Guide de l’automatisation des SMS

Qu’il s’agisse d’engager des prospects, d’assurer le suivi de soumissions de formulaires ou d’envoyer des rappels critiques, les SMS se démarquent du bruit des boîtes de réception encombrées d'e-mails et constituent un moyen immédiat et fiable d’atteindre votre public. Mais gérer manuellement ces messages n’est pas un plan intelligent si vous souhaitez mettre à l'échelle votre entreprise. C’est là que l’automatisation entre en jeu.  

En associant les outils SMS à Zapier, vous pouvez intégrer de manière transparente les SMS dans vos flux de travail afin que les bons messages parviennent aux bonnes personnes au bon moment. Qu’il s’agisse d’envoyer des rappels automatisés pour les événements du calendrier ou d’assurer un suivi instantané des prospects, l’automatisation des SMS vous permet de fournir des mises à jour critiques tout en économisant du temps et en réduisant le travail manuel. 

Qu’il s’agisse de gérer les relations avec les clients, la coordination d’équipe ou la productivité personnelle, les flux de travail automatisés de Zapier, appelés Zaps, vous aideront à rester organisé, réactif et à maîtriser ce qui compte le plus. Voyons comment l’automatisation SMS peut transformer votre stratégie de communication et vous permettre de garder une longueur d’avance.

Passer à l'avance

• Envoi de textes à partir de formulaires

• Utiliser les SMS pour la gestion du calendrier

• Suivi des prospects

• Envoyer des SMS à partir d’e-mails

• Combinez les SMS avec les webhooks

• Envoi de textes à partir de feuilles de calcul

• Envoyer des SMS selon une planification

Envoi de textes à partir de formulaires

L'automatisation des textes issus des soumissions de formulaires est un excellent moyen d'interagir avec vos répondants et de fournir des informations de suivi. Imaginez que vous organisez un événement et que vous utilisez Typeform, Jotform ou Google formulaires pour les inscriptions. Dès qu’une personne soumet ses coordonnées, vous pouvez automatiquement trigger une confirmation par SMS sur son téléphone à l’aide d’outils tels que SMS by Zapier, WhatsApp, ou Twilio. Ce texte peut inclure des informations importantes sur l'événement, telles que la date, l'heure et le lieu, afin que les personnes inscrites aient tout ce dont elles ont besoin. 

De même, si vous recueillez les demandes des clients via un formulaire, vous pouvez leur envoyer un texte automatisé pour leur informer que leur message a été reçu et qu’un membre de l’équipe fera bientôt un suivi.  

De plus, tu peux utiliser des SMS automatisés pour tenir ton équipe interne informée. Par exemple, si vous recevez une nouvelle soumission de formulaire pour un problème ou une demande hautement prioritaire, vous pouvez envoyer un SMS pour alerter immédiatement un responsable ou un membre de l’équipe d’astreinte. Cela signifie des réponses rapides, en particulier pour les questions urgentes, et réduit le risque de manquer des mises à jour. 

Utiliser les SMS pour la gestion du calendrier

L'automatisation des rappels par texto pour les événements du calendrier permet de ne jamais manquer un rendez-vous important et de réduire de manière significative les absences. Contrairement aux e-mails, qui sont souvent enfouis dans des boîtes de réception bondées, les rappels par SMS sont plus immédiats et beaucoup plus susceptibles d’être vus, ce qui vous permet, à vous et à vos contacts, de rester organisés et sur la bonne voie.

Par exemple, si vous gérez les rendez-vous via Google Agenda, vous pouvez envoyer automatiquement un rappel par SMS juste avant le début d’un événement. Ton texte peut inclure des informations essentielles sur l'événement, comme l'heure, le lieu ou un lien pour participer à des réunions virtuelles. C'est particulièrement efficace pour réduire les absences lors des consultations avec les clients, des réunions de travail ou même des rendez-vous personnels tels que les visites chez le médecin.

Si vous utilisez Calendly pour la planification des réunions, vous pouvez également automatiser un texte de confirmation au moment où un invité prend rendez-vous. Par exemple, dès qu’une réunion est programmée, un SMS peut être envoyé pour confirmer la réservation, partager les prochaines étapes ou fournir des instructions sur la façon de se préparer. 

En automatisant les notifications par SMS pour la gestion du calendrier, vous pouvez réduire les rendez-vous manqués et créer une expérience transparente pour vos participants. Grâce aux rappels automatisés, vous garderez une longueur d’avance et augmenterez la probabilité que tout le monde se présente préparé et à l’heure.

Suivi des prospects

Un suivi en temps opportun est essentiel lors de la conversion des prospects en clients. Les automatisations SMS peuvent rendre ce processus plus rapide et plus efficace. Envoyez instantanément des SMS personnalisés aux nouveaux prospects dès qu’ils entrent dans votre système, ce qui vous permet d’engager immédiatement les prospects et de garder votre entreprise à l’esprit.

Imaginez qu’un prospect soumette ses informations pour faire une demande de plus amples détails sur votre produit ou service. Un texto immédiat pourrait les remercier de leur intérêt et leur faire part des prochaines étapes, comme la planification d'un appel, fournir un code de réduction ou créer un lien vers des ressources pertinentes. Ce type de communication en temps réel renforce la confiance et maintient l’engagement du prospect alors que son intérêt est encore élevé.

Si vous exécutez des entonnoirs de prospects, l’automatisation SMS peut également être utilisée pour assurer le suivi des prospects après des activités spécifiques, telles que le téléchargement d’un aimant à prospects ou l’inscription à un webinaire. L’envoi d’un texte de suivi rapide pour prendre des nouvelles, répondre aux questions ou offrir une assistance supplémentaire signifie que vos prospects ne passent pas entre les mailles du filet et vous aide à les rapprocher d’une conversion.

En automatisant le suivi des prospects par SMS, vous pouvez gagner du temps et créer une meilleure expérience pour vos prospects, augmentant ainsi la probabilité de transformer l’intérêt initial en relations clients durables.

Envoyer des SMS à partir d’e-mails

Compte tenu du volume d’e-mails que nous recevons quotidiennement, des informations essentielles peuvent parfois être enfouies dans les boîtes de réception et passer inaperçues. Au lieu de cela, pourquoi ne pas automatiser les notifications par SMS des e-mails entrants pour vous alerter, vous et votre équipe, des messages hautement prioritaires ? Cela permet des temps de réponse plus rapides et des flux de travail améliorés.

Par exemple, si vous recevez un message Gmail qui correspond à une recherche spécifique, par exemple des emails contenant des mots clés tels que « urgent » ou « ticket d’assistance », vous pouvez automatiquement trigger une notification par SMS. Ceci est particulièrement utile pour les équipes qui gèrent le service client, les demandes de vente ou les opportunités urgentes. Un gestionnaire, par exemple, pourrait recevoir un SMS instantané lorsqu’un client clé envoie un e-mail, ce qui lui permet d’agir immédiatement sans passer au crible sa boîte de réception.

Pour des cas d’utilisation plus avancés, des outils tels que Email Parser de Zapier peuvent extraire des données pertinentes à partir d’e-mails structurés, tels que des confirmations de commande, des demandes de contact ou des tickets d’assistance. Tu peux ensuite envoyer automatiquement les informations extraites par SMS à un membre de l'équipe ou à un client. Vous pouvez également envoyer des messages personnalisés pour tenir les parties prenantes concernées informées des mises à jour critiques par e-mail, telles que les nouvelles commandes, les inscriptions ou les demandes de partenariat.

En automatisant les notifications textuelles des e-mails, vous créez un système plus efficace pour rester informé. Ainsi, rien d'important n'est oublié et les communications urgentes sont traitées rapidement. 

Combinez les SMS avec les webhooks

Les webhooks offrent un moyen flexible d’intégrer divers outils et de déclencher des automatisations basées sur des événements personnalisés, même pour les applications qui n’ont pas d’intégrations natives Zapier. En associant les webhooks à l’automatisation des SMS, vous pouvez envoyer des notifications textuelles déclenchées par pratiquement n’importe quel événement afin que les mises à jour ou les actions importantes parviennent immédiatement à votre équipe ou à vos clients.

Par exemple, si vous utilisez une application personnalisée ou un outil peu courant, vous pouvez configurer un webhook pour « attraper » des événements spécifiques, tels que l’inscription d’un nouvel utilisateur, l’envoi d’un formulaire ou une confirmation de paiement. Une fois que le webhook a intercepté les données, vous pouvez envoyer un texte automatisé pour informer les bonnes personnes. 

Les webhooks fonctionnent également bien pour les mises à jour en temps réel. Si un outil externe trigger un événement, tel qu’un produit en rupture de stock ou une mise à jour critique de l’état du système, vous pouvez informer instantanément les membres de l’équipe par SMS. Pour les entreprises disposant de flux de travail spécialisés, tels que des plateformes eCommerce personnalisées ou des outils backend, les webhooks permettent une communication instantanée sans surveillance manuelle des mises à jour.

Envoi de textes à partir de feuilles de calcul

Si vous êtes comme moi, les feuilles de calcul sont votre outil de prédilection lorsque vous démarrez un nouveau projet. Cela peut signifier qu’au fil du temps, vous pouvez finir par suivre des informations critiques telles que les nouveaux prospects, les commandes et l’état des projets dans diverses feuilles de calcul. La surveillance de toutes ces différentes feuilles prend du temps et peut faire passer des éléments importants entre les mailles du filet. En automatisant les notifications par SMS directement depuis vos feuilles Google, vous pouvez rationaliser les notifications afin que les bonnes personnes reçoivent des mises à jour en temps opportun.

Par exemple, si vous suivez de nouveaux prospects ou de nouvelles commandes dans une feuille Google, vous pouvez trigger un message texte chaque fois qu’une nouvelle ligne est ajoutée. Imaginez qu’une équipe de vente reçoive un SMS instantané lorsqu’un nouveau prospect apparaît ou qu’une équipe logistique soit informée lorsqu’une commande est mise à jour dans une feuille partagée. Grâce aux textes automatisés, les informations essentielles sont fournies rapidement, ce qui permet de maintenir les flux de travail en mouvement et les équipes alignées.

Vous pouvez également déclencher des messages SMS lorsque les lignes de votre feuille de calcul sont mises à jour. Par exemple, si une feuille de gestion de projet suit la progression des tâches, la mise à jour d'une ligne sur Terminé envoie automatiquement un SMS pour avertir l'équipe ou le client. De même, tu peux envoyer des rappels pour les mises à jour des paiements, les changements de rendez-vous ou toute autre information urgente. 

L’automatisation SMS à partir de feuilles de calcul comble le fossé entre les données statiques et la communication en temps réel. Qu’il s’agisse de gérer des prospects, de suivre les mises à jour de projets ou de gérer les changements d’inventaire, l’automatisation des notifications par SMS permet à tout le monde de rester informé et de ne manquer aucune mise à jour.

Envoyer des SMS selon une planification

Les messages SMS programmés sont un moyen puissant d’automatiser les communications de routine. Qu'il s'agisse de rappels quotidiens, de mises à jour hebdomadaires ou de notifications récurrentes, l'automatisation des SMS programmés garantit une diffusion cohérente tout en te faisant gagner du temps.

Grâce à Schedule by Zapier, vous pouvez envoyer des rappels quotidiens par SMS à votre équipe pour des tâches clés, telles que la vérification de l’avancement d’un projet ou la soumission de feuilles de temps. Cela peut également fonctionner pour un usage personnel, comme la mise en place d'un rappel quotidien par texto pour les rendez-vous, les médicaments ou les objectifs personnels. Si vous gérez des clients, les SMS programmés peuvent vous aider à partager des mises à jour quotidiennes, des rappels d’entraînement ou d’autres points de contact cohérents pour maintenir un engagement élevé.

Pour une communication hebdomadaire, vous pouvez fournir des mises à jour textuelles automatiques pour des éléments tels que des newsletters, des rappels d’événements à venir ou des rapports d’avancement. Par exemple, un agent immobilier peut envoyer un texto hebdomadaire aux clients avec de nouvelles annonces, ou une école peut envoyer un rappel par texto concernant les échéances ou les événements à venir tous les lundis matins. En mettant en place ces automatisations, vous pouvez communiquer régulièrement sans vous soucier de manquer une date.

Automatisez tes textes pour une meilleure communication

En automatisant les SMS pour tout, des suivis de prospects et des soumissions de formulaires aux rappels de calendrier et aux mises à jour programmées, vous pouvez fournir des informations opportunes et exploitables directement à votre public. L’immédiateté et les taux d’engagement élevés des SMS en font un outil inestimable pour tenir les clients, les membres de l’équipe et les parties prenantes informés et connectés.

Et ce ne sont là que quelques-unes des nombreuses manières de rationaliser tes SMS. Qu'est-ce que tu vas automatiser en premier ?

Cet article a été initialement publié en mai 2021 par Ellie Huizenga. Il a été mis à jour pour la dernière fois en décembre 2024 par Michael Toth.