The 9 best AI email assistants in 2025

E-Mail ist eine digitale Hydra. Für jede E-Mail, die Sie aus Ihrem Posteingang löschen, kommen zwei neue hinzu. Sie geben die Informationen schließlich an Ihren Kollegen weiter, ertrinken jedoch in einer Flut von Newslettern. Wäre es nicht großartig, wenn KI Ihr persönlicher E-Mail-Herkules sein könnte?

The competition for the best AI email assistant software is in full swing. You'll find powerful options that'll help you write emails, improve communication, sort through conversations, or burn a stack of junk mail in a flash. This is a lot more compared with the first-wave AI email apps that just integrated with OpenAI for writing drafts and called it a day.

This time around, I spent two weeks researching and testing the best AI email assistants, and I've put together a shortlist for you to try out—along with apps you should keep an eye on. And in case you'd like to build your own AI-powered email workflows, I've included a quick breakdown of how this technology can help you do just that.

Die besten KI-E-Mail-Assistenten

• Shortwave für KI-gestützte E-Mail-Suche

• Microsoft Copilot Pro for Outlook zur Verbesserung der Kommunikation

• Gemini für Gmail für Google Workspace-Benutzer

• Apple Intelligence for Apple Mail for Apple customers

• Superhuman für die Kombination von KI-Generierung mit Nachricht-Vorlagen

• Notion Mail for AI-powered inbox filtering

• Proton Scribe für den Datenschutz

• Edison Mail for AI-powered security

• SaneBox zur Organisation Ihres Posteingangs

Was kann KI zu E-Mails beitragen?

Since I wrote this article for the first time, a lot has changed in AI email. Model intelligence steadily increased, and software tools to interface with them became more stable and powerful, making apps more reliable over time.

AI still isn't ready to work unsupervised—and that's not the point here, anyway—but it's a great tool to shave minutes off of every message through organization, insights, writing assistance, and automation.

Here are areas where AI can help you do email better. What you're about to read includes some features already present in apps on this list, although some more advanced capabilities only exist in enterprise-grade solutions or custom-built integrations not covered here.

Verarbeitung von E-Mail-Content

Models like GPT-4o and Claude 4 have a deep understanding of human language, analyzing the content of every email based on any angle you need. Depending on the prompt you attach to the email message you want to analyze, you can:

• Run sentiment and intent analysis on the message, providing an overview of how the sender is feeling and how they might want to proceed based on their language. This is useful to understand if you need to be more tactful with your reply or can move the conversation forward with confidence.

• Generate a set of tags to sort incoming emails. Set topics or characteristics, AI processes the message, assigns a tag, and your inbox groups all the messages with the same tag in a filter or view. This helps you batch replies by topic, reducing context switching.

• Summarize the email or entire email thread, so you don't have to read through 15 replies to understand what's going on. Get the clean gist of the matter in a single paragraph.

• Optimize your inbox usage by having AI analyze your usage and messaging partners, unlocking things like identification of unanswered high-priority emails, spotting frequent senders and recurring topics, or suggesting inbox cleanup or filtering rules.

• Get coaching on your email draft by getting feedback on how you might be perceived, including structure, tone, and word usage.

• Detect data types, extract actions or tasks after detecting them in email content (such as deadlines or next steps), and convert them into calendar events or tasks.

Business intelligence and enrichment

One step above basic processing, AI can use pattern recognition and data integrations to use your inbox as a starting point to look for and surface relevant information.

For example, after extracting all the data from an email thread about a project, you can use AI-enabled systems to gather all the related tasks, all documents, and the contact information of people involved in moving it forward.

This is especially useful if you're a project manager or team leader, as you can get updates and compare project status over time to understand how it's unfolding in near-real-time, and then nudge it forward with a short message.

In sales, enrichment is already popular, using a combination of searching lead databases and AI-powered online research. This can build a holistic view of a person and their company, helping you build a more personalized sales process, driving up closed deals.

Automatic replies, writing, and rewriting

Some replies are pretty straightforward; why are you wasting brain power and keystrokes on writing a short acknowledgement? Most AI email assistants offer generative AI features for writing a reply from scratch based on a prompt, turning your "say yes and set the meet for 5" into a fleshed-out message.

At the same time, you can start using the email draft writing page as a place to dump ideas so AI can turn them into something articulate and professional, ready to send. This can make the experience much more intuitive for you while still offering full context for your recipients, especially if you don't like or have time for writing.

Generative AI also enables multi-language support, making it easy to translate your messages. When you're managing a multi-national operation, it's possible to blast the original email in English and include translations for everyone.

Automatic replies aren't the norm in the category yet. Good replies require context, meaning your inbox needs to be connected to your data sources. One of the trends of AI this year is the rise of MCP (Model Context Protocol, a connector standard for data and AI models), which might bring easier connectivity between apps, enabling a wave of hyper-personalized features in the software we use.

Still, if automatic replies are critical, you can consider connecting your email inbox to Zapier and using it to integrate with ChatGPT or other models, so it can generate emails for you and send them automatically. Here are a few examples to show you how it works.

Multimodality

AI enables multimodality: using voice to manipulate text, text to generate voice, voice to create an image, and so on. There isn't a lot of it in AI email assistants, although some AI personal assistant apps leverage voice frequently to turn it into an instruction or a starting point to write a message.

Definitely check out apps like Martin AI if you're interested, but take it slow: I've seen some personal assistant software pivoting into workflow and sales automation, meaning that category might not have enough demand to build a profitable company from (and hence making them either change their product or leave the market).

Was macht die beste KI-E-Mail-Assistentensoftware aus?

Basierend auf allen Möglichkeiten, die diese Technologie bietet, reicht generative KI nicht aus. Die beste KI-E-Mail-Assistentensoftware muss ein wenig mehr bieten. Hier ist, wonach ich gesucht habe, als ich alle Anwendungen getestet habe, die behaupten, KI-E-Mail-Clients zu sein. 

• Einfache E-Mail-Integration. Der Integrationsprozess mit den gängigsten E-Mail-Diensten sollte einfach und schnell sein.

• Verwaltung des Posteingangs. Ich habe individuellen Anwendungen zur Verwaltung des Posteingangs Priorität eingeräumt. Im Moment lasse ich Anwendungen aus, die sich auf Vertrieb und Öffentlichkeitsarbeit oder Kundenservice konzentrieren – ich zeige Ihnen, wie KI Ihren persönlichen Posteingang verändern kann, ob zu Hause oder bei der Arbeit.

• KI-Features. Ich war auf der Suche nach KI-Features, die über generativen Text hinausgehen, beispielsweise Stimmungsanalyse Absichtserkennung, automatische Kennzeichnung oder Datenextraktion.

• Produktivität und Automatisierung. KI ist nur ein Tool unter vielen, daher sollten diese Anwendungen weitere Features und Einstellungen bieten, die Ihnen helfen, Zeit zu sparen und Ihren Posteingang schneller leer zu bekommen.

• Datenschutz. Ihre E-Mails sind privat, daher sollte das Hinzufügen einer solchen Anwendung zu Ihrer Sammlung kein Sicherheitsrisiko darstellen. Ich lese die Datenschutzrichtlinien jeder Anwendung, um zu verstehen, wie sicher Ihre Daten sind.

Zwei Wochen lang habe ich das Internet nach allen KI-E-Mail-Assistenten durchforstet, die ich finden konnte. Ich habe diejenigen gefiltert, die lediglich generative KI in das Verfassen-Fenster integriert haben. Danach war die Auswahl schon kleiner. Ich habe mich für jeden von ihnen angemeldet, die Plattform konfiguriert, bis sie einsatzbereit war, und einige E-Mails zwischen meinen E-Mail-Konten hin und her geschickt. Ich habe mit den Einstellungen experimentiert beobachtet, wie gut die KI meinen Anforderungen gerecht wurde, und habe dann diese Anwendungen ausgewählt.

Die besten KI-E-Mail-Assistenten auf einen Blick

Der beste KI-E-Mail-Assistent für die Suche im E-Mail-Verlauf

Shortwave (Web, Android, iOS)

Vorteile von Shortwave:

• Umfassende Integration mit Google Calendar

• Der KI-Assistent ist sehr flexibel

Nachteile von Shortwave:

• Die Interface wirkt manchmal unübersichtlich

Shortwave sitzt hier selbstbewusst auf dem Thron und verfügt von allen Anwendungen auf dieser Liste über die größte Palette an KI-Features. Sie befinden sich alle oben rechts auf Ihrem Bildschirm: Klicken Sie dort auf das Symbol mit den magischen Sternen, und ein Chatfenster wird auf der rechten Seite eingeblendet. Dies ist der Shortwave KI-Assistent.

Die einzigartigste Möglichkeit, die es bietet, ist die KI-gestützte E-Mail-Suche. Sie können Fragen an Ihren Posteingang stellen, um alte, vergessene Unterhaltungen wieder aufzugreifen, ohne sich im Chaos zu verlieren. Darüber hinaus kann es Daten aus E-Mail-Threads extrahieren („Erstellen eine Liste aller Aufgaben im Projekt zur Neugestaltung der Website“), Content generieren („Schreibe einen Tweet basierend auf meinen E-Mails zum Thema Produktivität“) oder Ihre Fragen im ChatGPT-Stil beantworten.

E-Mail und Kalender gehen in der Regel Hand in Hand. In Shortwave können Sie Meetings oder neue Ereignisse in natürlicher Sprache planen, mit einem einfachen Prompt wie „Plane ein Meeting für mich und John in 2 Tagen um 18 Uhr.“ Ich habe genau diesen Prompt verwendet, und das Meeting erschien in meinem Kalender. Ich musste nichts Weiteres tun. Und wenn Sie Ihre Verfügbarkeit nicht kennen, fragen Sie einfach nach, und Sie erhalten eine Übersicht über Ihre freien Termine für die nahe Zukunft.

The AI features used to be spread out across the interface, marked by the magic stars icon, but that's changing. Most of the actions now run on the dedicated chat window on the left side of the screen, where you can get tips for organizing your inbox, get email thread summaries, and interact with external connected apps. The biggest native integrations include Notion, HubSpot, and Asana.

Und dann, auf der rechten Seite, wo Sie Ihre Antworten schreiben, befinden sich wieder die magischen Sterne: Sie können eine Nachricht von Grund auf neu erstellen oder auf der Grundlage einer Eingabeaufforderung. Dadurch wird die Aktion wieder in die Seitenleiste verschoben, Sie können die KI-Ausgabe jedoch problemlos zu einer neuen Antwort hinzufügen und die Konversation am Laufen halten.

Eine kleine Enttäuschung: Shortwave funktioniert derzeit nur mit Gmail-Konten, daher müssen Sie, wenn Sie E-Mails mit anderen Anbietern austauschen, darauf verzichten. Hoffentlich wird es in Zukunft mit mehr Posteingängen integriert.

Shortwave price: Free plan available; paid plans from $14/user/month

Bester KI-E-Mail-Assistent zur Verbesserung der Kommunikation

Microsoft Copilot Pro für Outlook (Windows, Mac, Android, iOS)

Vorteile von Copilot Pro für Outlook

• Tendiert dazu, die neuesten OpenAI-Modelle schnell zu erhalten

• Schaltet auch KI-Features in Ihren anderen Office-Anwendungen frei

Nachteile von Copilot Pro für Outlook:

• Keine Integration mit E-Mail-Postfächern von anderen Anbietern als Microsoft

Die KI-Erweiterung von Microsoft wird mit der Veröffentlichung von Copilot Pro fortgesetzt. Outlook ist eine der Anwendungen, die einen Boost erhält, mit drei herausragenden KI-Features, die zwar nicht bahnbrechend sind, aber sehr gut implementiert und benutzerfreundlich sind. Und da wir von einem Technologieriesen sprechen, könnte sich diese Liste schnell erweitern.

Der erste Punkt ist einfach: Sie können mit KI E-Mails von Grund auf verfassen. Wenn Sie eine neue E-Mail verfassen, schauen Sie auf die rechte Seite der Symbolleiste, klicken Sie auf das Copilot-Symbol und wählen Sie Entwurf mit Copilot aus. Dadurch werden die Einstellungen geöffnet, in denen Sie Ihren Prompt eingeben, den Ton und die Länge festlegen und dann mit der Erstellung beginnen können.

Der zweite Punkt ist die Thread-Zusammenfassung: Wie bei den anderen auf dieser Liste können Sie einen Überblick über ein Gespräch in einer Themenliste erhalten. Im Gegensatz zu anderen Programmen auf dieser Liste fügt Copilot kleine hochgestellte Zahlen hinzu, mit denen Sie direkt zu der Nachricht springen können, in der das Thema besprochen wird. Das ist sehr hilfreich, um Ihre Unterhaltungen nach bestimmten Aussagen zu durchsuchen.

Die letzte Funktion hat mich wirklich überrascht. Mit „Coaching by Copilot” können Sie Ihre E-Mail-Nachrichten analysieren lassen, um zu erfahren, wie sich Tonfall, Content und Struktur der E-Mail auf den Empfänger auswirken. Ich habe eine allgemeine E-Mail zum Projektstart verfasst, um dies zu testen, und es wurde mir empfohlen, enthusiastischer zu sein, meine Wertschätzung für den Beitrag des Lesers auszudrücken und die Themen für mehr Klarheit aufzuschlüsseln. Dies beinhaltet einige Beispielsätze, damit Sie wissen, wie Sie die ersten Schritte machen. Eine gut geschriebene E-Mail kann Ihnen viel Kopfzerbrechen ersparen. Ich finde sie daher sehr hilfreich, um Projekte zu verwalten, Updates bereitzustellen und die Kommunikation effektiver zu gestalten.

Outlook rundet das Ganze mit einer netten Funktion ab: Wenn Sie eine E-Mail mit KI erstellen und auf „Senden“ klicken, wird ein Pop-up angezeigt, das Sie darauf hinweist, dass die KI möglicherweise ungenau ist, und Sie auffordert, den Content noch einmal zu überprüfen, bevor Sie ihn versenden.

And, of course, this isn't the only place where you'll be getting AI. You'll also get Copilot features to help write documents in Word, generate presentations in PowerPoint, and analyze data in Excel. Plus, you can integrate Microsoft Outlook with Zapier to connect it to all the other apps you use at work. That means creating AI-powered workflows that can automatically draft emails and send information from your inbox to all the other apps you use at work. Learn more about how to automate Outlook, or get started with one of these pre-made workflows.

Wichtig: Copilot funktioniert nur mit E-Mail-Adressen, die auf Microsoft-bezogene Domains enden, wie @outlook.com, @live.com oder @hotmail.com. Dies kann mit dem Datenschutz zusammenhängen. Ich konnte es beispielsweise nicht mit einem Gmail-Konto zum Laufen bringen. Und wenn wir schon beim Thema Datenschutz sind: Es ist nicht ganz klar, ob Ihre Daten als Privatnutzer für das Training oder die Feinabstimmung von Modellen verwendet werden. Für Unternehmen gelten die Daten-Governance-Einstellungen, die Sie eingerichtet haben, wenn Sie mit den LLMs von Microsoft arbeiten, es sei denn, Sie verwenden Plug-ins oder eine Internetbasierte Generierung.

Microsoft Copilot Pro price: Microsoft 365 subscription required, starting at $4.75/month; plans with AI from $129.99/year.

Bester KI-E-Mail-Assistent für Google Workspace-Nutzer

Gemini for Gmail (Web, iOS, Android)

Vorteile von Gemini for Gmail:

• Nahtlose Integration mit Gmail

• Vielzahl an Einstiegs- und Folge-Prompts

Nachteile von Gemini for Gmail:

• Viel Potenzial, aber es gibt noch Luft nach oben

Google is deep in the AI game as well. Like Microsoft, it's releasing AI tools for Docs, Sheets, and of course, Gmail. To unlock these possibilities, you'll have to either subscribe to a Google Workspace plan or get a Google One AI Premium subscription for your personal account.

Sie werden das Gemini-Symbol oben rechts in jeder Workspace-Anwendung bemerken. Wenn Sie in Gmail im Web darauf klicken, öffnet sich eine seitliche Registerkarte mit kontextbezogenen Aktionsvorschlägen. Wenn Sie es beispielsweise öffnen, während Sie Ihren Posteingang anzeigen, können Sie nach einer Zusammenfassung Ihrer ungelesenen E-Mails fragen. Die KI durchsucht Ihre Nachrichten und präsentiert sie dort, bereit für Folgefragen. Sie können Bestellungen auch an derselben Stelle verfolgen – eine unkomplizierte Möglichkeit, den Überblick über Ihre Einkäufe zu behalten, ohne Bestätigungen, Benachrichtigungen und Belege durchsuchen zu müssen.

Beim Öffnen einer E-Mail können Sie den Content zusammenfassen und einen Antwortentwurf anfordern, entweder über die Seitenleiste oder direkt aus der E-Mail. Gemini generiert diesen dann und fügt ihn in das Eingabefeld ein, wo er angepasst werden kann. Wenn Sie zusätzlichen Kontext benötigen, um auf Ihre E-Mails zu antworten, können Sie Gemini die Google-Suche verwenden lassen, um relevante Informationen zu suchen und dann die Antwort zu verbessern. Bitte beachten Sie, dass der Chat-Verlauf hier nicht gespeichert wird. Wenn Sie Ihren Browser aktualisieren, geht Ihre Unterhaltung also verloren.

Gemini itself doesn't integrate with Zapier, but Gmail does, so you can automate your inbox however you want. For example, you can generate a to-do list from your inbox, easily save email attachments, or send notifications from your inbox—and you can use Zapier's built-in AI at any step of the process. Learn more about how to automate Gmail, or get started with one of these pre-made workflows.

Gemini price: From $7/user/month (billed annually) in Google Workspace

Best AI email assistant for Apple customers

Apple Mail with Apple Intelligence (iPhone, Mac, iPad)

Vorteile von Apple Mail:

• Part of a broader AI feature set for Apple devices

• AI can run locally on your device

Nachteile von Apple Mail:

• Requires a compatible Apple device

Apple Intelligence is out in the world: you can now create images on your device, generate text anywhere there's an input field, or even remove intrusive details in photos you've taken in the past. AI also extends into Mail, offering the baseline set of features to help you save some time.

First, transparency: although I own an iPhone, I'm below the hardware cutoff point, which means that my device is incompatible and can't run the AI processes. What you're about to read is a roundup of online product reviews from a combination of established sources and a few Reddit posts for unfiltered feedback. The coverage is mixed, with tech reviewers excited about the summarization and prioritization features, and users frustrated with some inaccurate decisions and patchy overall experience.

Still, Apple Mail with Apple Intelligence will help you with:

• Email prioritization, bumping up the messages it thinks are more important for you based on usage patterns

• Thread summarization, generating a snippet of large emails, making them more digestible

• Generating and regenerating text; no more uncertainty when writing from scratch or triggering someone else with an unintentionally aggressive email

To extend the AI capabilities, Apple Intelligence integrates with ChatGPT as an add-on, bringing the power of OpenAI's models into play. You can opt in to this integration; once you do, it becomes unclear what happens behind the scenes. Does every generation stay locally on your device for extra privacy? Are your requests routed to OpenAI for processing? It's hard to find these answers online, so if you want to be super safe, choose to opt out of this add-on.

Despite the reviews and lack of clarity, Apple has a long history of producing market-changing products, and the seeds are there for making AI shine: the newer iPhones all carry the A18 processor, capable of running models locally. With this hardware as a base, it's a question of time until the product teams expand the feature set to become more personalized, effective, and time-saving.

Apple Mail price: Free with your Apple device (requires a compatible device)

Bester KI-E-Mail-Assistent zum Kombinieren von KI-Generierung und Nachricht-Vorlagen

Superhuman (i0S, Android, Chrome, Mac)

Vorteile von Superhuman:

• Ihren Posteingang nach Themen aufteilen, um Nachrichten zu organisieren

• Leistungsstarke Tastenkombinationen

Nachteile von Superhuman:

• Nicht so viele KI-Features wie die anderen Optionen

AI saves time when writing emails, but it might fail to produce the exact results you're looking for. This is especially true if you've crafted the perfect outreach email or the ideal company presentation paragraph. Recently acquired by text-checking giant Grammarly, Superhuman will help you balance both: the speed of AI generation and the precision of your existing messaging.

Da es sich um eine tastaturgesteuerte Anwendung handelt, müssen Sie die Tastenkombinationen lernen, um sich schnell zurechtzufinden. Dies erfordert anfangs etwas mehr Zeit zum Einarbeiten, aber sobald Sie die Grundlagen verstanden haben, werden Sie sich sehr wohl fühlen. Lassen Sie uns den Prozess des Verfassens einer neuen E-Mail mit KI und Ihren Vorlagen durchgehen:

1. Drücken Sie beim Lesen einer eingehenden E-Mail auf Enter, um zu antworten. 

2. Beginnen Sie mit der Generierung mit KI: Drücken Sie Strg + J, schreiben Sie einen kurzen Prompt und senden Sie ihn. 

3. Anschließend können Sie mit dem Snippet-Feature vorgefertigte Textblöcke hinzufügen: Klicken Sie irgendwo auf die Nachricht, tippen Sie auf ; und wählen Sie den gewünschten Block aus. Er landet genau auf diesem Teil der E-Mail.

Während Superhuman einige vordefinierte Snippets enthält, müssen Sie jedoch Ihre eigenen hinzufügen. Gehen Sie zum Bildschirm Snippets (Klicken Sie auf das Hamburger-Menü und wählen Sie Snippets oder drücken Sie G gefolgt von ;), und fügen Sie so viele private oder Team-Snippets hinzu, wie Sie benötigen. Dabei kann es sich um vollständige Nachrichten mit Anhängen oder kurze Textblöcke handeln, in denen ein von Ihnen angebotenes Produkt oder eine Dienstleistung beschrieben wird. Sie können sie mit Variablen anpassen, sodass die Felder basierend auf dem Absender der Nachricht aktualisiert werden.

Zusätzlich zu diesem generativen KI-Tool können Sie jeden Ihrer E-Mail-Threads zusammenfassen: Drücken Sie dafür beim Lesen auf M. Wenn Sie in der Zeit zurückreisen müssen, um Antworten zu finden, können Sie die KI-gestützte Suche verwenden, um Informationen zu erhalten. Die Benutzeroberfläche ist minimalistisch und bietet Tools zum Sortieren Ihres Posteingangs nach E-Mail-Typen sowie eine Möglichkeit, E-Mails als erledigt zu markieren, was für die Nachverfolgung noch offener Aufgaben nützlich ist.

Caveat time: look at that price tag. All this could be yours for (at minimum) $25 per user per month. Steep, I know. But if you love a polished user experience that turns email into a mini-game, you'll be happy with how much Superhuman can make the road to inbox zero fun again.

Superhuman price: From $25/user/month (billed annually)

Best AI email assistant for AI-powered inbox filtering

Notion Mail (Web, Mac)

Notion Mail pros:

• Deep automatic and manual filtering features

• Sehr intuitiv

Notion Mail cons:

• Minor bugs

Reading through all the emails in your inbox can feel like slowly going insane. A newsletter from your favorite creator saying your industry is dead because of AI. Your co-worker passing on an asset pack for a project. The odd spam message that made it through the filter, inviting you to invest in an oil company. It's hard to stay on topic when everything is bunched up in a tangle. Notion Mail is here to smooth it out.

When you look at the top right of the inbox, you'll see the Auto Label button. This is the AI-powered inbox filtering feature: you can type a prompt describing the messages you want to filter, and Notion Mail builds that filter for you. In the future, any message with those characteristics will be placed in a separate tab, with the option of removing it from your inbox for extra focus. It accepts a wide range of prompts, from "meeting request notifications" to "spammy emails from people I don't know."

But that's not the end of it. The Notion AI feature set is also available here: tap your space bar to start generating an email from scratch or regenerating something you wrote. When you open an email thread, you can find a short summary at the top with the gist of the conversation, helpful to get a big-picture view of a big thread and understand where things are.

The look and feel of the app takes after Notion workspace, as if your inbox crashed with a database that you can filter. If you already love this experience, you'll see it applies to emails really well, helping you create as many views (filters) as needed to keep your inbox clean and sorting/sectioning those views for extra productivity.

It's a relatively new product, launched earlier this year, but surprisingly complete considering what a modern inbox should do: email scheduling, inserting meeting availability, templates. It's not deeply integrated with Notion proper or with Notion Calendar yet, though that's the expected trajectory.

Notion Mail price: Free to use; AI features are part of Notion AI, available on the Business plan for $20/month (billed annually).

Bester KI-E-Mail-Assistent für den Datenschutz

Proton Scribe (Web)

Vorteile von Proton Scribe:

• Zero-Knowledge-Cloud-Generierung

• Version zum Herunterladen

Nachteile von Proton Scribe:

• Die aktuellen KI-Features sind nicht so robust wie die anderen auf dieser Liste

Proton Mail entstand ursprünglich in den Hallen der Europäischen Organisation für Kernforschung und wurde zunächst als datenschutzorientierter E-Mail-Dienst eingeführt, der Sie vor Schnüfflern, Atomangriffen und staatlicher Einmischung schützt. Proton Scribe baut auf diesem Erfolg auf und ist ein Proton Mail-Schreibassistent, der KI-Features in den E-Mail-Client integriert, ohne Ihre Daten zu gefährden.

Jedes Mal, wenn Sie ein KI-Feature in einer anderen Anwendung verwenden, wird eine Anfrage an einen Server gesendet, der OpenAI, Google oder einem anderen Anbieter gehört. Die Standards für die Datenübertragung sind zwar im Allgemeinen hoch, aber Sie wissen nicht wirklich, was während des Generierungsprozesses geschieht – werden Ihre Daten für Schulungszwecke gespeichert? Wird ein menschlicher Prüfer Ihre E-Mails sehen, wenn ein Problem auftritt? Proton Scribe beantwortet diese Fragen auf zwei Weisen:

• Es bietet einen Zero-Knowledge-Cloud-Generierungsdienst an. Das bedeutet, dass jede Anfrage, die Sie an ihre sicheren Server senden, nach der Ausführung gelöscht wird. Niemand bei Proton weiß, was Sie an das KI-Modell geschickt haben, also können sie es mit niemandem teilen – oder, schlimmer noch, es in einer Datenbank speichern, in die ein Hacker möglicherweise eindringen könnte.

• Es bietet ein herunterladbares KI-Modell, mit dem Sie den Inferenzprozess selbst durchführen können. Das bedeutet, dass die KI auf Ihrem Computer ausgeführt wird und die Anwendung von Proton Mail für die Steuerung zuständig ist.

Im Bereich KI-Features leistet es im Vergleich zu anderen Lösungen auf dieser Liste nicht viel – zumindest noch nicht. Scribe ist in den E-Mail-Editor integriert und kann einen neuen Entwurf erstellen, einen bestehenden Entwurf verbessern, Ihre Texte korrigieren oder Änderungen an Stil und Struktur vornehmen. Wenn Sie einen Thread beginnen oder fortsetzen, suchen Sie nach dem Bleistift mit den magischen Sternen, um die Optionen zu öffnen.

Wenn Sie vollständig privat sein und das KI-Modell auf Ihrem Computer verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderliche Hardware verfügen: Die Mindestanforderungen für Windows-Benutzer sind eine dedizierte NVIDIA- oder AMD-GPU mit mindestens 6 GB RAM, zusammen mit anderen speziellen Architekturanforderungen – und der Rest Ihres Computers sollte ebenfalls einigermaßen leistungsfähig sein. Dies erhöht die Einstiegshürde für vollständigen Datenschutz etwas, insbesondere wenn die IT-Strategie Ihres Unternehmens Low-End-Laptops vorsieht, die für anspruchsvollere Aufgaben an ein leistungsstarkes internes Unternehmensnetzwerk angeschlossen sind. Aber ist es cool, das Dröhnen der Lüfter Ihres Laptops zu hören, wenn er eine neue E-Mail generiert? Nein. Denken Sie darüber nach.

Preis für Proton Scribe: Im Proton Duo-Plan für 19,99 $/Monat enthalten

Best AI email assistant for AI-powered security

Edison Mail (Windows, Mac, Android, iOS)

Edison Mail pros:

• Fast and lightweight

• Runs almost entirely on your device

Edison Mail cons:

• No support for high-encryption standards such as S/MIME or PGP

We like to think phishing happens to other people, not us. But if you're tired at the end of the day, it's easier to click a link you think is safe and open a Pandora's box of cybersecurity issues as a result. If you and your company are a high-value target for the black hats, Edison Mail can add an extra layer of protection to prevent security breaches.

Starting off, it blocks spy pixels and read receipts, displaying a green shield to let you know they were removed. It includes smart spam filtering that lets you block senders, bulk delete messages, and easily unsubscribe to newsletters. And to make sure your messages are for your eyes only, the mobile app offers Touch/Face ID to unlock your emails.

As to the advanced security features, Edison Mail keeps track of your email communication patterns, running plenty of checks to make sure you're talking to the right people, not the hackers. It performs backend checks for the sender's mail server, looking it up over 70 spam databases and historical trends. On top of that, it parses the signatures in your emails, and automatically updates caller ID on your phone to reveal the name of who's calling you, just in case you haven't added their contact yet. This makes it easier to filter out cold calls from those of people who have your consent to connect.

Beyond the security features, Edison Mail includes a wide AI feature set, so you won't have to sacrifice productivity to sleep easy at night. It comes with AI search and filtering, with smart folders that grab and organize messages for you, and generative AI for writing drafts powered by Meta's Llama. Since this AI model is open-license, the app's development team set it to run on your device, adding an extra layer of privacy, even if it can come with performance issues for older devices.

Overall, Edison Mail is a solid app across the board for people who care about their security while keeping up with some AI features. It's not the most productivity-focused of the bunch, but if you have a lot to lose from a data breach, it's probably your best bet at staying safe.

Edison Mail price: Mail+ plan is $14.99/month or $99.99/year (subscription available via mobile app only).

Der beste KI-E-Mail-Assistent, um Ihren Posteingang zu organisieren

SaneBox (Add-on)

SaneBox pros:

• Sehr wenig Aufwand nach der Einrichtung

• Ein SaneLater-Ordner für E-Mails mit niedriger Priorität

Nachteile von SaneBox:

• Die Benutzeroberfläche ist ziemlich veraltet; sie flößt nicht viel Vertrauen ein

SaneBox ist wirklich unauffällig. Es arbeitet im Hintergrund und erledigt seine Aufgaben. Sobald Sie das Onboarding abgeschlossen und die Einstellungen optimiert haben, müssen Sie sich nicht mehr ständig einloggen. Sie können Ihren Posteingang wie gewohnt verwenden (auf jedem Client oder Gerät), er funktioniert weiterhin.

Wenn Sie den Konfigurationsprozess starten, können Sie die Labels auflisten, die Sie verwenden möchten, oder SaneBox dies für Sie erledigen lassen. Es wird Ihren Posteingang durchsuchen, um Newsletter, Unterhaltungen mit Freunden und Familie, Systemmeldungen von den von Ihnen verwendeten Anwendungen und vieles mehr herauszufiltern. Sobald Sie die Ausführung abgeschlossen haben, passiert einiges:

• Sie sehen alle Ihre E-Mails nach Kategorien sortiert und können unbrauchbare Nachrichten (z. B. E-Mail-Benachrichtigungen von Ihren Anwendungen) ganz einfach löschen.

Das passiert, nachdem die gründliche Reinigung abgeschlossen ist:

• Die wichtigen E-Mails bleiben in Ihrem Posteingang, damit Sie sich zuerst auf sie konzentrieren können.

• Alle E-Mails mit niedrigerer Priorität werden dem SaneLater-Ordner hinzugefügt. Sie können ihm einmal täglich besuchen, um alles zu lesen. Es wird empfohlen, diese Seite in den ersten Wochen nach der Nutzung von SaneBox regelmäßig zu besuchen, da das System noch lernt und seine Genauigkeit sich mit der Zeit verbessert. Sie können das Modell trainieren, indem Sie unwichtige E-Mails aus Ihrem Posteingang in den SaneLater-Ordner verschieben.

• Sie können Ordner für jedes Thema oder jede Gruppe von Personen erstellen, E-Mails in diese Ordner ziehen und SaneBox wird Ihre Absichten erkennen. In Zukunft werden ähnliche E-Mails gesammelt.

Wenn Sie viele lästige Nachrichten von einem einzigen Absender erhalten, können Sie diese in das SaneBlackHole werfen: Es zieht alle Folge-E-Mails in seinen Anziehungspunkt, sodass Sie nie wieder etwas von dieser Person oder Organisation hören.

All diese KI-gestützten Sortierfunktionen sorgen dafür, dass Ihre Aufmerksamkeit immer auf Ihre wichtigen E-Mails gerichtet ist und Ihr Posteingang den ganzen Tag über sauber und geordnet bleibt.

SaneBox price: From $4.13/month (paid biyearly)

Weitere KI-E-Mail-Assistenten, die Sie im Auge behalten sollten

Es gibt einige KI-E-Mail-Anwendungen, die aufgrund meiner strengen Kriterien nicht ganz den Anforderungen entsprachen, die ich jedoch dennoch gerne mit Ihnen teilen möchte. Mit zunehmender Weiterentwicklung werden möglicherweise weitere KI-Features integriert oder die Verwaltung des persönlichen Posteingangs verbessert. Behalten Sie diese Tools daher auf jeden Fall im Auge.

• Mailytica optimiert den Kundenservice, indem es KI einsetzt, um sich wiederholende E-Mails im großen Umfang zu skalieren. Sie erhalten ein eigenes Modell, das mit den Nachrichten Ihres Unternehmens trainiert wurde, Zugriff auf E-Mail-Klassifizierung, E-Mail-Antwortvorschläge basierend auf Blöcken (nicht auf Generierung), Stimmungsanalyse und zahlreiche erweiterte Features, mit denen Sie Zeit sparen und die Konsistenz verbessern können.

• EmailTree war früher Teil dieser Liste, aber die Preisgestaltung passt jetzt besser zu Kundensupport-Teams, die E-Mails und Zendesk-Tickets bearbeiten müssen. Es bietet KI und fortschrittliche Automatisierungsfeatures, mit denen Sie E-Mails schnell und präzise bearbeiten können.

Vereinfachen Sie E-Mails mit Zapier

Ich liebe das Gefühl, wenn sich keine ungelesenen E-Mails in meinem Posteingang befinden. Ich gestehe, dass das immer seltener vorkommt. Daher ist es an der Zeit, mich auf die Seite der Bots zu stellen. Mit KI in Ihrem Posteingang können Sie wichtige Nachrichten agiler bearbeiten, weniger dringende Nachrichten elegant verwalten und den Rest einfach löschen.

While we're still waiting for more competition when it comes to AI email assistants, the apps above are a good start. You can also create your own AI email workflows using Zapier. Here are a few ways you can make it happen:

• Use AI to automatically write business emails, sales emails, or email summaries straight from the other apps you use most.

• Erstellen Sie ein maßgeschneidertes System mit der Zapier Interfaces KI-E-Mail-Assistentenvorlage, um eingehende E-Mails automatisch zu kategorisieren, den Content jeder E-Mail zusammenzufassen und alle Ihre E-Mails in Zapier Tables zu protokollieren.

• Use Zapier Agents to build an AI email assistant equipped with your live business data. Zapier Agents can monitor incoming communications and alert you to priorities, review emails and then notify you via Slack about anything urgent, or automatically draft email responses with AI.

Here's a template to get you started.

Vorlage für einen KI-E-Mail-Assistenten

E-Mails mit KI automatisch sortieren, zusammenfassen und an einem Ort verwalten.

Ausprobieren

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Dieser Artikel wurde ursprünglich im September 2023 veröffentlicht. Die letzte Aktualisierung war im August 2025.