Guía para la automatización de SMS

Ya sea que esté interactuando con clientes futuribles, haciendo un seguimiento de envíos de formularios o enviando recordatorios importantes, los mensajes de texto interrumpen el ruido de las bandejas de entrada de correo electrónico abarrotadas y brindan una forma inmediata y confiable de llegar a su audiencia. Pero gestionar manualmente estos mensajes no es un plan inteligente si desea escalar su negocio. Ahí es donde entra la automatización.  

Al combinar las herramientas de SMS con Zapier, puede integrar sin problemas los mensajes de texto en sus flujos de trabajo para que los mensajes correctos lleguen a las personas correctas en el momento correcto. Desde el envío de recordatorios automáticos para eventos del calendario hasta el seguimiento instantáneo de clientes futuribles, la automatización de SMS le permite entregar actualizaciones críticas al mismo tiempo que ahorra tiempo y reduce el trabajo manual. 

Ya sea que esté administrando relaciones con clientes, coordinación de equipos o productividad personal, los flujos de trabajo automatizados de Zapier, llamados Zaps, lo ayudarán a mantenerse organizado, receptivo y al tanto de lo que más importa. Profundicemos en cómo la automatización de SMS puede transformar su estrategia de comunicación y permitirle estar un paso adelante.

Saltar hacia adelante

• Enviar textos desde formularios

• Utilice SMS para la gestión del calendario

• Seguimiento de clientes futuribles

• Enviar textos desde correos electrónicos

• Combina SMS con webhooks

• Enviar textos desde hojas de cálculo

• Enviar mensajes de texto según una programación

Enviar textos desde formularios

Automatizar los textos de los envíos de formularios es una excelente manera de interactuar con los encuestados y brindarles información de seguimiento. Imagina que estás organizando un evento y utilizas Typeform, Jotform o formularios de Google para los registros. Tan pronto como alguien envíe sus datos, puedes automáticamente enviar una confirmación por SMS a su teléfono usando herramientas como SMS de Zapier, WhatsApp, o Twilio. Este texto puede incluir detalles importantes del evento, como la fecha, la hora y la ubicación, para que los inscritos tengan todo lo que necesitan. 

De manera similar, si recopila consultas de clientes a través de un formulario, puede enviar un mensaje de texto automático para informarles que se recibió su mensaje y que un miembro del equipo se pondrá en contacto con ellos pronto.  

Además, puedes utilizar mensajes de texto automatizados para mantener informado a tu equipo interno. Por ejemplo, si recibe un nuevo formulario para un problema o solicitud de alta prioridad, puede enviar un mensaje de texto para alertar inmediatamente a un gerente o a un miembro del equipo de guardia. Esto significa respuestas oportunas, especialmente para asuntos urgentes, y reduce el riesgo de perder actualizaciones. 

Utilice SMS para la gestión del calendario

Automatizar los recordatorios de texto para eventos del calendario significa que nunca perderá una reunión importante y reducirá significativamente las inasistencias. A diferencia de los correos electrónicos, que a menudo quedan enterrados en bandejas de entrada abarrotadas, los recordatorios de texto son más inmediatos y tienen muchas más probabilidades de ser vistos, lo que lo mantiene a usted y a sus contactos organizados y encaminados.

Por ejemplo, si gestionas citas a través de Google Calendar, puedes enviar automáticamente un recordatorio de texto justo antes de que comience un evento. Su texto puede incluir detalles esenciales del evento, como la hora, la ubicación o un enlace para unirse a reuniones virtuales. Esto es particularmente eficaz para reducir las inasistencias a consultas con clientes, reuniones de negocios o incluso citas personales como visitas al médico.

Si usa Calendly para programar reuniones, también puede automatizar un texto de confirmación en el momento en que un invitado reserva una cita. Por ejemplo, tan pronto como se programa una reunión, se puede enviar un SMS para confirmar la reserva, compartir los próximos pasos o proporcionar instrucciones sobre cómo prepararse. 

Al automatizar las notificaciones SMS para la gestión del calendario, puede reducir las citas perdidas y crear una experiencia fluida para sus asistentes. Con recordatorios automáticos, estará un paso adelante y aumentará la probabilidad de que todos lleguen preparados y a tiempo.

Seguimiento de clientes futuribles

El seguimiento oportuno es fundamental a la hora de convertir clientes futuribles en clientes. Las automatizaciones de SMS pueden hacer que este proceso sea más rápido y eficiente. Envíe instantáneamente mensajes de texto personalizados a nuevos clientes potenciales tan pronto como ingresen a su sistema, lo que le ayudará a interactuar con los futuribles de inmediato y a mantener su negocio en primer lugar.

Imagine que un cliente futurible envía su información para hacer una solicitud de más detalles sobre su producto o servicio. Un texto inmediato podría agradecerles su interés y compartir los próximos pasos, como la programación de una llamada, proporcionar un código de descuento o enlazar a recursos relevantes. Este tipo de comunicación en tiempo real genera confianza y mantiene al cliente futurible interesado mientras su interés aún es alto.

Si está ejecutando embudos de clientes potenciales, la automatización SMS también se puede utilizar para realizar un seguimiento de los futuribles después de actividades específicas, como descargar un imán de clientes potenciales o inscribirse en un seminario web. Enviar un mensaje de texto de seguimiento rápido para registrarse, responder preguntas u ofrecer asistencia adicional significa que sus clientes futuribles no pasan desapercibidos y lo ayuda a acercarlos a una conversión.

Al automatizar el seguimiento de clientes potenciales a través de SMS, puede ahorrar tiempo y crear una mejor experiencia para sus prospectos, aumentando la probabilidad de convertir el interés inicial en relaciones duraderas con los clientes.

Enviar textos desde correos electrónicos

Dado el volumen de correos electrónicos que recibimos diariamente, a veces la información crítica puede quedar sepultada en las bandejas de entrada y pasar desapercibida. En lugar de eso, ¿por qué no automatizar las notificaciones SMS de los correos electrónicos entrantes para alertarlo a usted y a su equipo sobre mensajes de alta prioridad? Esto permite tiempos de respuesta más rápidos y flujos de trabajo mejorados.

Por ejemplo, si recibe un mensaje de Gmail que coincide con una búsqueda específica (como correos electrónicos que contienen palabras clave como "urgente" o "ticket de soporte"), puede activar automáticamente una notificación de texto. Esto es particularmente útil para equipos que gestionan atención al cliente, consultas de ventas u oportunidades urgentes. Un gerente, por ejemplo, podría recibir un mensaje de texto instantáneo cuando un cliente clave le envía un correo electrónico, para poder actuar inmediatamente sin tener que revisar su bandeja de entrada.

Para casos de uso más avanzados, herramientas como Email Parser de Zapier pueden extraer datos relevantes de correos electrónicos estructurados, como confirmaciones de pedidos, solicitudes de contacto o tickets de soporte. Luego, puede enviar automáticamente por mensaje de texto esa información extraída a un miembro del equipo o a un cliente. También puede enviar mensajes personalizados para mantener a las partes interesadas relevantes informadas sobre actualizaciones de correo electrónico importantes, como nuevos pedidos, registros o solicitudes de asociación.

Al automatizar las notificaciones de texto de los correos electrónicos, crea un sistema más eficiente para mantenerse informado. De esta manera, no se pierde nada importante y las comunicaciones urgentes se abordan con prontitud. 

Combina SMS con webhooks

Webhooks ofrecen una forma flexible de integrar varias herramientas y activar automatizaciones basadas en eventos personalizados, incluso para aplicaciones que no tienen integraciones nativas de Zapier. Al combinar webhooks con la automatización de SMS, puede enviar notificaciones de texto activadas por prácticamente cualquier evento para que las actualizaciones o acciones importantes lleguen a su equipo o clientes de inmediato.

Por ejemplo, si está utilizando una aplicación personalizada o una herramienta poco común, puede configurar un webhook para "capturar" eventos específicos, como un nuevo registro de usuario, un envío de formulario o una confirmación de pago. Una vez que el webhook captura los datos, puede enviar un texto automatizado para notificar a las personas adecuadas. 

Los webhooks también funcionan bien para actualizaciones en tiempo real. Si una herramienta externa trigger un evento, como un producto que se está quedando sin inventario o una actualización crítica del estado del sistema, puede notificar instantáneamente a los miembros del equipo mediante SMS. Para las empresas con workflows especializados, como plataformas de comercio electrónico personalizadas o herramientas de backend, los webhooks pueden generar una comunicación instantánea sin necesidad de supervisión manual de las actualizaciones.

Enviar textos desde hojas de cálculo

Si eres como yo, las hojas de cálculo son tu herramienta preferida cuando comienzas cualquier proyecto nuevo. Esto puede significar que, con el tiempo, usted termine rastreando información crítica como nuevos clientes futuribles, pedidos y estados de proyectos en varias hojas de cálculo. La supervisión de todas esas diferentes hojas requiere mucho tiempo y puede provocar que se pasen por alto elementos importantes. Al automatizar las notificaciones SMS directamente desde Hojas de cálculo de Google, puede optimizar las notificaciones para que las personas adecuadas reciban actualizaciones oportunas.

Por ejemplo, si está haciendo un seguimiento de nuevos clientes futuribles o pedidos en una hoja de cálculo de Google, puede trigger un mensaje de texto cada vez que se agregue una nueva fila. Imagine un equipo de ventas que recibe un mensaje de texto instantáneo cuando aparece un nuevo cliente futurible o un equipo de logística que recibe una notificación cuando se actualiza un pedido en una hoja compartida. Con textos automatizados, la información crítica se entrega rápidamente, lo que mantiene los flujos de trabajo en movimiento y los equipos alineados.

También puede activar mensajes SMS cuando se actualicen filas de su hoja de cálculo. Por ejemplo, si una hoja de gestión de proyectos rastrea el progreso de una tarea, actualizar una fila a Completado envía automáticamente un mensaje de texto para notificar al equipo o al cliente. De manera similar, puede enviar recordatorios para actualizaciones de pagos, cambios de citas o cualquier otra información urgente. 

La automatización de SMS desde hojas de cálculo cierra la brecha entre los datos estáticos y la comunicación en tiempo real. Ya sea que esté administrando clientes futuribles, haciendo un seguimiento de las actualizaciones del proyecto o manejando cambios de inventario, la automatización de las notificaciones por SMS garantiza que todos se mantengan informados y no se pierda ninguna actualización.

Enviar mensajes de texto según una programación

Los mensajes SMS programados son una forma poderosa de automatizar las comunicaciones de rutina. Ya sean recordatorios diarios, actualizaciones semanales o notificaciones recurrentes, la automatización de los mensajes de texto programados garantiza un alcance constante y le ahorra tiempo.

Con Schedule by Zapier, puedes enviar recordatorios de texto diarios a tu equipo para tareas clave, como verificar el progreso de un proyecto o enviar hojas de tiempo. Esto también puede funcionar para uso personal, como configurar un recordatorio de texto diario para citas, medicamentos u objetivos personales. Si está administrando clientes, los mensajes de texto programados pueden ayudar a compartir actualizaciones diarias, recordatorios de ejercicios u otros puntos de contacto consistentes para mantener alta la participación.

Para la comunicación semanal, puede enviar actualizaciones de texto automatizadas para elementos como boletines de noticias, recordatorios de próximos eventos o informes de progreso. Por ejemplo, un agente inmobiliario puede configurar un envío de mensajes de texto semanales a sus clientes con nuevas propiedades, o una escuela puede enviar un recordatorio por mensaje de texto sobre fechas límite o eventos próximos todos los lunes por la mañana. Al configurar estas automatizaciones, podrá comunicarse regularmente sin preocuparse por perder una cita.

Automatiza tus textos para una mejor comunicación

Al automatizar los mensajes de texto para todo, desde seguimientos de clientes futuribles y envíos de formularios hasta recordatorios de calendario y actualizaciones programadas, puede entregar información oportuna y práctica directamente a su audiencia. La inmediatez y las altas tasas de participación de los SMS lo convierten en una herramienta invaluable para mantener a los clientes, miembros del equipo y partes interesadas informados y conectados.

Y estas son sólo algunas de las muchas formas en que puedes agilizar tus mensajes de texto. ¿Qué automatizarás primero?

Este artículo fue publicado originalmente en mayo 2021, escrito por Ellie Huizenga. Fue actualizado por última vez en diciembre 2024 por Michael Toth.