Google Workspace の自動化

「Google」が名詞であり動詞でもあるのには理由があります。このソフトウェア大手は、私たちの生活のあらゆる側面に足場を築いているからです。世界中の企業が、情報の保管からコミュニケーション、広告、見込み客の発掘まで、あらゆる用途に Google を利用しています。

しかし、たとえ会社が業務の90パーセントを Google エコシステム内で行っているとしても、ビジネスに不可欠なタスクの残り10パーセントについては他のアプリの使用を避けることはできません。たとえば、プロジェクト管理にはNotionを使用したり、見込み客管理にはHubSpotを使用したりすることができます。テクノロジースタックがどのようなものであっても、それをGoogle アプリに接続するための合理的かつ信頼性の高い方法が必要です。

幸いなことに、Zapierの自動化されたワークフロー（Zapと呼ばれる）を使用して、Googleの人気アプリを他のGoogleアプリを含む何千もの他のツールに接続できます。最も重要なタスクを自動化することで、チームの生産性、マーケティング、販売活動を拡大します。

スキップ

• Google Workspace とは何ですか?

• Google アプリを自動化する必要があるのはなぜですか?

• Googleスプレッドシートを自動化する

• Gmail を自動化する

• Googleカレンダーを自動化する

• Googleドライブを自動化

• Googleフォームを自動化する

• Googleドキュメントを自動化する

• Googleコンタクトを自動化する

• Google広告を自動化する

• Googleタスクを自動化する

• Googleビジネスプロフィールの自動化

• Google Geminiを自動化する

Google Workspace とは何ですか?

Google Workspace（旧称 G Suite）は、コラボレーション、生産性、コンピューティングのための Google のクラウドベースのアプリを含むソフトウェア スイートです。Gmail、カレンダー、ドキュメントなど、Google のツールを少なくともいくつか使用したことがあると思いますが、Google Workspace には、AppSheet、Jamboard、Voice、Classroom など、あまり知られていないアプリも含まれています。

無料の Gmail アカウントをお持ちの場合、これらの個々のアプリのほとんどは無料です。ただし、企業はプレミアムGoogle Workspaceプランに料金を支払うことで、各アプリのビジネスバージョン、企業用のカスタムEメール、GoogleのAIアシスタントGeminiにアクセスできるようになります。 

Google アプリを自動化する必要があるのはなぜですか?

Google Workspace を使用すると Google ツールを簡単に接続できるようになりますが、作成できる自動化されたワークフローの種類には依然として制限があります。Google Workspace に登録するのは、ビジネスの技術スタックを簡素化し、アプリを統合するためですが、Google アプリを自動化することで、さらに多くの時間を節約し、効率をさらに高めることができます。

Zapier は何千ものアプリと接続できるため、自動化を使用して、プロジェクト管理アプリからチームコラボレーションツール、CRM まで、さまざまな作業ツール間で情報を送信できます。Zapier が特定のアプリをサポートしていない場合でも、 ウェブフックを使用して Google アプリを完全な技術スタックに接続できます。 

そうすれば、チームは面倒なデータ入力や非効率的なワークフローに費やしていた膨大な時間を節約でき、その時間をビジネスの成長に充てることができます。

Googleスプレッドシートを自動化する

どのビジネスオーナーに聞いても、Google Sheets が最も頼りにしているアプリの 1 つであると答える可能性が高くなります。このツールは、財務情報の保存から顧客の詳細、販売記録まで、企業全体のデータの強力な信頼できる情報源になります。

しかし、スプレッドシートを整理し、各シート間で情報をコピーすることは、それ自体がフルタイムの仕事になる可能性があります。Google スプレッドシートを他のツールに接続すると、情報の保存を効率化し、手作業によるエラーを減らし、チーム全体の時間を節約できます。Facebookのリード広告から新しい見込み客の保存、重要なEメールの保管、営業電話のログの記録など、すべて自動的に実行されます。

Gmail を自動化する

あなたの会社がほとんどの会社と同じであれば、仕事の多くはEメールで行われます。おそらく、チームのコミュニケーションや、プロジェクトについて全員の最新情報を入手するために Gmail を使用しているでしょう。チームには、予約、クライアントとのコミュニケーション、またはカスタマーサポートチームへのリクエストを調整するための個別のEメールアカウントがある場合もあります。 

しかし、アクションアイテムや重要な会話を追跡するためにEメールに依存している場合、すべての迷惑メールやマーケティングメールをふるいにかけて重要な情報を見つけるのは困難です。重要なEメールの詳細はプロジェクト管理アプリとデータベースアプリに送信し、添付ファイルはGoogleドライブに保存するのが最適です。このプロセスを自動化することで、チームの時間を節約し、人的エラーを減らすことができます。

また、別の方法で Gmail を自動化することもできます。自動化されたワークフローを設定すると、顧客や見込み客が特定のアクション（Facebook 広告をクリックしたり、問い合わせフォームに入力したりなど）を実行するたびに、個人的なフォローアップEメールを送信できます。自動化されたEメールは、煩雑なタスクを必要とせずにプロフェッショナルな印象を与えるのに役立ちます。

Googleカレンダーを自動化する

整理されたカレンダーはあなたの生活を簡素化することができます。次に何をすべきかを正確に表示し、重要な会議を見逃さないようにします。しかし、そのカレンダーを手動で整理しておくことは別の話です。

予定を調整したりスケジュールを調整したりすることに時間を費やしていると、Google カレンダーは手間がかかる上に価値がないと感じるかもしれません。ありがたいことに、自動化が役立ちます。 

カレンダーアプリとプロジェクト管理アプリ間でイベントをクロスポストしたり、今後のイベントに関する通知をSlackで自分に送信したりするなどの自動ワークフローを作成できます。そうすれば、カレンダーを整理するのをやめて、代わりに実際に物事を成し遂げることに集中できます。

Googleドライブを自動化

重要なファイルをクラウドに保存することには多くの利点があります。どこからでもアクセスできます。また、ハードドライブのストレージ(またはファイルキャビネットのスペース)が不足することを心配する必要もありません。 

しかし、Google ドライブには、従来のファイル管理と同じ欠点が残っています。物理的なフォルダを紛失する心配はありませんが、乱雑な Google ドライブ アカウント内で必要なドキュメントを見つけるのは難しい場合があります。細心の注意を払った整理システムがなければ、デジタル ファイルはランダムな共有ドライブやサブフォルダーで簡単に失われる可能性があります。 

幸いなことに、自動化を使用してファイル管理を効率化できます。たとえば、自動化されたワークフローを設定して、ドキュメントの統一されたファイリングおよびラベル付けシステムを作成できます。こうすることで、チームがどれだけ大きくなっても、Gmail や Zoom などのアプリから保存された新しいファイルは正しくラベル付けされ、適切なフォルダーに保存されます。

Googleフォームを自動化する

Google フォームは、見込み客、顧客、チームメイトなど、さまざまなソースから情報を収集するのに最適な方法です。問い合わせフォームとしてウェブサイトに埋め込んだり、今後の会社の研修会のアンケート回答を収集するために使用したりすることもできます。Google フォームでは回答を Google スプレッドシートに自動的に保存できるため、回答者のデータを収集するだけでなく、整理するための信頼性の高い方法となります。

Google フォームを自動化することで、その情報を実際にフォローアップできるようになります。Zapier のワークフローを使用すると、自分自身に通知を送信したり、チームにメッセージを送信したり、新しいフォームの送信に対してプロジェクト管理アプリに新しいエントリを作成したりすることができます。 

Googleドキュメントを自動化する

コンテンツの作成、戦略の立案、チームへの専門知識の提供など、考えることが仕事である場合、その思考の多くは Google ドキュメントで行われる可能性があります。これは、共同で作成したり、あらゆるデバイスからドキュメントにアクセスしたりできる強力で柔軟なプラットフォームです。しかし、大量のドキュメントを作成する場合、特に会議、販売契約、ブログ投稿などの繰り返しの使用ケースのためにドキュメントを生成する場合は、プロセスがどれほど反復的になるかがわかります。

Google ドキュメントを作成する自動ワークフローを設定することで、自分とチームの時間を節約できます。テンプレートから新しいドキュメントを生成することもできるため、ワークフローがさらに効率化され、チーム全体で一貫性が生まれます。

Googleコンタクトを自動化する

Google コンタクトは、クライアントや同僚のGoogle連絡先情報を保存できる軽量で直感的な場所です。簡単に検索でき、他の Google サービス (Gmail など) でやり取りしたユーザーのリストも保存されます。

しかし、ビジネス機能のためにGoogle 連絡先だけを使用するわけではない可能性が高いです。たとえば、見込み客の管理には専用のCRMツールを使用し、Eメールリストの追跡にはメールマーケティングプラットフォームを使用している可能性があります。 

また、最初のやり取りの多くはおそらく Gmail では行われません。見込み客がAcuityであなたとの会議をスケジューリングしたり、顧客がウェブサイトの連絡フォームに記入したりした場合はどうなるでしょうか？後で簡単にフォローアップできるように、これらの連絡先またはお問い合わせがGoogle連絡先ディレクトリにも表示されると便利です。

自動化を使用すると、Google 連絡先を、重要な連絡先情報を保存および管理するために使用する他のすべてのアプリにリンクできます。そうすれば、余分な労力をかけずに記録を最新の状態に保つことができます。

Google広告を自動化する

Google 広告は、ターゲット ユーザーにビジネスをアピールするための強力なツールです。クリック課金（PPC）大手の Google では、Google 広告ネットワークを使用して、Google 検索ユーザーに対してサービス内容、動画コンテンツ、簡単な広告を宣伝できます。 

しかし、PPC 広告戦略には多くの可動部分が含まれます。入ってくる販売データを常に把握し、各広告のパフォーマンスに基づいて情報に基づいた意思決定を行うには、時間と労力がかかります。手作業によるデータ入力に何時間も費やし、その結果、案件を逃すリスクを負う代わりに、自動化を使用して見込み客リード生成プロセスを簡素化できます。 

たとえば、他のソースからの見込み客情報をGoogle 広告の顧客リストに自動的に追加したり、Google 広告の見込み客情報のバックアップをデータベースに作成したり、カスタムEメールでアウトリーチを自動化したりすることができます。プラットフォーム間でコピー＆ペーストする時間を節約できればできるほど、実際にリード育成に費やす時間が増えます。

Googleタスクを自動化する

Google Tasks を使用すると、自分やチームのアクション アイテムを他の Google アプリから直接簡単に追加できますが、正直に言うと、それ自体は最も機能的なToDo リスト アプリではありません。チームでToDoリスト項目の管理にGoogle Tasksを使用しているものの、別のタスクマネージャーが必要な場合はどうすればよいでしょうか。答えは簡単です。自動化を使用して、すべてのアプリにわたって ToDo リストを最新の状態に保ちます。 

あるいは、Google タスクのシンプルさとGoogle カレンダーとの簡単なインテグレーションが気に入っているかもしれません。その場合、他のアプリ (Slack など) から簡単にタスクを追加できるように自動ワークフローを設定すると便利です。そうすれば、仕事の効率をさらに高めることができ、ToDo リストの項目を実際にチェックする時間を節約できます。

Googleビジネスプロフィールの自動化

Google ビジネス プロフィール（旧称 Google マイビジネス）は、現代のディレクトリ リストのようなものです。ユーザーが Google であなたのビジネス名を検索したり、あなたの地域のビジネスを検索したりすると、検索結果に表示されます。Google ビジネス リスティングでは、営業時間、連絡先またはお問い合わせ情報、オンライン レビューなどの重要な情報を見込み顧客に提供します。Google ビジネス プロフィールを適切に最適化すると、来店者数と収益を増やす強力なGoogleアセットになります。

しかし、ビジネスが成長するにつれて、Google ビジネス プロフィールのレビューを監視すること自体がフルタイムの仕事になる可能性があります。自動ワークフローを設定すると、チームに新しいレビューの通知を送信したり、自動返信を送信したり、ソーシャル プラットフォーム間でメディアをクロスポストしたりするなど、さまざまなことが可能になります。そうすることで、Google ビジネス プロフィールをポジティブかつプロフェッショナルな状態に保ちながら、ビジネス運営に費やす時間を節約できます。 

Google Geminiを自動化する

Google Workspace アカウントの料金を支払うことで得られる大きな特典の 1 つは、Google の AI モデルであるGeminiにアクセスできることです。最新リリースでは、テキストの分析と要約、画像の生成と編集などを行うことができます。また、ドキュメント、スプレッドシート、Meet、Gmail などの Google アプリと直接統合されているため、新しいタブに切り替えることなく、Google AI Studio を作業に使用できます。

さらに、Zapier のGoogle AI Studio インテグレーションにより、さらに多くの煩雑なタスクをAIアシスタントに引き継ぐことができます。Eメールの会話に基づいてプロジェクト概要を生成したり、音声録音に基づいて会議の概要を作成したり、独自の Slack アシスタントを構築したりすることもできます。

Google Workspace を自動化してビジネス プロセスを効率化

Google Workspace では自動化によってさまざまなことが可能になります。記録を最新の状態に保つことから、チームのコミュニケーションを効率化すること、顧客対応活動を最適化することまで、自動化によって各プロセスをより効率的かつ効果的に実行できます。

この記事はもともと 2020年 4 月に Justin Pot によって書かれたものです。最近は 2024年7月にニコール・レプログルによって更新された。