Automatización de Google Workspace

Hay una razón por la que "Google" es a la vez un sustantivo y un verbo: el gigante del software tiene presencia en lo que parece ser cada aspecto de nuestras vidas. Las empresas de todo el mundo utilizan Google para todo, desde el almacenamiento de información hasta las comunicaciones, la publicidad y la generación de clientes potenciales.

Pero incluso si su empresa realiza 90 por ciento de su trabajo en el ecosistema de Google, no puede evitar usar otras aplicaciones para el otro 10 por ciento de sus tareas críticas para el negocio. Por ejemplo, puede utilizar Notion para la gestión de proyectos o HubSpot para gestionar clientes futuribles. No importa cómo sea su pila tecnológica, necesita una forma optimizada y confiable de conectarla con sus aplicaciones de Google.

Afortunadamente, puedes usar los flujos de trabajo automatizados de Zapier (llamados Zaps) para conectar las aplicaciones populares de Google con miles de otras herramientas, incluidas otras aplicaciones de Google. Escala la productividad de tu equipo, marketing y ventas automatizando tus tareas más cruciales.

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• ¿Qué es Google Workspace?

• ¿Por qué deberías automatizar tus aplicaciones de Google?

• Automatizar Hojas de cálculo de Google

• Automatizar Gmail

• Automatizar el Calendario de Google

• Automatizar Google Drive

• Automatizar formularios de Google

• Automatizar Google Docs

• Automatizar los contactos de Google

• Automatizar los anuncios de Google

• Automatizar tareas de Google

• Automatizar el perfil de Google Business

• Automatizar Google Gemini

¿Qué es Google Workspace?

Google Workspace (anteriormente conocido como G Suite) es un paquete de software que incluye las aplicaciones basadas en la nube de Google para colaboración, productividad e informática. Probablemente hayas utilizado al menos algunas de las herramientas de Google, como Gmail, Calendario y Documentos, pero Google Workspace también incluye aplicaciones menos conocidas como AppSheet, Jamboard, Voice y Classroom.

La mayoría de estas aplicaciones individuales son gratuitas si tienes una cuenta de Gmail gratuita. Pero su empresa puede pagar un plan premium Google Workspace para obtener versiones comerciales de cada aplicación, un correo electrónico personalizado para su empresa y acceso a Google asistente de IA, Gemini. 

¿Por qué deberías automatizar tus aplicaciones de Google?

Si bien Google Workspace facilita la conexión de tus herramientas de Google, aún está limitado en los tipos de flujos de trabajo automatizados que puedes crear. Puedes registrarte en Google Workspace para simplificar la pila tecnológica de tu empresa e integrarla en todas las aplicaciones, pero al automatizar tus aplicaciones de Google, puedes ahorrar incluso más tiempo y aumentar aún más la eficiencia.

Como Zapier se conecta con miles de aplicaciones, puedes usar la automatización para enviar información entre una amplia gama de herramientas de trabajo, desde aplicaciones de gestión de proyectos hasta herramientas de colaboración en equipo y CRM. E incluso si Zapier no admite una aplicación específica, puedes usar webhooks para conectar tus aplicaciones de Google a tu pila tecnológica completa. 

De esa manera, le ahorra a su equipo incontables horas que habrían gastado en la tediosa entrada de datos y flujos de trabajo ineficientes, y puede dedicar ese tiempo a hacer crecer su negocio.

Automatizar Hojas de cálculo de Google

Pregúntele a cualquier propietario de un negocio y lo más probable es que diga que Google Sheets es una de las aplicaciones en las que más confía. La herramienta puede ser una poderosa fuente de verdad para todos los datos de su empresa, desde el almacenamiento de información financiera hasta los detalles de los clientes y los registros de ventas.

Pero mantener sus hojas de cálculo organizadas (y copiar información hacia y desde cada hoja) puede ser un trabajo de tiempo completo en sí mismo. Al conectar Hojas de cálculo de Google con sus otras herramientas, puede optimizar el almacenamiento de información, reducir los errores manuales y ahorrar tiempo para todo su equipo. Haga cosas como guardar nuevos clientes futuribles de Facebook Lead Ads, almacenar correos electrónicos importantes y mantener un registro de llamadas de ventas, todo automáticamente.

Automatizar Gmail

Si su empresa es como la mayoría, gran parte de su trabajo se realiza por correo electrónico. Probablemente uses Gmail para comunicarte con el equipo y mantener a todos informados sobre los proyectos. Su equipo incluso podría tener cuentas de correo electrónico separadas para coordinar la reserva de citas, las comunicaciones con los clientes o las solicitudes de atención al cliente. 

Pero cuando usted confía en el correo electrónico para realizar un seguimiento de los puntos de acción y las conversaciones importantes, puede resultar difícil filtrar todo el correo basura y los correos electrónicos de marketing para llegar a lo bueno. Es mejor enviar detalles importantes por correo electrónico a aplicaciones de gestión de proyectos y bases de datos, y guardar los archivos adjuntos en Google Drive. Automatizar ese proceso le ahorra tiempo a su equipo y reduce los errores humanos.

También puedes automatizar Gmail en el sentido inverso. Al configurar un flujo de trabajo automatizado, puede enviar un correo electrónico de seguimiento personal cada vez que un cliente o cliente futurible realice una acción específica, como hacer clic en un anuncio de Facebook o completar un formulario de contacto. Los correos electrónicos automatizados le ayudan a presentar una imagen profesional, sin necesidad de trabajo pesado.

Automatizar el Calendario de Google

Un calendario organizado puede simplificarte la vida. Le muestra exactamente qué hacer a continuación y se asegura de que nunca se pierda una reunión importante. Pero mantener ese calendario organizado manualmente es otra historia.

Cuando pasas todo tu tiempo haciendo malabarismos con citas y reorganizando tu programación, puedes sentir que tu Calendario de Google es más problemático de lo que vale. Afortunadamente, la automatización puede ayudar. 

Puede crear flujos de trabajo automatizados para hacer cosas como publicar eventos entre aplicaciones de calendario y gestión de proyectos, enviarse notificaciones en Slack para próximos eventos y más. De esa manera, puedes dejar de organizar tu calendario y concentrarte en hacer las cosas.

Automatizar Google Drive

Almacenar archivos importantes en la nube tiene muchas ventajas. Puedes acceder a ellos desde cualquier lugar, por ejemplo. Tampoco tendrá que preocuparse por quedarse sin almacenamiento en el disco duro (o espacio en el archivador, para el caso). 

Pero Google Drive todavía tiene las mismas desventajas que la gestión de archivos tradicional. Si bien no tiene que preocuparse por extraviar una carpeta física, aún puede ser difícil encontrar los documentos que necesita en una cuenta de Google Drive desordenada. Sin un sistema de organización meticuloso, los archivos digitales pueden perderse fácilmente en unidades y subcarpetas compartidas aleatorias. 

Afortunadamente, puedes utilizar la automatización para optimizar la gestión de tus archivos. Por ejemplo, puede configurar flujos de trabajo automatizados para crear un sistema uniforme de archivado y etiquetado de documentos. De esa manera, sin importar cuánto crezca su equipo, los archivos nuevos guardados desde aplicaciones como Gmail o Zoom se etiquetan correctamente y se guardan en la carpeta correcta.

Automatizar formularios de Google

Los formularios de Google son una excelente manera de recopilar información de diversas fuentes, como clientes futuribles, clientes y compañeros de equipo. Puede incorporar uno en su página web como formulario de contacto o utilizarlo para recopilar respuestas de encuestas para un próximo retiro de la empresa. Y como los Formularios de Google pueden guardar automáticamente las respuestas en una Hoja de cálculo de Google, son una forma confiable no solo de recopilar sino también de organizar los datos de los encuestados.

Y al automatizar sus Formularios de Google, puede asegurarse de realizar un seguimiento de esa información. Los flujos de trabajo de Zapier te permiten hacer cosas como enviarte notificaciones, enviar mensajes a tu equipo o crear nuevas entradas en tu aplicación de gestión de proyectos para nuevos envíos de formularios. 

Automatizar Google Docs

Si piensa para ganarse la vida, ya sea para crear contenido, diseñar estrategias o aportar experiencia a su equipo, es probable que haga gran parte de ese pensamiento en Google Docs. Es una plataforma potente y flexible que te permite escribir de forma colaborativa y acceder a documentos desde cualquier dispositivo. Pero si crea muchos documentos, sabe lo repetitivo que puede volverse el proceso, especialmente si genera documentos para casos de uso repetidos, como reuniones, acuerdos de ventas o entradas de blog.

Ahorre tiempo para usted y su equipo configurando flujos de trabajo automatizados que creen Google Docs para usted. Incluso podría generar nuevos documentos a partir de una plantilla, lo que agiliza aún más los flujos de trabajo y crea coherencia en todo el equipo.

Automatizar los contactos de Google

Contactos de Google es un lugar ligero e intuitivo para almacenar información de contacto de clientes y compañeros de trabajo. Se puede buscar fácilmente e incluso almacena una lista de personas con las que has interactuado en otros productos de Google (como Gmail).

Pero lo más probable es que no utilices Contactos de Google exclusivamente para funciones comerciales. Por ejemplo, probablemente utilice una herramienta de integración dedicada para administrar clientes futuribles y una plataforma de marketing por correo electrónico para realizar un seguimiento de su lista de correo electrónico. 

Y muchas interacciones iniciales probablemente no ocurren a través de Gmail. ¿Qué sucede si un cliente futurible programa una reunión con usted en Acuity o un cliente completa un formulario de contacto en su página web? Sería bueno que esos contactos también aparecieran en tu directorio de Contactos de Google para poder realizar un seguimiento más sencillo más adelante.

Puedes usar la automatización para vincular Contactos de Google con todas las demás aplicaciones que usas para almacenar y administrar información de contactos importante. De esta manera, sus registros se mantendrán actualizados sin esfuerzo adicional de su parte.

Automatizar los anuncios de Google

Google Ads es una herramienta poderosa para presentar su negocio a su público objetivo. El gigante de pago por clic (PPC) le permite utilizar la red publicitaria de Google para promocionar sus ofertas de servicios, contenido de video y anuncios breves a los buscadores de Google. 

Pero una estrategia publicitaria PPC implica muchas partes móviles. Mantenerse al día con los datos de ventas entrantes (y tomar decisiones informadas según el rendimiento de cada anuncio) requiere tiempo y esfuerzo. En lugar de perder horas ingresando datos manualmente—y arriesgándose a perder oportunidades como resultado—puede usar la automatización para simplificar su proceso de generación de clientes futuribles. 

Por ejemplo, puede agregar automáticamente clientes futuribles de otras fuentes a una lista de clientes de Google Ads, crear copias de seguridad de sus clientes futuribles de Google Ads en una base de datos o automatizar su comunicación con correos electrónicos personalizados. Cuanto más tiempo ahorres copiando y pegando entre plataformas, más tiempo tendrás para nutrir realmente esos clientes futuribles.

Automatizar tareas de Google

Google Tasks permite agregar fácilmente puntos de acción para usted y su equipo directamente desde otras aplicaciones de Google, pero seamos realistas: no es la aplicación de lista de tareas pendiente más funcional por sí sola. ¿Qué sucede si su equipo utiliza Google Tasks para administrar las tareas pendientes, pero usted prefiere otro administrador de tareas? La respuesta es simple: usa la automatización para mantener tu lista de tareas pendientes actualizada en todas tus aplicaciones. 

O tal vez te encanta Google Tasks por su simplicidad y fácil integración con Google Calendar. En ese caso, podría ser útil configurar flujos de trabajo automatizados para agregar tareas fácilmente desde otras aplicaciones (como Slack). De esa manera, puede mantener su jornada laboral aún más optimizada, ahorrando tiempo para marcar cosas en su lista de tareas pendientes.

Automatizar el perfil de Google Business

El Perfil Comercial de Google (anteriormente Google My Business) es como un directorio moderno: aparece en la búsqueda cada vez que un usuario busca el nombre de su empresa en Google o busca empresas en su área. Su perfil de Google Business brinda a los clientes potenciales información importante, como su horario comercial, información de contacto y reseñas en línea. Cuando optimizas tu perfil comercial de Google de forma adecuada, puede convertirse en un activo poderoso que aumenta tu tráfico peatonal y tus resultados finales.

Pero a medida que su negocio crece, la supervisión de las reseñas de su perfil comercial de Google puede ser un trabajo de tiempo completo en sí mismo. Puede ser útil configurar flujos de trabajo automatizados para mantener a su equipo informado sobre nuevas revisiones, enviar respuestas automáticas, publicar contenido multimedia en distintas plataformas sociales y más. De esta manera, mantendrás tu perfil comercial de Google positivo y profesional y, al mismo tiempo, ahorrarás más tiempo para administrar tu negocio. 

Automatizar Google Gemini

Una de las principales ventajas de pagar una cuenta de Google Workspace es el acceso al modelo de IA de Google, Gemini. La última versión puede analizar y resumir texto, generar y editar imágenes, y más. Y como se integra directamente con aplicaciones de Google como Docs, Sheets, Meet y Gmail, puedes usar Google IA Studio en tu trabajo sin tener que cambiar a una nueva pestaña.

Y con la integración de Google AI Studio de Zapier, puedes delegar aún más de tu trabajo pesado a tu asistente de IA. Haga cosas como generar resúmenes de proyectos basados en conversaciones por correo electrónico, crear resúmenes de reuniones basados en grabaciones de audio e incluso crear su propio asistente de Slack.

Optimice los procesos comerciales automatizando Google Workspace

La automatización puede hacer muchísimo con Google Workspace. Desde mantener sus registros actualizados hasta agilizar las comunicaciones del equipo y optimizar sus actividades de cara al cliente, puede hacer que cada uno de esos procesos se ejecute de manera más eficiente y eficaz con la automatización.

Este artículo fue publicado originalmente en abril 2020, escrito por Justin Pot. La última actualización la realizó Nicole Replogle en julio 2024.