Como ex empleado de Slack, pasé años participando en lo que probablemente sea el espacio de trabajo de Slack más dinámico y animado del planeta. Con miles de empleados probando el producto, hicimos literalmente todo lo que pudimos dentro de Slack. Una de mis funciones favoritas menos conocidas es Workflow Builder, una herramienta sin código para crear automatizaciones directamente en Slack.
El constructor de flujo de trabajo ha estado en Slack durante años, pero solo está disponible en planes de pago; y vale si nunca lo has probado porque, honestamente, no es tan fácil de encontrar.
Conceptualmente también es muy parecido a un iceberg: a primera vista, parece simple, pero las funciones de flujo de trabajo de Slack le brindan mucho más poder debajo de la superficie.
Cómo usar el Slack flujo de trabajo Builder
A continuación te indicamos cómo encontrar el flujo de trabajo Builder:
Haga clic en el nombre de su espacio de trabajo.
Seleccionar Herramientas.
Seleccione Generador de flujo de trabajo.
Alternativamente, puede hacer clic en el acceso directo Automatizaciones en el menú de la barra lateral.
(Si no lo ve, puede agregarlo en las preferencias de su espacio de trabajo: haga clic en el nombre de su espacio de trabajo, seleccione Preferencias, vaya a la sección Navegación y marque la casilla junto a Automatizaciones).
Para crear un nuevo flujo de trabajo, haga clic en Nuevo flujo de trabajo y luego elija Generar flujo de trabajo o Crear desde plantilla. Una plantilla es la forma más sencilla de empezar.
Una vez que eliges una plantilla, Slack te brinda un resumen de cómo funcionará cada paso de la automatización. Puede editar los detalles de cada paso, junto con el título del flujo de trabajo, haciendo clic en Configurar antes de la publicación.
Hay siete opciones para trigger un flujo de trabajo de Slack:
Desde un enlace en Slack. Cada flujo de trabajo tiene un enlace único. Puedes agregarlo en cualquier lugar de Slack, como mensajes de bienvenida y lienzos. Cuando alguien haga clic en su enlace, se iniciará el flujo de trabajo.
Nuevo miembro del canal. Cada vez que alguien se une a un canal, puedes abrir un formulario de entrada o, lo que es más común, enviarle un mensaje explicándole cosas importantes sobre el canal al que acaba de unirse.
Reacción emoji. Puedes elegir un emoji específico en un canal específico que inicie un flujo de trabajo, que puedes usar para marcar cosas como completadas o pedirle a las personas que se ofrezcan como voluntarias para hacer cosas, todo con un emoji para comenzar.
Fecha y hora programadas. Si el sistema básico de recordatorios de Slack no es suficiente para tus necesidades, puedes usar un flujo de trabajo para enviar un mensaje a un canal en momentos muy precisos en el futuro.
Cuando se actualiza un elemento de la lista. Elige una lista. Cuando se actualice un elemento o un campo de esa lista, se iniciará su flujo de trabajo.
Webhook. Esta es una opción avanzada, que generalmente implica algo de programación. Implica iniciar flujos de trabajo cuando algo sucede en otro servidor, como obtener un nuevo cliente o una venta que se reporta en un canal de #ventas. Puedes aprender más sobre los webhooks, pero primero te recomiendo ver si Zapier puede ayudarte a crear el flujo de trabajo que deseas sin código.
Eventos de conector. Hay un puñado de aplicaciones que pueden trigger flujos de trabajo de Slack de forma nativa, incluidas Asana, ClickUp, Monday, Basecamp y GitHub. Por ejemplo, puedes trigger un flujo de trabajo de Slack cuando se haya completado una tarea de Asana. (Con Zapier, puedes trigger flujos de trabajo de Slack usando casi cualquier aplicación).
Después de activar su flujo de trabajo, puede integrar una variedad de funciones de Slack en cada paso. Por ejemplo, puede construir un flujo de trabajo que recopile información de nuevos empleados a través de un formulario, los agregue a un canal de incorporación y a los canales departamentales relevantes, actualice el lienzo de cada canal con su información y envíe mensajes automáticos para darles la bienvenida al equipo.
9 Ejemplos de generadores de flujos de trabajo de Slack
A continuación se muestran algunos ejemplos de flujos de trabajo en Slack.
Recopila historias de clientes de cualquier persona de tu empresa.
Permitir que los empleados sugieran nuevas funciones del producto
Estos ejemplos tardarán entre 15y30 minutos en configurarse, pero una vez que estén en funcionamiento, puede ahorrar varios minutos cada vez que se ejecuten, para siempre. Veamos cómo se crea cada uno de estos.
1. Organiza una sesión de preguntas y respuestas o AMA en Slack
Las reuniones grandes a menudo incluyen tiempo para responder preguntas de la audiencia, pero cuando se trata de cómo una empresa recopila preguntas (y luego decide cuáles responder), hay muchas formas de hacerlo.
Una forma de organizar un AMA virtual es crear un flujo de trabajo simple que recopile preguntas y las publique en un canal designado. Los miembros del equipo pueden hacer clic en un botón (usando el trigger Desde un enlace) y verán una ventana emergente donde podrán completar su pregunta y presionar enviar. Desde allí, aparecerá instantáneamente como un nuevo mensaje en un canal, en este caso #ceo-ama (el canal de "pregúntame cualquier cosa" del propio CEO). Está destinado a imitar una política de horario de oficina de "puertas abiertas", pero en Slack.
Slack también tiene una plantilla de flujo de trabajo incorporado más formal que puedes personalizar para adaptarla a tus necesidades.
2. Cree un proceso de aprobación de autoservicio
Independientemente de la industria en la que trabajes, a menudo tendrás que pausar un proyecto hasta que otros puedan aprobar algún aspecto del mismo. En ventas, por ejemplo, los tratos a menudo pueden presentar términos no estándar que deben ser aprobados por múltiples partes interesadas. Sin un proceso de aprobaciones optimizado y automatizado, usted podría terminar buscando aprobaciones manualmente durante días. (En el peor de los casos, el trato podría incluso fracasar debido al retraso).
En Slack, un cuello de botella en las aprobaciones se produjo cuando nuestro personal legal interno tuvo que revisar rápidamente las entradas de blog antes de su publicación. En ese momento, Slack era una empresa que cotizaba en bolsa, lo que significaba que tenía que seguir varias reglas para la comunicación pública, y nuestros abogados estaban muy atentos para asegurarse de que no las violáramos accidentalmente. Para un equipo de escritores que intenta publicar entradas diariamente, el paso de revisión podría realmente ralentizar las cosas.
Para mantener las cosas en movimiento, creamos un canal llamado #content-legal-review, donde los escritores del equipo de marketing usarían un acceso directo del flujo de trabajo Workflow Builder para completar un formulario, compartiendo un enlace a su borrador en Google Docs junto con cualquier problema que nuestros abogados pudieran tener en cuenta.
Desde allí, el flujo de trabajo publicó la solicitud en un canal privado, donde nuestros abogados eran los únicos miembros. Un abogado lo "reclamaría" agregando una reacción emoji 👋 para que los demás miembros de su equipo supieran que lo estaban revisando. Una vez completada la revisión, hacían clic en un botón para aprobarla (después de dejar cualquier comentario en el propio Google Doc). Los escritores recibirían una notificación instantánea tras la aprobación y podrían incorporar comentarios antes de la publicación.
3. Incorporación de nuevos empleados
No se limite a darles a los nuevos empleados un inicio de sesión de Slack y esperar lo mejor. Si Slack es un centro de comunicaciones central para su empresa, los nuevos miembros del equipo necesitan una orientación adecuada para integrarse rápidamente.
Afortunadamente, este proceso se puede automatizar. El método más simple es agregar nuevos empleados a un canal de #incorporación, que servirá como trigger para su flujo de trabajo de incorporación.
Su flujo de trabajo podría verse así:
Envío de un mensaje privado con acciones de incorporación paso a paso
Actualizar el lienzo de tu canal con la información del nuevo miembro del equipo
Transmitir un mensaje a todo el canal invitando a otros a darle la bienvenida a su nuevo empleado
Al usar variables como el nombre de su nuevo empleado, puede personalizar su incorporación de Slack a escala.
Puedes utilizar flujos de trabajo similares para dar la bienvenida a nuevos miembros a un canal. Para canales grandes que pueden tener cientos o incluso miles de miembros, las automatizaciones pueden ayudar a quienes se unen a ponerse al día rápidamente y familiarizarse con el terreno.
4. Recopila historias de clientes de cualquier persona de tu empresa.
Nunca se sabe dónde se puede encontrar una buena historia de un cliente. Una vez, estaba en un aeropuerto esperando un vuelo cuando alguien vio el logo de Slack en mi chaqueta, luego me preguntó si trabajaba allí y procedió a contarme cuánto le encantaba a su negocio de exterminación de insectos usarlo para intercambiar mensajes con los empleados en el campo.
La próxima vez que me conecté a Internet, lo escribí para nuestro canal existente #customer-stories-ideas , donde se reunía gran parte del equipo de marketing. Allí, podrían marcar ideas de historias interesantes con reacciones emoji y tener discusiones en el hilo de cada idea sobre cómo proceder.
Finalmente, agregamos un flujo de trabajo para recopilar la información en un formato estándar para que cualquier persona de la empresa pudiera unirse al canal y ejecutar el flujo de trabajo para compartir historias de una llamada telefónica, un tuit aleatorio o una interacción en persona.
5. Capturar nuevas solicitudes de funciones del producto de cualquier empleado
Las nuevas funciones e ideas de productos pueden surgir de cualquier parte. Alguien de su equipo de contabilidad podría confundirse al usar su producto y desear que tuviera un botón de deshacer destacado para evitar errores. O tal vez un nuevo empleado quiera compartir una idea que siempre deseó que estuviera en el producto.
En Slack, teníamos un canal #features-ideas, y una vez que los empleados llegaron a cientos, optamos por crear un formulario de flujo de trabajo para capturar información relevante sobre esas ideas.
El canal tenía gerentes de producto y desarrolladores de software, y con frecuencia dejaban comentarios debajo de cada idea sobre qué tan factible sería implementar algo y qué equipos serían responsables. En algunos casos, los "triunfos rápidos" (ideas buenas pero pequeñas) podrían implementarse en el producto el mismo día.
6. Únase a las reuniones con una reacción de emoji
Los emojis son una parte fundamental de la cultura de Slack. También son una herramienta de comunicación útil y de bajo costo para medir el interés, recopilar comentarios y obtener un recuento rápido de asistentes a los eventos.
Puedes hacer que los emojis sean aún más útiles al usarlos para iniciar flujos de trabajo. Slack ofrece plantillas de flujo de trabajo basadas en emojis para enviar notificaciones, convertir mensajes de Slack en tareas de Asana y crear nuevos incidentes de PagerDuty.
Mi flujo de trabajo favorito en esta categoría agrega automáticamente una reunión a tu Calendario de Google cuando reaccionas con un determinado emoji.
7. Automatizar las solicitudes de PTO
Enviar un correo electrónico a su gerente para solicitar tiempo libre remunerado significa dos cosas: cortesías incómodas para engrasar las ruedas ("Oye Brian, ¿qué tal esos Packers? De todos modos…") y racionalizaciones preventivas ("Mira, sé que estamos muy ocupados y acabamos de regresar de las vacaciones de invierno, pero…").
Es mucho más fácil (y más eficiente) crear un proceso que permita solicitudes y aprobaciones rápidas sin complicaciones. Slack tiene una plantilla de flujo de trabajo de solicitud de PTO que hace exactamente eso: los miembros del equipo completan un formulario de solicitud, los gerentes lo aprueban o lo rechazan y el flujo de trabajo actualiza automáticamente al solicitante.
8. Optimice sus agendas de reuniones semanales
Las reuniones de los lunes por la mañana siempre son difíciles (especialmente si ocurren antes del café). Pero serían un poco más fáciles si nunca tuvieras que volver a armar una agenda de reuniones, ¿verdad?
Slack puede ayudar con esto: puedes usar la plantilla de flujo de trabajo de agenda de reuniones semanales recurrentes para solicitar automáticamente temas de la agenda cada semana. El flujo de trabajo actualizará el canal relevante con los temas de la agenda que están pendientes de discusión.
A partir de ahí, todo lo que tienes pendiente es presentarte, con un café en la mano, y recorrer la lista.
9. Gestionar respuestas a incidentes
Ya sea que esté lidiando con quejas de servicio al cliente, errores de productos o violaciones de seguridad, es fácil que los incidentes se acumulen (o se pierdan) si no tiene un sistema para administrarlos.
Si bien no es el sistema más sólido, puedes administrar y responder a incidentes desde Slack si tus necesidades son simples. El flujo de trabajo de respuesta a incidentes de Slack recopila una descripción del incidente, un enlace (si corresponde) y la persona responsable de responder al incidente.
El flujo de trabajo predeterminado crea un canal especial de Slack para responder al incidente, fija un mensaje en la parte superior del canal con los detalles del incidente e invita a las personas relevantes al canal.
Utilice cualquier aplicación para trigger flujos de trabajo de Slack con Zapier
Slack tiene una sólida cartera de integraciones nativas, pero solo algunas de ellas pueden usarse para trigger flujos de trabajo. Sus opciones se limitan principalmente a herramientas de gestión de proyectos como Basecamp, Asana y Monday. Una vez que haya activado un flujo de trabajo, puede integrar una biblioteca más amplia de 50+ aplicaciones en su automatización. (Por ejemplo, puede crear una página en Notion o crear una reunión en Zoom).
Pero con Zapier, puedes conectar Slack a miles de otras aplicaciones. Obtén más información sobre cómo automatizar Slack o comienza con uno de estos flujos de trabajo prediseñados.
Enviar nuevos correos electrónicos de Gmail como mensajes del canal de Slack
Establecer el estado de Slack en una programación diaria automática
Envía mensajes de Slack cada vez que se actualicen las filas de Hojas de cálculo de Google
Zapier es la plataforma de orquestación de IA más conectada: se integra con miles de aplicaciones de socios como Google, Salesforce y Microsoft. Utilice interfaces, tablas de datos y lógica para crear sistemas seguros, automatizados y con tecnología de IA para sus flujos de trabajo críticos para el negocio en toda la pila tecnológica de su organización. Más información.
Automatiza Slack para una mejor comunicación
El generador de flujo de trabajo de Slack puede ahorrarle una increíble cantidad de tiempo.
Puede convertir Slack en un sistema operativo empresarial ligero configurando flujos de trabajo para la incorporación de empleados, administrar proyectos, abordar quejas de clientes, manejar solicitudes de RR. HH. y agilizar todo tipo de funciones de recopilación de información.
O, en una escala más pequeña, puede usar el flujo de trabajo Builder para capturar ideas que se pueden formalizar más tarde, acelerar las aprobaciones de otros equipos, crear formas de autoservicio para que los empleados soliciten ayuda a su personal de TI o incluso preguntar a las personas qué tallas de camisetas usan antes de imprimir un montón para el próximo gran picnic de la empresa.
Es un producto flexible diseñado para ayudarle a modificar cualquier tipo de proceso empresarial y seguir reenviando los proyectos.
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Este artículo fue publicado originalmente en diciembre 2022. La actualización más reciente, con contribuciones de Ryan Kane, fue en septiembre 2024.
