Die 10 besten KI-E-Mail-Assistenten in 2026

E-Mail ist eine digitale Hydra. Für jede E-Mail, die Sie aus Ihrem Posteingang löschen, kommen zwei neue hinzu. Sie geben die Informationen schließlich an Ihren Kollegen weiter, ertrinken jedoch in einer Flut von Newslettern. Wäre es nicht großartig, wenn KI Ihr persönlicher E-Mail-Herkules sein könnte?

Der Wettbewerb um die beste Software für KI-E-Mail-Assistenten läuft auf Hochtouren. Sie finden leistungsstarke Optionen, die Ihnen beim Schreiben von E-Mails, Verbessern der Kommunikation, Sortieren von Gesprächen oder blitzschnellem Löschen eines Stapels von Junk-Mail helfen. Das ist eine Menge im Vergleich zu den ersten KI-E-Mail-Anwendungen, die sich lediglich in OpenAI integrierten, um Entwürfe zu schreiben und dann Feierabend machten.

Ich aktualisiere diese Liste nun schon seit einigen Jahren und diesmal verbrachte ich zwei Wochen damit, die besten KI-E-Mail-Assistenten zu recherchieren und zu testen und ich habe eine Shortlist für Sie zum Ausprobieren zusammengestellt. Und falls Sie Ihre eigenen KI-gestützten E-Mail-Workflows erstellen möchten, habe ich eine kurze Übersicht beigefügt, wie diese Technologie Sie dabei unterstützen kann.

Die besten KI-E-Mail-Assistenten

• Shortwave für KI-gestützte E-Mail-Suche

• Microsoft Copilot Pro for Outlook zur Verbesserung der Kommunikation

• Gemini für Gmail für Google Workspace-Benutzer

• Apple Intelligence für Apple Mail für Apple-Kunden

• Superhuman Mail für die Kombination von KI-Generierung mit Nachricht-Vorlagen

• Canary Mail für mehrere Geräte und E-Mail-Anbieter

• Extra für KI-gestützte E-Mail-Filterung

• Cora zur Zusammenfassung Ihres Posteingangs

• Proton Scribe für den Datenschutz

• Edison Mail für KI-gestützte Sicherheit

Was kann KI zu E-Mails beitragen?

Seit ich diesen Artikel zum ersten Mal geschrieben habe, hat sich bei KI-E-Mails viel getan. Die Intelligenz der Modelle nahm ständig zu, die Software-Tools zur Schnittstelle mit ihnen wurden stabiler und leistungsfähiger und die Anwendungen demzufolge im Laufe der Zeit zuverlässiger.

KI ist noch nicht bereit, unbeaufsichtigt zu arbeiten– und darum geht es hier auch nicht – aber es ist ein großartiges Tool, um durch Organisation, Einblicke, Schreibunterstützung und Automatisierung bei jeder Nachricht Minuten zu sparen.

In diesen Bereichen kann KI Ihnen beim Verbessern von E-Mails helfen. Sie lesen nun über Features, die bereits in die Anwendungen auf dieser Liste einbezogen sind, obwohl es einige erweiterte Fähigkeiten nur in Lösungen auf Unternehmensniveau oder kundenspezifischen Integrationen gibt, die hier nicht behandelt werden.

Verarbeitung von E-Mail-Content

LLMs haben ein tiefes Verständnis der menschlichen Sprache und analysieren den Content jeder E-Mail aus jedem Blickwinkel, den Sie benötigen. Abhängig von dem Prompt, den Sie an die zu analysierende E-Mail-Nachricht anhängen, können Sie:

• Eine Stimmungs- und Absichtsanalyse der Nachricht ausführen, um einen Überblick zu erhalten, wie sich Absender fühlen und wie sie basierend auf ihrer Sprache fortfahren möchten. Dies ist nützlich, um zu verstehen, ob Sie taktvoller antworten sollten oder das Gespräch selbstsicher fortsetzen können.

• Ein Set von Tags zum Sortieren eingehender E-Mails generieren: KI verarbeitet die Nachricht, weist ein Tag zu und Ihr Posteingang gruppiert alle Nachrichten mit demselben Tag in einem Filter oder einer Ansicht. Dies hilft Ihnen dabei, Antworten nach Themen zu stapeln und das Wechseln zwischen Kontext zu reduzieren.

• Die E-Mail oder den gesamten E-Mail-Thread zusammenfassen, damit Sie nicht 15 Antworten lesen müssen, um zu verstehen, was vor sich geht. Das Wesentliche in einem Absatz auf den Punkt bringen.

• Die Nutzung Ihres Posteingangs optimieren, indem Sie Ihre Nutzung und Messaging-Partner mithilfe von KI analysieren lassen. So können Sie beispielsweise unbeantwortete E-Mails mit hoher Priorität identifizieren, häufige Absender und wiederkehrende Themen erkennen oder Regeln zum Löschen oder Filtern Ihres Posteingangs vorschlagen.

• Erhalten Sie Coaching für Ihren E-Mail-Entwurf, indem Sie Feedback dazu einholen, wie Sie wahrgenommen werden könnten, einschließlich Struktur, Tonfall und Wortwahl.

• Erkennen von Datentypen, Aktionen oder Aufgaben extrahieren, nachdem Sie in E-Mail-Content entdeckt wurden (beispielsweise Fristen oder nächste Schritte) und in Kalenderereignisse oder Aufgaben umwandeln.

Business Intelligence und Anreicherung

Einen Schritt über die grundlegende Verarbeitung hinaus kann KI Mustererkennung und Datenintegrationen verwenden und Ihren Posteingang als Ausgangspunkt für die Suche und Anzeige relevanter Informationen nutzen.

Sie können beispielsweise nach der Extraktion aller Daten aus einem E-Mail-Thread über ein Projekt, KI-fähige Systeme verwenden, um alle zugehörigen Aufgaben, Dokumente und die Kontaktinformationen der an der Umsetzung beteiligten Personen zu erfassen.

Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Projektmanager oder Teamleiter sind. Sie erhalten Updates und können den Projektstatus im Zeitverlauf vergleichen, um zu erkennen, wie er sich nahezu in Echtzeit entwickelt und ihn dann mit einer kurzen Nachricht voranbringen.

Im Vertrieb ist die Anreicherung bereits beliebt, durch die Kombination der Suche in Lead-Datenbanken und KI-gestützter Online-Recherche. So kann ein ganzheitliches Bild von einer Person und ihrem Unternehmen entstehen, was Sie dabei unterstützt, einen personalisierten Verkaufsprozess aufzubauen, der abgeschlossene Deals vorantreibt.

Automatisches Antworten, Schreiben und Umschreiben

Einige Antworten sind ziemlich einfach. Warum sollten Sie Intellekt und Tastenanschläge mit dem Schreiben einer kurzen Danksagung verschwenden? Die meisten KI-E-Mail-Assistenten bieten generative KI-Features zum Schreiben einer Antwort basierend auf einem Prompt und wandeln Ihr „Ja sagen und das Treffen für vereinbaren 5“ in eine ausführliche Nachricht um.

Gleichzeitig können Sie die Seite zum Verfassen von E-Mail-Entwürfen als Ablage für Ihre Ideen verwenden, damit KI sie in etwas Artikuliertes und Professionelles verwandeln kann, das zum Versenden bereit ist. So kann das Erlebnis wesentlich intuitiver für Sie sein und gleichzeitig den Empfängern den vollständigen Kontext bieten – vor allem, wenn Sie nicht gerne schreiben oder keine Zeit dafür haben.

Generative KI ermöglicht auch die Unterstützung mehrerer Sprachen, so können Ihre Nachrichten einfach übersetzt werden. Wenn Sie ein multinationales Unternehmen leiten, ist es möglich, die Original-E-Mail auf Englisch zu senden und Übersetzungen für alle hinzuzufügen.

Automatische Antworten sind in dieser Kategorie noch nicht die Norm. Gute Antworten erfordern Kontext, das heißt, Ihr Posteingang muss mit Ihren Datenquellen verbunden sein. Einer der KI-Trends dieses Jahres ist der Aufstieg von MCP (Modellkontextprotokoll, ein Konnektor-Standard für Daten und KI-Modelle), der die Konnektivität zwischen Anwendungen vereinfacht. Mit Zapier können Sie beispielsweise Ihren KI-Assistenten mit Ihrer E-Mail-Anwendung – und dem Rest Ihres Tech-Stacks – verbinden und Ihren Posteingang, inklusive Kontext, direkt aus Ihrem Chat-Fenster verwalten.

Multimodalität

KI ermöglicht Multimodalität: die Verwendung von Stimme zur Bearbeitung von Text, von Text zum Generieren von Stimme, von Stimme zum Erstellen eines Bilds und so weiter. Sie können mit Ihrem Posteingang interagieren, indem Sie sprechen und zuhören, anstatt nur zu lesen und zu tippen: Ein Agent kann Ihnen Ihre wichtigen E-Mails vorlesen, und Sie können Anweisungen zum Beantworten Ihrer E-Mails diktieren oder aussprechen.

Was macht die beste KI-E-Mail-Assistentensoftware aus?

Basierend auf allen Möglichkeiten, die diese Technologie bietet, reicht generative KI nicht aus. Die beste KI-E-Mail-Assistentensoftware muss ein wenig mehr bieten. Hier ist, wonach ich gesucht habe, als ich alle Anwendungen getestet habe, die behaupten, KI-E-Mail-Clients zu sein. 

• Einfache E-Mail-Integration. Der Integrationsprozess mit den gängigsten E-Mail-Diensten sollte einfach und schnell sein.

• Verwaltung des Posteingangs. Ich habe individuellen Anwendungen zur Verwaltung des Posteingangs Priorität eingeräumt. Im Moment lasse ich Anwendungen aus, die sich auf Vertrieb und Öffentlichkeitsarbeit oder Kundenservice konzentrieren – ich zeige Ihnen, wie KI Ihren persönlichen Posteingang verändern kann, ob zu Hause oder bei der Arbeit.

• KI-Features. Ich war auf der Suche nach KI-Features, die über generativen Text hinausgehen, beispielsweise Stimmungsanalyse Absichtserkennung, automatische Kennzeichnung oder Datenextraktion.

• Produktivität und Automatisierung. KI ist nur ein Tool unter vielen, daher sollten diese Anwendungen weitere Features und Einstellungen bieten, die Ihnen helfen, Zeit zu sparen und Ihren Posteingang schneller leer zu bekommen.

• Datenschutz. Ihre E-Mails sind privat, daher sollte das Hinzufügen einer solchen Anwendung zu Ihrer Sammlung kein Sicherheitsrisiko darstellen. Ich lese die Datenschutzrichtlinien jeder Anwendung, um zu verstehen, wie sicher Ihre Daten sind.

Zwei Wochen lang habe ich das Internet nach allen KI-E-Mail-Assistenten durchforstet, die ich finden konnte. Ich habe diejenigen gefiltert, die lediglich generative KI in das Verfassen-Fenster integriert haben. Danach war die Auswahl schon kleiner. Ich habe mich für jeden von ihnen angemeldet, die Plattform konfiguriert, bis sie einsatzbereit war, und einige E-Mails zwischen meinen E-Mail-Konten hin und her geschickt. Ich habe mit den Einstellungen experimentiert beobachtet, wie gut die KI meinen Anforderungen gerecht wurde, und habe dann diese Anwendungen ausgewählt.

Die besten KI-E-Mail-Assistenten auf einen Blick

Der beste KI-E-Mail-Assistent für die Suche im E-Mail-Verlauf

Shortwave (Web, Android, iOS, Windows, macOS)

Vorteile von Shortwave:

• Umfassende Integration mit Google Calendar

• Der KI-Assistent ist sehr flexibel

Nachteile von Shortwave:

• Die Interface wirkt manchmal unübersichtlich

Shortwave sitzt hier selbstbewusst auf dem Thron und verfügt von allen Anwendungen auf dieser Liste über die größte Palette an KI-Features. Sie befinden sich alle oben rechts auf Ihrem Bildschirm: Klicken Sie dort auf das Symbol mit den magischen Sternen, und ein Chatfenster wird auf der rechten Seite eingeblendet. Dies ist der Shortwave KI-Assistent.

Die einzigartigste Möglichkeit, die es bietet, ist die KI-gestützte E-Mail-Suche. Sie können Fragen an Ihren Posteingang stellen, um alte, vergessene Unterhaltungen wieder aufzugreifen, ohne sich im Chaos zu verlieren. Darüber hinaus kann es Daten aus E-Mail-Threads extrahieren („Erstellen eine Liste aller Aufgaben im Projekt zur Neugestaltung der Website“), Content generieren („Schreibe einen Tweet basierend auf meinen E-Mails zum Thema Produktivität“) oder Ihre Fragen im ChatGPT-Stil beantworten.

E-Mail und Kalender gehen in der Regel Hand in Hand. In Shortwave können Sie Meetings oder neue Ereignisse in natürlicher Sprache planen, mit einem einfachen Prompt wie „Plane ein Meeting für mich und John in 2 Tagen um 18 Uhr.“ Ich habe genau diesen Prompt verwendet, und das Meeting erschien in meinem Kalender. Ich musste nichts Weiteres tun. Und wenn Sie Ihre Verfügbarkeit nicht kennen, fragen Sie einfach nach, und Sie erhalten eine Übersicht über Ihre freien Termine für die nahe Zukunft.

Die KI-Features waren früher über die Schnittstelle verteilt und durch das Symbol mit den magischen Sternen gekennzeichnet, aber das ändert sich jetzt. Die meisten Aktionen werden nun im speziellen Chatfenster auf der linken Seite des Bildschirms ausgeführt, wo Sie Tipps zum Ordnen Ihres Posteingangs erhalten, E-Mail-Thread-Zusammenfassungen erhalten und mit externen verbundenen Anwendungen interagieren können. Zu den größten nativen Integrationen gehören Notion, HubSpot und Asana.

Und dann können Sie auf der rechten Seite, wo Sie Ihre Antworten schreiben, eine Nachricht von Grund auf neu erstellen oder auf der Grundlage eines Prompt generieren. Dadurch wird die Aktion wieder in die Seitenleiste verschoben, Sie können die KI-Ausgabe jedoch mühelos einer neuen Antwort hinzufügen und das Gespräch am Laufen halten.

Eine kleine Enttäuschung: Shortwave funktioniert zurzeit nur mit Gmail-Konten, daher müssen Sie darauf verzichten, wenn Sie E-Mails mit anderen Anbietern austauschen. Es gibt eine Warteliste für Outlook. Registrieren Sie sich, wenn Sie interessiert sind, damit Sie benachrichtigt werden, sobald es verfügbar ist.

Shortwave Preis: Gratis-Tarif verfügbar, kostenpflichtige Pläne ab 18 $/Nutzer/Monat

Bester KI-E-Mail-Assistent zur Verbesserung der Kommunikation

Microsoft Copilot Pro für Outlook (Windows, Mac, Android, iOS)

Vorteile von Copilot Pro für Outlook

• Tendiert dazu, die neuesten OpenAI-Modelle schnell zu erhalten

• Schaltet auch KI-Features in Ihren anderen Office-Anwendungen frei

Nachteile von Copilot Pro für Outlook:

• Keine Integration mit E-Mail-Postfächern von anderen Anbietern als Microsoft

Die KI-Erweiterung von Microsoft wird mit der Veröffentlichung von Copilot Pro fortgesetzt. Outlook ist eine der Anwendungen, die einen Boost erhält, mit drei herausragenden KI-Features, die zwar nicht bahnbrechend sind, aber sehr gut implementiert und benutzerfreundlich sind. Und da wir von einem Technologieriesen sprechen, könnte sich diese Liste schnell erweitern.

Der erste Punkt ist einfach: Sie können mit KI E-Mails von Grund auf verfassen. Wenn Sie eine neue E-Mail verfassen, schauen Sie auf die rechte Seite der Symbolleiste, klicken Sie auf das Copilot-Symbol und wählen Sie Entwurf mit Copilot aus. Dadurch werden die Einstellungen geöffnet, in denen Sie Ihren Prompt eingeben, den Ton und die Länge festlegen und dann mit der Erstellung beginnen können.

Der zweite Punkt ist die Thread-Zusammenfassung: Wie bei den anderen auf dieser Liste können Sie einen Überblick über ein Gespräch in einer Themenliste erhalten. Im Gegensatz zu anderen Programmen auf dieser Liste fügt Copilot kleine hochgestellte Zahlen hinzu, mit denen Sie direkt zu der Nachricht springen können, in der das Thema besprochen wird. Das ist sehr hilfreich, um Ihre Unterhaltungen nach bestimmten Aussagen zu durchsuchen.

Die letzte Funktion hat mich wirklich überrascht. Mit „Coaching by Copilot” können Sie Ihre E-Mail-Nachrichten analysieren lassen, um zu erfahren, wie sich Tonfall, Content und Struktur der E-Mail auf den Empfänger auswirken. Ich habe eine allgemeine E-Mail zum Projektstart verfasst, um dies zu testen, und es wurde mir empfohlen, enthusiastischer zu sein, meine Wertschätzung für den Beitrag des Lesers auszudrücken und die Themen für mehr Klarheit aufzuschlüsseln. Dies beinhaltet einige Beispielsätze, damit Sie wissen, wie Sie die ersten Schritte machen. Eine gut geschriebene E-Mail kann Ihnen viel Kopfzerbrechen ersparen. Ich finde sie daher sehr hilfreich, um Projekte zu verwalten, Updates bereitzustellen und die Kommunikation effektiver zu gestalten.

Outlook rundet das Ganze mit einer netten Funktion ab: Wenn Sie eine E-Mail mit KI erstellen und auf „Senden“ klicken, wird ein Pop-up angezeigt, das Sie darauf hinweist, dass die KI möglicherweise ungenau ist, und Sie auffordert, den Content noch einmal zu überprüfen, bevor Sie ihn versenden.

Und natürlich ist dies nicht der einzige Ort, an dem Sie KI nutzen können. Sie erhalten auch Copilot-Features, mit denen Sie Dokumente in Word schreiben, Präsentationen in PowerPoint erstellen und Daten in Excel analysieren können. Außerdem können Sie Microsoft Outlook mit Zapier integrieren, um es mit allen anderen Anwendungen zu verbinden, die Sie bei der Arbeit verwenden. Das bedeutet, KI-gestützte Workflows zu erstellen, die automatisch E-Mails verfassen und Informationen aus Ihrem Posteingang an alle anderen Anwendungen senden können, die Sie bei der Arbeit verwenden – automatisch oder direkt aus Ihrem KI-Chat-Fenster. Erfahren Sie mehr darüber, wie man Outlook automatisiert.

Wichtig: Copilot funktioniert nur mit E-Mail-Adressen, die auf Microsoft-bezogene Domains enden, wie @outlook.com, @live.com, oder @hotmail.com. Dies kann mit dem Datenschutz zusammenhängen. Ich konnte es beispielsweise nicht mit einem Gmail-Konto zum Laufen bringen. Und wenn wir schon beim Thema Datenschutz sind: Es ist nicht ganz klar, ob Ihre Daten als Privatnutzer für das Training oder die Feinabstimmung von Modellen verwendet werden. Für Unternehmen gelten die Daten-Governance-Einstellungen, die Sie eingerichtet haben, wenn Sie mit den LLMs von Microsoft arbeiten, es sei denn, Sie verwenden Plug-ins oder eine Internetbasierte Generierung.

Preis für Microsoft Copilot Pro: In Microsoft 365 -Plänen enthalten, ab 9,99 $/Monat für Privatpersonen und 25,20 $/Nutzer/Monat für Unternehmen.

Bester KI-E-Mail-Assistent für Google Workspace-Nutzer

Gemini for Gmail (Web, iOS, Android)

Vorteile von Gemini for Gmail:

• Nahtlose Integration mit Gmail

• Vielzahl an Einstiegs- und Folge-Prompts

Nachteile von Gemini for Gmail:

• KI-Zusammenfassungen sind manchmal unzuverlässig

Gemini breitet sich langsam tief in der Infrastruktur jeder Anwendung in Google Workspace aus und fügt intelligente Features hinzu, die Ihnen beim Suchen, Organisieren und Erstellen helfen. Gmail ist in diese Einführung einbezogen: Wenn Sie einen kostenpflichtigen persönlichen Plan (AI One) oder einen Business-Plan (Workspace) haben, sehen Sie den Gemini-Stern oben rechts auf Ihrem Bildschirm.

Wenn Sie in Gmail im Web darauf klicken, öffnet sich eine seitliche Registerkarte mit kontextbezogenen Aktionsvorschlägen. Wenn Sie es beispielsweise öffnen, während Sie Ihren Posteingang anzeigen, können Sie nach einer Zusammenfassung Ihrer ungelesenen E-Mails fragen. Die KI durchsucht Ihre Nachrichten und präsentiert sie dort, bereit für Folgefragen. Sie können Bestellungen auch an derselben Stelle verfolgen – eine unkomplizierte Möglichkeit, den Überblick über Ihre Einkäufe zu behalten, ohne Bestätigungen, Benachrichtigungen und Belege durchsuchen zu müssen.

Beim Öffnen einer E-Mail können Sie den Content zusammenfassen und einen Antwortentwurf anfordern, entweder über die Seitenleiste oder direkt aus der E-Mail. Gemini generiert diesen dann und fügt ihn in das Eingabefeld ein, wo er angepasst werden kann. Wenn Sie zusätzlichen Kontext benötigen, um auf Ihre E-Mails zu antworten, können Sie Gemini die Google-Suche verwenden lassen, um relevante Informationen zu suchen und dann die Antwort zu verbessern. Bitte beachten Sie, dass der Chat-Verlauf hier nicht gespeichert wird. Wenn Sie Ihren Browser aktualisieren, geht Ihre Unterhaltung also verloren.

Gmail ist in Zapier integriert, Sie können Sie Ihren Posteingang nach Belieben automatisieren. Sie können zum Beispiel eine To-Do-Liste aus Ihrem Posteingang generieren, E-Mail-Anhänge einfach speichern oder Benachrichtigungen von Ihrem Posteingang aus senden – und Sie können die integrierte KI von Zapier in jedem Schritt des Prozesses verwenden. Erfahren Sie mehr darüber, wie man Gmail automatisiert.

Gemini Preis: Ab 7 $/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) in Google Workspace

Bester KI-E-Mail-Assistent für Apple-Kunden

Apple Mail mit Apple Intelligence (iPhone, Mac, iPad)

Vorteile von Apple Mail:

• Teil eines umfassenderen Sets von KI-Features für Apple-Geräte

• KI kann lokal auf Ihrem Gerät ausgeführt werden.

Nachteile von Apple Mail:

• Erfordert ein kompatibles Apple-Gerät

Apple Intelligence ist da: Sie können nun Bilder auf Ihrem Gerät erstellen, Text überall dort generieren, wo es ein Eingabefeld gibt, oder sogar störende Details in Fotos entfernen, die Sie früher einmal aufgenommen haben. KI erstreckt sich auch auf Mail und bietet die grundlegenden Features, mit denen Sie Zeit sparen können.

Das sollten Sie wissen: Obwohl ich ein iPhone besitze, liege ich unter der Hardware-Grenze, was bedeutet, dass mein Gerät nicht kompatibel ist und die KI-Prozesse nicht ausführen kann. Was Sie nun lesen, ist eine Zusammenstellung von Online-Produktbewertungen aus einer Kombination von etablierten Quellen und ein paar Reddit-Beiträgen für ungefiltertes Feedback. Die Reaktionen sind gemischt: Technik-Rezensenten sind von den Features für Zusammenfassung und Priorisierung begeistert und Nutzer sind wegen einiger ungenauer Entscheidungen und der lückenhaften Gesamterfahrung frustriert.

Dennoch bietet Apple Mail mit Apple Intelligence ein ziemlich solides Feature-Set. Es sortiert Ihren Posteingang für alle verbundenen Konten automatisch in Kategorien, so dass Sie die wichtigeren Nachrichten immer in „Wichtig“ haben, aber zu „Angebote“ wechseln können, wenn Sie einkaufen möchten, oder zu „Updates“, um Newsletter nachzuholen. Um Tastenanschläge zu sparen, verfügt es über „Intelligente Antworten“, die Ihren Schreibstil lernen und Antworten auf E-Mails in Ihrem Posteingang vorschlagen, wobei sie sich an den Ton anpassen, den Sie normalerweise bei diesem Empfänger verwenden: Sie können den Vorschlag einfach antippen, um ihn zu übernehmen und dann alle erforderlichen Bearbeitungen vornehmen.

Undmit Siri KI, die jetzt mit von der Partie ist, können Sie all diese Intelligenz mit Ihrer Stimme abrufen. Das Beste an Apple KI ist jedoch der A18 -Prozessor (verfügbar ab iPhone 16), der KI-Workloads auf Ihrem Gerät ausführen kann: Das sind intelligente Features mit vollständigem Datenschutz, und keine Daten verlassen jemals Ihr Gerät – ein großer Vorteil für kommunikationsbezogene Arbeit.

Apple Mail Preis: Kostenlos mit Ihrem Apple-Gerät (erfordert ein kompatibles Gerät)

Bester KI-E-Mail-Assistent zum Kombinieren von KI-Generierung und Nachricht-Vorlagen

Superhuman Mail (iOS, Android, Chrome, macOS)

Vorteile von Superhuman Mail:

• Ihren Posteingang nach Themen aufteilen, um Nachrichten zu organisieren

• Leistungsstarke Tastenkombinationen

Nachteile von Superhuman Mail:

• Nicht so viele KI-Features wie die anderen Optionen

KI spart beim Schreiben von E-Mails Zeit, liefert jedoch möglicherweise nicht die gewünschten Ergebnisse. Das trifft vor allem zu, wenn Sie die perfekte Kaltakquise-E-Mail oder den idealen Absatz zur Unternehmenspräsentation verfasst haben. Superhuman Mail unterstützt Sie dabei, beides in Einklang zu bringen: die Geschwindigkeit der KI-Generierung und die Präzision Ihrer bestehenden Botschaften.

Da es sich um eine tastaturgesteuerte Anwendung handelt, müssen Sie die Tastenkombinationen lernen, um sich schnell zurechtzufinden. Dies erfordert anfangs etwas mehr Zeit zum Einarbeiten, aber sobald Sie die Grundlagen verstanden haben, werden Sie sich sehr wohl fühlen. Lassen Sie uns den Prozess des Verfassens einer neuen E-Mail mit KI und Ihren Vorlagen durchgehen:

1. Beim Lesen einer eingehenden E-Mail drücken Sie Enter, um zu antworten. 

2. Beginnen Sie mit der Generierung mit KI: Drücken Sie Strg + J, schreiben Sie einen kurzen Prompt und senden Sie ihn. 

3. Anschließend können Sie mit dem Snippet-Feature vorgefertigte Textblöcke hinzufügen: Klicken Sie irgendwo auf die Nachricht, tippen Sie auf ; und wählen Sie den gewünschten Block aus. Er landet genau auf diesem Teil der E-Mail.

Während Superhuman einige vordefinierte Snippets enthält, müssen Sie jedoch Ihre eigenen hinzufügen. Gehen Sie zum Bildschirm Snippets (Klicken Sie auf das Hamburger-Menü und wählen Sie Snippets oder drücken Sie G gefolgt von ;), und fügen Sie so viele private oder Team-Snippets hinzu, wie Sie benötigen. Dabei kann es sich um vollständige Nachrichten mit Anhängen oder kurze Textblöcke handeln, in denen ein von Ihnen angebotenes Produkt oder eine Dienstleistung beschrieben wird. Sie können sie mit Variablen anpassen, sodass die Felder basierend auf dem Absender der Nachricht aktualisiert werden.

Zusätzlich zu diesem generativen KI-Tool können Sie jeden Ihrer E-Mail-Threads zusammenfassen: Drücken Sie dafür beim Lesen auf M. Wenn Sie in der Zeit zurückreisen müssen, um Antworten zu finden, können Sie die KI-gestützte Suche verwenden, um Informationen zu erhalten. Die Benutzeroberfläche ist minimalistisch und bietet Tools zum Sortieren Ihres Posteingangs nach E-Mail-Typen sowie eine Möglichkeit, E-Mails als erledigt zu markieren, was für die Nachverfolgung noch offener Aufgaben nützlich ist.

Da Superhuman mehr kann als nur E-Mails, erhalten Sie mit Ihrem Zugang auch Zugriff auf Docs (ehemals Coda), Databases (ehemals Rows) und Go (ehemals eine unabhängige KI-Agent-Plattform für Automatisierung, die ebenfalls Go hieß). Die Muttergesellschaft Grammarly hat eine Reihe von Anwendungen gekauft und sie sind jetzt alle unter der einheitlichen Marke Superhuman vereint.

Superhuman Mail-Preis: Ab 25 $/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

Bester KI-E-Mail-Assistent für mehrere Geräte und E-Mail-Anbieter

Canary Mail (macOS, Windows, iOS, Android)

Vorteile von Canary Mail:

• PGP und SecureSend für private Kommunikation

• Option für Einmalzahlung verfügbar

Nachteile von Canary Mail:

• Gelegentliche Probleme beim Synchronisieren, insbesondere wenn Sie Ihre Posteingänge über deren nativen Clients verwenden

Damals, als Sie mit E-Mails begannen, hatten Sie Ihr persönliches Konto und das war es auch schon. Doch wenn Sie mehr Rollen übernehmen, wächst die Sammlung: eine für Ihr Unternehmen, eine weitere für die Leitung einer lokalen Community, eine dritte für verschlüsselte Kommunikation und die Liste geht weiter. Führen Sie sie alle in Canary Mail zusammen und öffnen Sie sie auf jedem Gerät, das Sie gerade zur Hand haben – mit KI, um es Ihnen einfacher zu machen.

Es läuft heute auf nahezu jedem Gerät und akzeptiert eine Vielzahl von Anbietern: das gängige Gmail oder Outlook, das bewährte Yahoo, das private Proton Mail und sogar das effiziente Zoho Email. Sobald Sie Ihre Konten verbunden haben, können Sie diese in einem einheitlichen Posteingang sehen und Sie müssen nicht zwischen ihnen wechseln, um alles zu erledigen.

Die meisten KI-Features befinden sich auf dem Copilot-Tab auf der rechten Seite. Sie können Antwortentwürfe generieren, zusammenfassen oder Aufgaben extrahieren. Wenn Sie klicken, um alle E-Mails anzuzeigen, können Sie dasselbe für jede vom Absender gesendete Nachricht tun. Wenn Sie selbst eine E-Mail verfassen, können Sie auf die KI-Schaltfläche klicken, um den Text Korrektur zu lesen, zu übersetzen oder Form und Länge anzupassen.

Ein cooles Feature, das mir sehr gefällt, ist das Aufräumen in Mengen: Wenn Sie auf das Zauberstab-Symbol klicken und durch Ihren Posteingang scrollen, erkennt Canary Mail automatisch unwichtige E-Mail und kennzeichnet sie und Sie können dann wählen, ob Sie diese archivieren oder löschen möchten. An zweiter Stelle steht das mobile Erlebnis, bei dem der KI Chat eine praktikable Möglichkeit ist, mit Ihrem Posteingang zu interagieren, so dass Sie unterwegs Fragen stellen und auf Ihre E-Mails antworten können.

Canary Mail Preis: Der Gratis-Tarif beinhaltet einen einheitlichen Posteingang für unbegrenzte E-Mail-Konten; Growth ab 3 $/Monat (jährlich abgerechnet) fügt KI-Features und einen Posteingangsreiniger hinzu; lebenslange Optionen verfügbar, beginnend bei 100 einmalig.

Bester KI-E-Mail-Assistent für KI-gestütztes Posteingangsfiltern

Extra (Web, iOS, Mac)

Extra pros:

• Die Schnittstelle in natürlicher Sprache „Mit Ihrem Posteingang sprechen“ ermöglicht es Ihnen, Fragen zu stellen, anstatt manuell zu suchen

• Empfiehlt Abmeldungen basierend darauf vor, wie häufig Sie mit einem Absender interagieren

Nachteile von Extra:

• Vor kurzem gestartet. Eingeschränkte Abdeckung von E-Mail-Anbietern und Geräten

Der typische Posteingang: Jede E-Mail, die Sie erhalten, befindet sich auf einer Liste, sortiert nach dem Datum des Empfangs. Vielleicht haben Sie einige automatische Tags eingerichtet, die dann aber in der Komplexität der Filterregeln verloren gehen und einige sind falsch gekennzeichnet. Nicht mit Extra: Entwickelt von den ehemaligen Designern von Pinterest, unterteilt es Ihren Posteingang in mehrere Spuren, mit einer sehr praktischen „Heute“-Ansicht, um mit minimalem Aufwand den Überblick zu behalten.

Die Ansicht wird mit dem heutigen Datum und einem Absatz mit den wichtigsten Prioritäten geöffnet, die Sie im Auge behalten sollten. Dazu gehören die wichtigsten Nachrichten, die Extra für wichtig hält: In meinem Fall wurden zwei bestimmte E-Mails zu Projektprioritäten und einer Sicherheitsüberprüfung des Kontos angezeigt. Unter dieser Zusammenfassung finden Sie einen Abschnitt mit E-Mails, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Wichtige Benachrichtigungen, die nächsten Ereignisse in Ihrem Kalender und es wurde sogar vorgeschlagen, eine Meeting-Agenda für ein 1-on-1 zu erstellen, das ich am Freitag habe.

Wenn Sie auf dem neuesten Stand sind, können Sie zu den speziellen Labels gehen, die Extra für Sie erstellt. Im Gegensatz zu regulären Tags, die Ihre E-Mails nur filtern, hat jedes Label in Extra eine andere Ansicht, die Ihnen hilft, sich produktiver mit dem Content jeder Nachricht zu befassen. News greift zum Beispiel alle Nachrichten-E-Mails ab und stellt sie in einem Raster dar, einschließlich eines Bilds und des Betreffs der E-Mail. Shop macht dasselbe, zeigt aber Produkte innerhalb der E-Mails mit Preisen und Bildern an. Packages bietet Ihnen eine detaillierte Ansicht aller eingehenden Bestellungen mit einer Liste großer horizontaler Karten, in denen alle wichtigen Informationen Platz finden.

Je nach Ansicht können Sie den Assistenten auf der rechten Seite (oder die Suchleiste Wie kann ich helfen am unteren Bildschirmrand Ihrer mobilen Anwendung) verwenden, um mit Ihrem Posteingang zu interagieren. Dazu gehört Fragen zu Ihren E-Mails zu stellen und das Entwerfen von Antworten, die Sie vor dem Senden anpassen können. Überraschend ist hier jedoch die Schaltfläche Bearbeite es: Diese überträgt dem Agenten von Extra die Verantwortung für diesen E-Mail-Thread, beantwortet Nachrichten automatisch und meldet sich bei Ihnen, sobald sich etwas Wesentliches ändert oder Ihre Eingabe erforderlich ist – das ist Delegieren mit einem Klick.

Extra Preis: Zurzeit kostenlos, aber in Zukunft könnten Preispläne eingeführt werden, während sich das Produkt weiterentwickelt.

Bester KI-E-Mail-Assistent für die Zusammenfassung Ihres Posteingangs

Cora (Web)

Cora pros:

• Lernt dazu und passt sich während der Nutzung an

• Generiert KI-Entwürfe in Ihrer Stimme

Nachteile von Cora:

• Kürzlich gestartet; Feature-Set wächst noch

E-Mails sind Lärm. Wenn Sie konzentriert arbeiten möchten, schauen Sie vielleicht ein- oder zweimal täglich in Ihren Posteingang, um ihn im Zaum zu halten. Während Sie nun mehr kognitiven Freiraum für wichtige Aufgaben haben, öffnen Sie Ihre E-Mails und stellen fest, dass Sie durch eine Menge von Nachrichten gehen müssen. Cora hilft Ihnen, die Zeit zu verkürzen, indem sie die wichtigsten Nachrichten hervorhebt und alles andere in einem zusammenfassenden Briefing bündelt.

Es funktioniert aktuell nur mit Gmail: nachdem Sie Ihr Konto verbunden haben, liest Cora Ihre E-Mails, um zu verstehen, wer Sie sind und was Sie tun. In meinem Fall verwende ich immer dasselbe E-Mail-Konto zum Testen von Software, daher hat es genau erkannt, dass ich viele Softwarelösungen prüfe, um die besten für mich auszuwählen. Sobald dies erledigt ist, werden Kategorien eingerichtet, die Ihnen helfen, Ihre E-Mail zu filtern, wenn sie eintrifft, basierend darauf, wer Sie sind und was Ihnen wichtig ist.

Der Großteil der Aktion findet weiterhin in Ihrem Gmail-Posteingang statt, wobei Cora Sie im Hintergrund unterstützt. Es kann Entwurfsantworten auf empfangene E-Mails generieren und diese im Entwürfe-Ordner ablegen, damit Sie sie überprüfen, anpassen und versenden können. Sie können jederzeit zur Cora-Webanwendung zurückkehren, um den Chat-Assistenten zum Einrichten Ihrer Filter, anderer Kontoeinstellungen oder zum Ausführen größerer E-Mail-Organisationsaktionen zu verwenden.

Sie werden auch eine neue Art von E-Mail bemerken, die auftaucht: Die zwei täglichen Briefings fassen das E-Mail-Aufkommen zu einer übersichtlichen Zusammenfassung zusammen, eine am Morgen und eine am Nachmittag – Sie können die Zeiten für die Briefings jedoch in den Einstellungen an Ihre produktivsten Kommunikationszeiten anpassen. Der Content des Briefings basiert auf neuen E-Mails, die Sie seit dem letzten Briefing erhalten haben: Wenn Sie auf das Label Next Brief klicken, können Sie sehen, was in der Warteschlange ist.

Preis für Cora: Beginnt bei 25 $/Monat für 2 E-Mail-Konten, KI-Posteingangsorganisation, vorformulierte Antworten, tägliche Kurzzusammenfassungen und technischen Support.

Bester KI-E-Mail-Assistent für den Datenschutz

Proton Scribe (Web)

Vorteile von Proton Scribe:

• Zero-Knowledge-Cloud-Generierung

• Version zum Herunterladen

Nachteile von Proton Scribe:

• Keine Thread-Zusammenfassung oder intelligente Kategorienfilter

Proton Mail entstand ursprünglich in den Hallen der Europäischen Organisation für Kernforschung und wurde zunächst als datenschutzorientierter E-Mail-Dienst eingeführt, der Sie vor Schnüfflern, Atomangriffen und staatlicher Einmischung schützt. Proton Scribe baut auf diesem Erfolg auf und ist ein Proton Mail-Schreibassistent, der KI-Features in den E-Mail-Client integriert, ohne Ihre Daten zu gefährden.

Jedes Mal, wenn Sie ein KI-Feature in einer anderen Anwendung verwenden, wird eine Anfrage an einen Server gesendet, der OpenAI, Google oder einem anderen Anbieter gehört. Die Standards für die Datenübertragung sind zwar im Allgemeinen hoch, aber Sie wissen nicht wirklich, was während des Generierungsprozesses geschieht – werden Ihre Daten für Schulungszwecke gespeichert? Wird ein menschlicher Prüfer Ihre E-Mails sehen, wenn ein Problem auftritt? Proton Scribe beantwortet diese Fragen auf zwei Weisen:

• Es bietet einen Zero-Knowledge-Cloud-Generierungsdienst an. Das bedeutet, dass jede Anfrage, die Sie an ihre sicheren Server senden, nach der Ausführung gelöscht wird. Niemand bei Proton weiß, was Sie an das KI-Modell geschickt haben, also können sie es mit niemandem teilen – oder, schlimmer noch, es in einer Datenbank speichern, in die ein Hacker möglicherweise eindringen könnte.

• Es bietet ein herunterladbares KI-Modell, mit dem Sie den Inferenzprozess selbst durchführen können. Das bedeutet, dass die KI auf Ihrem Computer ausgeführt wird und die Anwendung von Proton Mail für die Steuerung zuständig ist.

Im Bereich KI-Features leistet es im Vergleich zu anderen Lösungen auf dieser Liste nicht viel – zumindest noch nicht. Scribe ist in den E-Mail-Editor integriert und kann einen neuen Entwurf erstellen, einen bestehenden Entwurf verbessern, Ihre Texte korrigieren oder Änderungen an Stil und Struktur vornehmen. Wenn Sie einen Thread beginnen oder fortsetzen, suchen Sie nach dem Bleistift mit den magischen Sternen, um die Optionen zu öffnen.

Wenn Sie vollständig privat sein und das KI-Modell auf Ihrem Computer verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderliche Hardware verfügen: Die Mindestanforderungen für Windows-Benutzer sind eine dedizierte NVIDIA- oder AMD-GPU mit mindestens 6 GB RAM, zusammen mit anderen speziellen Architekturanforderungen – und der Rest Ihres Computers sollte ebenfalls einigermaßen leistungsfähig sein. Dies erhöht die Einstiegshürde für vollständigen Datenschutz etwas, insbesondere wenn die IT-Strategie Ihres Unternehmens Low-End-Laptops vorsieht, die für anspruchsvollere Aufgaben an ein leistungsstarkes internes Unternehmensnetzwerk angeschlossen sind. Aber ist es cool, das Dröhnen der Lüfter Ihres Laptops zu hören, wenn er eine neue E-Mail generiert? Nein. Denken Sie darüber nach.

Preis für Proton Scribe: Im Proton Duo für 19,99 $/Monat enthalten, auch als kostenpflichtiges Add-on für Proton for Business-Pläne zum gleichen Preis pro Nutzer erhältlich.

Bester KI-E-Mail-Assistent für KI-gestützte Sicherheit

Edison Mail (Windows, Android, iOS)

Vorteile von Edison Mail:

• Schnell und leichtgewichtig

• Lässt sich fast vollständig auf Ihrem Gerät ausführen

Nachteile von Edison Mail:

• Keine Unterstützung für hohe Verschlüsselungsstandards wie S/MIME oder PGP

Wir glauben gerne, dass Phishing anderen Menschen passiert, nicht uns. Aber wenn Sie am Ende des Tages müde sind, ist es einfacher, auf einen Link zu klicken, den man für sicher hält und was folgt ist eine Büchse der Pandora mit Cybersicherheitsproblemen. Wenn Sie und Ihr Unternehmen ein hochrangiges Ziel für die Black Hat-Hacker sind, kann Edison Mail eine zusätzliche Schutzschicht zur Verhinderung von Sicherheitsverstößen hinzufügen.

Zunächst blockiert es Spionage-Pixel und Lesebestätigungen und zeigt einen grünen Schild an, um Sie zu informieren, dass sie entfernt wurden. Es enthält einen intelligenten Spam-Filter mit dem Sie Absender blockieren, Massen-Nachrichten löschen und Newsletter einfach abbestellen können. Und um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten nur von Ihnen gesehen werden, bietet die mobile Anwendung Berührung/Gesichts- ID zum Entsperren Ihrer E-Mails.

Was die erweiterten Sicherheitsfunktionen betrifft, verfolgt Edison Mail Ihre E-Mail-Kommunikationsmuster und führt zahlreiche Prüfungen aus, um sicherzustellen, dass Sie mit den richtigen Personen kommunizieren, nicht mit den Hackern. Es führt Backend-Prüfungen für den Mailserver des Absenders durch und sucht ihn in 70 Spam-Datenbanken und Trends im Verlauf. Darüber hinaus analysiert es die Signaturen in Ihren E-Mails und aktualisiert automatisch die Anrufer-ID auf Ihrem Telefon, um den Namen des Anrufers anzuzeigen, nur für den Fall, dass Sie den Kontakt noch nicht hinzugefügt haben. Auf diese Weise können Sie Kaltakquise-Anrufe einfacher von den Anrufen der Personen ausfiltern, die Ihre Zustimmung zur Verbindung haben.

Neben den Sicherheitsfeatures beinhaltet Edison Mail ein breites Spektrum an KI-Features, Sie müssen also nicht auf Produktivität verzichten und können nachts ruhig schlafen. Es verfügt über KI-Suche und Filter, mit intelligenten Ordnern, die Nachrichten für Sie abrufen und ordnen und generativer KI zum Schreiben von Entwürfen, die von Metas Modellen unterstützt werden.

Insgesamt ist Edison Mail eine durchweg solide Anwendung für Menschen, denen ihre Sicherheit wichtig ist und die gleichzeitig mit einigen KI-Features Schritt halten möchten. Es ist zwar nicht die produktivste Lösung, aber wenn Sie bei einer Datenverstoß viel zu verlieren haben, ist dies wahrscheinlich die beste Wahl, um sicher zu bleiben.

Edison Mail Preis: Mail+ Plan kostet 14,99 $/Monat oder 99,99 $/Jahr (Plan nur über die mobile Anwendung verfügbar).

Vereinfachen Sie E-Mails mit Zapier

Ich liebe das Gefühl, wenn sich keine ungelesenen E-Mails in meinem Posteingang befinden. Ich gestehe, dass das immer seltener vorkommt. Daher ist es an der Zeit, mich auf die Seite der Bots zu stellen. Mit KI in Ihrem Posteingang können Sie wichtige Nachrichten agiler bearbeiten, weniger dringende Nachrichten elegant verwalten und den Rest einfach löschen.

Ein KI-E-Mail-Assistent kann Sie einen großen Schritt weiterbringen – schnellere Antworten, intelligentere Sortierung, weniger Zeit, die Sie mit dem Starren auf den Posteingang verbringen. Aber die wirklich tollen Sachen passieren, wenn Ihre E-Mail mit allem anderen verbunden ist, womit Sie arbeiten. Mit Zapier können Sie KI-gestützte E-Mail-Workflows erstellen, die Ihren Posteingang mit den Anwendungen verknüpfen, die Ihr Unternehmen bereits nutzt. Sie können Ihre bestehenden E-Mail-Automatisierungen um KI- und Agenten-Tools erweitern oder Ihr Agenten-Framework mit Ihrem Posteingang verbinden, so dass Ihre Agenten Ihren Posteingang sicher verwalten können – mit vollständigem, OAuth-verwaltetem Anwendungszugriff.

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Dieser Artikel wurde ursprünglich im September 2023veröffentlicht. Das letzte Update erfolgte im Juli 2026.