スプレッドシート CRM を開くと、偶然ジェネレーションアルファの TikTok アカウントを見つけたような気分になります。方向感覚がなくなり、少しパニックになり、10 代の人に説明してもらわなければならないかもしれないと気づきます。最初は混乱するかもしれませんが、 Google スプレッドシートで CRM を構築すると、顧客関係を管理するのに驚くほど効果的になります (Skibidi Toilet ほど恐ろしくはありません)。
スプレッドシート CRM は、ビジネスを始めたばかりの方や、机の下の古い靴箱からアップグレードしたいと考えている中小企業の経営者に最適です。しかし、実際に始める前に、Zapier の シンプルな CRM テンプレート など、 無料の CRM オプション が数多くあります。このテンプレートを使用すると、すぐに使い始めることができます。
しかし、小規模な事業を営んでいて、内部をいじくり回すことに興味があるなら、始めるための無料のスプレッドシート CRM テンプレートを作成しました。また、空白のキャンバスを顧客との交流が活発に行われるハブに変えるステップバイステップガイドも紹介します。
目次：
Google スプレッドシート用のFree CRMテンプレート
このプロセスに従うために、無料で使用できる Google Sheets CRM テンプレートを作成しました。これには、見込み客/顧客情報を保存するための事前に構築されたデータシート、インタラクショントラッカー、および基本的なレポーティングを備えたダッシュボードが含まれています。
このテンプレートを使用するには、顧客データワークシートに移動し、セルを選択して Delete キーを押して、各セルのサンプル データをクリアします。[ インタラクション] シートについても繰り返します。独自のデータを入力したら、組み込みの数式と書式設定を使用することも、独自の数式と書式設定を使用することもできます。
もちろん、必要に応じて、 Google スプレッドシートで独自の CRM スプレッドシートをゼロから作成することもできます。いずれにしても、ニーズに合わせてカスタマイズするステップに進みましょう。
Google スプレッドシートで CRM を4ステップで構築する方法
1。CRMデータベースを作成する
Google Sheets CRM のコア ワークシートには、顧客/見込み客データが格納されます。このシートは基本的に一元化されたアドレス帳として機能し、必要な顧客の詳細をすばやく参照できます。
これを設定するには、ブラウザに sheet.new と入力して 新しい Google スプレッドシートを作成します 。下部にあるシート名をダブルクリックして、ニーズに合った名前に変更します。私は「顧客データ」と名付けました。
名前、連絡先情報、会社、リードステータス、犬の名前、星座など、各顧客について追跡するデータポイントの列ヘッダーを一番上の行に追加します。基本的な例として、私のシートには次の列が含まれています。
クライアントID
紹介日
名前
Eメール
電話
見込み客ソース
割り当て先
地位
最後の接触
休館日
各行にすでに番号が付けられ ており、 顧客の名前の列があるのに、なぜクライアント ID を含めたのか疑問に思われるかもしれません。まあ、私の可愛い夏の子供よ、データのサブセットをフィルターまたはエクスポートするときに行番号は保持されず、名前は独創的でない可能性があります (幼稚園の頃から自分の名前の「創造的な」スペルを説明しなければならなかった人が言います)。専用 ID は、顧客データが構造化された状態を維持するようにすることで、この混乱を解決します。
数式を使用して、 各エントリに ID を自動的に割り当て ることができます。
=IF(C2="","",TEXT(ROW(A1),"C000"))
IF(C2="", "", ...)セル C2 (「名前」列) が空であるかどうかをチェックします。C2 が空の場合、セルは空白になります。
C2 が空でない場合、数式は次の部分に進みます。
ROW(A1)セル A の行番号1を検索します。A1 は最初の行にあるため、これは "1を返します。TEXT(...,"C000")数値をパターン "C000"で書式設定することを指定します。だから「1」は「C001」になる。
この数式は、「名前」セルが空でない場合にのみ ID を割り当て、不要な ID 割り当てを防ぎます。この数式を列全体に簡単に拡張するには、次の操作を行います。
セル A 2 (または数式が含まれているセル) をクリックします。
Shiftを押しながら、行の最後のセルをクリックします。Ctrl + Enterを押します (Mac ではcommand + return)。
Pro tip: If you're doing a lot of repetitive setup work, it's worth learning a few Google Sheets shortcuts (like Ctrl + D / command + D to fill down or Ctrl + Shift + V / command + shift + V for pasting without formatting).
次のステップは、列ヘッダーを目立つようにフォーマットすることです。太字のフォントまたは塗りつぶしの色を使用します。また、 この行をフリーズ して、顧客リストがどれだけ長くても常に表示されるようにすることをお勧めします。[ 表示 > フリーズ] に移動し、「行1 」を選択するだけです。
CRM にインポートする現在の顧客または見込み客リストがある場合は、既存のデータを入力します。これを行うには、古いツールから CSV ファイルをエクスポートし、Google スプレッドシートの[ファイル] > [インポート]を使用してインポートします。それ以外の場合は、空白のままにして、最初からやり直します。
2。スプレッドシートCRMでインタラクションを追跡する
スプレッドシート CRM を最大限に活用するには、連絡先とのすべての会話とタッチポイントを別のワークシートに記録する必要があります。これにより、各見込み客や顧客との関係および販売プロセスの全体像を把握できるようになります。
まず、シートの左下隅にあるプラス記号 (+) をクリックして新しいワークシートを作成します(または、テンプレートのInteractionsワークシートに移動します)。
少なくとも、 インタラクションシート に次の列を含めることをお勧めします。
日付： インタラクションが行われた日付
名前： 話した相手
インタラクションタイプ: 電話でも、会議でも、電報を歌ったり。
店員： インタラクションを処理したチームのメンバー
筆記： 議論された内容の簡単な要約
名前 列 のデータ認証を使用して、 顧客データ ワークシートから直接名前を取得するのが好きです。そうすれば、手動で再入力したり、顧客名のスペルを間違えるリスクを冒したりする必要がなくなります。(次のセクションでその方法を学びます。)
データ入力は最も楽しい作業ではないかもしれませんが、詳細なログを記録することで、各潜在顧客が販売サイクルのどこにいるのかを把握するのに役立ちます。このスペースを使用して、今後の通話の前に過去の会話をすばやく確認したり、エントリをフィルターして並べ替えてパターンを分析したりすることができます。たとえば、5 回以上のやり取りがあったもののコンバージョンに至らなかった潜在顧客をすべて調べて、改善の余地がある領域を特定することができます。または、各営業担当者のやり取り量と成果を調べることもできます。
3。データ認証による一貫性の確保
データ認証を使用すると、ユーザーがセルに入力できるデータの種類を制御できるため、入力ミスや無効な入力のリスクを排除できます。数値、日付、または事前定義されたリストのみを許可するなど、特定の基準を設定できます。
CRM では、データ認証を使用して、事前設定されたオプションを含むドロップダウンメニューを作成します。これを設定する最も簡単な方法は、これらのドロップダウンメニュー専用の別のワークシートを用意することだとわかりました。
新しいワークシートを作成し、名前を付けます。私のはドロップダウンメニューと呼ばれています。
CRM のどの列が標準化されたオプションから恩恵を受けるかを検討してください。次に、 オプションのセットごとに列を作成し、各列の値を一覧表示します。
このワークシートは美しくなくてもよく、実際、私はよく非表示にしています。ワークシートを非表示にするには、下部にあるワークシートの名前を右クリックし、[ シートを非表示にする] を選択します。(シートを再表示する必要がある場合は、[ 表示] メニューの[非表示のシート] を選択します。
これらのドロップダウンメニューを追加するワークシートに移動し、データ認証を追加する列を選択します。たとえば、 「インタラクション」ワークシートでは、「インタラクション タイプ」列にドロップダウンメニューを追加します。
データ > データ認証に移動します。条件フィールドで、 ドロップダウンメニュー (範囲から)を選択します。=Dropdowns!A2:Aと入力します (「Dropdowns」ワークシートのリストがA2から始まると仮定します)。
[詳細オプション]で、「プレーンテキスト」表示スタイルを選択して、メニュー表示が空白行に表示されないようにしたいと考えています。
ドロップダウンメニューが必要なセルに移動します。
データ > データ認証をクリックします。
条件として [範囲からリスト] を選択します。
ドロップダウンメニューシートで対応する列を選択します。
これらのオプションを事前に定義しておくことで、チームは自由形式のテキストを入力するのではなく、ドロップダウンメニューから選択するだけで済みます。これにより、「見込み客」と「見込み客」や「ジェームズ」と「ジム・ジャム」のような不一致がデータに混入することがなくなります。
さらに、新しい営業担当者を名簿に追加するなど、オプションを更新する必要がある場合は、それを 1 つの中央の場所で実行でき、CRM で使用されているすべての場所で自動的に更新されます。不一致を手動で追跡して修正する必要はもうありません。
4。シンプルなダッシュボードを作成する
CRM の真の力は、ビジネスの状態を迅速に評価し、傾向を特定できることです。この最後のステップでは、Google CRMのダッシュボードを作成して、高レベルのレポーティングを表示します。
まず、新しいワークシートを作成し、「ダッシュボード」のような賢いものと呼びます。CRM を開いたときに最初に表示されるように、このシートを最前面にドラッグすることをお勧めします。
次に、 数式と関数を使用して主要な指標を自動的に計算し、チャートとグラフを作成してデータを視覚化します。
数式の例 (必要に応じてセル参照を調整する)
顧客総数:
=COUNTA(Customer データ!C2:C)(顧客名は行2から始まる列 C にあると想定します)今週の新規顧客:
=COUNTIFS('Customer Data'!B:B, ">="&TODAY()- 7 , 'Customer Data'!B:B, "<"&TODAY(), 'Customer Data'!C:C, "<>")(今月の新規リードについては、TODAY()- 7をTODAY()- 30に調整します。)最近の活動:
=QUERY(Interactions!A:E,"SELECT A, B, C, D ORDER BY A DESC LIMIT 5", 1)(最新の5つのインタラクションを降順でフィルターします)アクティブな見込み客:
=COUNTIFS('顧客データ'!H:H,"進行中")
グラフと視覚化のアイデア
視覚化を行うには、目的のデータを選択し、 [挿入] ドロップダウンのグラフ機能を使用するか、ピボット テーブルを作成する必要があります。
種類別のインタラクション:インタラクションシートをデータ ソースとして使用してピボット テーブルを作成します。次に、ピボット テーブルのデータに基づいて棒グラフまたは円グラフを作成します。
見込み客ステータス ファンネル:ステータス (進行中、終了、興味なし) 別に見込み客分布を表示する円グラフを作成します。
ソース別の見込み客:各ソース (ウェブサイト、紹介、広告など) からの見込み客数を比較する棒グラフを作成します。
営業担当者のパフォーマンス:営業担当者ごとの取引件数を比較する棒グラフを作成します。
時間の経過に伴う相互作用: 折れ線グラフを作成して、時間の経過に伴うインタラクションの傾向を示します ( [インタラクション] シートの [インタラクションの日付] を使用します)。
一部は複雑になる可能性があるので、やり方がわからない場合は、これらのガイドに従ってください。
すぐに成果を上げるために、 条件付き書式を使用して重要なデータ—たとえば、期限切れの見込み客を赤で強調表示したり、最近のやり取りを緑でフラグ付けしたり—を強調表示することもできます。これは、チャートに触れることなく CRM をスキャンするのがはるかに簡単になる簡単なトリックです。
数字とグラフを配置すると、何が機能し、何が機能していないか、どこに重点を置くべきかが一目でわかります。ダッシュボードは他のビジネス インテリジェンス ソフトウェアほど派手ではありませんが、中小企業の場合は、Google スプレッドシートの DIY オプションで十分です。ニーズが拡大したら、いつでもデータをより強力な CRM ツールにリンクできます。
Zapier を使って Google スプレッドシートを他のアプリに接続する
Google Sheets を CRM として使用することの最大の利点の 1 つは、 Zapierを介して何千もの他のアプリに接続できることです。これにより、 反復的なタスクを自動化し、ワークフローを合理化できます。以下にいくつかの例を示します。
電子メールアドレスが取得されたら、購読者をメーリングリストに追加します。
新しい見込み客がウェブサイトのフォームに入力すると、その詳細が顧客データシートに自動的に追加されます。
リードステータスを「クローズ」に変更したら、 お祝いの Slack メッセージをチームに送信します。
顧客データシートに新しい行が追加されたら、 プロジェクト管理ツールで対応するタスクを作成してフォローアップします。
Google スプレッドシートを自動化する方法について詳しく読むか、これらの既成テンプレートのいずれかを使用して開始してください。失うものは何もありませんが、非効率性しかありません。
Zapier は、Google、Salesforce、Microsoft などのパートナーの何千ものアプリと統合できる、最も接続性の高い AI オーケストレーション プラットフォームです。インターフェース、データ テーブル、ロジックを使用して、組織のテクノロジー スタック全体にわたるビジネス クリティカルなワークフロー向けに、安全で自動化されたAI搭載システムを構築します。もっと詳しく知る。
シンプルなCRMへ移行
Google スプレッドシートがあなたのCRMに十分ではないが、専用のCRMソフトウェアの上位リーグに移行する準備ができていない場合は、Zapierで独自の自動化ファーストCRMを構築できます。フォームから見込み客を収集し、見込み客情報をデータベースに保存し、ビジュアル トラッカーを使用して各見込み客のステータスを管理します。その後、何千もの他のアプリにわたってアクションを開始できます。これらのテンプレートのいずれかを使用して開始します。
関連資料：
この記事は、Michael Grubbs によって 2016 年 7 月に公開されたものです。最新のアップデートは 2025年6月。
