Trelloは、基本的にあらゆるタイプのプロジェクトに使用できるプロジェクト管理ツールです。フリーランスのライターとして、私はソーシャルメディアのカレンダーやクライアントのプロジェクトを管理するために、また遠距離結婚生活の混乱を少しでも和らげるために夫にタスクを割り当てるためにも、このアプリを使用しています。
しかし、私にとって Trello が本当に優れているのはCRMとしての機能です。もちろん、スケジュールがそれほど詰まっていないときは、メモ帳に売り込み文句を走り書きするのもまあまあOKです。しかし、忙しくなり、フォローアップの有望な見込み客を送るのを忘れたことに気づいたら、拡張するタイミングです。
正しく使用すれば、Trello は顧客関係を管理し、パイプラインを追跡し、クライアントとのやり取りを整理する本格的な CRM になります。
私は、Trello を最大限に活用する方法について、2 人の専門家、 How I Trello の著者である Brittany Joiner 氏と、Trello の CRM パワーアップである Crmble の主任デザイナーである Alberto Estévez 氏 に連絡を取りました。ここでは、Trello が CRM として優れている理由と、ボードを CRM に変換する方法について説明します。
Zapier のあらかじめ構築されたシンプルな CRM テンプレートまたは販売 CRM テンプレートを使用すると、ビジネス ニーズに合ったエレガントでパーソナライズされた CRM ツールを使用して販売プロセスを最適化できます。テンプレートには、見込み客を収集するためのフォーム、見込み客情報を保存するデータシート、各見込み客のステータスを管理し、必要に応じてアクションを開始するためのビジュアル トラッカーが含まれています。
TrelloをCRMとして使う：なぜ効果的なのか
中小企業向けに、Trello は顧客関係を管理するためのアクセスしやすく、柔軟で、手頃な方法を提供します。従来の CRM ソフトウェア の複雑さやコストをかけずに 、創造的な使用方法は たくさんあります。これが非常にうまく機能すると思う理由は次のとおりです。
親しみやすさと使いやすさ。 Trello のドラッグ アンド ドロップ機能は、ボード上で付箋を移動するシンプルさを再現します。ボード、リスト、カードを簡単に操作して、目標到達プロセスのさまざまな段階を表示します。Trello は簡単に習得できるため、新しいツールを導入する際に通常必要となる学習曲線が短縮されます。カンバン形式のワークフローは、基本的なプロジェクト管理のノウハウを持つ人なら誰でも使い慣れているため、あらゆるスキル レベルのユーザーが利用できるオプションとなります。
柔軟性とカスタマイズ。ビジネスや独自のワークフローに適した方法で Trello ボードを設定できます。潜在的な顧客が、簡単な電話やEメールのやり取りなど、それほど手間をかけずに済む場合は、それを反映したボードを作成します。
インテグレーションと自動化。 Power-Up は Trello に多くの機能をもたらします。この場合、最も便利なPower-UpはCrmbleであると私は主張します。これは、TrelloボードをCRMとセールスパイプラインに実際に変換します。自動リマインダーやカレンダー同期などの追加機能により、よりスムーズなプロセスが構築され、より効率的なワークフローに必要な日常的なタスクが自動化されます。TrelloとZapierのインテグレーションにより、毎回データを手動で入力する必要がなくなります。
中小企業にとっての費用対効果。特に事業を始めたばかりの企業では、毎月数百ドルを CRM に費やす余裕がない企業もあります。Trello の無料版には、すぐに使い始めるのに十分な機能が満載されており、有料プランも非常に手頃な価格で、ユーザーあたり月額5ドルから始まります。
TrelloをCRMとして使う方法
プロジェクト管理ツールはどのようにして CRM の強力なツールに変わるのでしょうか?Trello のネイティブ機能を使用し、アドオンで補完することで、ツールの価値を最大限に引き出すことができます。ここでは、Trello を CRM として使用するための7つのステップを紹介します。
1。セールスパイプラインのステージを定義してTrelloレイアウトを作成します
Trello ボードをセールスファネルのマップとして考えてください。営業プロセスの各段階は、ボード上の個別のリストになります。したがって、通常は、最初の連絡先またはお問い合わせ、フォローアップ、交渉、成約した取引または案件など、ファネルがどのようなものであっても、リストが作成されます。
お客様一人ひとりがカードになります。これらのカードは、セールスパイプラインを進むにつれて、あるリストから別のリストに移動します。
たとえば、フリーランス ライターとしての私の Trello ボードには、連絡、連絡済み、ディスカバリー コールなどの段階を表すリストがあります。これらのリスト内の各カードは、個々のクライアントまたはプロジェクトを表します。
リソースのリストを作成する方法をご覧ください。冷たいメッセージと温かいメッセージのメッセージテンプレートをすべて保存するのに便利な場所です。どの見込み客生成戦略が有効で、何を改善する必要があるかを視覚的に把握できるように、ラベル付きのリストを追加しました。
もちろん、あなたのビジネスにはさまざまなニーズがあるかもしれません。Trello の専門家 (そしてファン) である Brittany Joiner は、親切にも Trello ボードを私と共有してくれました。こんな感じです。
私のものに比べて非常にシンプルで、うまく機能します。
しかし、Trello CRM はサービス業に限定されません。Alberto Estévez は、パン屋でも Trello を使用する方法を教えてくれました。
注文 の受領、 注文のレビュー、 クローズされた注文 などのリストにより、小規模なショップでも Trello を簡単に使用できます。Trello は注文ごとにカードを作成し、受領から完了までの進捗に合わせてこれらのリストを移動します。この種の視覚的表現により、各注文のステータスを簡単に追跡できます。
Trello で CRM を作成するための次のテンプレートを確認してください: CRM パイプラインテンプレート by TrelloおよびCRM & セールスパイプライン by Crmble。
2。各カードにクライアント情報を入力します
各 Trello カードを各クライアントのミニデータベースとして作成し、必要なすべての情報を一度で提供します。必要なサービスや製品の種類、およびそれらがどこから来たかを示す簡単な説明やラベルなどの詳細を含めます。
請求書や提案書などのファイルをカードに直接添付して、すべてを1か所にまとめることができます。コメントセクションは、メモを追加したい場合にも便利です。Brittany が Trello カードをどのように整理するかをご紹介します。
カードにさらに詳細を追加したい場合は、 Crmbleがステップインします。Power-Up を使用すると、Eメール、会社、役職、生年月日、勤務先住所、さらには取引額などの追加フィールドを含む詳細な連絡先カードを作成して、見込み客に関する360レベルのビューを作成できます。Crmble の設定では、カードに表示する詳細を選択および選択解除することもできます。
より多くの機能が必要な場合は、 Amazing Fields が、より優れたビジュアルとより高度なカスタマイズを備えた追加フィールドを提供する優れたパワーアップです。視覚的な概要は次のとおりです。
スナップショットを使用すると、アプリを切り替えることなく各クライアントの詳細情報を取得できます。
3。見込み客カード作成の自動化
少数のクライアントがいる場合は、各カードに**見込み客**の詳細を手動で入力することは可能です。しかし、量が増えると、プロセスに不必要に時間がかかり、エラーが発生しやすくなります。これに対処するには、見込み客がフォームに記入するたびにカードを作成する自動化を設定できます。
Blue Cat の Formsのような Power-Up を使用し、ドラッグ アンド ドロップ エディターを使用してフォームを作成できます。
フォーム内のどのフィールドが Trello フィールドに入力されるかを指定し、カードのタイトルを指定します。
見込み客がウェブサイト上のフォームに入力すると、Trello はボード上にカードを自動的に作成します。
もう 1 つのオプションは、 Zapier インターフェースを使用してフォームを作成し、それを Trello に接続することです。これにより、誰かがフォームに入力するたびに、Trello にカードが作成されます。サービスや製品の種類に応じて特定のラベルやドロップダウンメニューを追加し、必要に応じて詳細を設定します。Zapier を通じて、他の何千ものフォーム アプリでも同じことができます。
4。取引と販売プロセスを追跡する
Trello では、取引や注文の状況を把握するためのさまざまな方法を提供しています。たとえば、チェックリストを使用して、各見込み客カードのタスクを細分化します。たとえば、会議前のチェックリストは次のようになります。
Crmbleの勝ち/負けラベルを使用して取引を追跡することもできます。これとは別に、Brittany はこれらの Power-Up を使用してプロセスをさらに合理化することを推奨しています。
[カレンダー] : 期日のあるカードを週次または月次のカレンダー ビューで表示します。タスクをカレンダーにドラッグ アンド ドロップして優先順位を付けると、期限が自動的に更新されます。
パッケージトラッカー は、追跡番号を添付し、カードの前面に最新の配送状況と配達予定日を取得します。FedEx、USPS、UPS、DHL などの注文を追跡し、国際サービスも含めます。
カードリピーター は、毎日、毎週、毎月、または毎年カードを自動的にコピーします。CRM のクリーンアップなど、定期的な CRM メンテナンス タスクに非常に役立ちます。
5。Eメールを統合してクライアントとのコミュニケーションを直接管理
クライアントとのコミュニケーションは CRM 管理の非常に重要な部分です。Trello Power-Up を使用すると、Eメールを送信、受信、整理できます。ここに2つのオプションがあります。
クランブル
Crmble を使用すると、Trello から直接Eメールを送信できます。プレースホルダーを連絡先の詳細に置き換えるカスタマイズ可能なテンプレートを設定します。
Eメールを送信すると、Crmbleは最新の通信内容で連絡先カードを自動的に更新します。
センドボード
SendBoard のEメール for Trelloは、Trello ボードにEメール機能を追加するもう 1 つの Power-Up です。
SendBoardのリッチテキストエディターを使用して、Trelloから直接Eメールを送信したり返信したり、共有受信トレイを接続してチーム全体にアクセスできるようにします。
自動返信で即座に応答したり、トリガーを使用して自動Eメールを送信したりするなどの他の機能により、Trello ボードはすべてのクライアントとのコミュニケーションの中心となる場所になります。
6。ワークフローを自動化する
Trello のネイティブ機能を使用すると、トリガーと条件に基づいて日常的なタスクを自動化できます。カードの移動、ステータスの更新、カードが特定の条件を満たしたときに通知を送信するなどのアクションを自動的に実行するルールを設定します。
カードは、反復的なタスクをより速く簡単に実行できる、もう 1 つの強力な自動化機能です。カードを1回クリックするだけで、フォローアップEメールを送信したり、クライアントのステータスを更新したりできます。
設定するルールは次のとおりです。
新しいクライアントカードをオンボードリストに移動すると、歓迎Eメールの送信、オンボードタスクのチェックリストの作成、クライアントへのチームメンバーの割り当てなどの一連のアクションがトリガーされます。
カードが新しいリスト ( 「交渉」など) に移動すると、その説明またはチェックリストが更新されるようにルールを設定します。
カードが「販売完了」リストに移動したら、クライアントにフィードバックリクエストEメールを送信します。
Trello を他のアプリで自動化したい場合は、 Trello を Zapier に接続できます。こうすることで、他のアプリで特定のトリガーが発生したときに Trello でアクションを実行でき、その逆も同様に実行できます。Trello を自動化する方法について詳しく知るか、あらかじめ用意されたワークフローのいずれかを開始してください。
Zapierは、アプリを自動化されたワークフローに接続して、すべての人と企業が成長速度で前進できるようにするノーコードの自動化ツールです。その仕組みの詳細については、こちらをご覧ください。
7。レポートとアナリティクスでパフォーマンスを分析する
Trello は専用のアナリティクスツールではありませんが、少しセットアップするだけで、自分の進捗状況をまとめた非常に洞察力に富んだレポートを取得できます。
そこで Crmble が本当に優れています: ボードのアクティビティを追跡し、パイプラインの健全性を詳細に把握するために複数の形式でレポートを表示します。まず、Crmble ダッシュボードにアクセスして、勝利の概要を確認します。フィルターを操作して期間を調整したり、トップセラーや最も人気のある製品を確認したりできます。
Crmble を使用すると、任意の時点で管理している取引または案件の数と取引または案件の合計額の概要を確認できます。以下のレポートでは、合計46件の取引とそのさまざまな段階を確認できます。ファネル ビューでは、ステージ間のコンバージョン率も表示されます。
右上のフィルターを切り替えて、消耗または紛失した取引ごとにチャートをさらにフィルターします。すべてがクリック可能なので、データをフィルターして、見込み客がどこから来ているのか、どの見込み客がコンバージョンに至っているのか、どこで努力が成果を上げているのかをより具体的に把握できます。
Crmbleでは、メンバー別の取引情報も表示されます。以下に、Alberto が獲得した2件の取引とそれらの取引の合計額が表示されます。
CRMとしてTrelloを超えるタイミングを知る
Trello は基本的に最初のステップとなる CRM です。これはクライアント パイプラインの管理を開始するための優れた方法ですが、より強力なソリューションにアップグレードするタイミングも知っておく必要があります。
Alberto 氏は、一部のチームでは、Trello が (まだ) 提供していない、販売活動に関する詳細なデータなどのより高度な CRM 機能が必要になる可能性があると指摘しています。
「この連絡先に電話する」というタスクを作成し、そのタスクに関する詳細を追加することはできません。企業が、私がすべての取引で電話に費やした時間に関する統計情報を必要としたり、大手企業の関与が必要になったりすると、状況はさらに複雑になる可能性があります。 」
Alberto 氏はまた、企業が情報分離が必要なときに Trello から移行することにも気づきました。Crmble は透明性に基づいているため、誰もが他の人が何をしているかを見ることができます。たとえば、企業が営業担当者の活動をより詳細に管理する必要があるときはいつでも、透明性が高すぎると取引が妨げられます。
Trello を CRM として使用することの利点は、そのシンプルさにあります。あなた（およびチーム全員）がリードとクライアントの管理を始めるコツをつかむのは簡単です。Pipedrive と Trello を比較した Zapier の記事を読んで、本格的な CRM との比較を確認してください。次に進む準備ができたら、Zapier が選んだ最高の無料CRMプラットフォームと中小企業に最適なCRMを次に示します。
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