法律事務所で働いていたとき、私はエンゲージメントレター、宣誓供述書、請求書など、テンプレート化された文書を多数編集しました。法律は法律なので、間違いの余地はまったくありませんでした。すべての書類に正確に記入するための私の唯一の戦略は、 単に非常に慎重に 行うことでした。(私はそれが 素晴らしい 戦略だとは決して言っていません。
Google Docs のようなワードプロセッサはそれ以来、大きく進化してきました。Google ドキュメントで変数チップを使用して、テンプレートの作成と編集のプロセスを効率化できるようになりました。
ここでは、Google ドキュメントの変数を使用してテンプレートを作成し、入力する方法を説明します。
目次：
Google ドキュメントの変数とは何ですか?
Google ドキュメントの変数チップを使用すると、名前、日付、住所などの動的なデータをドキュメントに挿入できます。次に、変数の値を一度入力すると、Google ドキュメントが残りの部分を更新します。こうすることで、繰り返しフィールドに同時に入力できるため、ドキュメント全体の一貫性を確保できます。
注: Google ドキュメントの可変チップは現在、対象となる学校または職場の Google アカウントでのみご利用いただけます。
Googleドキュメントで変数を使用する方法
Google ドキュメントの変数を挿入する方法はいくつかあります。私の経験では、これが最も速い方法です。(犬の養子縁組の手紙をテンプレートとして使用します。)
Google ドキュメントでテンプレート（または新しいドキュメント）を開きます。
変数を挿入する場所にカーソルを置きます。
@と入力し、（ スマート チップ セクションの下の） 「変数」
表示される 変数の作成 ウィンドウで、認識可能な 変数名を入力します。次に、 「作成」をクリックします。
その変数をコピーして、ドキュメント内の必要な場所に貼り付けます。
変数値 (テンプレートのこの特定のバージョンでその変数に対して表示されるテキスト) を設定するには、その変数チップに「値なし」と表示されている領域をクリックします。
Google ドキュメントでは、ドキュメント内でその変数の最初のインスタンスの周囲に太いアウトラインを追加し、後続の出現箇所を強調表示します。最初に値を入力します。この例では、もうすぐ養子縁組される犬の名前、
Tacoを入力しました。
注: Google ドキュメントは、変数テキストを周囲のテキスト形式に合わせて自動的に変更します。たとえば、前後のテキストが太字になっていると、変数テキストも太字になる。
それです！上記の手順を繰り返して、テンプレートに新しい変数を追加します。
Googleドキュメントで変数を変更する
理想的には、多くの犬が養子縁組されています。養子縁組の手紙を送信するたびに、ドキュメント内の1 つの変数を編集してEnter キーを押すだけで、他のすべてのインスタンスが自動的に更新されて一致するようになります。注意:変数値はドキュメント内でのみ編集でき、 変数 パネルでは編集できません。
Googleドキュメント変数の使用例
Google ドキュメントで変数を使用して日々のワークフローを効率化する方法はたくさんあります。ここでは、始めるためのアイデアをいくつか紹介します。
人事と採用。 求人や解雇契約書などのテンプレート化されたレターがある場合は、変数を使用して受信者の名前と開始日または終了日を更新します。
マーケティング。 ウェルカム メッセージ やフィードバック リクエストなどの テンプレート化されたマーケティング メールを 、顧客の名前と関連リンクを使用して更新します。
会計。 請求書を送りますか?変数を使用して、未払い金額と支払期日の繰り返しインスタンスを自動的に入力します。
eコマース。確認メッセージやお礼などの購入後のメールを送信する場合は、変数を使用して商品名と注文番号を更新します。
Googleドキュメントを自動化する
Google ドキュメントの変数チップは便利ですが、ドキュメント テンプレートへの入力プロセスを完全に自動化するには、まだいくつかの機能が不足しています。
Zapier を使用すると、 Google ドキュメントを、Google スプレッドシートや Google フォームなど、何千もの他のアプリに接続できます。この方法により、 Google ドキュメント テンプレートへの入力や、フォームの回答に基づく新しいテンプレートの作成などの操作を自動的に実行し、それらの回答を Airtable または別のデータベースに保存できるようになります。
Google ドキュメントを自動化する方法について詳しくは、こちらをご覧ください。または、あらかじめ用意されたワークフローのいずれかを使い始めてください。
新しい tl;dv トランスクリプト用のテキストから Google ドキュメント ドキュメントを作成する
Google スプレッドシートの新しい行から Google ドキュメント テンプレートにデータをコピーする
Zapier は、Google、Salesforce、Microsoft などのパートナーの何千ものアプリと統合できる、最も接続性の高い AI オーケストレーション プラットフォームです。インターフェース、データ テーブル、ロジックを使用して、組織のテクノロジー スタック全体にわたるビジネス クリティカルなワークフロー向けに、安全で自動化されたAI搭載システムを構築します。もっと詳しく知る。
関連資料：
この記事はもともと 2023年 8 月に公開されたものです。最新のアップデートは 2025年5月。
