Guia para automação de SMS

Quer você esteja engajando leads, acompanhando envios de formulários ou enviando lembretes importantes, as mensagens de texto cortam o ruído das caixas de entrada de e-mail lotadas e fornecem uma maneira imediata e confiável de alcançar seu público. Mas gerenciar essas mensagens manualmente não é um plano inteligente se você deseja escalar seus negócios. É aí que entra a automação.  

Ao combinar ferramentas de SMS com o Zapier, você pode integrar perfeitamente mensagens de texto aos seus fluxos de trabalho para que as mensagens certas cheguem às pessoas certas na hora certa. Desde o envio de lembretes automatizados para eventos do calendário até o acompanhamento instantâneo de leads, a automação de SMS permite que você forneça atualizações críticas, economizando tempo e reduzindo o trabalho manual. 

Não importa se você gerencia relacionamentos com clientes, coordenação de equipes ou produtividade pessoal, os fluxos de trabalho automatizados do Zapier, chamados Zaps, ajudarão você a se manter organizado, responsivo e atualizado sobre o que é mais importante. Vamos mergulhar em como a automação SMS pode transformar sua estratégia de comunicação e mantê-lo uma etapa à frente.

Pular para frente

• Enviar textos de formulários

• Use SMS para gerenciamento de calendário

• Acompanhamento de leads

• Enviar textos de e-mails

• Combine SMS com webhooks

• Enviar textos de planilhas

• Envie mensagens de texto em um agendamento

Enviar textos de formulários

Automatizar textos de envios de formulários é uma ótima maneira de interagir com seus respondentes e fornecer informações de acompanhamento. Imagine que você está organizando um evento e usando o Typeform, Jotform ou Google formulários para inscrições. Assim que alguém enviar seus dados, você pode automaticamente acionar uma confirmação por SMS para o telefone dele usando ferramentas como SMS do Zapier, WhatsApp ou Twilio. Este texto pode incluir detalhes importantes do evento, como data, hora e local, para que os inscritos tenham tudo o que precisam. 

Da mesma forma, se você estiver coletando consultas de clientes por meio de um formulário, poderá enviar uma mensagem de texto automatizada informando que a mensagem foi recebida e que um membro da equipe entrará em contato em breve.  

Além disso, você pode usar mensagens de texto automatizadas para manter sua equipe interna informada. Por exemplo, se você receber um novo envio de formulário para um problema ou solicitação de alta prioridade, você pode enviar uma mensagem de texto para alertar imediatamente um gerente ou membro da equipe de plantão. Isso significa respostas rápidas, principalmente para questões urgentes, e reduz o risco de atualizações perdidas. 

Use SMS para gerenciamento de calendário

Automatizar lembretes de texto para eventos do calendário significa que você nunca perderá uma reunião importante e reduzirá significativamente os não comparecimentos. Ao contrário dos e-mails, que muitas vezes ficam enterrados em caixas de entrada lotadas, os lembretes de texto são mais imediatos e muito mais propensos a serem vistos, mantendo você e seus contatos organizados e no caminho certo.

Por exemplo, se você gerencia compromissos pelo Google Agenda, pode enviar automaticamente um lembrete por mensagem de texto antes do início de um evento. Seu texto pode incluir detalhes essenciais do evento, como horário, local ou um link para participar de reuniões virtuais. Isso é particularmente eficaz para reduzir faltas em consultas com clientes, reuniões de negócios ou até mesmo compromissos pessoais, como consultas médicas.

Se você usa o Calendly para agendar reuniões, também pode automatizar um texto de confirmação no momento em que um convidado marca um compromisso. Por exemplo, assim que uma reunião é agendada, um SMS pode ser enviado para confirmar a reserva, compartilhar as próximas etapas ou fornecer instruções sobre como se preparar. 

Ao automatizar notificações por SMS para gerenciamento de calendário, você pode reduzir compromissos perdidos e criar uma experiência perfeita para seus participantes. Com lembretes automatizados, você estará uma etapa à frente e aumentará a probabilidade de todos chegarem preparados e no horário.

Acompanhamento de leads

O acompanhamento oportuno é essencial ao converter leads em clientes. Automações de SMS podem tornar esse processo mais rápido e eficiente. Envie instantaneamente mensagens de texto personalizadas para novos leads assim que eles entrarem no seu sistema, ajudando você a envolver clientes em prospecção imediatamente e a manter seu negócio em destaque.

Imagine que um lead envia suas informações para solicitar mais detalhes sobre seu produto ou serviço. Um texto imediato pode agradecer pelo interesse e compartilhar as próximas etapas, como o agendamento de uma chamada, fornecer um código de desconto ou vincular a recursos relevantes. Esse tipo de comunicação em tempo real cria confiança e mantém o lead engajado enquanto seu interesse ainda está alto.

Se você estiver executando funis de leads, a automação de SMS também pode ser usada para acompanhar clientes em prospecção após atividades específicas, como baixar um lead magnet ou participar de um webinar. Enviar uma mensagem de texto rápida de acompanhamento para verificar, responder perguntas ou oferecer suporte adicional significa que seus leads não passarão despercebidos e ajuda você a aproximá-los de uma conversão.

Ao automatizar o acompanhamento de leads por SMS, você pode economizar tempo e criar uma experiência melhor para seus clientes em prospecção, aumentando a probabilidade de transformar o interesse inicial em relacionamentos duradouros com os clientes.

Enviar textos de e-mails

Dado o volume de e-mails que recebemos diariamente, informações críticas às vezes podem ficar escondidas nas caixas de entrada e passar despercebidas. Em vez disso, por que não automatizar notificações por SMS de e-mails recebidos para alertar você e sua equipe sobre mensagens de alta prioridade? Isso permite tempos de resposta mais rápidos e fluxos de trabalho aprimorados.

Por exemplo, se você receber uma mensagem do Gmail que corresponda a uma pesquisa específica — como e-mails contendo palavras-chave como "urgente" ou "tíquete de suporte" — você pode acionar automaticamente uma notificação de texto. Isso é particularmente útil para equipes que gerenciam atendimento ao cliente, consultas de vendas ou oportunidades com tempo limitado. Um gerente, por exemplo, pode receber uma mensagem de texto instantânea quando um cliente importante envia um e-mail, para que ele possa agir imediatamente sem precisar ficar vasculhando sua caixa de entrada.

Para casos de uso mais avançados, ferramentas como o Email Parser da Zapier podem extrair dados relevantes de e-mails estruturados, como confirmações de pedidos, solicitações de contato ou tickets de suporte. Você pode então enviar automaticamente as informações extraídas para um membro da equipe ou cliente. Você também pode enviar mensagens personalizadas para manter as partes interessadas relevantes atualizadas sobre atualizações críticas por e-mail, como novos pedidos, registros ou solicitações de parceria.

Ao automatizar notificações de texto de e-mails, você cria um sistema mais eficiente para se manter informado. Dessa forma, nada importante é perdido e comunicações urgentes são tratadas prontamente. 

Combine SMS com webhooks

Webhooks oferecem uma maneira flexível de integrar várias ferramentas e acionar automações com base em eventos personalizados, mesmo para aplicativos que não têm integrações nativas do Zapier. Ao parear webhooks com automação de SMS, você pode enviar notificações de texto acionadas por praticamente qualquer evento para que atualizações ou ações importantes cheguem à sua equipe ou clientes imediatamente.

Por exemplo, se estiver usando um aplicativo personalizado ou uma ferramenta incomum, você pode configurar um webhook para "capturar" eventos específicos, como um novo registro de usuário, um envio de formulário ou uma confirmação de pagamento. Depois que o webhook captura os dados, você pode enviar um texto automatizado para notificar as pessoas certas. 

Webhooks também funcionam bem para atualizações em tempo real. Se um acionador externo, como uma ferramenta com estoque baixo ou uma atualização crítica de status do sistema, você pode notificar instantaneamente os membros da equipe por SMS. Para empresas com fluxos de trabalho especializados, como plataformas de comércio eletrônico personalizadas ou ferramentas de back-end, os webhooks podem levar à comunicação instantânea sem monitoramento manual de atualizações.

Enviar textos de planilhas

Se você for como eu, planilhas são sua ferramenta preferida ao iniciar qualquer novo projeto. Isso pode significar que, com o tempo, você pode acabar rastreando informações críticas, como novos leads, pedidos e status de projetos em várias planilhas. O monitoramento de todas essas planilhas diferentes consome tempo e pode fazer com que itens importantes passem despercebidos. Ao automatizar notificações por SMS diretamente do Planilhas Google, você pode otimizar as notificações para que as pessoas certas recebam atualizações em tempo hábil.

Por exemplo, se você estiver rastreando novos leads ou pedidos em uma Planilha Google, poderá usar um acionador de mensagem de texto sempre que uma nova linha for adicionada. Imagine uma equipe de vendas recebendo uma mensagem de texto instantânea quando um novo lead aparece ou uma equipe de logística sendo notificada quando um pedido é atualizado em uma planilha compartilhada. Com textos automatizados, informações críticas são entregues rapidamente, mantendo os fluxos de trabalho em movimento e as equipes alinhadas.

Você também pode acionar mensagens SMS quando linhas na sua planilha forem atualizadas. Por exemplo, se uma planilha de gerenciamento de projeto rastreia o progresso da tarefa, atualizar uma linha para Concluído envia automaticamente um texto para notificar a equipe ou o cliente. Da mesma forma, você pode enviar lembretes para atualizações de pagamento, alterações de compromissos ou qualquer outra informação urgente. 

A automação de SMS a partir de planilhas preenche a lacuna entre dados estáticos e comunicação em tempo real. Não importa se você gerencia leads, rastreia atualizações de projetos ou lida com alterações de inventário: automatizar notificações por SMS garante que todos permaneçam informados e nenhuma atualização seja perdida.

Envie mensagens de texto em um agendamento

Mensagens SMS programadas são uma maneira poderosa de automatizar comunicações de rotina. Sejam lembretes diários, atualizações semanais ou notificações recorrentes, automatizar mensagens de texto agendadas garante um alcance consistente e economiza seu tempo.

Usando o Schedule by Zapier, você pode enviar lembretes de texto diários para sua equipe sobre tarefas importantes, como verificar o andamento de um projeto ou enviar planilhas de horas. Isso também pode funcionar para uso pessoal, como configurar um lembrete diário por mensagem de texto para compromissos, medicamentos ou objetivos pessoais. Se você gerencia clientes, mensagens de texto agendadas podem ajudar a compartilhar atualizações diárias, lembretes de exercícios ou outros pontos de contato consistentes para manter o engajamento alto.

Para comunicação semanal, você pode enviar atualizações de texto automatizadas para itens como newsletters, lembretes de eventos futuros ou relatórios de progresso. Por exemplo, um corretor imobiliário pode configurar uma mensagem de texto semanal para clientes com novos anúncios, ou uma escola pode enviar um lembrete por mensagem de texto sobre prazos ou eventos futuros todas as segundas-feiras de manhã. Ao definir essas automações, você pode se comunicar regularmente sem se preocupar em perder um encontro.

Automatize seus textos para uma melhor comunicação

Ao automatizar mensagens de texto para tudo, desde acompanhamentos de leads e envios de formulários até lembretes de calendário e atualizações programadas, você pode entregar informações práticas e oportunas diretamente ao seu público. A rapidez e as altas taxas de engajamento do SMS o tornam uma ferramenta inestimável para manter clientes, membros da equipe e partes interessadas informados e conectados.

E essas são apenas algumas das muitas maneiras de otimizar suas mensagens de texto. O que você automatizará primeiro?

Este artigo foi publicado originalmente em maio 2021, escrito por Ellie Huizenga. Foi atualizado mais recentemente em dezembro 2024 por Michael Toth.