Slack の元従業員として、私は地球上で最も活気に満ちた活気のある Slack ワークスペースに何年も参加しました。何千人もの従業員が製品をテストする中で、文字通り Slack 内でできる限りのことを行いました。私のお気に入りのあまり知られていない機能の 1 つは、Slack 内で自動化を構築するための ノーコード ツールである ワークフロービルダー です。
ワークフロービルダーは Slack に何年も前から存在していますが、有料プランでのみ利用可能です。正直に言うと、それほど簡単に見つけられるものではないので、試したことがなくてもOKです。
概念的には氷山に似ています。一見するとシンプルに見えますが、Slack のワークフロー機能は、その表面下でさらに多くのパワーを提供します。
Slack ワークフロービルダーの使い方
ワークフロー ビルダーを見つける方法は次のとおりです。
ワークスペースの名前をクリックします。
[ツール]を選択します。
ワークフロービルダーを選択します。
または、サイドバー メニューの自動化ショートカットをクリックすることもできます。
(表示されない場合は、ワークスペースの設定で追加できます。ワークスペース名をクリックし、 「設定」を選択して、 「ナビゲーション」セクションに移動し、 「自動化」の横にあるボックスをオンにします。)
新しいワークフローを作成するには、 「新しいワークフロー」をクリックし、 「ワークフローの作成」または「テンプレートから作成」を選択します。テンプレートを使用すると、最も簡単に始めることができます。
テンプレートを選択すると、Slack は自動化の各ステップがどのように機能するかの概要を示します。公開前に「設定」をクリックすると、各ステップの詳細とワークフローのタイトルを編集できます。
Slack ワークフローをトリガーするには、次の 7 つのオプションがあります。
Slack のリンクから。 各ワークフローには一意のリンクがあります。ウェルカムメッセージやキャンバスなど、Slack のどこにでも追加できます。誰かがリンクをクリックすると、ワークフローが開始されます。
新しいチャンネルメンバー。誰かがチャンネルに参加するたびに、入力フォームを起動することができます。または、より一般的には、参加したチャンネルに関する重要な事項を説明するメッセージを送信します。
絵文字反応。特定のチャンネルで特定の絵文字を選択してワークフローを起動することができます。これを使用して、物事を完了としてマークしたり、人々に何かにボランティアで参加するよう依頼したりできます。すべて絵文字を使って開始できます。
スケジュールされた日時。基本的なSlack リマインダーシステムではニーズを満たせない場合は、ワークフローを使用して、将来の非常に正確な時間にチャネルにメッセージを送信できます。
リスト項目が更新されたとき。リストを選択します。リスト内の項目またはフィールドが更新されると、ワークフローが開始されます。
ウェブフック。これは高度なオプションであり、通常はいくつかのプログラミングが含まれます。これには、新しい顧客や売上の獲得など、別のサーバーで何かが発生したときにワークフローを起動することが含まれます。これは、#sales チャネルに報告されます。ウェブフックについてさらに詳しく知ることもできますが、まずは、 Zapierを使用してノーコードで必要なワークフローを作成できるかどうかを確認することをお勧めします。
コネクタ イベント。Asana、ClickUp、monday、Basecamp、GitHub など、Slack ワークフローをネイティブにトリガーできるアプリはいくつかあります。たとえば、Asana タスクが完了したときに Slack ワークフローをトリガーできます。(Zapier を使用すると、ほぼすべてのアプリを使用して Slack ワークフローをトリガーできます)。
ワークフローをトリガーした後、各ステップで Slack のさまざまな機能を統合できます。たとえば、フォームを通じて新入社員から情報を収集し、その新入社員をオンボード チャネルと関連部門チャネルに追加し、各チャネルのキャンバスをその情報で更新し、チームへの歓迎メッセージを自動送信するワークフローを構築できます。
9 Slack ワークフロービルダーの例
Slack のワークフローの例をいくつか紹介します。
これらの例は、セットアップに約 15分から30 分かかりますが、一度起動して実行すると、実行するたびに数分を永久に節約できます。それぞれがどのように作成されるかを見てみましょう。
1。Slack で Q&A または AMA をホストする
大規模な会議には、聴衆からの質問に答える時間が含まれることがよくありますが、企業が質問を収集し、どの質問に答える か を判断する方法に関しては、さまざまな方法があります。
仮想 AMA をホストする方法の 1 つは、質問を収集して指定されたチャネルに投稿する簡単なワークフローを作成することです。チーム メンバーはボタン (リンクからのトリガーを使用) をクリックすると、質問を入力して送信できるポップアップが表示されます。そこから、チャネル (この場合は #ceo-ama ) (CEO 自身の「何でも聞いてください」チャネル) に新しいメッセージとして即座に表示されます。これは「オープンドア」のオフィスアワーポリシーを模倣することを目的としていますが、Slack では。
Slack には、ニーズに合わせてカスタマイズできる、より正式な組み込みのワークフローテンプレートも用意されています。
2。セルフサービス承認プロセスを作成する
どの業界で働いていても、プロジェクトの一部が他の人によって承認されるまで、プロジェクトを一時停止しなければならないことがよくあります。たとえば、販売においては、取引には複数の関係者の承認が必要となる非標準の条件が含まれることがよくあります。合理化され自動化された承認プロセスがなければ、何日もかけて手動で承認を求めることになる可能性があります。（最悪の場合、遅延により取引が不成立になる可能性もあります。）
Slack では、社内の法務スタッフがブログ投稿を公開前に迅速に確認しなければならなかったときに、承認のボトルネックが発生しました。当時、Slack は上場企業だったため、パブリックコミュニケーションのためにさまざまなルールに従う必要があり、私たちの弁護士は、私たちが誤って違反していないか細心の注意を払っていました。毎日記事を公開しようとしているライターチームにとって、レビューのステップは作業の速度をかなり低下させる可能性があります。
作業の進捗をスムーズにするために、 #content-legal-reviewというチャンネルを作成しました。このチャンネルでは、マーケティング チームのライターがワークフロー ビルダーのショートカットを使用してフォームに入力し、Google ドキュメントの下書きへのリンクと、弁護士が注意する可能性のある問題点を共有します。
そこから、ワークフローは、弁護士のみがメンバーであるプライベート チャネルにリクエストを投稿しました。ある弁護士は、チームの他のメンバーに自分がレビュー中であることを知らせるために、👋 絵文字リアクションを追加してそれを「主張」しました。レビューが完了したら、ボタンをクリックして承認します（Google ドキュメント自体にコメントを残した後）。ライターは承認されるとすぐに通知を受け取り、公開前にフィードバックを取り入れることができます。
3。新入社員のオンボード
新入社員に Slack のログイン情報を与えて、うまくいくことを期待するだけではいけません。Slack が会社の中心的なコミュニケーションハブである場合、新しいチームメンバーは迅速に統合するために適切なオリエンテーションが必要です。
幸いなことに、このプロセスは自動化できます。最も簡単な方法は、新しい従業員を#オンボードチャネルに追加することです。これは、オンボード ワークフローのトリガーとして機能します。
ワークフローは次のようになります。
ステップバイステップのオンボーディングアクションを記載したプライベートメッセージを送信する
チャンネルのキャンバスを新しいチーム メンバーの情報で更新する
チャネル全体のメッセージをブロードキャストして、新入社員を歓迎するよう他のユーザーを招待する
新入社員の名前などの変数を使用することで、Slack のオンボードを拡張してパーソナライズできます。
同様のワークフローを使用して、新しいメンバーをチャンネルに迎え入れることができます。数百、数千のメンバーがいる可能性のある大規模なチャンネルの場合、自動化により、参加する人がすぐに慣れて状況を把握できるようになります。
4。社内の誰からでも顧客事例を収集する
どこで優れた顧客ストーリーに出くわすかわかりません。あるとき、空港で飛行機を待っていたとき、誰かが私のジャケットの Slack ロゴを見つけ、そこで働いているかどうか尋ねると、虫駆除業者が現場の従業員とメッセージを交換するためにそれを使うのがどれほど気に入っているかを教えてくれました。
次にオンラインになったとき、マーケティングチームの多くがたむろしていた既存の #customer ストーリーアイデア チャンネルに書きました。そこで、生徒たちは興味深いストーリーのアイデアを絵文字リアクションでマークし、それぞれのアイデアのスレッドでどのように進めるかについて話し合うことができました。
最終的に、標準形式で情報を収集するワークフローを追加し、社内の誰もがチャネルに参加してワークフローを実行し、電話、ランダムなツイート、直接のやり取りからのストーリーを共有できるようになりました。
5。従業員からの新製品機能のリクエストを収集
新しい製品の機能やアイデアはどこからでも生まれます。経理チームの誰かがあなたの製品を使ってつまずいて、間違いを防ぐために目立つ元に戻すボタンがあればいいのにと思うかもしれません。あるいは、新入社員が製品にずっと入れてほしいと思っていたアイデアを共有したいと思うかもしれません。
Slack には#features-ideasチャンネルがありましたが、従業員数が数百人に達した時点で、それらのアイデアに関する関連情報を収集するためのワークフロー ビルダー フォームを作成することにしました。
このチャンネルにはプロダクトマネージャーとソフトウェア開発者がおり、彼らは各アイデアの下に、何かを実装することがどの程度実現可能か、どのチームが責任を負うかについてのスレッドコメントを頻繁に残していました。場合によっては、「クイックウィン」、つまり良いアイデアでも小さなアイデアが、その日のうちに製品に展開される可能性があります。
6。絵文字リアクションで会議に参加する
絵文字は Slack 文化の重要な要素です。また、関心度を測ったり、フィードバックを収集したり、イベントの参加者数を素早く把握したりするための、負担の少ない便利なコミュニケーション ツールでもあります。
絵文字を使用してワークフローを開始すると、絵文字がさらに便利になります。Slack は、通知の送信、Slack メッセージの Asana タスクへの変換、新しい PagerDuty インシデントの作成を行うための絵文字ベースのワークフロー テンプレートを提供します。
このカテゴリで私が気に入っているワークフローは、特定の絵文字で反応すると、会議が Google カレンダーに自動的に追加されるというものです。
7。PTOリクエストの自動化
上司にPTOをリクエストするメールを送るということは、2つのことを意味します。1つは、円滑な交渉をスムーズにするためのぎこちない挨拶です（「ブライアン、パッカーズはどうですか？とにかく...」)と先制的な合理化(「ほら、私たちが猛烈に叩かれていることはわかっていますし、冬休みから戻ってきたばかりですが...").
面倒な手間をかけずに、迅速なリクエストと承認を可能にするプロセスを作成する方がはるかに簡単 (かつ効率的) です。Slack には、まさにそれを実現する PTO リクエスト ワークフロー テンプレートがあります。チーム メンバーがリクエスト フォームに記入し、マネージャーがそれを承認または拒否すると、ワークフローによってリクエスト者が自動的に更新されます。
8。毎週の会議の議題を合理化する
月曜日の朝の会議はいつも大変です(特にコーヒーの前に行われる場合)。しかし、会議の議題を二度とまとめる必要がなければ、少しは簡単でしょう?
Slack はこれに役立ちます。定期的な週次会議の議題ワークフロー テンプレートを使用して、毎週議題のトピックを自動的にリクエストできます。ワークフローは、議論される議題項目を関連チャネルに更新します。
そこからは、コーヒーを片手に現地に行き、リストに沿って進むだけです。
9。インシデント対応の管理
顧客サービスに関する苦情、製品のバグ、セキュリティ侵害などに対処する場合、インシデントを管理するシステムがなければ、インシデントが蓄積されやすく（または見落とされやすく）なります。
最も堅牢なシステムではありませんが、ニーズが単純であれば、Slack 内からインシデントを管理および対応できます。Slack のインシデント対応ワークフローでは、インシデントの説明、リンク (該当する場合)、インシデントに対応する担当者を収集します。
デフォルトのワークフローでは、インシデントに対応するための特別な Slack チャネルが作成され、インシデントの詳細を含むメッセージがチャネルの上部にピン留めされ、関係者がチャネルに招待されます。
Zapier を使って任意のアプリから Slack ワークフローをトリガーする
Slackにはネイティブインテグレーションの充実したポートフォリオがありますが、ワークフローをトリガーするために使用できるのはそのうちのほんの一部だけです。選択肢は、Basecamp、Asana、monday などのプロジェクト管理ツールに限定されることが多いです。ワークフローをトリガーしたら、 50以上のアプリの幅広いライブラリを自動化に統合できます。(たとえば、Notionでページを作成したり、Zoomで会議を作成したりできます。
しかし、Zapier を使用すると、 Slack を何千もの他のアプリに接続できます。Slack を自動化する方法について詳しく知るか、あらかじめ用意されたワークフローのいずれかを開始してください。
Zapier は、Google、Salesforce、Microsoft などのパートナーの何千ものアプリと統合できる、最も接続性の高い AI オーケストレーション プラットフォームです。インターフェース、データ テーブル、ロジックを使用して、組織のテクノロジー スタック全体にわたるビジネス クリティカルなワークフロー向けに、安全で自動化されたAI搭載システムを構築します。もっと詳しく知る。
Slack を自動化してコミュニケーションを改善
Slackのワークフロービルダーを使用すると、信じられないほど多くの時間を節約できます。
従業員のオンボーディング、プロジェクトの管理、顧客からの苦情への対応、人事リクエストの処理、あらゆる種類の情報収集機能の合理化を行うワークフローを設定することで、Slack を軽量のビジネス オペレーティング システムに変えることができます。
または、より小規模な場合、ワークフロー ビルダーを使用して、後で形式化できるアイデアをキャプチャしたり、他のチームからの承認を迅速化したり、従業員が IT スタッフに支援をリクエストするためのセルフサービス方式を構築したり、さらには、次の大規模な会社のピクニック用に T シャツを大量に印刷する前に、従業員に着ている T シャツのサイズを尋ねたりすることもできます。
これは、あらゆる種類のビジネスプロセスを調整し、プロジェクトを前進させ続けるために設計された柔軟な製品です。
関連資料：
この記事はもともと 2022年 12 月に公開されたものです。ライアン・ケインが寄稿した最新のアップデートは 2024年9月のことだった。
