Die 9 besten KI-E-Mail-Assistenten in 2025

E-Mail ist eine digitale Hydra. Für jede E-Mail, die Sie aus Ihrem Posteingang löschen, kommen zwei neue hinzu. Sie geben die Informationen schließlich an Ihren Kollegen weiter, ertrinken jedoch in einer Flut von Newslettern. Wäre es nicht großartig, wenn KI Ihr persönlicher E-Mail-Herkules sein könnte?

Der Wettbewerb um die beste Software für KI-E-Mail-Assistenten läuft auf Hochtouren. Sie finden leistungsstarke Optionen, die Ihnen beim Schreiben von E-Mails, Verbessern der Kommunikation, Sortieren von Gesprächen oder blitzschnellem Löschen eines Stapels von Junk-Mail helfen. Das ist eine Menge im Vergleich zu den ersten KI-E-Mail-Anwendungen, die sich lediglich in OpenAI integrierten, um Entwürfe zu schreiben und dann Feierabend machten.

Diesmal verbrachte ich zwei Wochen damit, die besten KI-E-Mail-Assistenten zu recherchieren und zu testen und ich habe eine Shortlist für Sie zum Ausprobieren zusammengestellt – mit Anwendungen, auf die Sie achten sollten. Und falls Sie Ihre eigenen KI-gestützten E-Mail-Workflows erstellen möchten, habe ich eine kurze Übersicht hinzugefügt, wie diese Technologie Ihnen dabei helfen kann.

Die besten KI-E-Mail-Assistenten

• Shortwave für KI-gestützte E-Mail-Suche

• Microsoft Copilot Pro for Outlook zur Verbesserung der Kommunikation

• Gemini für Gmail für Google Workspace-Benutzer

• Apple Intelligence für Apple Mail für Apple-Kunden

• Superhuman für die Kombination von KI-Generierung mit Nachricht-Vorlagen

• Notion Mail für KI-gestütztes Postfachfiltern

• Proton Scribe für den Datenschutz

• Edison Mail für KI-gestützte Sicherheit

• SaneBox zur Organisation Ihres Posteingangs

Was kann KI zu E-Mails beitragen?

Seit ich diesen Artikel zum ersten Mal geschrieben habe, hat sich bei KI-E-Mails viel getan. Die Intelligenz der Modelle nahm ständig zu, die Software-Tools zur Schnittstelle mit ihnen wurden stabiler und leistungsfähiger und die Anwendungen demzufolge im Laufe der Zeit zuverlässiger.

KI ist noch nicht bereit, unbeaufsichtigt zu arbeiten– und darum geht es hier auch nicht – aber es ist ein großartiges Tool, um durch Organisation, Einblicke, Schreibunterstützung und Automatisierung bei jeder Nachricht Minuten zu sparen.

In diesen Bereichen kann KI Ihnen beim Verbessern von E-Mails helfen. Sie lesen nun über Features, die bereits in die Anwendungen auf dieser Liste einbezogen sind, obwohl es einige erweiterte Fähigkeiten nur in Lösungen auf Unternehmensniveau oder kundenspezifischen Integrationen gibt, die hier nicht behandelt werden.

Verarbeitung von E-Mail-Content

Modelle wie GPT-4o und Claude 4 haben ein tiefes Verständnis der menschlichen Sprache und analysieren den Content jeder E-Mail aus jedem Blickwinkel, den Sie benötigen. Abhängig von dem Prompt, den Sie an die zu analysierende E-Mail-Nachricht anhängen, können Sie:

• Eine Stimmungs- und Absichtsanalyse der Nachricht ausführen, um einen Überblick zu erhalten, wie sich Absender fühlen und wie sie basierend auf ihrer Sprache fortfahren möchten. Dies ist nützlich, um zu verstehen, ob Sie taktvoller antworten sollten oder das Gespräch selbstsicher fortsetzen können.

• Einen Set von Tags zum Sortieren eingehender E-Mails generieren. Legen Sie Themen oder Merkmale fest, die KI verarbeitet die Nachricht, weist ein Tag zu und Ihr Posteingang gruppiert alle Nachrichten mit demselben Tag in einem Filter oder einer Ansicht. Das ist nützlich, um Antworten nach Themen zu stapeln und das Wechseln zwischen Kontext zu reduzieren.

• Die E-Mail oder den gesamten E-Mail-Thread zusammenfassen, damit Sie nicht 15 Antworten lesen müssen, um zu verstehen, was vor sich geht. Das Wesentliche in einem Absatz auf den Punkt bringen.

• Die Nutzung Ihres Posteingangs optimieren, indem Sie Ihre Nutzung und Messaging-Partner mithilfe von KI analysieren lassen. So können Sie beispielsweise unbeantwortete E-Mails mit hoher Priorität identifizieren, häufige Absender und wiederkehrende Themen erkennen oder Regeln zum Löschen oder Filtern Ihres Posteingangs vorschlagen.

• Erhalten Sie Coaching für Ihren E-Mail-Entwurf, indem Sie Feedback dazu einholen, wie Sie wahrgenommen werden könnten, einschließlich Struktur, Tonfall und Wortwahl.

• Erkennen von Datentypen, Aktionen oder Aufgaben extrahieren, nachdem Sie in E-Mail-Content entdeckt wurden (beispielsweise Fristen oder nächste Schritte) und in Kalenderereignisse oder Aufgaben umwandeln.

Business Intelligence und Anreicherung

Einen Schritt über die grundlegende Verarbeitung hinaus kann KI Mustererkennung und Datenintegrationen verwenden und Ihren Posteingang als Ausgangspunkt für die Suche und Anzeige relevanter Informationen nutzen.

Sie können beispielsweise nach der Extraktion aller Daten aus einem E-Mail-Thread über ein Projekt, KI-fähige Systeme verwenden, um alle zugehörigen Aufgaben, Dokumente und die Kontaktinformationen der an der Umsetzung beteiligten Personen zu erfassen.

Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Projektmanager oder Teamleiter sind. Sie erhalten Updates und können den Projektstatus im Zeitverlauf vergleichen, um zu erkennen, wie er sich nahezu in Echtzeit entwickelt und ihn dann mit einer kurzen Nachricht voranbringen.

Im Vertrieb ist die Anreicherung bereits beliebt, durch die Kombination der Suche in Lead-Datenbanken und KI-gestützter Online-Recherche. So kann ein ganzheitliches Bild von einer Person und ihrem Unternehmen entstehen, was Sie dabei unterstützt, einen personalisierten Verkaufsprozess aufzubauen, der abgeschlossene Deals vorantreibt.

Automatisches Antworten, Schreiben und Umschreiben

Einige Antworten sind ziemlich einfach. Warum sollten Sie Intellekt und Tastenanschläge mit dem Schreiben einer kurzen Danksagung verschwenden? Die meisten KI-E-Mail-Assistenten bieten generative KI-Features zum Schreiben einer Antwort basierend auf einem Prompt und wandeln Ihr „Ja sagen und das Treffen für vereinbaren 5“ in eine ausführliche Nachricht um.

Gleichzeitig können Sie die Seite zum Verfassen von E-Mail-Entwürfen als Ablage für Ihre Ideen verwenden, damit KI sie in etwas Artikuliertes und Professionelles verwandeln kann, das zum Versenden bereit ist. So kann das Erlebnis wesentlich intuitiver für Sie sein und gleichzeitig den Empfängern den vollständigen Kontext bieten – vor allem, wenn Sie nicht gerne schreiben oder keine Zeit dafür haben.

Generative KI ermöglicht auch die Unterstützung mehrerer Sprachen, so können Ihre Nachrichten einfach übersetzt werden. Wenn Sie ein multinationales Unternehmen leiten, ist es möglich, die Original-E-Mail auf Englisch zu senden und Übersetzungen für alle hinzuzufügen.

Automatische Antworten sind in dieser Kategorie noch nicht die Norm. Gute Antworten erfordern Kontext, das heißt, Ihr Posteingang muss mit Ihren Datenquellen verbunden sein. Einer der KI-Trends dieses Jahres ist der Aufstieg von MCP (Modellkontextprotokoll, ein Konnektor-Standard für Daten und KI-Modelle), der die Konnektivität zwischen Anwendungen vereinfachen und eine Welle hyperpersonalisierter Features in der von uns verwendeten Software ermöglichen könnte.

Aber wenn es auf automatische Antworten ankommt, können Sie in Betracht ziehen, Ihr E-Mail-Postfach mit Zapier zu verbinden und zur Integration mit ChatGPT oder anderen Modellen zu verwenden, damit es E-Mails für Sie generieren und automatisch senden kann. Hier sind einige Beispiele, um Ihnen zu zeigen, wie es funktioniert.

Multimodalität

KI ermöglicht Multimodalität: die Verwendung von Stimme zur Bearbeitung von Text, von Text zum Generieren von Stimme, von Stimme zum Erstellen eines Bilds und so weiter. Das ist in KI-E-Mail-Assistenten nicht sehr verbreitet, obwohl einige KI-Anwendungen für persönliche Assistenten die Stimme häufig nutzen, um sie in eine Anweisung oder einen Ausgangspunkt zum Schreiben einer Nachricht umzuwandeln.

Sehen Sie sich auf jeden Fall Anwendungen wie Martin KI an, wenn Sie interessiert sind, aber gehen Sie es langsam an: Ich habe gesehen, dass ein Teil der Software für persönliche Assistenten sich in Richtung Workflow- und Vertriebsautomatisierung verlagert hat, was bedeutet, dass es für diese Kategorie möglicherweise nicht genügend Nachfrage gibt, um daraus ein profitables Unternehmen aufzubauen (und sie daher entweder ihr Produkt ändern oder den Markt verlassen müssen).

Was macht die beste KI-E-Mail-Assistentensoftware aus?

Basierend auf allen Möglichkeiten, die diese Technologie bietet, reicht generative KI nicht aus. Die beste KI-E-Mail-Assistentensoftware muss ein wenig mehr bieten. Hier ist, wonach ich gesucht habe, als ich alle Anwendungen getestet habe, die behaupten, KI-E-Mail-Clients zu sein. 

• Einfache E-Mail-Integration. Der Integrationsprozess mit den gängigsten E-Mail-Diensten sollte einfach und schnell sein.

• Verwaltung des Posteingangs. Ich habe individuellen Anwendungen zur Verwaltung des Posteingangs Priorität eingeräumt. Im Moment lasse ich Anwendungen aus, die sich auf Vertrieb und Öffentlichkeitsarbeit oder Kundenservice konzentrieren – ich zeige Ihnen, wie KI Ihren persönlichen Posteingang verändern kann, ob zu Hause oder bei der Arbeit.

• KI-Features. Ich war auf der Suche nach KI-Features, die über generativen Text hinausgehen, beispielsweise Stimmungsanalyse Absichtserkennung, automatische Kennzeichnung oder Datenextraktion.

• Produktivität und Automatisierung. KI ist nur ein Tool unter vielen, daher sollten diese Anwendungen weitere Features und Einstellungen bieten, die Ihnen helfen, Zeit zu sparen und Ihren Posteingang schneller leer zu bekommen.

• Datenschutz. Ihre E-Mails sind privat, daher sollte das Hinzufügen einer solchen Anwendung zu Ihrer Sammlung kein Sicherheitsrisiko darstellen. Ich lese die Datenschutzrichtlinien jeder Anwendung, um zu verstehen, wie sicher Ihre Daten sind.

Zwei Wochen lang habe ich das Internet nach allen KI-E-Mail-Assistenten durchforstet, die ich finden konnte. Ich habe diejenigen gefiltert, die lediglich generative KI in das Verfassen-Fenster integriert haben. Danach war die Auswahl schon kleiner. Ich habe mich für jeden von ihnen angemeldet, die Plattform konfiguriert, bis sie einsatzbereit war, und einige E-Mails zwischen meinen E-Mail-Konten hin und her geschickt. Ich habe mit den Einstellungen experimentiert beobachtet, wie gut die KI meinen Anforderungen gerecht wurde, und habe dann diese Anwendungen ausgewählt.

Die besten KI-E-Mail-Assistenten auf einen Blick

Der beste KI-E-Mail-Assistent für die Suche im E-Mail-Verlauf

Shortwave (Web, Android, iOS)

Vorteile von Shortwave:

• Umfassende Integration mit Google Calendar

• Der KI-Assistent ist sehr flexibel

Nachteile von Shortwave:

• Die Interface wirkt manchmal unübersichtlich

Shortwave sitzt hier selbstbewusst auf dem Thron und verfügt von allen Anwendungen auf dieser Liste über die größte Palette an KI-Features. Sie befinden sich alle oben rechts auf Ihrem Bildschirm: Klicken Sie dort auf das Symbol mit den magischen Sternen, und ein Chatfenster wird auf der rechten Seite eingeblendet. Dies ist der Shortwave KI-Assistent.

Die einzigartigste Möglichkeit, die es bietet, ist die KI-gestützte E-Mail-Suche. Sie können Fragen an Ihren Posteingang stellen, um alte, vergessene Unterhaltungen wieder aufzugreifen, ohne sich im Chaos zu verlieren. Darüber hinaus kann es Daten aus E-Mail-Threads extrahieren („Erstellen eine Liste aller Aufgaben im Projekt zur Neugestaltung der Website“), Content generieren („Schreibe einen Tweet basierend auf meinen E-Mails zum Thema Produktivität“) oder Ihre Fragen im ChatGPT-Stil beantworten.

E-Mail und Kalender gehen in der Regel Hand in Hand. In Shortwave können Sie Meetings oder neue Ereignisse in natürlicher Sprache planen, mit einem einfachen Prompt wie „Plane ein Meeting für mich und John in 2 Tagen um 18 Uhr.“ Ich habe genau diesen Prompt verwendet, und das Meeting erschien in meinem Kalender. Ich musste nichts Weiteres tun. Und wenn Sie Ihre Verfügbarkeit nicht kennen, fragen Sie einfach nach, und Sie erhalten eine Übersicht über Ihre freien Termine für die nahe Zukunft.

Die KI-Features waren früher über die Schnittstelle verteilt und durch das Symbol mit den magischen Sternen gekennzeichnet, aber das ändert sich jetzt. Die meisten Aktionen werden nun im speziellen Chatfenster auf der linken Seite des Bildschirms ausgeführt, wo Sie Tipps zum Ordnen Ihres Posteingangs erhalten, E-Mail-Thread-Zusammenfassungen erhalten und mit externen verbundenen Anwendungen interagieren können. Zu den größten nativen Integrationen gehören Notion, HubSpot und Asana.

Und dann, auf der rechten Seite, wo Sie Ihre Antworten schreiben, befinden sich wieder die magischen Sterne: Sie können eine Nachricht von Grund auf neu erstellen oder auf der Grundlage einer Eingabeaufforderung. Dadurch wird die Aktion wieder in die Seitenleiste verschoben, Sie können die KI-Ausgabe jedoch problemlos zu einer neuen Antwort hinzufügen und die Konversation am Laufen halten.

Eine kleine Enttäuschung: Shortwave funktioniert derzeit nur mit Gmail-Konten, daher müssen Sie, wenn Sie E-Mails mit anderen Anbietern austauschen, darauf verzichten. Hoffentlich wird es in Zukunft mit mehr Posteingängen integriert.

Shortwave Preis: Gratis-Tarif verfügbar, kostenpflichtige Pläne ab 14 $/Nutzer/Monat

Bester KI-E-Mail-Assistent zur Verbesserung der Kommunikation

Microsoft Copilot Pro für Outlook (Windows, Mac, Android, iOS)

Vorteile von Copilot Pro für Outlook

• Tendiert dazu, die neuesten OpenAI-Modelle schnell zu erhalten

• Schaltet auch KI-Features in Ihren anderen Office-Anwendungen frei

Nachteile von Copilot Pro für Outlook:

• Keine Integration mit E-Mail-Postfächern von anderen Anbietern als Microsoft

Die KI-Erweiterung von Microsoft wird mit der Veröffentlichung von Copilot Pro fortgesetzt. Outlook ist eine der Anwendungen, die einen Boost erhält, mit drei herausragenden KI-Features, die zwar nicht bahnbrechend sind, aber sehr gut implementiert und benutzerfreundlich sind. Und da wir von einem Technologieriesen sprechen, könnte sich diese Liste schnell erweitern.

Der erste Punkt ist einfach: Sie können mit KI E-Mails von Grund auf verfassen. Wenn Sie eine neue E-Mail verfassen, schauen Sie auf die rechte Seite der Symbolleiste, klicken Sie auf das Copilot-Symbol und wählen Sie Entwurf mit Copilot aus. Dadurch werden die Einstellungen geöffnet, in denen Sie Ihren Prompt eingeben, den Ton und die Länge festlegen und dann mit der Erstellung beginnen können.

Der zweite Punkt ist die Thread-Zusammenfassung: Wie bei den anderen auf dieser Liste können Sie einen Überblick über ein Gespräch in einer Themenliste erhalten. Im Gegensatz zu anderen Programmen auf dieser Liste fügt Copilot kleine hochgestellte Zahlen hinzu, mit denen Sie direkt zu der Nachricht springen können, in der das Thema besprochen wird. Das ist sehr hilfreich, um Ihre Unterhaltungen nach bestimmten Aussagen zu durchsuchen.

Die letzte Funktion hat mich wirklich überrascht. Mit „Coaching by Copilot” können Sie Ihre E-Mail-Nachrichten analysieren lassen, um zu erfahren, wie sich Tonfall, Content und Struktur der E-Mail auf den Empfänger auswirken. Ich habe eine allgemeine E-Mail zum Projektstart verfasst, um dies zu testen, und es wurde mir empfohlen, enthusiastischer zu sein, meine Wertschätzung für den Beitrag des Lesers auszudrücken und die Themen für mehr Klarheit aufzuschlüsseln. Dies beinhaltet einige Beispielsätze, damit Sie wissen, wie Sie die ersten Schritte machen. Eine gut geschriebene E-Mail kann Ihnen viel Kopfzerbrechen ersparen. Ich finde sie daher sehr hilfreich, um Projekte zu verwalten, Updates bereitzustellen und die Kommunikation effektiver zu gestalten.

Outlook rundet das Ganze mit einer netten Funktion ab: Wenn Sie eine E-Mail mit KI erstellen und auf „Senden“ klicken, wird ein Pop-up angezeigt, das Sie darauf hinweist, dass die KI möglicherweise ungenau ist, und Sie auffordert, den Content noch einmal zu überprüfen, bevor Sie ihn versenden.

Und natürlich ist dies nicht der einzige Ort, an dem Sie KI nutzen können. Sie erhalten auch Copilot-Features, mit denen Sie Dokumente in Word schreiben, Präsentationen in PowerPoint erstellen und Daten in Excel analysieren können. Außerdem können Sie Microsoft Outlook mit Zapier integrieren, um es mit allen anderen Anwendungen zu verbinden, die Sie bei der Arbeit verwenden. Das bedeutet, KI-gestützte Workflows zu erstellen, die automatisch E-Mails verfassen und Informationen aus Ihrem Posteingang an alle anderen Anwendungen senden können, die Sie bei der Arbeit verwenden. Erfahren Sie mehr darüber, wie Outlook automatisiert wird oder starten Sie mit einem dieser vorgefertigten Workflows.

Wichtig: Copilot funktioniert nur mit E-Mail-Adressen, die auf Microsoft-bezogene Domains enden, wie @outlook.com, @live.com oder @hotmail.com. Dies kann mit dem Datenschutz zusammenhängen. Ich konnte es beispielsweise nicht mit einem Gmail-Konto zum Laufen bringen. Und wenn wir schon beim Thema Datenschutz sind: Es ist nicht ganz klar, ob Ihre Daten als Privatnutzer für das Training oder die Feinabstimmung von Modellen verwendet werden. Für Unternehmen gelten die Daten-Governance-Einstellungen, die Sie eingerichtet haben, wenn Sie mit den LLMs von Microsoft arbeiten, es sei denn, Sie verwenden Plug-ins oder eine Internetbasierte Generierung.

Microsoft Copilot Pro Preis: Microsoft 365 -Abonnement erforderlich, ab 4,75 $/Monat. Pläne mit KI ab 129,99 $/Jahr.

Bester KI-E-Mail-Assistent für Google Workspace-Nutzer

Gemini for Gmail (Web, iOS, Android)

Vorteile von Gemini for Gmail:

• Nahtlose Integration mit Gmail

• Vielzahl an Einstiegs- und Folge-Prompts

Nachteile von Gemini for Gmail:

• Viel Potenzial, aber es gibt noch Luft nach oben

Google spielt auch eine große Rolle im KI-Spiel. Wie Microsoft veröffentlicht Google KI-Tools für Docs, Sheets und Gmail. Um diese Möglichkeiten freizuschalten, müssen Sie entweder einen Google Workspace-Plan abonnieren oder ein Google One AI Premium -Abonnement für Ihr persönliches Konto kaufen.

Sie werden das Gemini-Symbol oben rechts in jeder Workspace-Anwendung bemerken. Wenn Sie in Gmail im Web darauf klicken, öffnet sich eine seitliche Registerkarte mit kontextbezogenen Aktionsvorschlägen. Wenn Sie es beispielsweise öffnen, während Sie Ihren Posteingang anzeigen, können Sie nach einer Zusammenfassung Ihrer ungelesenen E-Mails fragen. Die KI durchsucht Ihre Nachrichten und präsentiert sie dort, bereit für Folgefragen. Sie können Bestellungen auch an derselben Stelle verfolgen – eine unkomplizierte Möglichkeit, den Überblick über Ihre Einkäufe zu behalten, ohne Bestätigungen, Benachrichtigungen und Belege durchsuchen zu müssen.

Beim Öffnen einer E-Mail können Sie den Content zusammenfassen und einen Antwortentwurf anfordern, entweder über die Seitenleiste oder direkt aus der E-Mail. Gemini generiert diesen dann und fügt ihn in das Eingabefeld ein, wo er angepasst werden kann. Wenn Sie zusätzlichen Kontext benötigen, um auf Ihre E-Mails zu antworten, können Sie Gemini die Google-Suche verwenden lassen, um relevante Informationen zu suchen und dann die Antwort zu verbessern. Bitte beachten Sie, dass der Chat-Verlauf hier nicht gespeichert wird. Wenn Sie Ihren Browser aktualisieren, geht Ihre Unterhaltung also verloren.

Gemini selbst ist nicht in Zapier integriert, aber Gmail, Sie können also Ihren Posteingang nach Belieben automatisieren. Sie können zum Beispiel eine To-Do-Liste aus Ihrem Posteingang generieren, E-Mail-Anhänge einfach speichern oder Benachrichtigungen von Ihrem Posteingang aus senden – und Sie können die integrierte KI von Zapier in jedem Schritt des Prozesses verwenden. Erfahren Sie mehr darüber, wie Gmail automatisiert wird oder starten Sie mit einem dieser vorgefertigten Workflows.

Gemini Preis: Ab 7 $/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) in Google Workspace

Bester KI-E-Mail-Assistent für Apple-Kunden

Apple Mail mit Apple Intelligence (iPhone, Mac, iPad)

Vorteile von Apple Mail:

• Teil eines umfassenderen Sets von KI-Features für Apple-Geräte

• KI kann lokal auf Ihrem Gerät ausgeführt werden.

Nachteile von Apple Mail:

• Erfordert ein kompatibles Apple-Gerät

Apple Intelligence ist da: Sie können nun Bilder auf Ihrem Gerät erstellen, Text überall dort generieren, wo es ein Eingabefeld gibt, oder sogar störende Details in Fotos entfernen, die Sie früher einmal aufgenommen haben. KI erstreckt sich auch auf Mail und bietet die grundlegenden Features, mit denen Sie Zeit sparen können.

Zunächst zur Transparenz: Obwohl ich ein iPhone besitze, liege ich unter der Hardware-Grenze, was bedeutet, dass mein Gerät nicht kompatibel ist und die KI-Prozesse nicht ausführen kann. Was Sie nun lesen, ist eine Zusammenstellung von Online-Produktbewertungen aus einer Kombination von etablierten Quellen und ein paar Reddit-Beiträgen für ungefiltertes Feedback. Die Reaktionen sind gemischt: Technik-Rezensenten sind von den Features für Zusammenfassung und Priorisierung begeistert und Nutzer sind wegen einiger ungenaue Entscheidungen und der nicht einheitlichen Gesamterfahrung frustriert.

Dennoch kann Apple Mail mit Apple Intelligence Ihnen folgendermaßen helfen:

• E-Mail-Priorisierung, die basierend auf Nutzungsmustern die Nachrichten nach oben verschiebt, die für wichtiger gehalten werden

• Thread-Zusammenfassung generiert einen Ausschnitt aus großen E-Mails zur Vereinfachung

• Generieren und neu generieren von Text. Keine Ungewissheit mehr beim Schreiben von Anfang an oder ob man jemanden mit einer unbeabsichtigt aggressiven E-Mail triggert.

Zum Erweitern der KI-Fähigkeiten integriert sich Apple Intelligence als Add-on in ChatGPT und bringt die Leistungsfähigkeit der OpenAI-Modelle ins Spiel. Sie können sich für diese Integration anmelden. Wenn Sie es tun, wird unklar, was hinter den Kulissen passiert. Bleibt jede Generation für zusätzlichen Datenschutz lokal auf Ihrem Gerät? Werden Ihre Anfragen zur Bearbeitung an OpenAI weitergeleitet? Es ist schwierig, diese Antworten online zu finden. Wenn Sie also auf Nummer sicher gehen möchten, entscheiden Sie sich dafür, dieses Add-on abzulehnen.

Trotz der Bewertungen und des Mangels an Klarheit hat Apple eine lange Geschichte bei der Herstellung marktverändernder Produkte, und die Basis ist da, um KI zum Glänzen zu bringen: Die neueren iPhones sind alle mit dem A18 -Prozessor ausgestattet, der Modelle lokal ausführen kann. Mit dieser Hardware als Basis ist es nur eine Frage der Zeit, bis die Produktteams das Set an Features erweitern, damit es noch individueller, effektiver und zeitsparender wird.

Apple Mail Preis: Kostenlos mit Ihrem Apple-Gerät (erfordert ein kompatibles Gerät)

Bester KI-E-Mail-Assistent zum Kombinieren von KI-Generierung und Nachricht-Vorlagen

Superhuman (i0S, Android, Chrome, Mac)

Vorteile von Superhuman:

• Ihren Posteingang nach Themen aufteilen, um Nachrichten zu organisieren

• Leistungsstarke Tastenkombinationen

Nachteile von Superhuman:

• Nicht so viele KI-Features wie die anderen Optionen

KI spart beim Schreiben von E-Mails Zeit, liefert jedoch möglicherweise nicht die gewünschten Ergebnisse. Das trifft vor allem zu, wenn Sie die perfekte Kaltakquise-E-Mail oder den idealen Absatz zur Unternehmenspräsentation verfasst haben. Superhuman wurde kürzlich von dem Textprüfungsriesen Grammarly übernommen und hilft Ihnen dabei, beides auszugleichen: die Geschwindigkeit der KI-Generierung und die Genauigkeit Ihrer vorhandenen Nachrichten.

Da es sich um eine tastaturgesteuerte Anwendung handelt, müssen Sie die Tastenkombinationen lernen, um sich schnell zurechtzufinden. Dies erfordert anfangs etwas mehr Zeit zum Einarbeiten, aber sobald Sie die Grundlagen verstanden haben, werden Sie sich sehr wohl fühlen. Lassen Sie uns den Prozess des Verfassens einer neuen E-Mail mit KI und Ihren Vorlagen durchgehen:

1. Drücken Sie beim Lesen einer eingehenden E-Mail auf Enter, um zu antworten. 

2. Beginnen Sie mit der Generierung mit KI: Drücken Sie Strg + J, schreiben Sie einen kurzen Prompt und senden Sie ihn. 

3. Anschließend können Sie mit dem Snippet-Feature vorgefertigte Textblöcke hinzufügen: Klicken Sie irgendwo auf die Nachricht, tippen Sie auf ; und wählen Sie den gewünschten Block aus. Er landet genau auf diesem Teil der E-Mail.

Während Superhuman einige vordefinierte Snippets enthält, müssen Sie jedoch Ihre eigenen hinzufügen. Gehen Sie zum Bildschirm Snippets (Klicken Sie auf das Hamburger-Menü und wählen Sie Snippets oder drücken Sie G gefolgt von ;), und fügen Sie so viele private oder Team-Snippets hinzu, wie Sie benötigen. Dabei kann es sich um vollständige Nachrichten mit Anhängen oder kurze Textblöcke handeln, in denen ein von Ihnen angebotenes Produkt oder eine Dienstleistung beschrieben wird. Sie können sie mit Variablen anpassen, sodass die Felder basierend auf dem Absender der Nachricht aktualisiert werden.

Zusätzlich zu diesem generativen KI-Tool können Sie jeden Ihrer E-Mail-Threads zusammenfassen: Drücken Sie dafür beim Lesen auf M. Wenn Sie in der Zeit zurückreisen müssen, um Antworten zu finden, können Sie die KI-gestützte Suche verwenden, um Informationen zu erhalten. Die Benutzeroberfläche ist minimalistisch und bietet Tools zum Sortieren Ihres Posteingangs nach E-Mail-Typen sowie eine Möglichkeit, E-Mails als erledigt zu markieren, was für die Nachverfolgung noch offener Aufgaben nützlich ist.

Ein Vorbehalt: Sehen Sie sich die Preise genau an. All dies könnte Ihres sein (für mindestens) 25 $ pro Nutzer und Monat. Nicht gerade günstig, ich weiß. Wenn Sie jedoch Wert auf ein ausgefeiltes Nutzererlebnis legen, das E-Mails in ein Minispiel verwandelt, werden Sie davon begeistert sein, wie viel Spaß es mit Superhuman machen kann, Ihren Posteingang wieder vollständig zu leeren.

Superhuman-Preis: Ab 25 $/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

Bester KI-E-Mail-Assistent für KI-gestütztes Posteingangsfiltern

Notion Mail (Web, Mac)

Vorteile von Notion Mail:

• Tiefgehende automatische und manuelle Filter-Features

• Sehr intuitiv

Nachteile von Notion Mail:

• Kleinere Bugs

Das Lesen aller E-Mails in Ihrem Posteingang kann sich anfühlen, als würde man langsam den Verstand verlieren. Ein Newsletter von Ihrem Lieblings-Ersteller, dass Ihre Branche aufgrund von KI tot ist. Ihr Kollege gibt ein Asset-Paket für ein Projekt weiter. Die eine oder andere Spam-Nachricht, die es durch den Filter geschafft hat und Sie einlädt, in ein Ölunternehmen zu investieren. Es ist schwer, beim Thema zu bleiben, wenn alles in einem Wirrwarr gebündelt ist. Notion Mail bringt es in Ordnung.

Wenn Sie oben rechts im Posteingang nachsehen, sehen Sie die Schaltfläche Automatische Kennzeichnung. Dies ist das KI-gestützte Feature zum Filtern des Posteingangs: Sie können einen Prompt mit einer Beschreibung der Nachrichten eingeben, die Sie filtern möchten und Notion Mail erstellt diesen Filter für Sie. In Zukunft wird jede Nachricht mit diesen Merkmalen auf einem separaten Tab platziert, mit der Möglichkeit, sie aus Ihrem Posteingang zu entfernen, um mehr Aufmerksamkeit zu erhalten. Eine breite Palette von Prompts wird akzeptiert, von „Benachrichtigungen zu Meetinganfragen“ bis hin zu „Spam-E-Mails von Leuten, die ich nicht kenne.“

Aber das ist noch nicht alles. Die Notion KI-Features sind auch hier verfügbar: Tippen Sie auf die Leertaste, um eine E-Mail von Anfang an neu zu erstellen oder etwas neu zu generieren, das Sie geschrieben haben. Wenn Sie einen E-Mail-Thread öffnen, finden Sie oben eine kurze Zusammenfassung, worum es bei dem Gespräch geht. Das ist hilfreich, um einen Überblick über einen großen Thread zu erhalten und den Stand der Dinge zu verstehen.

Das Erscheinungsbild der Anwendung ähnelt dem Notion-Arbeitsbereich, als wäre Ihr Posteingang mit einer Datenbank zusammengestoßen, die Sie filtern können. Wenn Ihnen diese Erfahrung bereits gefällt, werden Sie feststellen, dass sie sehr gut auf E-Mails angewendet werden kann. Sie können so viele Ansichten (Filter) erstellen, wie Sie benötigen, damit Ihr Posteingang übersichtlich bleibt und diese Ansichten für zusätzliche Produktivität sortieren und unterteilen.

Es ist ein relativ neues Produkt, das Anfang des Jahres auf den Markt kam, aber erstaunlich vollständig, wenn man bedenkt, was ein moderner Posteingang alles können sollte: E-Mail-Zeitplanung, Einfügen der Meeting-Verfügbarkeit, Vorlagen. Es ist noch nicht tief in Notion selbst oder in Notion Calendar integriert, obwohl das der erwartete Entwicklungsverlauf ist.

Notion Mail Preis: Kostenlose Nutzung. KI-Features sind Teil von Notion KI, verfügbar im Business-Plan für 20 $/Monat (jährliche Abrechnung).

Bester KI-E-Mail-Assistent für den Datenschutz

Proton Scribe (Web)

Vorteile von Proton Scribe:

• Zero-Knowledge-Cloud-Generierung

• Version zum Herunterladen

Nachteile von Proton Scribe:

• Die aktuellen KI-Features sind nicht so robust wie die anderen auf dieser Liste

Proton Mail entstand ursprünglich in den Hallen der Europäischen Organisation für Kernforschung und wurde zunächst als datenschutzorientierter E-Mail-Dienst eingeführt, der Sie vor Schnüfflern, Atomangriffen und staatlicher Einmischung schützt. Proton Scribe baut auf diesem Erfolg auf und ist ein Proton Mail-Schreibassistent, der KI-Features in den E-Mail-Client integriert, ohne Ihre Daten zu gefährden.

Jedes Mal, wenn Sie ein KI-Feature in einer anderen Anwendung verwenden, wird eine Anfrage an einen Server gesendet, der OpenAI, Google oder einem anderen Anbieter gehört. Die Standards für die Datenübertragung sind zwar im Allgemeinen hoch, aber Sie wissen nicht wirklich, was während des Generierungsprozesses geschieht – werden Ihre Daten für Schulungszwecke gespeichert? Wird ein menschlicher Prüfer Ihre E-Mails sehen, wenn ein Problem auftritt? Proton Scribe beantwortet diese Fragen auf zwei Weisen:

• Es bietet einen Zero-Knowledge-Cloud-Generierungsdienst an. Das bedeutet, dass jede Anfrage, die Sie an ihre sicheren Server senden, nach der Ausführung gelöscht wird. Niemand bei Proton weiß, was Sie an das KI-Modell geschickt haben, also können sie es mit niemandem teilen – oder, schlimmer noch, es in einer Datenbank speichern, in die ein Hacker möglicherweise eindringen könnte.

• Es bietet ein herunterladbares KI-Modell, mit dem Sie den Inferenzprozess selbst durchführen können. Das bedeutet, dass die KI auf Ihrem Computer ausgeführt wird und die Anwendung von Proton Mail für die Steuerung zuständig ist.

Im Bereich KI-Features leistet es im Vergleich zu anderen Lösungen auf dieser Liste nicht viel – zumindest noch nicht. Scribe ist in den E-Mail-Editor integriert und kann einen neuen Entwurf erstellen, einen bestehenden Entwurf verbessern, Ihre Texte korrigieren oder Änderungen an Stil und Struktur vornehmen. Wenn Sie einen Thread beginnen oder fortsetzen, suchen Sie nach dem Bleistift mit den magischen Sternen, um die Optionen zu öffnen.

Wenn Sie vollständig privat sein und das KI-Modell auf Ihrem Computer verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderliche Hardware verfügen: Die Mindestanforderungen für Windows-Benutzer sind eine dedizierte NVIDIA- oder AMD-GPU mit mindestens 6 GB RAM, zusammen mit anderen speziellen Architekturanforderungen – und der Rest Ihres Computers sollte ebenfalls einigermaßen leistungsfähig sein. Dies erhöht die Einstiegshürde für vollständigen Datenschutz etwas, insbesondere wenn die IT-Strategie Ihres Unternehmens Low-End-Laptops vorsieht, die für anspruchsvollere Aufgaben an ein leistungsstarkes internes Unternehmensnetzwerk angeschlossen sind. Aber ist es cool, das Dröhnen der Lüfter Ihres Laptops zu hören, wenn er eine neue E-Mail generiert? Nein. Denken Sie darüber nach.

Preis für Proton Scribe: Im Proton Duo-Plan für 19,99 $/Monat enthalten

Bester KI-E-Mail-Assistent für KI-gestützte Sicherheit

Edison Mail (Windows, Mac, Android, iOS)

Vorteile von Edison Mail:

• Schnell und leichtgewichtig

• Lässt sich fast vollständig auf Ihrem Gerät ausführen

Nachteile von Edison Mail:

• Keine Unterstützung für hohe Verschlüsselungsstandards wie S/MIME oder PGP

Wir glauben gerne, dass Phishing anderen Menschen passiert, nicht uns. Aber wenn Sie am Ende des Tages müde sind, ist es einfacher, auf einen Link zu klicken, den man für sicher hält und was folgt ist eine Büchse der Pandora mit Cybersicherheitsproblemen. Wenn Sie und Ihr Unternehmen ein hochrangiges Ziel für die Black Hat-Hacker sind, kann Edison Mail eine zusätzliche Schutzschicht zur Verhinderung von Sicherheitsverstößen hinzufügen.

Zunächst blockiert es Spionage-Pixel und Lesebestätigungen und zeigt einen grünen Schild an, um Sie zu informieren, dass sie entfernt wurden. Es enthält einen intelligenten Spam-Filter mit dem Sie Absender blockieren, Massen-Nachrichten löschen und Newsletter einfach abbestellen können. Und um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten nur von Ihnen gesehen werden, bietet die mobile Anwendung Berührung/Gesichts- ID zum Entsperren Ihrer E-Mails.

Was die erweiterten Sicherheitsfunktionen betrifft, verfolgt Edison Mail Ihre E-Mail-Kommunikationsmuster und führt zahlreiche Prüfungen aus, um sicherzustellen, dass Sie mit den richtigen Personen kommunizieren, nicht mit den Hackern. Es führt Backend-Prüfungen für den Mailserver des Absenders durch und sucht ihn in 70 Spam-Datenbanken und Trends im Verlauf. Darüber hinaus analysiert es die Signaturen in Ihren E-Mails und aktualisiert automatisch die Anrufer-ID auf Ihrem Telefon, um den Namen des Anrufers anzuzeigen, nur für den Fall, dass Sie den Kontakt noch nicht hinzugefügt haben. Auf diese Weise können Sie Kaltakquise-Anrufe einfacher von den Anrufen der Personen ausfiltern, die Ihre Zustimmung zur Verbindung haben.

Neben den Sicherheitsfeatures beinhaltet Edison Mail ein breites Spektrum an KI-Features, Sie müssen also nicht auf Produktivität verzichten und können nachts ruhig schlafen. Es verfügt über KI-Suche und Filtern, mit intelligenten Ordner, die Nachrichten für Sie abrufen und ordnen und generativer KI zum Schreiben von Entwürfen, die von Metas Llama unterstützt werden. Da es sich bei diesem KI-Modell um eine offene Lizenz handelt, hat das Entwicklungsteam der Anwendung es so eingestellt, dass es auf Ihrem Gerät ausgeführt wird und eine zusätzliche Datenschutzebene hinzugefügt, auch wenn dies bei älteren Geräten zu Leistungsproblemen führen kann.

Insgesamt ist Edison Mail eine durchweg solide Anwendung für Menschen, denen ihre Sicherheit wichtig ist und die gleichzeitig mit einigen KI-Features Schritt halten möchten. Es ist zwar nicht die produktivste Lösung, aber wenn Sie bei einer Datenverstoß viel zu verlieren haben, ist dies wahrscheinlich die beste Wahl, um sicher zu bleiben.

Edison Mail Preis: Mail+ Plan kostet 14,99 $/Monat oder 99,99 $/Jahr (Plan nur über die mobile Anwendung verfügbar).

Der beste KI-E-Mail-Assistent, um Ihren Posteingang zu organisieren

SaneBox (Add-on)

Vorteile von SaneBox:

• Sehr wenig Aufwand nach der Einrichtung

• Ein SaneLater-Ordner für E-Mails mit niedriger Priorität

Nachteile von SaneBox:

• Die Benutzeroberfläche ist ziemlich veraltet; sie flößt nicht viel Vertrauen ein

SaneBox ist wirklich unauffällig. Es arbeitet im Hintergrund und erledigt seine Aufgaben. Sobald Sie das Onboarding abgeschlossen und die Einstellungen optimiert haben, müssen Sie sich nicht mehr ständig einloggen. Sie können Ihren Posteingang wie gewohnt verwenden (auf jedem Client oder Gerät), er funktioniert weiterhin.

Wenn Sie den Konfigurationsprozess starten, können Sie die Labels auflisten, die Sie verwenden möchten, oder SaneBox dies für Sie erledigen lassen. Es wird Ihren Posteingang durchsuchen, um Newsletter, Unterhaltungen mit Freunden und Familie, Systemmeldungen von den von Ihnen verwendeten Anwendungen und vieles mehr herauszufiltern. Sobald Sie die Ausführung abgeschlossen haben, passiert einiges:

• Sie sehen alle Ihre E-Mails nach Kategorien sortiert und können unbrauchbare Nachrichten (z. B. E-Mail-Benachrichtigungen von Ihren Anwendungen) ganz einfach löschen.

Das passiert, nachdem die gründliche Reinigung abgeschlossen ist:

• Die wichtigen E-Mails bleiben in Ihrem Posteingang, damit Sie sich zuerst auf sie konzentrieren können.

• Alle E-Mails mit niedrigerer Priorität werden dem SaneLater-Ordner hinzugefügt. Sie können ihm einmal täglich besuchen, um alles zu lesen. Es wird empfohlen, diese Seite in den ersten Wochen nach der Nutzung von SaneBox regelmäßig zu besuchen, da das System noch lernt und seine Genauigkeit sich mit der Zeit verbessert. Sie können das Modell trainieren, indem Sie unwichtige E-Mails aus Ihrem Posteingang in den SaneLater-Ordner verschieben.

• Sie können Ordner für jedes Thema oder jede Gruppe von Personen erstellen, E-Mails in diese Ordner ziehen und SaneBox wird Ihre Absichten erkennen. In Zukunft werden ähnliche E-Mails gesammelt.

Wenn Sie viele lästige Nachrichten von einem einzigen Absender erhalten, können Sie diese in das SaneBlackHole werfen: Es zieht alle Folge-E-Mails in seinen Anziehungspunkt, sodass Sie nie wieder etwas von dieser Person oder Organisation hören.

All diese KI-gestützten Sortierfunktionen sorgen dafür, dass Ihre Aufmerksamkeit immer auf Ihre wichtigen E-Mails gerichtet ist und Ihr Posteingang den ganzen Tag über sauber und geordnet bleibt.

SaneBox Preis: Ab 4,13 $/Monat (halbjährlich Zahlung)

Weitere KI-E-Mail-Assistenten, die Sie im Auge behalten sollten

Es gibt einige KI-E-Mail-Anwendungen, die aufgrund meiner strengen Kriterien nicht ganz den Anforderungen entsprachen, die ich jedoch dennoch gerne mit Ihnen teilen möchte. Mit zunehmender Weiterentwicklung werden möglicherweise weitere KI-Features integriert oder die Verwaltung des persönlichen Posteingangs verbessert. Behalten Sie diese Tools daher auf jeden Fall im Auge.

• Mailytica optimiert den Kundenservice, indem es KI einsetzt, um sich wiederholende E-Mails im großen Umfang zu skalieren. Sie erhalten ein eigenes Modell, das mit den Nachrichten Ihres Unternehmens trainiert wurde, Zugriff auf E-Mail-Klassifizierung, E-Mail-Antwortvorschläge basierend auf Blöcken (nicht auf Generierung), Stimmungsanalyse und zahlreiche erweiterte Features, mit denen Sie Zeit sparen und die Konsistenz verbessern können.

• EmailTree war früher Teil dieser Liste, aber die Preisgestaltung passt jetzt besser zu Kundensupport-Teams, die E-Mails und Zendesk-Tickets bearbeiten müssen. Es bietet KI und fortschrittliche Automatisierungsfeatures, mit denen Sie E-Mails schnell und präzise bearbeiten können.

Vereinfachen Sie E-Mails mit Zapier

Ich liebe das Gefühl, wenn sich keine ungelesenen E-Mails in meinem Posteingang befinden. Ich gestehe, dass das immer seltener vorkommt. Daher ist es an der Zeit, mich auf die Seite der Bots zu stellen. Mit KI in Ihrem Posteingang können Sie wichtige Nachrichten agiler bearbeiten, weniger dringende Nachrichten elegant verwalten und den Rest einfach löschen.

Während wir noch auf mehr Wettbewerb im Bereich der KI-E-Mail-Assistenten warten, sind die oben genannten Anwendungen ein guter Anfang. Sie können auch Ihre eigenen KI-E-Mail-Workflows mit Zapier erstellen. Hier sind einige Möglichkeiten, um dies zu erreichen:

• KI verwenden, um automatisch Geschäfts-E-Mails, Vertriebs-E-Mails oder E-Mail-Zusammenfassungen direkt aus den anderen Anwendungen zu schreiben, die Sie am häufigsten verwenden.

• Erstellen Sie ein maßgeschneidertes System mit der Zapier Interfaces KI-E-Mail-Assistentenvorlage, um eingehende E-Mails automatisch zu kategorisieren, den Content jeder E-Mail zusammenzufassen und alle Ihre E-Mails in Zapier Tables zu protokollieren.

• Zapier Agents verwenden, um einen KI-E-Mail-Assistenten zu erstellen, der mit Ihren Live-Geschäftsdaten ausgestattet ist. Zapier Agents können eingehende Kommunikation überwachen und Sie auf Prioritäten aufmerksam machen, E-Mails überprüfen und Sie dann über Slack über alles Dringende benachrichtigen oder automatisch E-Mail-Antworten mit KI verfassen.

Hier ist eine Vorlage für Ihren Einstieg.

Vorlage für einen KI-E-Mail-Assistenten

E-Mails mit KI automatisch sortieren, zusammenfassen und an einem Ort verwalten.

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Dieser Artikel wurde ursprünglich im September 2023 veröffentlicht. Die letzte Aktualisierung war im August 2025.