Automatisation de Google Workspace

Il y a une raison pour laquelle « Google » est à la fois un nom et un verbe : le géant du logiciel a un pied dans ce qui semble être tous les aspects de nos vies. Des entreprises du monde entier utilisent Google pour tout, du stockage d’informations aux communications, en passant par la publicité et la génération de prospects.

Mais même si votre entreprise effectue 90 % de son travail dans l’écosystème Google, vous ne pouvez pas échapper à l’utilisation d’autres appli pour les autres 10 % de vos tâches critiques. Par exemple, vous pouvez utiliser Notion pour la gestion de projet ou HubSpot pour gérer les prospects. Quelle que soit l'apparence de votre pile technologique, vous avez besoin d'un moyen simplifié et fiable pour la connecter à vos applications Google.

Heureusement, vous pouvez utiliser les flux de travail automatisés de Zapier (appelés Zaps) pour connecter les applications populaires de Google à des milliers d’autres outils, y compris d’autres applications Google. Mettez à l’échelle la productivité de votre équipe, vos efforts marketing et commerciaux en automatisant vos tâches les plus cruciales.

Passer à l'avance

• Qu’est-ce que Google Workspace ?

• Pourquoi devriez-vous automatiser vos applications Google ?

• Automatiser Google Sheets

• Automatiser Gmail

• Automatiser Google Agenda

• Automatisez Google Drive

• Automatiser les Google formulaires

• Automatiser Google Docs

• Automatiser les contacts Google

• Automatiser Google Ads

• Automatiser les Google tâches

• Automatiser Google Business Profil

• Automatiser Google Gemini

Qu’est-ce que Google Workspace ?

Google Workspace (anciennement connu sous le nom de G Suite) est une suite logicielle qui comprend les applications Google basées sur le cloud pour la collaboration, la productivité et l’informatique. Vous avez probablement utilisé au moins quelques-uns des outils de Google, tels que Gmail, Agenda et Docs, mais Google Workspace comprend également des applications moins connues telles que AppSheet, Jamboard, Voice et Classroom.

La plupart de ces appli individuelles sont gratuites si vous avez un compte Gmail gratuit. Mais votre entreprise peut payer pour un forfait Google Workspace premium pour obtenir des versions professionnelles de chaque appli, un e-mail personnalisé pour votre entreprise et l’accès à l’assistant IA de Google, Gemini. 

Pourquoi devriez-vous automatiser vos applications Google ?

Bien qu’un Google Workspace facilite la connexion de vos outils Google, il reste limité dans les types de flux de travail automatisés que vous pouvez créer. Vous pouvez vous inscrire à Google Workspace pour simplifier la pile technologique de votre entreprise et intégrer les applis Google —mais en automatisant vos applications Google, vous pouvez gagner encore plus de temps et augmenter encore plus votre efficacité.

Puisque Zapier se connecte à des milliers d’applis, vous pouvez utiliser l’automatisation pour envoyer des informations entre un large éventail d’outils de travail, des applis de gestion de projet aux outils de collaboration et aux CRM. Et même si Zapier ne prend pas en charge une appli spécifique, vous pouvez utiliser des webhooks pour connecter vos applications Google à votre pile technologique complète. 

De cette façon, vous épargnez à votre équipe d’innombrables heures qu’elle aurait consacrées à la saisie de données fastidieuse et à des flux de travail inefficaces, et vous pouvez consacrer ce temps à la croissance de votre entreprise à la place.

Automatiser Google Sheets

Demandez à n’importe quel propriétaire d’entreprise, et il y a de fortes chances qu’il vous dise que Google Sheets est l’une des applications sur lesquelles il compte le plus. L’outil peut être une source puissante de vérité pour toutes les données de votre entreprise, du stockage des informations financières aux détails des clients en passant par les registres de vente.

Mais garder vos feuilles de calcul organisées et copier les informations vers et depuis chaque feuille peut être un travail à temps plein en soi. Lorsque vous connectez Google Sheets à vos autres outils, vous pouvez rationaliser le stockage des informations, réduire les erreurs manuelles et faire gagner du temps à toute votre équipe. Enregistrez automatiquement de nouveaux prospects à partir de publicités à formulaire Facebook, stockez des e-mails importants et tenez un journal des appels de vente.

Automatiser Gmail

Si votre entreprise est comme la plupart des autres, une grande partie de votre travail se fait par e-mail. Tu utilises probablement Gmail pour communiquer en équipe et tenir tout le monde au courant des projets. Votre équipe peut même avoir des comptes e-mail distincts pour coordonner la réservation de rendez-vous, les communications avec les clients ou les demandes de service client. 

Mais lorsque vous comptez sur les e-mails pour garder une trace des actions à mener et des conversations importantes, il peut être difficile de passer au crible tous les courriers indésirables et les e-mails marketing pour obtenir les bonnes choses. Il est préférable d’envoyer des informations importantes par e-mail aux applications de gestion de projet et de base de données, et d’enregistrer les pièces jointes sur votre Google Drive. L'automatisation de ce processus permet à ton équipe de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines.

Et tu peux également automatiser Gmail dans l'autre sens. En mettant en place un flux de travail automatisé, vous pouvez envoyer un e-mail de suivi personnel chaque fois qu’un client ou un prospect effectue une action spécifique, comme cliquer sur une publicité Facebook ou remplir un formulaire de contact. Les e-mails automatisés vous aident à vous présenter de manière professionnelle, sans tâches répétitives.

Automatiser Google Agenda

Un calendrier organisé peut te simplifier la vie. Il vous montre exactement ce qu’il faut faire ensuite et vous assure de ne jamais manquer une réunion importante. Mais organiser ce calendrier manuellement, c'est une autre histoire.

Lorsque vous passez tout votre temps à jongler avec les rendez-vous et à réorganiser votre planification, vous pouvez avoir l’impression que votre calendrier Google pose plus de problèmes qu’il n’en vaut la peine. Heureusement, l’automatisation peut aider. 

Vous pouvez créer des flux de travail automatisés pour effectuer des opérations telles que la publication croisée d’événements entre les applications de calendrier et de gestion de projet, vous envoyer des notifications dans Slack pour les événements à venir, etc. Ainsi, tu pourras arrêter d'organiser ton calendrier et te concentrer sur la réalisation des tâches.

Automatisez Google Drive

Le stockage de fichiers importants dans le cloud présente de nombreux avantages. Tu peux y accéder n'importe où, d'une part. Tu n'as pas non plus à t'inquiéter de manquer de stockage sur le disque dur (ou d'espace dans les classeurs, d'ailleurs). 

Mais Google Drive présente toujours les mêmes inconvénients que la gestion de fichiers traditionnelle. Bien que vous n’ayez pas à vous soucier d’égarer un dossier physique, il peut toujours être difficile de trouver les documents dont vous avez besoin dans un compte Google Drive encombré. Sans un système d'organisation méticuleux, les fichiers numériques peuvent facilement se perdre sur des disques et des sous-dossiers partagés au hasard. 

Heureusement, vous pouvez utiliser l’automatisation pour rationaliser la gestion de vos fichiers. Par exemple, vous pouvez configurer des flux de travail automatisés pour créer un système de classement et d’étiquetage uniforme pour les documents. De cette façon, quelle que soit la croissance de votre équipe, les nouveaux fichiers enregistrés à partir d’applications telles que Gmail ou Zoom sont correctement étiquetés et enregistrés dans le bon dossier.

Automatiser les Google formulaires

Les formulaires Google sont un excellent moyen de collecter des informations à partir de diverses sources, telles que des prospects, des clients et des coéquipiers. Vous pouvez en intégrer un à votre site Web en tant que formulaire de contact ou l’utiliser pour recueillir des réponses à des sondages en vue d’une prochaine retraite d’entreprise. Et comme Google Forms peut enregistrer automatiquement les réponses dans une feuille Google, il s’agit d’un moyen fiable non seulement de collecter mais aussi d’organiser les données des répondants.

Et en automatisant vos formulaires Google, vous pouvez vous assurer que vous suivez réellement ces informations. Les workflows Zapier vous permettent d’effectuer des opérations telles que vous envoyer des notifications, envoyer des messages à votre équipe ou créer de nouvelles entrées dans votre appli de gestion de projet pour de nouvelles soumissions de formulaires. 

Automatiser Google Docs

Si vous pensez pour gagner votre vie, qu’il s’agisse de créer du contenu, d’élaborer une stratégie ou de fournir une expertise à votre équipe, il est probable que vous réfléchissiez en grande partie dans Google Docs. Il s’agit d’une plateforme puissante et flexible qui vous permet d’écrire en collaboration et d’accéder à des documents depuis n’importe quel appareil. Mais si vous créez un grand nombre de documents, vous savez à quel point le processus peut devenir répétitif, surtout si vous générez des documents pour des cas d’utilisation répétés tels que des réunions, des accords de vente ou des billets de blog.

Gagnez du temps et faites gagner du temps à votre équipe en mettant en place des flux de travail automatisés qui créent des Google Docs pour vous. Vous pouvez même générer de nouveaux documents à partir d’un modèle, ce qui simplifie encore plus les flux de travail et crée une cohérence au sein de votre équipe.

Automatiser les contacts Google

Google Contacts est un endroit léger et intuitif pour stocker les informations de contact des clients et des collègues. Il est facile d’effectuer une recherche et stocke même une liste des personnes avec lesquelles vous avez interagi dans d’autres produits Google (comme Gmail).

Mais il y a de fortes chances que vous n’utilisiez pas exclusivement Google Contacts pour vos fonctions professionnelles. Par exemple, vous utilisez probablement un outil CRM dédié pour gérer les prospects et une plateforme de marketing par e-mail pour suivre votre liste de diffusion. 

Et de nombreuses interactions initiales ne se font probablement pas via Gmail. Que se passe-t-il si un prospect prend rendez-vous avec vous dans Acuity ou si un client remplit un formulaire de contact sur votre site web ? Ce serait bien si ces contacts apparaissaient également dans votre répertoire de contacts Google pour un suivi facile plus tard.

Vous pouvez utiliser l’automatisation pour associer Google Contacts à toutes les autres applications que vous utilisez pour stocker et gérer des informations de contact importantes. Ainsi, tes dossiers restent à jour sans effort supplémentaire de ta part.

Automatiser Google Ads

Google Ads est un outil puissant pour faire connaître votre entreprise à votre public cible. Le géant du paiement par clic (PPC) vous permet d’utiliser le réseau publicitaire Google pour promouvoir vos offres de services, votre contenu vidéo et vos brèves annonces auprès des chercheurs Google. 

Mais une stratégie publicitaire PPC implique de nombreux éléments mobiles. Suivre les données de vente entrantes (et prendre des décisions éclairées en fonction des performances de chaque annonce) demande du temps et des efforts. Au lieu de perdre des heures à saisir manuellement des données et de risquer de manquer des opportunités, vous pouvez utiliser l’automatisation pour simplifier votre processus de génération de prospects. 

Par exemple, vous pouvez ajouter automatiquement des prospects provenant d’autres sources à une liste de clients Google Ads, créer des sauvegardes de vos prospects Google Ads dans une base de données ou automatiser votre diffusion à l’aide d’e-mails personnalisés. Plus vous vous épargnez de temps à copier-coller sur plusieurs plateformes, plus vous avez de temps pour nourrir ces prospects.

Automatiser les Google tâches

Google Tasks vous permet d’ajouter facilement des actions à mener pour vous-même et votre équipe directement à partir d’autres applications Google, mais avouons-le : ce n’est pas l’appli de liste de tâches à faire la plus fonctionnelle en soi. Que se passe-t-il si votre équipe utilise Google Tasks pour gérer les éléments à faire, mais que vous préférez un autre gestionnaire de tâches ? La réponse est simple : utilisez l’automatisation pour maintenir votre liste de tâches à faire à jour dans toutes vos appli. 

Ou peut-être aimez-vous Google Tasks pour sa simplicité et son intégration facile avec Google Agenda. Dans ce cas, il peut être utile de configurer des flux de travail automatisés pour ajouter facilement des tâches à partir d’autres appli (comme Slack). De cette façon, vous pouvez rationaliser encore plus votre journée de travail, ce qui vous permet de gagner du temps pour cocher les éléments de votre liste à faire.

Automatiser Google Business Profil

Google Business Profile (anciennement Google My Business) est comme une fiche d’annuaire moderne : il apparaît dans les résultats de recherche chaque fois qu’un utilisateur recherche le nom de votre entreprise sur Google ou des entreprises dans votre région. Votre fiche Google Business fournit aux clients potentiels des informations importantes telles que vos heures d’ouverture, vos coordonnées et vos avis en ligne. Lorsque vous optimisez correctement votre profil d’établissement Google , il peut s’agir d’un atout puissant qui augmente votre trafic piétonnier et vos résultats.

Mais à mesure que votre entreprise se développe, la surveillance de vos avis sur votre profil Google Business peut être un travail à temps plein en soi. Il peut être utile de mettre en place des flux de travail automatisés pour tenir votre équipe informée des nouveaux avis, envoyer des réponses automatiques, publier des médias sur les plateformes sociales, etc. De cette façon, vous gardez votre profil Google Business positif et professionnel, tout en vous faisant gagner plus de temps pour gérer votre entreprise. 

Automatiser Google Gemini

L’un des principaux avantages du paiement d’un compte Google Workspace est l’accès au modèle d’IA de Google, Gemini. La dernière version permet d'analyser et de résumer du texte, de générer et de modifier des images, etc. Et comme il s’intègre directement aux applications Google telles que Docs, Sheets, Meet et Gmail, vous pouvez utiliser Google AI Studio dans votre travail sans passer à un nouvel onglet.

Et grâce à l’intégration Google AI Studio de Zapier, vous pouvez confier encore plus de vos tâches à votre assistant IA. Par exemple, générez des briefs de projet basés sur des conversations par e-mail, créez des résumés de réunion basés sur des enregistrements audio et créez même votre propre assistant Slack.

Rationalisez les processus métier en automatisant Google Workspace

L’automatisation peut faire tellement de choses avec Google Workspace. Qu’il s’agisse de tenir vos dossiers à jour, de rationaliser les communications d’équipe ou d’optimiser vos activités en contact avec les clients, vous pouvez rendre chacun de ces processus plus efficace grâce à l’automatisation.

Cet article a été initialement publié en avril 2020 par Justin Pot. Elle a été mise à jour pour la dernière fois par Nicole Replogle en juillet 2024.