El mejor software de integración gratuito en 2025

En los negocios, las relaciones lo son todo, desde el cliente potencial hasta el cierre de una venta. Aunque puedas tener todo bajo control en un archivo de Excel o en un bosque de pósits alrededor de tu monitor, usar un software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) hará que resulte más fácil gestionar y fomentar relaciones más complejas. También ofrecerá oportunidades para la automatización y ayudará a estandarizar los procesos en tu empresa, lo que se traducirá en puntos de contacto más uniformes a través de todos los canales.

Suena enorme, lo sé. Pero no tienes que pagar un precio enorme para empezar. He estado actualizando esta lista durante algunos años, y este año, consideré alrededor de 80 sistemas CRM gratuitos y luego realicé pruebas exhaustivas con los principales contendientes.

Después de docenas de horas de pruebas, estos son los 11 mejores CRM gratuitos.

El mejor software CRM gratuito

• EngageBay para una plataforma todo en uno de capacidad empresarial 

• Bitrix24 para empresas con muchos usuarios y contactos

• Zoho CRM para escalar tu negocio

• HubSpot CRM para la integración con tus otras aplicaciones

• Capsule para la gestión de proyectos

• Vtiger para opciones de actualización asequibles

• Snov.io para la prospección y el contacto en frío

• Streak para añadir un CRM a Gmail

• eWay-CRM para añadir un CRM a Outlook

• Zapier para crear tu propio CRM sencillo

• Clay para un CRM personal

¿Qué hace que un software de CRM gratuito sea el mejor?

El software de CRM es una solución de gestión de clientes potenciales que realiza un seguimiento de tus contactos, tanto de su información personal como empresarial. Te permite clasificar cada uno según tu historial de contactos y los tratos que estás desarrollando y negociando.

Las aplicaciones de CRM gratuitas más básicas te ayudan a organizar tus contactos, tener un pipeline de ventas para realizar un seguimiento del proceso de los tratos y proporcionan informes y paneles de control sencillos para conocer tu rendimiento y el de tu equipo. Las plataformas más avanzadas incorporan funcionalidades adicionales en áreas como la gestión de proyectos, el marketing, el servicio de asistencia, la gestión de contenido y el SEO; ofrecen oportunidades de automatización e integración para ahorrar tiempo y optimizar los procesos; y te permiten crear tus propios informes y acceder a análisis revolucionarios.

Con eso en mente, esto es lo que buscaba al probar cada aplicación gratuita de CRM:

• Facilidad de uso. Usar tu sistema CRM debería ser tan fácil como usar tu cliente de correo electrónico. También debería facilitar la realización de acciones repetitivas, como añadir nueva información de contacto o rastrear tratos, que no deberían suponer una pérdida de tiempo.

• Gestión de contactos y ventas. Para los contactos, estaba viendo cuántos campos había y si podías crear listas con filtro para la segmentación; para las ventas, buscaba al menos un pipeline de ventas visual que pudieras personalizar para tu proceso de ventas en particular.

• Informes y análisis. Presté atención al funcionamiento de los paneles de control: su nivel de información, cuántos informes puedes ejecutar (y si puedes crear los tuyos propios), y cualquier análisis que te proporcione información sobre cómo mejorar tus procesos.

• Integración con otras aplicaciones. Cuantas más integraciones haya y más fluidas sean, mejor. Tu CRM es tu centro de información, por lo que debe ser capaz de enviar datos y recibir información de tus otras aplicaciones críticas para el negocio.

• Funciones únicas. He probado todo lo que no está estrictamente relacionado con la funcionalidad del CRM, pero que podría ser una ventaja interesante, como el análisis de tráfico, la gestión de proyectos o las funciones de colaboración interna del equipo.

Para probar estos CRM, me registré en cada uno de ellos y seguí el procedimiento de incorporación sugerido. Luego, añadí algunos contactos y empresas, creé tratos y los avancé a través del pipeline. Después eché un vistazo a las funciones de informe y análisis para ver qué había cambiado con mis datos. En los casos en los que estaban disponibles, probé las funciones de marketing enviándome una campaña de correo electrónico; gestioné proyectos, añadiendo tareas e hitos; me pedí ayuda en los portales de servicio de asistencia; y probé algunas integraciones con otras aplicaciones. Pasé entre 40 minutos y varias horas con cada aplicación, dependiendo de la amplitud de las funciones.

Aquí están las mejores aplicaciones CRM con un plan gratuito sólido.

El mejor software CRM gratuito de un vistazo

El mejor software CRM gratuito todo en uno

EngageBay (Web, iOS, Android)

EngageBay pros:

• Todo en uno con muchos extras

• La automatización es fácil de configurar

Desventajas de EngageBay:

• El plan gratuito es algo limitado

EngageBay es esencialmente un CRM, repleto de funciones de ventas, marketing, atención al cliente y chat, todo ello en un plan freemium. Sin embargo, esta flexibilidad tiene un inconveniente: solo puedes añadir 250 contactos a la plataforma con el plan gratuito, así que considera archivar los contactos inactivos para seguir usándola durante más tiempo.

Añadir contactos es sencillo, con todos los campos que esperarías. Me gustó especialmente la función de listas inteligentes: puedes segmentar tus contactos eligiendo un conjunto de filtros, y la lista se actualiza automáticamente con todos los contactos que cumplan esas condiciones en el futuro. El pipeline de ventas visual es igual de fácil de usar, permitiéndote arrastrar y soltar los tratos a medida que avanzan las ventas. También puedes añadir más pipelines para llevar un seguimiento de todo, lo cual no es algo que todas las plataformas te permitan hacer.

EngageBay encabeza esta lista por las funciones de CRM que ofrece gratis y porque viene con todo tipo de extras. Hay una suite de marketing completa, que incluye scoring de clientes potenciales, páginas de destino, ventanas emergentes, plantillas de correo electrónico, boletines de noticias y herramientas para capturar nuevos contactos; un conjunto de servicios que permite a tus clientes crear tickets de soporte y asignarlos a tu equipo automáticamente; y un módulo básico de chat en directo que puedes integrar en tu página web, con estadísticas para ayudarte a ver el tiempo de primera respuesta, la duración del chat y el total de chats. Eso es mucho, y todo gratis.

También hay paneles de control para cada una de estas funciones: marketing, ventas, servicio y chat en directo. Cada uno ofrece una buena visión general de cómo está la zona, y puedes mostrar u ocultar datos según lo que quieras o no ver. La generosidad del plan gratuito termina en el análisis avanzado: solo puedes obtener información detallada sobre el análisis de rentabilidad y el análisis multicanal integrado si te suscribes al plan de pago.

Puedes conectar EngageBay a Shopify, seis plataformas de envío masivo de correos electrónicos, 14 proveedores de SMS, Jotform, Docusign y reCAPTCHA, todo de forma nativa. Por si todo esto no fuera ya suficiente, al conectar EngageBay con Zapier, puedes integrarlo con miles de aplicaciones para asegurarte de que tu información fluya dentro y fuera de tu CRM automáticamente. Descubre más sobre cómo automatizar EngageBay con Zapier o echa un vistazo a estos flujos de trabajo predeterminados.

Precios de EngageBay: El plan gratuito incluye 250 contactos y versiones básicas de todas las demás funciones; los planes de pago cuestan a partir de 11,99 $/usuario/mes.

El mejor software CRM gratuito con usuarios y contactos ilimitados 

Bitrix24 (Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android)

Bitrix24 pros:

• Suite de software empresarial

• Amplia gama de funciones

Desventajas de Bitrix24:

• Tiempo de configuración potencialmente alto

Si conoces Bitrix24, sabes que técnicamente no es una aplicación CRM. Es una aplicación empresarial todo en uno donde puedes colaborar con tu equipo en prácticamente todo. Pero el conjunto de funciones que ofrece, junto con el hecho de que permite usuarios y contactos ilimitados en el plan gratuito, lo hace realmente potente para este caso de uso en particular.

Esta potencia viene con la necesidad de una gran dosis de paciencia. Bitrix24 es una aplicación muy completa. Empieza poco a poco: primero, lleva a tu equipo a la plataforma y empieza a colaborar allí; luego, añade tus contactos y configura tu pipeline de ventas y tratos; después, explora los informes y las integraciones. Intentar hacer todo al mismo tiempo puede resultar abrumador, pero avanzar paso a paso generará impulso. Una vez que tú y tu equipo comprendáis bien lo básico, podréis organizar los menús exactamente como queráis, ocultando o mostrando botones para una personalización total.

En la página de contactos, puedes reorganizar los campos para mover lo que es relevante a la parte superior; esto me pareció muy útil. Y con la tarjeta de contacto abierta, haz clic en el botón Perfil para acceder a un conjunto de informes sobre tu relación con este cliente, incluyendo un gráfico de la carga de comunicación actual.

Además de todo lo que esperarías del pipeline de ventas, la plataforma tiene algunas funciones adicionales útiles. Por ejemplo, recibirás una notificación si un trato no tiene tareas, lo que te instará a que pongas a alguien a cargo. Si tienes un objetivo de ventas específico en mente, puedes configurarlo en la plataforma y trabajar para alcanzarlo. Y al final del trimestre, puedes echar un vistazo a las tendencias del embudo de ventas y realizar comparaciones con informes anteriores.

Bitrix24 tiene una gran capacidad de generación de informes, incluso en el plan gratuito. La página de análisis tiene docenas de pestañas que rastrean números sobre el rendimiento de los empleados o informes de actividades. La captura de pantalla que ves arriba es solo una muestra de lo que ofrece, y es sorprendente ver que un plan gratuito proporcione tantas opciones en lo que respecta a informes y análisis. 

Y dado que Bitrix24 también trata sobre la colaboración en equipo, ofrece numerosas funciones de colaboración. Hay un flujo de actividad, similar a un feed de redes sociales para tu empresa, que hace que las tareas y los logros sean más visibles. Puedes añadir a los miembros de tu equipo a la plataforma, distribuyéndolos por departamentos y organizándolos por jerarquía. También puedes colaborar con tus compañeros de equipo mediante chat, llamadas de audio y vídeo, y crear grupos de trabajo para ayudar a los empleados a centrarse en los proyectos. Si a eso le añades funciones de gestión de proyectos, un disco de archivos y un creador de páginas web, parece obvio que es una herramienta gratuita extremadamente robusta.

Con cientos de opciones de integración nativas que abarcan múltiples categorías de aplicaciones, hay mucha libertad para crear conexiones y empoderar a tu equipo. Si no encuentras tus aplicaciones en el marketplace, puedes conectar Bitrix24 a Zapier para automatizar todos los flujos de trabajo de tu negocio: disparar correos electrónicos importantes cuando se añadan nuevos contactos o crear nuevos contactos desde tu herramienta de generación de clientes potenciales. Y eso es solo la punta del iceberg.

Precios de Bitrix24 : el plan gratuito incluye usuarios y contactos ilimitados y todas las funciones básicas; los planes de pago, que añaden características como atención al cliente, cuestan a partir de 49 $/mes para 5 usuarios.

El mejor software de CRM gratuito para escalar tu negocio

Zoho CRM (Web, iOS, Android)

Ventajas de Zoho CRM:

• Excelente plan gratuito

• Funciones únicas de IA en los planes de pago

Desventajas de Zoho CRM:

• La interfaz y la navegación podrían ser mejores

El paquete de software de Zoho se expande al territorio de CRM con Zoho CRM. Es ideal para escalar tu negocio porque el plan gratuito es generoso y, a medida que creces, puedes añadir más funciones integrando otras aplicaciones de Zoho, que también ofrecen planes gratuitos decentes. Como puedes mezclar y combinar a la carta, no tienes que pagar un abultado plan de suscripción para funciones de software de empresa que solo usarás dentro de unos años (o nunca).

Este CRM te ofrece 5000 registros de forma gratuita. Aquí, "registros" se refiere a contactos, tratos, cuentas y campañas, así que ten en cuenta que cada vez que crees algo nuevo, computa para el límite. Una buena función: ofrece una opción para eliminar los registros no utilizados, lo que puede aumentar la duración del plan gratuito.

La interfaz de usuario tiene un aire de empresa con un gran menú de nivel superior para facilitar el acceso a todas las secciones de la aplicación. Puedes hacer clic en tus contactos para ver una vista de 360 grados de todos sus datos e incluso añadir los mejores momentos para enviar un correo electrónico o llamar, ayudándote a contactar con tus clientes cuando estén más disponibles. Los informes y análisis de Zoho CRM también son impresionantes. Puedes ver los datos rápidamente haciendo clic en uno de los 60 informes prediseñados disponibles.

El plan gratuito es algo limitado en cuanto a integraciones, principalmente te conecta con otras herramientas de Zoho (¡pero son muy robustas!). Al suscribirte al plan de pago, desbloqueas cientos de integraciones con servicios de terceros a través del marketplace, y puedes llegar a miles conectando Zoho CRM a Zapier. Por ejemplo, puedes añadir automáticamente los clientes potenciales que generes a partir de los anuncios de Facebook Lead Ads o conectar tu tienda de comercio electrónico al CRM para potenciar todos los flujos de trabajo de tu empresa. Descubre más sobre cómo automatizar Zoho CRM o echa un vistazo a estos flujos de trabajo predefinidos.

Precios de Zoho CRM: plan gratuito disponible para 3 usuarios y hasta 5000 registros. Los planes de pago, que añaden funciones como previsión de ventas, informes personalizados y más funciones de automatización de marketing, cuestan a partir de 14 $/usuario/mes.

El mejor CRM gratuito con muchas opciones de integración

HubSpot CRM (Web, iOS, Android)

Ventajas de HubSpot CRM:

• Plan gratuito generoso

• Amplia gama de funciones bien diseñadas

Desventajas de HubSpot CRM:

• Cuando necesites actualizar, los planes de pago son confusos.

HubSpot es donde tu pila tecnológica se une. Con casi 1000 integraciones nativas disponibles para los usuarios de CRM gratuitos, podrás conectar la mayoría del resto de aplicaciones que usas a tu CRM. Y si las conectas a través del Operations Hub de HubSpot, puedes hacer que los datos sean bidireccionales, llevándolos a HubSpot y enviando actualizaciones si realizas cambios, manteniendo la información actualizada dondequiera que esté.

Si no encuentras la aplicación que buscas en el marketplace de HubSpot, siempre puedes conectar HubSpot con Zapier para abrir las puertas a miles de integraciones. Descubre más sobre cómo automatizar los procesos empresariales en HubSpot o empieza con uno de estos ejemplos.

El CRM de HubSpot es gratis para siempre para usuarios ilimitados y contactos ilimitados. Los "contactos ilimitados" vienen con un asterisco: por limitaciones técnicas, cada cuenta solo puede tener hasta un millón de contactos. Aun así, sobrepasarlos podría llevarte una década o dos, dependiendo de cuántos clientes potenciales se generen en tu empresa.

Solo hay un pipeline en el plan gratuito y no puedes crear más, pero HubSpot lo compensa al permitirte crear tus propios paneles de control personalizados e informes a medida. Puedes echar un vistazo a análisis como estadísticas de campañas de marketing, análisis de tráfico de tu página web, análisis de contacto sobre tu actividad de CRM y rendimiento de formularios. 

El alcance del plan gratuito de HubSpot es bastante notable; está lejos de limitarse al CRM. Hay una suite de marketing completa, que incluye marketing por correo electrónico, páginas de destino y formularios básicos. Puedes crear y administrar tu propia página web utilizando el sistema de gestión de contenido de HubSpot, gestionar tickets de soporte y configurar chat en directo y chatbots con la suite de servicios, y revisar el análisis de tráfico y las herramientas de SEO para optimizar tus canales. Hay una variedad de herramientas de IA que te ayudarán a ahorrar tiempo en cada paso al generar correos electrónicos, entradas de blog y mensajes de chat. Algunas de ellas están disponibles en el plan gratuito, por lo que puedes echarles un vistazo para hacerte una idea de su potencial.

Precios de HubSpot: el plan gratuito incluye usuarios y contactos ilimitados, además de mucho más; planes de pago desde 20 $/mes.

El mejor CRM gratuito para la gestión de proyectos

Capsule (Web, iOS, Android)

Ventajas de Capsule:

• Muy intuitiva

• El panel de control se centra en las tareas que tienes que hacer

Desventajas de Capsule:

• No tiene tantas funciones como otras de la lista

No sabía que podías enamorarte de una aplicación a primera vista, pero eso es lo que pasó cuando empecé a probar Capsule. La interfaz tiene una pinta fantástica y funciona aún mejor. Y el hecho de que no tenga muchas funciones como algunos de sus competidores hace que la navegación sea sencilla y directa.

Esta facilidad de uso también respalda la etiqueta "best for" de Capsule. La funcionalidad de gestión de proyectos se asemeja a la de una auténtica plataforma de gestión de proyectos, con la suficiente profundidad para mantener todo en marcha. Tiene una vista de calendario, una vista Kanban y una vista de lista, y un panel de control que te muestra las tareas del día y lo que viene a continuación, lo que realmente elimina la sensación de agobio de tus tareas diarias.

Solo hay un pipeline de ventas en el plan gratuito. Incluye una vista Kanban para el seguimiento visual, una vista de lista filtrable y una vista de panel de control que muestra la previsión del pipeline, el estado por hito, la tasa de conversión y una agrupación de etiquetas del pipeline. Al final, las métricas que ofrece Capsule compensan algunas de las limitaciones.

Puedes conectar Capsule a miles de aplicaciones mediante Zapier (no se necesitan habilidades de programación) para que todos tus flujos de trabajo empresariales importantes se ejecuten en segundo plano. Importa oportunidades de venta o proyectos, envía notificaciones automáticas y mucho más.

Así es como termina esta historia de amor: Capsule solo te dejará usar su plan gratuito mientras te mantengas por debajo de su límite de 250 contactos. Pero cuando estés dispuesto a invertir, obtener el plan de pago más económico lo aumentará a 50 000, además de eliminar el límite de tus pipelines de ventas y vistas de proyectos. P.D. Si no encuentras cómo crear tu cuenta gratuita, es porque está un poco escondida: desplázate hacia abajo en la página de precios y haz clic en Prueba gratis.

Precios de Capsule: plan gratuito para hasta 2 usuarios y 250 contactos; los planes de pago cuestan a partir de 18 $/usuario/mes.

El mejor CRM gratuito con opciones de actualización flexibles

Vtiger (Web, iOS, Android)

Vtiger pros:

• Megamenú bien organizado

• Funciones robustas en todos los ámbitos

Desventajas de Vtiger:

• Las aplicaciones móviles son difíciles de usar

Como CRM gratuito para pequeñas empresas, Vtiger cuenta con un sólido conjunto de funciones envuelto en una interfaz de usuario rápida y fácil de usar. Y es gratis para 10 usuarios, 3000 contactos y 1000 envíos por correo electrónico al mes, bastante generoso para un plan gratuito.

Por supuesto, llegará un momento en que Vtiger consiga un ROI decente y querrás redoblar tu estrategia de CRM y pasar a un plan de pago. Cuando eso ocurra, pagarás por usuario según los privilegios que tengan: los usuarios con acceso completo a todas las funciones cuestan más; los usuarios con acceso de lectura y escritura a una aplicación (Ventas, Marketing, etc.) y acceso de solo lectura a otras aplicaciones obtienen un precio con descuento. Si tu equipo se está expandiendo y está organizado por departamentos, tiene sentido configurar estos privilegios y guardarlos según lo que necesiten hacer o acceder. 

En cuanto a la plataforma en sí, Vtiger tenía la lista de verificación de incorporación más detallada de todas las aplicaciones que probé, asignándome un total de 32 tareas simples que, cuando se completaron, me dieron una idea bastante buena de todo lo que podía hacer. La ayuda no termina ahí: cada vez que visitas una nueva pantalla por primera vez, aparece un vídeo de ayuda en la parte inferior izquierda. Haz clic en reproducir y podrás explorar las funciones tú mismo.

Vtiger no tiene un gran menú de nivel superior con muchos botones, sino que prefiere centrarse en lo que sucede en la pantalla actual. Entonces, ¿dónde están las otras funciones? Cuando haces clic en el icono de hamburguesa en la esquina superior izquierda de la pantalla, puedes acceder a todo: 

• Toda la sección de CRM, con contactos, clientes potenciales y conversaciones

• La suite de marketing, que ofrece un creador de páginas de destino y una plataforma completa de marketing por correo electrónico, con campañas, segmentación de contactos y análisis básicos de correo electrónico.

• Funciones de ventas que ofrecen un panel de control, vista de tratos, presupuestos y bandeja de entrada

• Servicio de asistencia, que incluye una lista de casos y un lugar para gestionar las citas.

• Seguimiento del inventario de productos y servicios

Vtiger viene con 18 informes predefinidos que puedes generar con un par de clics. Si estos no te proporcionan la información que buscas, puedes crear tus propios informes en un asistente paso a paso. También puedes configurar una función de puntuación de clientes potenciales llamada Perfil Score, que te permite otorgar puntos a un contacto en función de sus características.

Conecta Vtiger a Zapier para que pueda comunicarse con el resto de aplicaciones que usa tu equipo. Haz cosas como añadir automáticamente una oportunidad cuando alguien publique en el feed de Facebook de tu empresa o complete un formulario de clientes potenciales. Descubre más sobre cómo automatizar Vtiger o empieza con uno de estos flujos de trabajo predefinidos.

Precios de Vtiger: el plan gratuito incluye 10 usuarios y 3000 contactos. El plan One Growth cuesta a partir de 15 $/usuario/mes.

El mejor CRM gratuito para la prospección y el contacto en frío

Snov.io (Web)

Snov.io pros:

• Gran cantidad de datos de la empresa disponibles

• Extensiones de Chrome para prospección

Snov.io cons:

• Muy centrado en el caso de uso de contacto

Cuando estás empezando o tratando de establecerte en un nuevo mercado, no puedes aprovechar tanto las referencias ni el marketing entrante. Es en este momento cuando la prospección y el contacto con los clientes potenciales son cruciales para asegurar nuevos negocios.

Snov.io incluye todas las funciones de un CRM con prospección, lo que te permite buscar empresas, ver sus listas de empleados y sus respectivos puestos, y luego verificar si sus correos electrónicos son válidos y están activos. Si usas LinkedIn a diario, Snov.io incluso ofrece una extensión que te permite añadir páginas de resultados de búsqueda o perfiles individuales a tus listas de prospección.

Así que ahora tienes una buena lista de personas a las que quieres contactar. ¿Y ahora qué? Snov.io te permite enviar correos electrónicos directos a estos contactos, y puedes empezar con una de sus muchas plantillas de correo electrónico o crear la tuya propia. O también puedes configurar una campaña de goteo en un editor visual, con reglas personalizables sobre cuántos correos electrónicos enviar, cuánto tiempo esperar entre cada uno y triggers condicionales para cuando el destinatario haga clic en un enlace.

Dado que no hay una relación previa entre tú y tus prospectos, existe la posibilidad de que tu correo electrónico quede atrapado en los filtros de spam. Snov.io ofrece una función básica de calentamiento de correos electrónicos en el plan gratuito, permitiéndote optimizar tus correos electrónicos para que lleguen a la bandeja de entrada, no a la carpeta de spam ni a la de promociones. También ofrece muchos consejos en la plataforma para mejorar tu capacidad de entrega y mantener intacta tu reputación de envío; por ejemplo, no enviar a bandejas de entrada de correo electrónico no válidas y no repetir los envíos a las direcciones de correo electrónico que rebotaron tu mensaje. A pesar de eso, todo en la aplicación parece bastante sencillo.

Los precios de Snov.io imponen la mayoría de las limitaciones en las funciones de prospección y verificación de correos electrónicos mediante un sistema de créditos. Recibes 150 créditos al mes, y cada nuevo cliente potenciales o verificación cuesta 1 crédito. También hay un límite de 100 destinatarios en las campañas de goteo de correo electrónico por mes, pero eso solo se aplica al primer correo electrónico enviado a un contacto; todos los siguientes del mes son gratuitos. 

Haz más con Snov.io al conectarlo a Zapier, para que puedas automatizar todos tus flujos de trabajo de prospección y gestión de clientes potenciales. Aquí tienes unos ejemplos para empezar.

Precios de Snov.io: el plan gratuito incluye 50 créditos y 100 destinatarios; el plan Starter cuesta 30 $/mes e incluye 1000 créditos y 5000 destinatarios.

El mejor CRM gratuito para usuarios de Gmail

Streak (Extensión web para Chrome, Safari, Edge; complemento de Gmail)

Ventajas de Streak:

• Integración perfecta con Gmail

• Múltiples pipelines disponibles

Desventajas de Streak:

• Falta de informes detallados

Si Gmail es la base para toda la comunicación de tu negocio, estás de suerte. No tienes que instalar una aplicación independiente ni siquiera renunciar a la interfaz a la que te has acostumbrado tanto. Streak no solo se integra con Gmail: se adapta sin problemas a la interfaz original, añadiendo los botones y funciones de un potente CRM.

Para empezar, tienes que descargar e instalar la extensión del navegador Streak. Una vez hecho esto, todo lo que tienes que hacer es dar permiso a Streak para acceder a tu cuenta de Gmail, necesario para habilitar todas las funciones, y seguir el sencillo proceso de configuración, con un vídeo introductorio a todas las funciones al final.

A diferencia de otras opciones en esta lista, la interfaz de Streak se parece más a Hojas de cálculo de Google. Los pipelines de ventas tienen las etapas en la parte superior, y debajo de la representación gráfica, hay una hoja de cálculo donde puedes ver tus contactos, añadir detalles relevantes y moverlos a través del pipeline de ventas. Este enfoque puede parecer un poco extraño al principio, pero después de que añadas tu primer contacto y veas cómo lo gestiona la aplicación, las cosas encajarán rápidamente.

Puedes añadir nuevos contactos desde correos electrónicos en tu bandeja de entrada y asignarlos a cualquier pipeline activo que tengas. A partir de ese momento, todos los correos electrónicos futuros se etiquetarán como clientes potenciales o tratos, y la información sobre tareas/notas/actividad aparecerá en una columna a la derecha. Si haces clic en el correo electrónico del contacto en esa columna, aparecerá todo el historial, permitiéndote revisar toda la relación hasta ahora.

Además del pipeline estándar, hay múltiples plantillas de pipeline para casos de uso que abarcan desde ventas hasta recursos humanos. Puedes empezar con uno de ellos o crear el tuyo propio. Esto es genial si haces algo más que ventas, por ejemplo, si también estás contratando o buscando asociaciones. Otro extra útil es el seguimiento de correos electrónicos. Cuando tu destinatario abre el correo electrónico, aparece un mensaje en tu pantalla. Incluso guarda un registro del historial de seguimiento, mostrando las visualizaciones de correos electrónicos por fecha y ubicación.

Streak no ofrece ninguna integración en el plan gratuito; tampoco tiene funciones de informes y análisis detallados, lo cual es un claro inconveniente. Si alguna vez actualizas a un plan de pago, puedes integrar Streak con Zapier para asegurarte de que toda la información de tu CRM esté actualizada y que todos tus flujos de trabajo críticos se ejecuten en segundo plano. Echa un vistazo a algunas ideas para automatizar Streak con Zapier o prueba uno de estos flujos de trabajo prediseñados.

Precios de Streak: El plan gratuito incluye 500 elementos y 50 correos electrónicos de combinación de correspondencia al día; los planes de pago, que añaden funciones como pipelines compartidos, seguimiento de enlaces e informes, cuestan a partir de 59 $/usuario/mes.

El mejor CRM gratuito para usuarios de Outlook

eWay-CRM (complemento de escritorio para Microsoft Outlook)

Ventajas de eWay-CRM:

• Añade nuevas funciones dentro de Outlook

• Excelente plan gratuito

Desventajas de eWay-CRM:

• La interfaz no está muy actualizada

¿No es injusto que los usuarios de Gmail reciban todo el cariño con su propia CRM integrada? Los usuarios fieles de Outlook, ¡alegraos!: eWay-CRM mejorará tu bandeja de entrada de correo electrónico con numerosas funciones útiles para seguir la pista de los contactos, proyectos, tratos y notas. Y es gratis para usuarios y contactos ilimitados.

Para usar eWay, debes crear tu cuenta y descargar el archivo de instalación, que está diseñado para usarse como un complemento de Outlook para la versión de escritorio. (Si usas Outlook en la versión web, no estás de suerte). Después de completar la instalación, notarás que algunos menús superiores en Outlook cambian para adaptarse a las nuevas funciones que ofrece eWay. Cuando haces clic para crear un contacto, aparece una nueva ventana con todos los campos listos para ser rellenados. Cuando escribas los detalles, tus contactos estarán en una lista accesible desde Outlook, con un aspecto y funcionalidad similares a Excel. A continuación, puedes personalizar qué campos quieres ver en las columnas, y filtrar, ordenar o reorganizar como desees. eWay también ofrece una vista de empresa, permitiéndote añadir detalles y luego conectar los contactos individuales con sus respectivos empleadores.

Una de las cosas que más me gustó es cómo mejora el menú de clic derecho en Outlook: puedes convertir cualquier elemento de tu bandeja de entrada en un contacto, tarea, proyecto o nota, ahorrándote el tiempo de tener que cambiar a tu plataforma de gestión de proyectos o empresa para introducir los detalles manualmente. Esto es un testimonio de cómo eWay no pretende imponer una nueva lógica de trabajo, sino que se basa en las cosas que realmente haces todos los días en Outlook.

eWay también tiene una vista de tablero, mejorando la experiencia del pipeline de ventas. Puedes añadir tus propios colores a las categorías, ayudándote a distinguirlas y haciendo que tu trabajo sea más intuitivo.

No hay paneles de control brillantes, pero puedes usar tus habilidades de Excel para Agrupar por, luego ordenar y filtrar para crear tus propios informes. Si eso no es suficiente, eWay puede exportar los datos a la aplicación de Excel para que puedas poner a trabajar a los magos de datos de tu departamento. eWay también se integra con Word, y puedes iniciar un chat en Teams con un clic derecho. Incluso tiene un modo sin conexión, un buen detalle.

Para más integraciones, conecta eWay-CRM a Zapier, y podrás automatizar gran parte de la potencia de eWay. Aquí tienes algunas formas de empezar, pero puedes automatizar procesos en toda tu pila tecnológica. 

Precios de eWay-CRM: el plan gratuito incluye usuarios y contactos ilimitados; los planes de pago, que añaden más almacenamiento, funciones de gestión de proyectos más avanzadas y más opciones de personalización, cuestan a partir de 18 $/usuario/mes.

Zapier Interfaces para construir tu propio CRM sencillo

Zapier Interfaces (Web)

Zapier (en cuyo blog estás ahora mismo) es una plataforma de automatización todo en uno. Su producto Interfaces te permite crear tus propias aplicaciones utilizando componentes predeterminados o un conjunto de elementos como campos de entrada y botones.

Con la plantilla de CRM de Interfaces, empiezas con un formulario para añadir nuevos contactos y una vista de pipeline de ventas. Tendrás que construir el resto, pero eso no es una desventaja: significa que es realmente personalizable. Puedes seguir expandiendo tu CRM para mostrar datos de nuevas maneras, permitir que tu equipo interactúe con él y activar flujos de trabajo automatizados desde cualquier lugar. Interfaces trabaja en conjunto con Tables, otro producto de Zapier que gestiona tus datos. Puede contener hasta 2500 registros en el plan gratuito, así que te mantendrá a flote durante mucho tiempo.

Dado que es muy fácil conectar Zapier a miles de aplicaciones, y dado que el CRM suele ser la columna vertebral de los datos de una empresa, Interfaces es una opción muy sólida para usar como punto central para gestionar tus ventas. Puedes añadir funciones extra registrándote en otras aplicaciones para hacer SMS, marketing por correo electrónico, análisis o cualquier otra cosa: hay más de 7000 integraciones disponibles. Mover datos dentro y fuera de cada una de ellas es fácil, así que serás más ágil si te gusta cambiar de software con frecuencia.

Precios de Zapier Interfaces: plan gratuito disponible para 2 interfaces; las funciones avanzadas cuestan a partir de 20 $/mes.

El mejor CRM personal gratuito

Clay (Web, Windows, Mac, iOS)

Ventajas de Clay:

• Recordatorios periódicos para actualizar la información de la relación

• Motor de búsqueda de contacto con tecnología de IA

Desventajas de Clay:

• Faltan funciones básicas de CRM, como un pipeline de ventas

Clay, que no debe confundirse con la plataforma de enriquecimiento de datos del mismo nombre, destaca entre las opciones de esta lista. Se centra en un enfoque más personal para la gestión de relaciones, ayudándote a mantener el contacto con las personas mientras recuerdas sus cumpleaños, te informas sobre eventos importantes de la vida y programas encuentros cuando descubres que estarán en tu ciudad.

Aunque este enfoque es diferente al trabajo de ventas tradicional a gran escala, puede funcionar mejor para emprendedores o procesos de contacto altamente personalizados. Si necesitas construir una relación profunda antes de que haya siquiera una conversación que lleve a la conversión, Clay tiene herramientas más intuitivas para ayudarte con eso.

Funciona un poco como un cruce entre un CRM y un feed de redes sociales. A medida que añades nuevos contactos, se enriquecen automáticamente con su información laboral y canales de redes sociales. Recopila información de tu calendario, iMessage y tus contactos de correo electrónico en la plataforma. Con esa información, empieza a seguir a las personas para ver qué hacen y llena un feed de momentos importantes de la vida o cambios profesionales. Así que, en lugar de establecer un intervalo para contactar con las personas, puedes conectar cada vez que ocurre algo importante en sus vidas, lo que ayuda a centrar la atención en ellas.

Además de este feed de actividades, Clay también configura recordatorios para que vuelvas a conectar, con el fin de que puedas ponerte al día con personas con las que no has hablado mucho últimamente. Mientras chateas con tus contactos, añade notas y detalles a su página sobre cualquier cosa que sea importante para ti. Más tarde, cuando sea el momento de encontrar a alguien con quien colaborar o la mejor opción para un producto o servicio, puedes usar la función Nexus IA para encontrar personas mediante indicaciones en lenguaje natural. Por ejemplo, puedes pedir información sobre personas que hablen un idioma determinado o que se encuentren en una ciudad específica. El motor de IA revisará tus datos y te proporcionará todas las mejores coincidencias.

Mientras te concentras en cultivar estas relaciones, puedes dejar el trabajo mecánico a los ordenadores. Conecta Clay a Zapier y automatiza todos tus flujos de trabajo de gestión de relaciones. Aquí tienes algunos ejemplos para empezar.

Precios de Clay: plan gratuito disponible para hasta 1000 contactos; los planes de pago cuestan a partir de 20 $/usuario/mes.

Otras opciones gratuitas de CRM

Hasta ahora, hemos explorado aplicaciones que son CRM puros o que tienen funciones equivalentes. Pero si gratis es la parte más importante de la ecuación, hay otras aplicaciones que te ayudarán a llevar un control de tus ventas sin coste alguno, durante mucho tiempo.

• Notion es un espacio de trabajo todo-en-uno con un plan gratuito muy generoso para usuarios personales. Te permite añadir tantos contactos y visualizaciones de datos como necesites, para que puedas realizar seguimientos de clientes, proyectos o cualquier otra cosa. Puedes añadir hasta 15 invitados a cualquier página que crees, lo que puede ayudar con la colaboración sin tener que actualizar a un espacio de equipo de pago de inmediato. Empieza con esta plantilla del CRM de Notion.

• Airtable es la siguiente mejor opción. Una hoja de cálculo con un montón de extras, amada por los entusiastas de la productividad porque te permite añadir todos tus datos y luego transformarlos en nuevas vistas de forma intuitiva. El plan gratuito te permite jugar con hasta cinco personas, y cada base (archivo Airtable) puede contener hasta 1000 registros en el plan gratuito. Aquí tienes una plantilla del CRM de Airtable para empezar.

• Finalmente, Hojas de cálculo de Google sigue siendo una opción viable para llevar un registro de tus contactos. Requerirá ajustes y afinaciones, pero si no estás realmente interesado en invertir y te encantan las hojas de cálculo, es gratis para siempre. Inspírate con esta plantilla de CRM de Hojas de cálculo de Google y comienza a organizar todos tus clientes potenciales.

Preguntas frecuentes sobre CRM gratuito

¿Todavía tienes preguntas? Aquí tienes las respuestas a algunas preguntas que mucha gente tiene sobre cómo encontrar un CRM gratuito.

¿Existe un CRM completamente gratuito?

No hay demasiados CRM totalmente gratuitos. Muchos CRM ofrecen planes gratuitos, pero, a medida que añades contactos, acabarás teniendo que pagar. eWay-CRM, un complemento de escritorio de Microsoft Outlook mencionado anteriormente, tiene un excelente plan gratuito con usuarios y contactos ilimitados, pero tendrás que pagar para acceder a funciones avanzadas. También podrías usar una hoja de cálculo como CRM, si realmente no necesitas nada sofisticado.

¿Hay un CRM gratuito para pequeñas empresas?

Hay muchos CRM gratuitos que son una opción ideal para las pequeñas empresas. Vtiger, en particular, es una excelente opción para las pequeñas empresas, ya que es fácil de usar y gratuito para un máximo de 3000 contactos.

¿Google ofrece un CRM?

Google no ofrece su propio CRM, pero puedes usar Zapier para conectar tus aplicaciones de Google a prácticamente cualquier otro CRM que quieras usar.

¿Qué herramienta de CRM gratuita deberías usar?

Si estás acostumbrado a gestionar tus clientes potenciales y clientes de la manera tradicional, con cuadernos y hojas de cálculo, pasarte a un sistema CRM gratuito agilizará tus sistemas y te ayudará a avanzar en tu trabajo. También es el primer paso para construir un conjunto de datos que puedes analizar, proporcionándote mejor información sobre tu negocio y ayudándote a aumentar tu impacto.

Prueba algunas de estas herramientas CRM gratuitas. Antes de comprometerte, asegúrate de mirar detenidamente las páginas de precios. Cada aplicación aborda la palabra "gratis" de manera diferente, así que asegúrate de que el plan gratuito tenga todo lo que necesitas y de que el modelo de precios de las actualizaciones se ajuste a tu presupuesto. 

Lecturas relacionadas:

• Automatización del CRM para aumentar la productividad de tu equipo

• El mejor software gratuito para pequeñas empresas

• Las mejores alternativas a HubSpot

• Las mejores herramientas de ventas para gerentes de ventas y equipos de ventas B2B

• Las hojas de cálculo de previsión de ventas que necesitas

• El mejor software de gestión de campañas

• Las mejores aplicaciones para la gestión de clientes

Este artículo fue publicado originalmente en diciembre de 2014 por Matthew Guay y ha tenido contribuciones de Chris Hawkins. La actualización más reciente fue en enero de 2025.