Die beste kostenlose CRM-Software 2025

Im Geschäftsleben treiben Beziehungen alles an, vom kalten Lead bis zum erfolgreichen Abschluss. Auch wenn Sie vielleicht alles in einer Excel-Datei oder mit zahlreichen Post-its rund um Ihren Monitor unter Kontrolle haben, erleichtert CRM-Software die Pflege und Verwaltung von komplexeren Beziehungen. Darüber hinaus werden Gelegenheiten zur Automatisierung geschaffen und Prozesse in Ihrem Unternehmen standardisiert, was zu einheitlicheren Kontaktpunkten über alle Kanäle hinweg führt.

Das klingt nach einer großen Aufgabe, ich weiß. Aber Sie müssen keinen hohen Preis zahlen, um loszulegen. Ich aktualisiere diese Liste seit einigen Jahren, und dieses Jahr habe ich etwa 80 kostenlose CRM-Systeme in Betracht gezogen und dann die Top-Anwärter ausführlich getestet.

Nach Dutzenden von Teststunden sind dies die 11 besten kostenlosen CRMs.

Die beste kostenlose CRM-Software

• EngageBay für All-in-One-Geschäftsfunktionalität 

• Bitrix24 für Unternehmen mit vielen Benutzern und Kontakten

• Zoho CRM zur Skalierung Ihres Unternehmens

• HubSpot CRM zur Integration mit Ihren anderen Anwendungen

• Capsule für Projektmanagement

• Vtiger für preiswerte Upgrade-Optionen

• Snov.io für die Akquise potenzieller Kunden und Kaltakquise

• Streak zum Hinzufügen eines CRM zu Gmail

• eWay-CRM zum Hinzufügen eines CRM zu Outlook

• Zapier zum Erstellen eines einfachen CRM für Sie

• Clay für ein persönliches CRM

Was macht die beste kostenlose CRM-Software aus?

CRM-Software ist eine Lead-Management-Lösung, die Ihre Kontakte – sowohl persönliche als auch geschäftliche Informationen – verfolgt. Damit können Sie jeden Kontakt anhand Ihrer Kontaktgeschichte und der Deals, die Sie aufbauen und verhandeln, klassifizieren.

Die grundlegenderen kostenlosen CRM-Apps unterstützen Sie bei der Organisation Ihrer Kontakte, bieten eine Sales Pipeline zur Verfolgung des Geschäftsprozesses und stellen einfache Berichte und Dashboards bereit, mit denen Sie die Leistung Ihres Teams und Ihre eigene Leistung überwachen können. Fortgeschrittenere Plattformen bieten zusätzliche Funktionen in Bereichen wie Projektmanagement, Marketing, Helpdesk, Content-Management und SEO; bieten Automatisierung und Integration, um Zeit zu sparen und Prozesse zu optimieren; und ermöglichen die Erstellung eigener Berichte und den Zugriff auf bahnbrechende Analytics.

Vor diesem Hintergrund habe ich bei der Prüfung jeder kostenlosen CRM-Anwendung auf Folgendes geachtet:

• Benutzerfreundlichkeit. Die Nutzung Ihres CRM-Systems sollte so einfach sein wie die Nutzung Ihres E-Mail-Clients. Es sollte auch repetitive Aktionen erleichtern – Aufgaben wie das Hinzufügen neuer Kontaktdaten oder das Verfolgen von Deals sollten nicht zeitaufwändig sein.

• Kontakt- und Vertriebsmanagement. Bei Kontakten habe ich mir angesehen, wie viele Felder es gibt und ob man gefilterte Listen zur Segmentierung erstellen kann. Beim Vertrieb habe ich nach mindestens einer visuellen Sales Pipeline gesucht, die man an den jeweiligen Vertriebsprozess anpassen kann.

• Reporting und Analytics. Ich habe darauf geachtet, wie die Dashboards funktionieren: wie informativ sie sind, wie viele Berichte Sie ausführen können (und ob Sie eigene erstellen können) und welche Analytics Ihnen Einblick darüber geben, wie Sie Ihre Prozesse verbessern können.

• Integration mit anderen Anwendungen. Je mehr Integrationen es gibt und je nahtloser sie sind, desto besser. Ihr CRM ist Ihre Informationszentrale und muss daher in der Lage sein, Daten an Ihre anderen geschäftskritischen Anwendungen zu senden und Informationen von diesen zu empfangen.

• Einzigartige Features. Ich habe alles getestet, was nicht streng an die CRM-Funktionalität gebunden ist, aber einen interessanten Vorteil bieten könnte – beispielsweise Traffic-Analytics, Projektmanagement oder Funktionen für die interne Teamzusammenarbeit.

Um diese CRMs zu testen, habe ich mich für jedes einzelne angemeldet und das vorgeschlagene Onboarding-Verfahren befolgt. Dann habe ich einige Kontakte und Unternehmen hinzugefügt, Deals erstellt und sie durch die Pipeline vorangetrieben. Anschließend habe ich mir die Reporting- und Analytics-Funktionen angesehen, um zu sehen, was sich an meinen Daten geändert hat. Wo verfügbar, habe ich Marketing-Features getestet, indem ich eine E-Mail-Kampagne an mich selbst verschickt habe; Projekte verwaltet, Aufgaben und Meilensteine hinzugefügt; mich in Service Desk-Portalen um Hilfe gebeten; und einige Integrationen mit anderen Anwendungen getestet. Ich habe zwischen 40 Minuten und mehreren Stunden mit jeder Anwendung verbracht, je nach Umfang der Features.

Hier sind die besten CRM-Anwendungen mit einem soliden kostenlosen Plan.

Die beste kostenlose CRM-Software auf einen Blick

Beste kostenlose All-in-One-CRM-Software

EngageBay (Web, iOS, Android)

EngageBay pros:

• Komplettpaket mit zahlreichen Extras

• Die Automatisierung ist einfach einzurichten

Nachteile von EngageBay:

• Der Gratis-Tarif ist etwas eingeschränkt

EngageBay ist im Kern ein CRM, das zahlreiche Features für Vertrieb, Marketing, Kundensupport und Chat in einem Freemium-Plan vereint. Diese Flexibilität hat jedoch einen Nachteil: Sie können der Plattform im kostenlosen Tarif nur 250 Kontakte hinzufügen. Erwägen Sie daher, inaktive Kontakte zu archivieren, um die Plattform länger nutzen zu können.

Das Hinzufügen von Kontakten ist einfach und umfasst alle Felder, die Sie erwarten. Besonders gut hat mir das Feature „Intelligente Listen“ gefallen: Sie können Ihre Kontakte segmentieren, indem Sie eine Reihe von Filtern auswählen, und die Liste aktualisiert sich künftig automatisch mit allen Kontakten, die diesen Bedingungen entsprechen. Die visuelle Sales Pipeline ist ebenso benutzerfreundlich und ermöglicht es Ihnen, Deals per Drag-and-Drop voranzutreiben, während der Verkauf voranschreitet. Sie können auch weitere Pipelines hinzufügen, um den Überblick zu behalten. Diese Funktion wird nicht von allen Plattformen angeboten.

EngageBay steht ganz oben auf dieser Liste, weil es kostenlose CRM-Features bietet und weil es mit allen möglichen Extras ausgestattet ist. Es gibt eine komplette Marketing-Suite, einschließlich Lead-Scoring, Landingpages, Pop-ups, E-Mail-Vorlagen, Newslettern und Tools zur Erfassung neuer Kontakte; eine Service-Suite, mit der Ihre Kunden Support-Tickets erstellen und diese automatisch Ihrem Team zuweisen können. Außerdem profitieren Sie von einem einfachen Live-Chat-Modul, das Sie auf Ihrer Website integrieren können, mit Statistiken, um die erste Antwortzeit, die Chatdauer und die Gesamtzahl der Chats zu sehen. Das ist eine ganze Menge – und alles kostenlos.

Darüber hinaus gibt es Dashboards für jede dieser Features: Marketing, Vertrieb, Service und Live-Chat. Jedes Dashboard bietet einen guten Überblick über die geht, und Sie können Daten je nach Ihren Wünschen ein- oder ausblenden. Die Großzügigkeit des kostenloses Plans endet jedoch bei den erweiterten Analytics: Detaillierte Einblicke in die Rentabilitätsanalyse und integrierte Multi-Channel-Analytics sind nur mit einem kostenpflichtigen Plan möglich.

Sie können EngageBay nativ mit Shopify, sechs Plattformen für den Massenversand von E-Mails, 14 SMS-Anbietern, Jotform, Docusign und reCAPTCHA verbinden. Sollte dies nicht ausreichen, können Sie EngageBay mit Zapier verbinden, um es mit Tausenden anderer Anwendungen zu integrieren und sicherzustellen, dass Ihre Informationen automatisch in Ihr CRM ein- und ausgehen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie EngageBay mit Zapier automatisieren können, oder werfen Sie einen Blick auf diese vorgefertigten Workflows.

Preis von EngageBay: Der kostenlose Plan umfasst 250 Kontakte und Basisversionen aller anderen Features; kostenpflichtige Pläne beginnen bei 11,99 $/Nutzer/Monat.

Beste kostenlose CRM-Software mit unbegrenzter Anzahl an Benutzern und Kontakten 

Bitrix24 (Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android)

Bitrix24 pros:

• Business-Software-Suite

• Umfangreiche Features

Nachteile von Bitrix24:

• Möglicherweise hoher Konfigurationsaufwand

Wenn Sie Bitrix24 kennen, wissen Sie, dass es sich technisch gesehen nicht um eine CRM-Anwendung handelt. Es ist eine All-in-one-Business-Anwendung, mit der Sie mit Ihrem Team an praktisch allem zusammenarbeiten können. Aber der Feature-Umfang und die Tatsache, dass die kostenlose Version eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und Kontakten zulässt, machen es für diesen speziellen Anwendungsfall wirklich leistungsstark.

Diese Kraft erfordert eine große Portion Geduld. Bitrix24 ist eine sehr tiefgehende Anwendung. Starten Sie langsam: Bringen Sie zunächst Ihr Team auf die Plattform und beginnen Sie dort mit der Zusammenarbeit; fügen Sie dann Ihre Kontakte hinzu und richten Sie Ihre Sales Pipeline und Deals ein; erkunden Sie anschließend die Berichte und Integrationen. Der Versuch, alles gleichzeitig zu tun, kann überwältigend sein, aber wenn Sie Schritt für Schritt vorgehen, gewinnen Sie an Dynamik. Sobald Sie und Ihr Team die Grundlagen verstanden haben, können Sie die Menüs ganz nach Ihren Wünschen organisieren und Schaltflächen ausblenden oder einblenden, um sie vollständig zur Anpassung zu konfigurieren.

Auf der Kontaktseite haben Sie die Möglichkeit, Felder neu anzuordnen, sodass Sie relevante Informationen nach oben verschieben können – ich finde diese Funktion äußerst praktisch. Und wenn die Kontaktkarte geöffnet ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Profil, um auf eine Reihe von Berichten über Ihre Beziehung zu diesem Kunden zuzugreifen, einschließlich eines Diagramms der aktuellen Kommunikationslast.

Neben allen Funktionen, die Sie von einer Sales Pipeline erwarten, verfügt die Plattform über einige nützliche Features. Sie erhalten beispielsweise eine Benachrichtigung, wenn für einen Deal keine Aufgaben vorhanden sind, und werden aufgefordert, jemanden damit zu beauftragen. Wenn Sie ein bestimmtes Verkaufsziel vor Augen haben, können Sie es auf der Plattform festlegen und darauf hinarbeiten. Am Ende des Quartals können Sie sich die Pipeline-Trends ansehen und Vergleiche mit früheren Berichten anstellen.

Bitrix24 bietet detaillierte Reporting, selbst im kostenlosen Plan. Die Analytics-Seite bietet Dutzende von Tabs, die Kennzahlen zu den Leistungs- oder Aktivitätsberichten der Mitarbeitenden nachverfolgen. Der Screenshot oben zeigt nur einen kleinen Ausschnitt, und es ist überraschend, dass ein kostenloser Plan so viele Optionen in Bezug auf Reporting und Analytics bietet. 

Und da es bei Bitrix24 auch um Teamzusammenarbeit geht, bietet es zahlreiche Funktionen zur Zusammenarbeit. Es gibt einen Aktivitätsstream – so etwas wie einen Social-Media-Feed für Ihr Unternehmen, der Aufgaben und Erfolge sichtbarer macht. Sie können Ihre Teammitglieder zur Plattform hinzufügen, sie nach Abteilungen aufteilen und nach Hierarchien organisieren. Darüber hinaus können Sie mit Chat, Audio- und Videoanrufen mit Teamkollegen zusammenarbeiten und Arbeitsgruppen erstellen, damit sich die Mitarbeiter auf Projekte konzentrieren können. Mit zusätzlichen Projektmanagement-Funktionen, einem Datei-Laufwerk und einem Website-Builder ist dies ein äußerst robustes kostenloses Tool.

Mit Hunderten von nativen Integrationsoptionen für verschiedene Anwendungskategorien haben Sie viel Freiheit, Verbindungen herzustellen und Ihr Team zu stärken. Sollten Sie Ihre Anwendungen nicht im Marktplatz finden, können Sie Bitrix24 mit Zapier verbinden, um all Ihre Geschäftsworkflows zu automatisieren: wichtige E-Mails triggern, wenn neue Kontakte hinzugefügt werden, oder neue Kontakte aus Ihrem Lead-Generierungstool erstellen – und das ist nur die Spitze des Eisbergs.

Preis für Bitrix24: Der kostenlose Plan umfasst unbegrenzt viele Benutzer und Kontakte sowie alle Basisfunktionen. Kostenpflichtige Pläne, die zusätzliche Funktionen wie Kundensupport bieten, beginnen bei 49 $/Monat für 5 Benutzer.

Beste kostenlose CRM-Software zur Skalierung Ihres Unternehmens

Zoho CRM (Web, iOS, Android)

Vorteile von Zoho CRM:

• Toller kostenloser Plan

• Einzigartige KI-Features in den kostenpflichtigen Plänen

Nachteile von Zoho CRM:

• Die Interface und Navigation könnten besser sein

Mit Zoho CRM wird die Software-Suite von Zoho auf den CRM-Bereich ausgeweitet. Es eignet sich hervorragend für die Skalierung Ihres Unternehmens, weil der kostenlose Plan großzügig ist, und wenn Sie wachsen, können Sie mehr Funktionen verbinden, indem Sie andere Zoho-Anwendungen integrieren –die ebenfalls über gute kostenlose Tarife verfügen. Da Sie die Features à la carte kombinieren können, müssen Sie keinen umfangreichen Plan für Unternehmenssoftware-Features erwerben, die Sie möglicherweise nur für einige Jahre (oder gar nicht) nutzen werden.

Diese CRM-Anwendung bietet Ihnen 5.000 Datensätze kostenlos an. Mit Datensätzen sind hier Kontakte, Deals, Konten und Kampagnen gemeint. Bedenken Sie also, dass jedes Mal, wenn Sie etwas Neues erstellen, dies auf das Limit angerechnet wird. Ein nützliches Feature: Sie haben die Möglichkeit, unbenutzte Datensätze zu löschen, was die Nutzungsdauer des kostenlosen Plans verlängern kann.

Die Benutzeroberfläche hat eine Unternehmensatmosphäre mit einem großen Hauptmenü für einfachen Zugriff auf alle Anwendungsbereiche. Sie können auf Ihre Kontakte klicken, um eine 360-Grad-Ansicht all ihrer Daten zu sehen und sogar die besten Zeiten für E-Mails oder Anrufe hinzufügen, sodass Sie Ihre Kunden dann erreichen, wenn sie am besten verfügbar sind. Zoho CRM überzeugt auch durch sein Reporting und Analytics. Sie können Daten schnell einsehen, indem Sie auf einen der 60 verfügbaren vorgefertigten Berichte klicken.

Der kostenlose Tarif ist hinsichtlich der Integrationen etwas eingeschränkt und verbindet Sie hauptsächlich mit anderen Zoho-Tools (die jedoch sehr leistungsfähig sind). Wenn Sie den kostenpflichtigen Plan abschließen, werden Hunderte weiterer Integrationen mit Diensten von Drittanbietern über den Marktplatz freigeschaltet –und Sie können Tausende freischalten indem Sie Zoho CRM mit Zapier verbinden. Sie können zum Beispiel automatisch Leads hinzufügen, die Sie aus Facebook-Lead-Anzeigen generieren, oder Ihren eCommerce-Shop mit dem CRM verbinden, um alle Workflows Ihres Unternehmens zu unterstützen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Zoho CRM automatisiert wird, oder sehen Sie sich diese vorgefertigten Workflows an.

Zoho CRM-Preis: Kostenloser Plan verfügbar für 3 Benutzer und bis zu 5.000 Datensätze. Kostenpflichtige Pläne, die Features wie Verkaufsprognosen, die benutzerdefinierte Berichte und weitere Automatisierungsfeatures beinhalten, beginnen bei 14 $/Nutzer/Monat.

Das beste kostenlose CRM mit vielen Integrationsmöglichkeiten

HubSpot CRM (Web, iOS, Android)

Vorteile von HubSpot CRM:

• Großzügiger kostenloser Plan

• Umfangreiche, durchdachte Features

Nachteile von HubSpot CRM:

• Wenn Sie ein Upgrade benötigen, können kostenpflichtige Pläne verwirrend sein

HubSpot ist der Ort, an dem Ihr Tech-Stack zusammengeführt wird. Mit fast 1.000 nativen Integrationen, die für kostenlose CRM-Benutzer verfügbar sind, können Sie die meisten anderen Anwendungen, die Sie verwenden, mit Ihrem CRM verbinden. Wenn Sie diese über den Operations Hub von HubSpot verbinden, können Sie die Daten bidirektional nutzen, sie in HubSpot importieren und bei Änderungen aktualisieren, sodass die Informationen überall auf dem neuesten Stand sind.

Falls Sie die gewünschte Anwendung nicht im HubSpot-Marktplatz finden, können Sie HubSpot mit Zapier verbinden, um Zugang zu Tausenden weiterer Integrationen zu erhalten. Sie können mehr darüber erfahren, wie Sie Geschäftsprozesse in HubSpot automatisieren, oder mit einem dieser Beispiele beginnen.

Das HubSpot CRM ist für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und Kontakten dauerhaft kostenlos. Diese „unbegrenzten Kontakte“ sind nicht ganz unbegrenzt: Aufgrund technischer Einschränkungen kann jedes Konto nur bis zu einer Million Kontakte haben. Dennoch könnte es länger dauern, bis sie dieses Limit erreicht haben, je nachdem, wie viel Lead-Generierung in Ihrem Unternehmen stattfindet.

Es gibt nur eine Pipeline im kostenlosen Plan und Sie können keine weiteren erstellen. HubSpot gleicht dies jedoch aus, indem Sie Ihre eigenen angepassten Dashboards und angepassten Berichte erstellen können. Sie können einen Einblick in Analytics wie Marketingkampagnenstatistiken, Traffic-Analysen Ihrer Website, Kontaktanalysen Ihrer CRM-Aktivitäten und Formularleistungen erhalten. 

Der kostenlose Plan von HubSpot ist bemerkenswert – er beschränkt sich bei weitem nicht nur auf das CRM. Es gibt eine komplette Marketing-Suite, einschließlich E-Mail-Marketing, Landingpages und grundlegender Formulare. Sie können Ihre eigene Website mit dem Content-Management-System von HubSpot erstellen und verwalten, Support-Tickets bearbeiten und Live-Chat und Chatbots mit der Service-Suite einrichten sowie Traffic-Analysen und SEO-Tools überprüfen, um Ihre Kanäle zu optimieren. Es gibt eine Reihe von KI-Tools, die Ihnen helfen, bei jedem Schritt Zeit zu sparen, indem sie E-Mails, Blogposts und Chat-Nachrichten erstellen. Einige davon sind im kostenlosen Plan verfügbar, sodass Sie sich bei einer Tour einen Eindruck von der Leistungsfähigkeit verschaffen können.

Preise für HubSpot: Der kostenlose Plan umfasst unbegrenzte Benutzer und Kontakte sowie vieles mehr; kostenpflichtige Pläne gibt es ab 20 $/Monat.

Das beste kostenlose CRM für Projektmanagement

Capsule (Web, iOS, Android)

Vorteile von Capsule:

• Sehr intuitiv

• Dashboard konzentriert sich auf Aufgaben, die erledigt werden müssen

Nachteile von Capsule:

• Nicht so viele Features wie andere Mitstreiter

Ich wusste nicht, dass man sich auf den ersten Blick in eine Anwendung verlieben kann, aber genau das ist passiert, als ich Capsule getestet habe. Die Benutzeroberfläche sieht großartig aus und funktioniert sogar noch besser. Und die Tatsache, dass es nicht so viele Features wie einige seiner Konkurrenten bietet, sorgt für eine einfache und übersichtliche Navigation.

Diese Benutzerfreundlichkeit unterstützt auch das Label „beste Wahl für“ von Capsule. Die Projektmanagement-Funktionalität ähnelt der einer echten Projektmanagement-Plattform und ist umfassend genug, um alles im Blick zu behalten. Sie verfügt über eine Kalenderansicht, eine Kanban-Ansicht und eine Listenansicht sowie ein Dashboard, das Ihnen die Aufgaben des Tages und die nächsten Schritte anzeigt. Sie nimmt Ihnen also wirklich die Last Ihrer täglichen Aufgaben ab.

Im Gratis-Tarif gibt es nur eine Sales Pipeline. Er verfügt über eine Kanban-Ansicht zur visuellen Verfolgung, eine filterbare Listenansicht und eine Dashboard-Ansicht, in der Pipeline-Prognosen, der Status nach Meilensteinen, die Conversion-Rate und eine Gruppierung von Pipeline-Tags angezeigt werden. Am Ende machen die Metriken, die Capsule anbietet, einige der Einschränkungen wieder wett.

Sie können Capsule über Zapier mit Tausenden von Anwendungen verbinden (keine Programmierkenntnisse erforderlich), sodass all Ihre wichtigen Geschäfts-Workflows im Hintergrund laufen. Importieren Sie Verkaufsgelegenheiten oder Projekte, versenden Sie automatische Benachrichtigungen und vieles mehr.

Allerdings können Sie den kostenlosen Plan von Capsule nur nutzen, solange Sie unter dem Kontaktlimit von 250 bleiben. Wenn Sie jedoch bereit sind, zu investieren, können Sie mit dem niedrigsten Tarif 50.000 nutzen und die Begrenzung Ihrer Sales Pipelines und Projektansichten aufheben. P.S. Wenn Sie nicht herausfinden können, wie Sie Ihr kostenloses Konto erstellen, liegt das daran, dass es etwas versteckt ist: Scrollen Sie auf der Preisseite nach unten und klicken Sie auf Erste Schritte.

Preise für Capsule: Kostenloser Plan für bis zu 2 Benutzer und 250 Kontakte; kostenpflichtiger Plan beginnt bei 18 $/Benutzer/Monat.

Bestes kostenloses CRM mit flexiblen Upgrade-Optionen

Vtiger (Web, iOS, Android)

Vtiger pros:

• Übersichtliches Mega-Menü

• Robuste Features in allen Bereichen

Nachteile von Vtiger:

• Mobile Anwendungen sind schwer zu verwenden

Als kostenloses CRM für kleine Unternehmen bietet Vtiger einen robusten Funktionsumfang, der in eine benutzerfreundliche und schnelle Benutzeroberfläche eingebettet ist. Und es ist kostenlos für 10 Benutzer, 3.000 Kontakte und 1.000 gesendete E-Mails pro Monat – ziemlich großzügig für einen kostenlosen Plan.

Natürlich wird der Zeitpunkt kommen, an dem Vtiger einen anständigen ROI erzielt und Sie Ihre CRM-Strategie verdoppeln möchten, indem Sie auf einen kostenpflichtigen Plan umsteigen. In diesem Fall zahlen Sie pro Benutzer, abhängig von den Berechtigungen, die dieser hat: Benutzer mit vollem Zugriff auf alle Funktionen kosten mehr; Benutzer mit Lese-/Schreibzugriff auf eine Anwendung (Vertrieb, Marketing usw.) und schreibgeschütztem Zugriff auf andere Anwendungen erhalten einen ermäßigten Preis. Wenn Ihr Team wächst und in Abteilungen organisiert ist, ist es sinnvoll, diese Berechtigungen einzurichten und basierend auf dem, was sie tun oder benötigen, zu speichern. 

Was die Plattform selbst angeht, hatte Vtiger die detaillierteste Onboarding-Checkliste aller Anwendungen, die ich getestet habe, und wies mir insgesamt 32 einfache Aufgaben zu, die mir, wenn sie abgeschlossen waren, eine ziemlich gute Vorstellung von allem gaben, was ich tun könnte. Die Unterstützung endet hier nicht: Bei jedem ersten Aufruf eines neuen Bildschirms wird unten links ein Hilfe-Video angezeigt. Klicken Sie auf „Play“, um die Features selbst zu erkunden.

Vtiger verfügt nicht über ein umfangreiches Hauptmenü mit zahlreichen Schaltflächen, sondern konzentriert sich stattdessen auf die aktuellen Vorgänge auf dem Bildschirm. Wo sind also die anderen Features? Wenn Sie auf das Hamburger-Symbol oben links auf dem Bildschirm klicken, erhalten Sie Zugriff auf alle Features: 

• Der gesamte CRM-Bereich mit Kontakten, Leads und Konversationen

• Die Marketing-Suite bietet einen Landingpage-Builder und eine vollständige E-Mail-Marketing-Plattform mit Kampagnen, Kontaktsegmentierung und grundlegender E-Mail-Analyse

• Vertriebsfeatures mit einem Dashboard, einer Deal-Ansicht, Angeboten und einem Posteingang

• Service-Helpdesk, einschließlich einer Liste von Fällen und einem Ort zur Bearbeitung von Terminen

• Inventarverfolgung für Produkte und Dienstleistungen

Vtiger enthält 18 vorgefertigte Berichte, die Sie mit ein paar Klicks generieren können. Wenn diese nicht die gewünschten Einblicke liefern, können Sie mit einem Schritt-für-Schritt-Assistenten Ihre eigenen Berichte erstellen. Sie können auch ein Lead-Scoring-Feature namens Profil Score einrichten, mit der Sie einem Kontakt basierend auf seinen Eigenschaften Punkte vergeben können.

Verbinden Sie Vtiger mit Zapier, damit es mit allen anderen Anwendungen kommunizieren kann, die Ihr Team verwendet. Fügen Sie automatisch eine Gelegenheit hinzu, wenn jemand etwas im Facebook-Feed Ihres Unternehmens postet oder ein Lead-Formular ausfüllt. Erfahren Sie mehr über die Automatisierung von Vtiger, oder verwenden Sie einen dieser vorgefertigten Workflows, um loszulegen.

Preise für Vtiger: Der kostenlose Plan umfasst 10 Benutzer und 3.000 Kontakte. Ein Growth-Plan beginnt bei 15 $/Benutzer/Monat.

Das beste kostenlose CRM für die Akquise von potenziellen Kunden und Kaltakquise

Snov.io (Web)

Snov.io pros:

• Viele Unternehmensdaten sind verfügbar

• Chrome-Erweiterungen für die Suche nach potenziellen Kunden

Snov.io cons:

• Sehr auf den Anwendungsfall Outreach ausgerichtet

Wenn Sie gerade erst anfangen oder versuchen, sich in einem neuen Markt zu etablieren, können Sie Empfehlungen oder Inbound-Marketing nicht so gut nutzen. In diesem Fall ist die Akquise potenzieller Kunden und das Erreichen von Leads entscheidend, um neue Geschäfte zu sichern.

Snov.io vereint alle Features eines CRM-Systems mit der Akquise potenzieller Kunden. Sie können nach Unternehmen suchen, deren Mitarbeiterlisten und jeweilige Positionen einsehen und anschließend überprüfen, ob ihre E-Mails gültig und aktiv sind. Wenn Sie LinkedIn täglich verwenden, bietet Snov.io sogar eine Erweiterung, mit der Sie Suchergebnisseiten oder einzelne Profile zu Ihren Interessentenlisten hinzufügen können.

Sie verfügen jetzt also über eine gute Liste mit Personen, die Sie kontaktieren möchten. Was kommt als Nächstes? Mit Snov.io können Sie direkte E-Mails an diese Kontakte senden und mit einer der vielen E-Mail-Vorlagen beginnen oder Ihre eigene erstellen. Alternativ können Sie eine Drip-Kampagne einrichten, die auf einem visuellen Editor basiert, mit anpassbaren Regeln, wie viele E-Mails gesendet werden sollen, wie lange zwischen den einzelnen E-Mails gewartet werden muss, und bedingten Triggern, wenn der Empfänger auf einen Link klickt.

Da es keine vorherige Beziehung zwischen Ihnen und Ihren potenziellen Kunden gibt, besteht die Möglichkeit, dass Ihre E-Mail in Spam-Filtern landet. Snov.io bietet im kostenlosen Plan ein grundlegendes E-Mail-Warm-up-Feature, mit der Sie Ihre E-Mails so optimieren können, dass sie im Posteingang und nicht im Spam- oder Werbeordner landen. Außerdem enthält die Plattform zahlreiche Tipps zur Verbesserung Ihrer Zustellrate und zur Wahrung Ihres Rufs als Absender. Beispielsweise sollten Sie keine Nachrichten an ungültige E-Mail-Postfächer senden und keine wiederholten Sendungen an E-Mail-Adressen durchführen, die Ihre Nachricht zurückgeschickt haben. Trotz alledem ist die gesamte Anwendung sehr übersichtlich gestaltet.

Die Preisgestaltung von Snov.io schränkt die Funktionen zur potenzieller Kunde-Akquise und E-Mail-Verifizierung mit einem Kreditsystem am meisten ein. Sie erhalten 150 Credits pro Monat, und jeder neue Lead oder jede neue Verifizierung kostet 1–Credit. Es gibt auch ein Empfängerlimit von 100 für E-Mail-Drip-Kampagnen pro Monat. Das gilt allerdings nur für die erste E-Mail, die an einen Kontakt gesendet wird – alle nachfolgenden im Monat sind kostenlos. 

Erreichen Sie mehr mit Snov.io, indem Sie es mit Zapier verbinden, sodass Sie alle Ihre Workflows zur Kundenakquise und zum Lead-Management automatisieren können. Dies sind einige Beispiele für den Einstieg.

Preise für Snov.io: Der kostenlose Plan umfasst 50 Credits und 100 Empfänger; der Starter-Plan kostet 30 $/Monat für 1.000 Credits und 5.000 Empfänger.

Das beste kostenlose CRM für Gmail-Nutzer

Streak (Web-Erweiterung für Chrome, Safari, Edge; Gmail-Add-on)

Vorteile von Streak:

• Nahtlose Gmail-Integration

• Mehrere Pipelines verfügbar

Nachteile von Streak:

• Mangel an ausführlichen Berichten

Wenn Sie Gmail als Basis für Ihre gesamte geschäftliche Kommunikation nutzen, haben Sie Glück. Sie müssen keine separate Anwendung installieren und auch nicht auf die gewohnte Benutzeroberfläche verzichten. Streak lässt sich nicht nur in Gmail integrieren: Es fügt sich nahtlos in die ursprüngliche Benutzeroberfläche ein und fügt die Schaltflächen und Features eines leistungsstarken CRM hinzu.

Um loszulegen, müssen Sie zunächst die Browser-Erweiterung Streak herunterladen und installieren. Wenn das erledigt ist, müssen Sie Streak nur noch die Berechtigung erteilen, auf Ihr Gmail-Konto zuzugreifen – dies ist erforderlich, um alle Features zu aktivieren – und den einfachen Konfigurationsprozess durchlaufen. Am Ende finden Sie ein Einführungsvideo zu allen Features.

Im Gegensatz zu anderen Optionen auf dieser Liste fühlt sich die Oberfläche von Streak eher wie Google Sheets an. Die Sales Pipelines sind in Phasen unterteilt, die oben dargestellt sind. Unterhalb der grafischen Darstellung befindet sich eine Spreadsheet, in der Sie Ihre Kontakte einsehen, relevante Details hinzufügen und sie durch die Pipeline verschieben können. Dieser Ansatz mag zunächst etwas ungewohnt sein, aber sobald Sie Ihren ersten Kontakt hinzugefügt haben und sehen, wie die Anwendung damit umgeht, wird alles schnell klar werden.

Sie können neue Kontakte aus E-Mails in Ihrem Posteingang hinzufügen und sie jeder Ihrer aktiven Pipelines zuweisen. Ab diesem Zeitpunkt werden alle zukünftigen E-Mails als Lead oder Deal gekennzeichnet und die Informationen zu Aufgaben/Notizen/Aktivitäten werden in einer Spalte auf der rechten Seite angezeigt. Wenn Sie in dieser Spalte auf die E-Mail des Kontakts klicken, wird der gesamte Verlauf angezeigt, sodass Sie einen Überblick über die bisherige Beziehung erhalten.

Zusätzlich zur Standard-Pipeline stehen mehrere Pipeline-Vorlagen für Anwendungsfälle vom Vertrieb bis zur Personalabteilung zur Verfügung. Sie können mit einer davon beginnen oder Ihre eigene erstellen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie nicht nur im Vertrieb tätig sind, sondern beispielsweise auch Mitarbeiter einstellen oder nach Partnern suchen. Ein weiteres nützliches Extra ist die E-Mail-Verfolgung. Wenn Ihr Empfänger die E-Mail öffnet, erscheint eine Nachricht auf Ihrem Bildschirm. Es zeichnet sogar den Tracking-Verlauf auf und zeigt die E-Mail-Aufrufe nach Datum und Ort an.

Streak bietet im kostenlosen Tarif keine Integrationen an; es fehlen auch tiefgehende Reporting- und Analytics-Features, was ein klarer Nachteil ist. Falls Sie jemals auf einen kostenpflichtigen Plan upgraden, können Sie Streak mit Zapier integrieren, um sicherzustellen, dass alle Ihre CRM-Informationen auf dem neuesten Stand sind und alle Ihre wichtigen Workflows im Hintergrund laufen. Sehen Sie sich einige Ideen zur Automatisierung von Streak mit Zapier an, oder probieren Sie einen dieser vorgefertigten Workflows aus.

Preis von Streak: Der kostenlose Plan umfasst 500 Elemente und 50 E-Mails pro Tag; kostenpflichtige Pläne, die Features wie gemeinsame Pipelines, Link-Tracking und Berichte hinzufügen, beginnen bei 59 $/Nutzer/Monat.

Das beste kostenlose CRM für Outlook-Nutzer

eWay-CRM (Microsoft Outlook-Desktop-Add-on)

Vorteile von eWay-CRM:

• Fügt neue Features in Outlook hinzu

• Toller kostenloser Plan

Nachteile von eWay-CRM:

• Die Interface ist nicht sehr aktuell

Es ist nicht fair, dass Gmail-Benutzer mit ihrem eigenen integrierten CRM alle Aufmerksamkeit bekommen, oder? Treue Outlook-Benutzer können sich freuen: eWay-CRM erweitert Ihren E-Mail-Posteingang um zahlreiche nützliche Features, mit denen Sie Kontakte, Projekte, Deals und Notizen im Auge behalten können. Und es ist für eine unbegrenzte Anzahl an Benutzern und Kontakten kostenlos.

Um eWay zu verwenden, müssen Sie Ihr Konto erstellen und die Installationsdatei herunterladen. Es soll als Outlook-Add-On für die Desktopversion verwendet werden. (Wenn Sie Outlook in der Webversion verwenden, haben Sie leider Pech.) Nach Abschluss der Installation werden Sie feststellen, dass sich einige obere Menüs in Outlook ändern, um die neuen Features von eWay zu integrieren. Wenn Sie klicken, um einen Kontakt zu erstellen, erscheint ein neues Fenster mit allen Feldern, die ausgefüllt werden können. Nachdem Sie die Details eingegeben haben, werden Ihre Kontakte in einer Liste gespeichert, auf die Sie über Outlook zugreifen können und die wie Excel aussieht und funktioniert. Sie können dann anpassen, welche Felder in Spalten angezeigt werden sollen, und diese nach Belieben filtern, sortieren oder neu organisieren. eWay verfügt auch über eine Unternehmensansicht, in der Sie Details hinzufügen und die einzelnen Kontakte mit ihren jeweiligen Arbeitgebern verknüpfen können.

Besonders gut hat mir die Verbesserung des Rechtsklickmenüs in Outlook gefallen: Sie können alles in Ihrem Posteingang in einen Kontakt, eine Aufgabe, ein Projekt oder eine Notiz umwandeln und müssen nicht mehr per Tabulatortaste zu Ihrer Projektmanagement- oder Unternehmensplattform wechseln, um die Details manuell einzugeben. Dies ist ein Beweis dafür, dass eWay nicht darauf abzielt, eine neue Arbeitslogik durchzusetzen, sondern auf den Aufgaben aufbaut, die Sie tatsächlich jeden Tag in Outlook erledigen.

eWay verfügt außerdem über eine Board-Ansicht, die die Erfahrung mit der Sales Pipeline verbessert. Sie können den Kategorien Ihre eigenen Farben hinzufügen, um sie besser voneinander zu unterscheiden und Ihre Arbeit intuitiver zu gestalten.

Es gibt keine erweiterten Dashboards, aber Sie können Ihre Excel-Kenntnisse nutzen, um nach Gruppen zu gruppieren, dann zu sortieren und zu filtern, um Ihre eigenen Berichte zu erstellen. Falls das nicht ausreicht, kann eWay die Daten in die eigentliche Excel-Anwendung exportieren, damit Sie die Datenexperten in Ihrer Abteilung entsprechend einsetzen können. eWay lässt sich auch in Word integrieren, und Sie können mit einem Rechtsklick einen Chat in Teams starten. Es verfügt sogar über einen Offline-Modus – ein nützliches Feature.

Für weitere Integrationen verbinden Sie eWay-CRM mit Zapier, und Sie können viele Funktionen von eWay automatisieren. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie loslegen können, aber Sie können Prozesse in Ihrem gesamten Tech-Stack automatisieren. 

Preise für eWay-CRM: Der kostenlose Plan umfasst unbegrenzte Benutzer und Kontakte; kostenpflichtige Pläne, die zusätzliche Funktionen wie mehr Speicherplatz, erweiterte Projektmanagement-Funktionen und mehr Anpassungsmöglichkeiten bieten, beginnen bei 18 $/Benutzer/Monat.

Zapier Interfaces zum Erstellen Ihres eigenen einfachen CRM

Zapier Interfaces (Web)

Zapier (auf dessen Blog Sie sich gerade befinden) ist eine All-in-One-Automatisierungsplattform. Mit Interfaces können Sie Ihre eigenen Anwendungen mithilfe vorgefertigter Komponenten oder einer Reihe von Elementen wie Eingabefeldern und Schaltflächen erstellen.

Mit der CRM-Vorlage von Interfaces beginnen Sie mit einem Formular, um neue Kontakte hinzuzufügen, und einer Ansicht der Sales Pipeline. Den Rest müssen Sie selbst erstellen, aber das ist kein Nachteil: Es bedeutet, dass es wirklich anpassbar ist. Sie können Ihr CRM kontinuierlich erweitern, um Daten auf neue Weise anzuzeigen, Ihrem Team die Interaktion damit zu ermöglichen und automatisierte Workflows von überall aus auszulösen. Interfaces arbeitet mit Tables zusammen, einem weiteren Produkt von Zapier, das sich um Ihre Daten kümmert. Es kann bis zu 2.500 Datensätze im Gratis-Tarif speichern. Sie brauchen sich also keine Sorgen zu machen.

Da es so einfach ist, Zapier mit Tausenden von anderen Anwendungen zu verbinden und da das CRM normalerweise das Datenrückgrat eines Unternehmens darstellt, ist Interfaces eine sehr starke Wahl als zentraler Punkt zur Verwaltung Ihrer Verkäufe. Sie können zusätzliche Features hinzufügen, indem Sie sich für andere Anwendungen für SMS, E-Mail-Marketing, Analytics oder etwas anderes anmelden: Es sind über 7.000 Integrationen verfügbar. Das Verschieben von Daten in und aus jedem dieser Speicher ist einfach, sodass Sie agil sind, wenn Sie häufig die Software wechseln möchten.

Preise für Zapier Interfaces: Gratis-Tarif für 2 Interfaces verfügbar; erweiterte Features beginnen bei 20 $/Monat.

Bestes kostenloses persönliches CRM

Clay (Web, Windows, Mac, iOS)

Vorteile von Clay:

• Regelmäßige Aufforderungen zum Aktualisieren von Beziehungsdetails

• KI-gestützte Kontaktsuchmaschine

Nachteile von Clay:

• Fehlende CRM-Kernfunktionen wie eine Sales Pipeline

Clay – nicht zu verwechseln mit der gleichnamigen Datenanreicherungsplattform – hebt sich von den anderen Optionen auf dieser Liste ab. Es konzentriert sich auf einen persönlicheren Ansatz für das Beziehungsmanagement, der Ihnen hilft, mit Menschen in Kontakt zu bleiben, indem Sie sich an ihre Geburtstage erinnern, wichtige Lebensereignisse verfolgen und Treffen planen, wenn Sie erfahren, dass sie in Ihrer Stadt sind.

Dies unterscheidet sich zwar von der traditionellen Vertriebsarbeit im großen Maßstab, kann jedoch für Solopreneure oder hochgradig personalisierte Outreach-Prozesse besser geeignet sein. Wenn Sie eine tiefe Beziehung aufbauen müssen, bevor es überhaupt zu einem Gespräch kommt, das zu einer Konvertierung führt, hat Clay intuitivere Tools, die Ihnen dabei helfen.

Es funktioniert ein bisschen wie eine Mischung aus einem CRM und einem Social-Media-Feed. Wenn Sie neue Kontakte hinzufügen, werden diese automatisch mit ihren Arbeitsinformationen und Social-Media-Kanälen angereichert. Es sammelt Informationen aus Ihrem Kalender, iMessage und Ihren E-Mail-Kontakten in die Plattform. Mit diesen Informationen beginnt es, Personen zu verfolgen, um zu sehen, was sie tun, und es füllt einen Feed mit wichtigen Lebensereignissen oder beruflichen Veränderungen. Anstatt also ein Intervall festzulegen, in dem Sie sich bei Personen melden, können Sie stattdessen jedes Mal Kontakt aufnehmen, wenn etwas Wichtiges in ihrem Leben passiert. So stellen Sie sie in den Mittelpunkt.

Zusätzlich zu diesem Aktivitätsfeed richtet Clay auch Erinnerungen zum Wiederaufnehmen von Kontakten ein, damit Sie sich bei Personen melden können, mit denen Sie in letzter Zeit nicht viel Kontakt hatten. Während Sie mit Ihren Kontakten chatten, können Sie auf deren Seite Notizen und Details zu allem hinzufügen, was für Sie wichtig ist. Später, wenn es darum geht, einen Kooperationspartner oder den besten Anbieter für ein Produkt oder eine Dienstleistung zu finden, können Sie das Nexus KI-Feature nutzen, um Personen mithilfe natürlicher Sprachbefehle zu finden. Sie können zum Beispiel nach Personen fragen, die eine bestimmte Sprache sprechen oder sich in einer bestimmten Stadt befinden. Die KI-Engine durchsucht Ihre Daten und liefert Ihnen die besten Übereinstimmmungen.

Während Sie sich darauf konzentrieren, diese Beziehungen zu pflegen, können Sie die Routinearbeit den Computern überlassen. Verbinden Sie Clay mit Zapier und automatisieren Sie alle Ihre Beziehungsmanagement-Workflows. Dies sind einige Beispiele für den Einstieg.

Preise für Clay: Der kostenlose Plan ist verfügbar für bis zu 1.000 Kontakte; kostenpflichtige Pläne beginnen bei 20 $/Benutzer/Monat.

Weitere kostenlose CRM-Optionen

Bisher haben wir Anwendungen untersucht, die entweder reine CRMs sind oder über gleichwertige Features verfügen. Wenn jedoch der Punkt kostenlos am wichtigsten ist, gibt es andere Anwendungen, die Ihnen helfen werden, Ihre Verkäufe für umsonst über einen langen Zeitraum zu verfolgen.

• Notion ist ein All-in-One-Arbeitsbereich mit einem sehr großzügigen kostenlosen Plan für Einzelpersonen. Sie können beliebig viele Kontakte und Datenvisualisierungen hinzufügen, um Kunden, Projekte oder alles andere zu verfolgen. Darüber hinaus können bis zu 15 Gäste zu jeder von Ihnen erstellten Seite hinzufügen, was die Zusammenarbeit erleichtert, ohne dass Sie sofort auf einen kostenpflichtigen Teambereich upgraden müssen. Starten Sie mit dieser Notion CRM-Vorlage.

• Airtable ist die nächstbeste Option. Eine Spreadsheet mit einer Vielzahl von Extras. Sie ist bei Produktivität-Begeisterten beliebt, da Sie all Ihre Daten hinzufügen und dann intuitiv in neue Ansichten wechseln können. Mit dem kostenlosen Plan können Sie bis zu fünf Personen unterbringen, und jede Basis (Airtable-Datei) kann bis zu 1.000 Datensätze im kostenlosen Plan speichern. Hier ist eine Airtable CRM-Vorlage.

• Schließlich ist Google Sheets immer noch eine praktikable Option, um den Überblick über Ihre Kontakte zu behalten. Es erfordert etwas Feinarbeit und Anpassungen, aber wenn Sie nicht wirklich investieren möchten und Spreadsheets schätzen, ist es dauerhaft kostenlos. Lassen Sie sich von dieser Google Sheets CRM-Vorlage inspirieren und beginnen Sie, all Ihre Leads zu organisieren.

FAQ zu kostenlosen CRM

Haben Sie noch Fragen? Hier finden Sie Antworten auf einige häufig gestellte Fragen bei der Suche nach einem kostenlosen CRM.

Gibt es ein völlig kostenloses CRM?

Es gibt nicht allzu viele völlig kostenlose CRMs. Viele CRMs bieten Gratis-Tarife an, aber wenn man Kontakte hinzufügt, muss man schließlich schließlich doch bezahlen. eWay-CRM, ein oben aufgeführtes Microsoft Outlook Add-on, hat einen großartigen Gratis-Tarif mit unbegrenzten Nutzern und Kontakten, aber der Zugang zu erweiterten Features ist kostenpflichtig. Alternativ können Sie ein Spreadsheet als CRM verwenden, wenn Sie keine erweiterten Features benötigen.

Gibt es ein kostenloses CRM für kleine Unternehmen?

Es gibt viele kostenlose CRMs, die sich hervorragend für kleine Unternehmen eignen. Vor allem Vtiger ist eine tolle Option für kleine Unternehmen, es ist einfach zu verwenden und kostenlos für bis zu 3.000 Kontakte.

Bietet Google ein CRM an?

Google bietet kein eigenes CRM an, aber Sie können Zapier verwenden, um Ihre Google-Anwendungen mit nahezu jedem anderen CRM zu verbinden, das Sie verwenden möchten.

Welches kostenlose CRM-Tool sollten Sie verwenden?

Wenn Sie es gewohnt sind, Ihre Leads und Kunden auf traditionelle Weise mit Notizbüchern und Spreadsheets zu verwalten, wird ein kostenloses CRM-System Ihre Abläufe optimieren und Ihre Arbeit voranbringen. Es ist auch der Beginn des Aufbaus einer Datenbasis, die Sie analysieren können, um bessere Einblicke in Ihr Unternehmen zu erhalten und Ihre Wirkung zu erhöhen.

Probieren Sie einige dieser kostenlosen CRM-Tools aus. Bevor Sie sich festlegen, sollten Sie sich unbedingt die Preisseiten genau ansehen. Jede Anwendung geht mit dem Begriff „kostenlos“ etwas anders um. Stellen Sie daher sicher, dass im kostenlosen Plan alles enthalten ist, was Sie brauchen, und dass das aktualisierte Preismodell Ihrem Budget entspricht. 

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Dieser Artikel wurde ursprünglich im Dezember 2014 von Matthew Guay veröffentlicht und enthält Beiträge von Chris Hawkins. Die letzte Aktualisierung war im Januar 2025.