa como un centro central diseñado para rastrear contactos, administrar el Pipeline de ventas, automatizar la comunicación y mejorar el servicio al cliente.
Las plataformas de integración funcionan recopilando todos los datos que los clientes dejan cuando interactúan con su empresa (nombres, detalles de contacto, lo que compraron, de qué se quejaron, lo que mencionaron sobre la condición de la piel de su perro) para que todo su equipo pueda acceder a todo sin tener que realizar una excavación arqueológica en hojas de cálculo e hilos de correo electrónico.
Más allá de almacenar información de contacto como un Rolodex antiguo (pregúntale a tu mamá qué es un Rolodex), una integración te ayuda a entender todo el recorrido de cómo alguien pasa de ser un completo extraño que accidentalmente hizo clic en tu anuncio de Instagram mientras intentaba cerrar Historias a convertirse en un cliente que paga y voluntariamente te da dinero a cambio de lo que sea que estés vendiendo.
Debido a que ofrecen una vista panorámica de cada contacto, los CRM le permiten conocer quiénes son sus clientes para poder brindarles el tipo de atención personalizada que los hace sentir vistos, escuchados y ligeramente manipulados (en el buen sentido).
¿Por qué es importante un sistema de integración?
Para mantenerse por delante de los competidores que estarían encantados de robarle sus clientes, su empresa debe estar completamente centrada en el cliente. Esto significa recordar realmente quiénes son y qué necesitan, no solo fingir que te importa mientras te estrujas el cerebro para descubrir si alguna vez has hablado antes o si estás pensando en una conversación que tuviste en tu cabeza mientras te aplicabas acondicionador en el cabello.
Pero obtener información fiable, actualizada y útil es complicado. La mejor forma de traducir todos esos diferentes flujos de datos que llegan desde Ventas, Servicio al Cliente, Marketing y la estrategia experimental de TikTok del pasante en algo que se parezca a información comercial coherente es con la tecnología de integración.
Una buena integración es el sistema nervioso central de sus relaciones comerciales. Captura interacciones y datos de múltiples departamentos y canales y le ayuda a actuar en función de esa información de forma adecuada en lugar de simplemente dar vueltas como uno de esos hombres de tubos inflables afuera de un concesionario de automóviles.
Al aprovechar la información de la integración CRM, puede ver el contexto completo de dónde se encuentran los futuribles y clientes en su recorrido de compra. En lugar de tratar cada interacción como un incidente aislado, puede detectar patrones recurrentes en el comportamiento, las preferencias y las necesidades de los clientes, lo que le permite personalizar las interacciones más allá de simplemente usar su nombre en un correo electrónico.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar una integración?
Los beneficios de una integración se extienden más allá de la simple gestión de clientes . Repasemos las ventajas más significativas que puedes esperar.
Datos centralizados de clientes: las herramientas de integración proporcionan un repositorio central de interacciones con clientes y datos de relaciones agregados de múltiples sistemas. Esto proporciona a todo el equipo (ventas, marketing, soporte, las personas que deciden qué va en la máquina expendedora) una visión compartida del cliente de 360grados.
Mayor eficiencia operativa y reducción de costos: una buena integración puede automatizar las pequeñas tareas repetitivas que arruinan tu día y tu productividad. Con la automatización de flujos de trabajo, en realidad ahorras dinero al asegurarte de que no estás perdiendo el tiempo haciendo cosas tontas, a diferencia del tiempo que gasté $40 en un planificador que abandoné después de dos semanas y que se convirtió en una montaña rusa muy cara.
Alcance personalizado y escalable: en los viejos tiempos (que solo eran buenos si te gustaba escribir tarjetas navideñas a mano), la personalización significaba conocer a cada cliente por su nombre. Los CRM actuales permiten una comunicación más personalizada y más profunda basada en datos del cliente, no en su memoria basura.
Mayor comprensión del cliente: ¿Sabes cómo HBO Max de alguna manera sabe que quieres ver otro documental sobre crímenes reales a pesar de que juras que esta vez verás algo inspirador? Ese es el tipo de comprensión del cliente del que estamos hablando. Pero en lugar de permitir su obsesión malsana con las mujeres que envenenan a sus maridos, una integración rastrea el comportamiento, las preferencias y los patrones de compra de sus clientes para brindar un mejor servicio y realizar más ventas.
Mejor información, análisis de datos, y previsión de ventas: los CRM modernos incluyen potentes herramientas de análisis que convierten los datos de sus clientes en información útil, lo que le permite identificar tendencias, detectar oportunidades y predecir el comportamiento futuro. Las previsiones de ventas se vuelven mucho más precisas cuando se basan en datos reales del pipeline, y el análisis de marketing ayuda a comprender qué campañas generan el mejor retorno de la inversión.
Relaciones con los clientes mejoradas, satisfacción y retención: cuando usted recuerda realmente quiénes son sus clientes y qué les importa, tienden a simpatizar más con usted. Y cuando les gustas más, se quedan y siguen dándote dinero, que generalmente es el objetivo de tener clientes en primer lugar.
¿Qué hace un sistema de integración?
Comprender qué funciones buscar en un sistema de integración le ayudará a elegir la plataforma adecuada para su negocio. Si bien cada integración es diferente, la mayoría comparte estas capacidades básicas.
Gestión de datos de clientes y seguimiento de relaciones
La columna vertebral de cualquier integración es su capacidad para almacenar y organizar la información del cliente y realizar un seguimiento de cada interacción con cada contacto. Los correos electrónicos, las llamadas telefónicas, los tickets de soporte, las interacciones en las redes sociales, las compras, y los recordatorios de cumpleaños (si eres ese tipo de persona) se registran de forma automática o manual. Como resultado, tendrás una cronología completa de tu relación con cada cliente.
Las funciones de gestión de contactos normalmente incluyen campos personalizables para que puedas almacenar información específica de tu negocio. Si trabaja en SaaS, es posible que deba realizar un seguimiento de los requisitos técnicos. Si trabaja en el sector inmobiliario, es posible que sepa qué clientes tienen una obsesión trágica con las cocinas de concepto abierto.
El mapeo de relaciones le ayuda a comprender las conexiones entre diferentes contactos en la misma empresa. Podrás ver quién reporta a quién, quién influye en las decisiones de compra y quiénes son tus principales promotores dentro de cada cuenta. Es como LinkedIn, si LinkedIn fuera honesto.
Gestión de ventas y pipeline
Puede ver exactamente de dónde provienen los clientes futuribles, cómo avanzan en su proceso de ventas y dónde caen en el precipicio de la indiferencia. Los Pipeline de ventas se vuelven cosas visibles y tangibles en lugar de conceptos abstractos que los gerentes de ventas gritan en las reuniones. Es como tener visión de rayos X, pero para el capitalismo.
Las características típicas de seguimiento de tratos incluyen todos los detalles: valor estimado, probabilidad de cierre, fecha de cierre prevista y próximos pasos necesarios. Esta información ayuda a los gerentes a pronosticar los ingresos y ayuda a los representantes de ventas a saber exactamente dónde dirigir su pánico.
Las capacidades de puntuación de clientes potenciales le permiten identificar qué clientes potenciales tienen más probabilidades de comprar. El sistema puede asignar puntos en función de datos explícitos e implícitos, porque nada dice "te valoramos como ser humano" como asignarle a tu valor un número basado en cuántos correos electrónicos abriste accidentalmente o en el tamaño de tu empresa.
Gestión de campañas de marketing
La integración en marketing a menudo incluye herramientas para planificar, ejecutar y medir campañas de marketing en varios canales. Puedes segmentar a los clientes según su comportamiento o datos demográficos, de modo que no bombardees a la abuela con promociones de TikTok.
Gracias a la integración del marketing por correo electrónico, puede enviar boletines informativos, ofertas promocionales y esas secuencias de "¡solo para registrarse!" directamente desde su CRM. El software rastrea las tasas de apertura, las tasas de clics y las respuestas para que pueda medir la efectividad de la campaña.
Incluso puede integrar formularios de captura de clientes futuribles en su página web y agregar automáticamente nuevos contactos a su CRM. De esta manera, ningún cliente futurible quedará fuera de tus esfuerzos de marketing y ventas.
Tickets de atención al cliente
Muchas plataformas de CRM incluyen capacidades de servicio al cliente o se integran estrechamente con el software de servicio de asistencia. Los tickets de soporte se pueden crear automáticamente a partir de solicitudes de servicio o envíos al portal del cliente .
A través del enrutamiento de tickets, los problemas de los clientes llegan al miembro adecuado del equipo en función de factores como la experiencia del producto, el idioma o el nivel del cliente, lo que acelera los tiempos de resolución y mejora la experiencia del cliente. Y con las reglas de escalada, si un ticket permanece ignorado durante demasiado tiempo, el sistema lo envía automáticamente a la cadena superior para evitar que se pasen por alto problemas importantes de los clientes.
Y con la integración de la base de conocimientos , los agentes de soporte pueden encontrar respuestas rápidamente sin tener que buscarlas en Google, y los clientes pueden resolver los problemas por sí mismos (el sueño).
Gestión de tareas y automatización
Con funciones de gestión de tareas incorporadas, incluso un equipo de novatos puede mantenerse organizado y realizar un seguimiento constante. Puede crear tareas para usted o asignarlas a miembros del equipo, con fechas de vencimiento y niveles de prioridad.
La programación de actividades ayuda a garantizar que no se olviden las acciones importantes. Puede programar llamadas y reuniones directamente en su CRM, a menudo con integraciones de calendario que se sincronizan con Outlook o Google Calendar.
Automatización de flujos de trabajo le permite automatizar tareas repetitivas, secuencias de seguimiento y procesos de ingreso de datos. Los CRM modernos pueden incluso crear secuencias complejas de tareas basadas en el comportamiento del cliente o la progresión de la etapa de ventas. Esto ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores humanos, que como humanos somos particularmente propensos a cometer.
IA y aprendizaje automático
Las plataformas de CRM sofisticadas incorporan inteligencia artificial y aprendizaje automático para ayudar a predecir el comportamiento del cliente, recomendar las mejores acciones siguientes y automatizar decisiones de rutina.
La IA a menudo proporciona:
Análisis predictivo que puede identificar qué clientes futuribles tienen más probabilidades de convertirse, qué clientes corren el riesgo de abandonar la empresa y qué tratos tienen más probabilidades de cerrarse a tiempo.
Motores de recomendación que promocionan cualquier producto que su cliente haya visto vagamente a primera vista y utilizan el historial de compras y patrones de clientes similares como excusa para vender de más.
Procesamiento del lenguaje natural que puede analizar las comunicaciones de los clientes para identificar sentimientos, extraer información clave y categorizar consultas automáticamente.
Informes y análisis
Los informes completos permiten que los datos se cristalicen en información que lo ayuda a comprender el rendimiento de su negocio y detectar áreas de mejora. La mayoría de los sistemas de integración vienen equipados con un conjunto de informes prediseñados y la posibilidad de crear informes propios personalizados.
Los informes de ventas controlan aspectos como los ingresos por período de tiempo, el desempeño del representante de ventas, el estado del canal de ventas y las tasas de conversión por fuente de clientes futuribles. Son perfectos para descubrir tendencias y optimizar los procesos de ventas.
Los análisis de marketing muestran el rendimiento de la campaña, la calidad de los clientes potenciales por fuente y los costos de adquisición de clientes. Estos datos le ayudan a asignar el presupuesto de marketing de forma más efectiva.
Las métricas de servicio al cliente rastrean aspectos como los tiempos de respuesta, las tasas de resolución y los puntajes de satisfacción del cliente. Con estos informes, podrá detectar oportunidades de capacitación y mejoras de procesos.
Los paneles ejecutivos brindan visiones generales de alto nivel de las métricas comerciales clave, a menudo con actualizaciones en tiempo real y gráficos visuales que hacen que su negocio en crisis parezca un unicornio.
Los 3 principales tipos de software de integración
En general, los CRM se pueden dividir en tres tipos:
La mayoría de los CRM modernos son herramientas todo en uno que combinan elementos de las tres categorías, pero algunos son más especializados o específicos de la industria, como los CRM de seguros o bienes raíces. Si simplemente buscas listas de CRM para examinar, Zapier te ofrece lo que necesitas:
También puede comenzar con una de las plantillas de Zapier, que le brinda todo lo que necesita para crear su propia integración automatizada.
Organice y automatice su Pipeline de ventas para hacer crecer su negocio con confianza.
1. integración operativa
Esto es probablemente lo que la mayoría de la gente imagina cuando piensa en software de integración. Los CRM operativos ayudan a gestionar los procesos diarios de atención al cliente que mantienen su negocio en funcionamiento. Además de todas las funciones básicas de integración que esperarías (como almacenar clientes futuribles, clientes y tratos en una plataforma), los CRM operativos se centran en gran medida en la automatización, específicamente:
Automatización de ventas: estos sistemas rastrean clientes futuribles, gestionan oportunidades y automatizan tareas rutinarias como el envío de correos electrónicos de seguimiento, la creación de cotizaciones y la programación de citas.
Automatización de marketing: estas capacidades ayudan a nutrir clientes potenciales automáticamente con contenido y mensajes específicos. Puede crear campañas de goteo que envíen automáticamente información relevante a los futuribles en función de sus intereses y comportamientos.
Automatización del servicio: Esto agiliza los procesos de atención al cliente. Los tickets de soporte se envían automáticamente a los agentes adecuados, la información del cliente está disponible instantáneamente cuando llama y se realiza un seguimiento de la resolución de casos para garantizar que nada pase desapercibido.
La principal ventaja de los CRM operativos es la mejora de la eficiencia. Su equipo puede atender más clientes con los mismos recursos porque las tareas recurrentes están automatizadas y la información es fácilmente accesible.
2. Integración colaborativa
Una integración colaborativa (también conocida como integración estratégica) brinda a cada equipo acceso a datos actualizados de los clientes en un solo lugar. Su objetivo es derribar los silos organizacionales donde la información muere, especialmente entre Ventas, Marketing y Atención al Cliente, quienes tradicionalmente se comunican con toda la claridad y cooperación de tres tejones en un saco.
Con los CRM colaborativos, todos los equipos pueden ver los últimos detalles del cliente y el historial de comunicaciones. Esto evita superposiciones o confusiones. Por ejemplo, un agente de soporte puede revisar correos electrónicos de marketing recientes o conversaciones de ventas anteriores para brindar un servicio mejor y más consistente.
Al mantener a todos en la misma página, los CRM colaborativos garantizan que los clientes reciban una experiencia consistente sin importar con quién estén hablando, lo que crea la ilusión de que su empresa realmente tiene todo bajo control.
3. integración analítica
Como sugiere su nombre brillantemente creativo, este tipo de integración tiene un fuerte énfasis en el análisis y los informes. Después de todo, recopilar montañas de datos de consumidores es sólo la mitad de la batalla. En realidad, es necesario analizarlo si desea ser más inteligente en la gestión de su negocio.
Estas plataformas brindan información útil a través de capacidades de almacenamiento de datos, informes e inteligencia empresarial. Las funciones clave incluyen segmentación de clientes, análisis predictivo, previsión de ventas utilizando datos históricos y análisis del valor de vida del cliente.
Los conocimientos basados en datos ayudan a crear una imagen menos borrosa de quién es su cliente principal y a responder preguntas como qué campañas de marketing generan más clientes futuribles o qué contenido puede conducir a una compra.
Mejore sus relaciones con los clientes con la automatización
Si bien muchas integraciones vienen con funciones de automatización para administrar mejor sus procesos, puede usar Zapier para conectar su integración a todas las demás aplicaciones que usa su organización y lograr un impacto aún mayor. Puede hacer cosas como agregar automáticamente nuevos contactos a su integración o registrar llamadas, reuniones y más en sus perfiles de contacto.
Con la automatización, su integración puede actuar como un repositorio central para todas las interacciones con los clientes, administrando activamente los clientes futuribles en lugar de simplemente rastrearlos. Zapier lo ayuda a crear soluciones personalizadas que crecen con sus necesidades, incorporando IA para ayudarlo a resolver desafíos difíciles y orquestar todos sus flujos de trabajo.
A continuación se muestran algunos workflows populares que puede probar o puede obtener más información sobre cómo automatizar su integración.
Crear tratos de Pipedrive a partir de nuevos clientes futuribles de Facebook Lead Ads
Crear o actualizar contactos de Keap a partir de nuevos eventos de Calendly
Cree clientes futuribles de Salesforce con los nuevos envíos del formulario Gravity Forms
Crear contactos de HubSpot para nuevas filas de Hojas de cálculo de Google
Zapier es la plataforma de orquestación de IA más conectada: se integra con miles de aplicaciones de socios como Google, Salesforce y Microsoft. Utilice interfaces, tablas de datos y lógica para crear sistemas seguros, automatizados y con tecnología de IA para sus flujos de trabajo críticos para el negocio en toda la pila tecnológica de su organización. Más información.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de relaciones con el cliente
Los sistemas de integración son herramientas complejas que afectan el modo en que operan empresas enteras, por lo que tiene sentido que todavía tenga preguntas. Abordemos algunas de las preguntas más frecuentes.
¿Cuál es la diferencia entre un CRM y un ERP?
Tanto la integración como ERP (planificación de recursos empresariales) son sistemas que ayudan a las empresas a funcionar de forma más eficiente, pero se centran en áreas diferentes.
Una integración está principalmente centrada en el cliente y está diseñada para gestionar y mejorar las interacciones y relaciones con los clientes actuales y potenciales. Los equipos de ventas, marketing y soporte lo utilizan para realizar un seguimiento de clientes potenciales, nutrir contactos, cerrar tratos y mantener satisfechos a los clientes. Su objetivo principal es ayudarle a comprender y servir mejor a sus clientes.
Un ERP se centra en las operaciones internas y está diseñado para integrar y gestionar los principales procesos de negocio en toda la organización. Esto incluye áreas como inventario, contabilidad, recursos humanos, gestión de la cadena de suministro y fabricación. Le ayuda a reducir costes y agilizar los procesos back end.
He aquí una forma rápida de recordar la diferencia:
Integración = front office (ingresos entrantes)
ERP = back office (gastos de salida)
Si necesita ambos dependerá del tamaño y la complejidad de su negocio. Las empresas más pequeñas a menudo comienzan con una integración para gestionar las interacciones con los clientes y las ventas. A medida que las empresas crecen y las necesidades operativas se vuelven más complejas, un sistema ERP puede resultar necesario. Algunos sistemas modernos ofrecen funcionalidades de integración de CRM y ERP, lo que puede ser una buena opción para las empresas que buscan una solución todo en uno.
¿Para quién es adecuado un sistema de integración?
Cualquiera que tenga clientes puede beneficiarse de un sistema de integración. A menos que su modelo de negocio implique evitar a los clientes, lo que sería extraño pero innovador.
Las pequeñas empresas se benefician de la organización que proporciona el software de integración. Las grandes empresas se benefician de la escalabilidad. B2Las empresas B realizan un seguimiento de tratos complejos. B2Las empresas C gestionan miles de clientes. Incluso las organizaciones sin fines de lucro utilizan CRM para gestionar donantes y contribuciones.
Las únicas empresas que probablemente no necesitan una integración son aquellas que tienen cero clientes habituales y ningún proceso de ventas. Entonces, a menos que administres un refugio de montaña remoto que vende suministros de emergencia a excursionistas perdidos que nunca volverás a ver, probablemente te puedas beneficiar de una integración.
¿Cómo elegir la integración adecuada para su negocio?
Elegir la integración correcta es como intentar elegir un colchón nuevo: opciones abrumadoras, parálisis por decisión y el temor persistente de invertir horas de su vida en algo que, en última instancia, lo decepcionará. Pero aquí te explicamos cómo reducirlo:
Defina claramente las necesidades y objetivos de su negocio. ¿Qué problemas específicos desea que la integración resuelva? ¿Estás perdiendo el rastro de los clientes futuribles? ¿Tiene problemas de coordinación entre departamentos? ¿Necesita mejores informes? Identifique sus puntos débiles específicos.
Considere el tamaño de su equipo y su capacidad técnica. Si su equipo aún imprime correos electrónicos y tiene problemas con los documentos compartidos, tal vez no elija la integración más compleja y con más funciones del mercado.
Piensa en qué otras herramientas necesitas integrarlo. Si está profundamente comprometido con determinadas plataformas de correo electrónico, software de contabilidad u otras herramientas, probablemente querrá una integración que se integre con ellas.
Decide tu presupuesto Los CRM varían desde los gratuitos hasta los que ofrecen "¡Caramba, eso es caro!", así que debes saber qué puedes pagar realmente antes de enamorarte de funciones por las que no puedes pagar.
Lea reseñas de usuarios y pruebe versiones de prueba gratuitas. Encuentre usuarios reales que utilizan el software. Te contarán la verdad sobre cómo es realmente usarlo día a día. Además, la mayoría de los CRM ofrecen pruebas gratuitas o demostraciones. Úsalos.
Considere sus planes de crecimiento. ¿Seguirá funcionando esta integración cuando tenga el doble de clientes y empleados? Piensa a largo plazo para no tener que pasar por todo este proceso nuevamente el próximo año.
¿Cuánto cuesta una integración?
Los precios del CRM son tan variados como sus características.
Hay muchas opciones gratuitas disponibles, pero la calidad varía. Los CRM pagos varían entre $5 y $100+ por usuario al mes, dependiendo de la aplicación y las funciones que elijas. Para darle una idea de lo variado que puede ser el precio, tanto en términos de estructuras de precios como de costo real, eche un vistazo a nuestra comparación de HubSpot frente a Salesforce.
También es importante considerar posibles costos adicionales como tarifas de configuración, personalización, integraciones y capacitación. Aclare siempre el coste total de propiedad y si hay una prueba gratuita o demostración disponible para evaluar el valor antes de comprometerse.
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Este artículo fue publicado originalmente en abril 2022 por Matthew Guay y también contó con contribuciones de Elena Alston. La actualización más reciente fue en junio 2025.
