En tant qu'ancienne employée de Slack, j'ai passé des années à participer à ce qui est probablement l'espace de travail Slack le plus dynamique et le plus animé du monde. Avec des milliers d'employés qui testaient le produit, nous avons fait littéralement tout ce que nous pouvions sur Slack. L’une de mes fonctionnalités moins connues préférées est flux de travail Builder, un outil sans code pour créer des automatisations directement dans Slack.
Le générateur de flux de travail est intégré à Slack depuis des années, mais il n’est disponible que sur les plans payants, et ce n’est pas grave si vous ne l’avez jamais essayé, car il n’est honnêtement pas si facile à trouver.
D’un point de vue conceptuel, il s’agit également d’un iceberg : à première vue, cela semble simple, mais les fonctionnalités de flux de travail de Slack vous donnent beaucoup plus de pouvoir sous la surface.
Comment utiliser Slack Workflow Builder
Voici comment trouver le Générateur de flux de travail :
Cliquez sur le nom de votre espace de travail.
Sélectionnez Outils.
Sélectionnez Générateur de flux de travail.
Vous pouvez également cliquer sur le raccourci Automatisations dans le menu latéral.
(Si vous ne le voyez pas, vous pouvez l’ajouter dans les préférences de votre espace de travail : cliquez sur le nom de votre espace de travail, sélectionnez Préférences, accédez à la section Navigation et cochez la case à côté de Automatisations.)
Pour créer un flux de travail, cliquez sur Nouveau flux de travail, puis choisissez Créer un flux de travail ou Créer à partir d’un modèle. Un modèle est le moyen le plus simple de commencer.
Une fois que vous avez choisi un modèle, Slack vous donne un aperçu de la façon dont chaque étape de l’automatisation fonctionnera. Vous pouvez modifier les détails de chaque étape, ainsi que le titre du flux de travail, en cliquant sur Configurer avant publication.
Il existe sept options pour trigger un flux de travail Slack :
Depuis un lien sur Slack. Chaque flux de travail a un lien unique. Tu peux l'ajouter n'importe où dans Slack, par exemple dans les messages de bienvenue ou sur les canevas. Lorsque quelqu’un clique sur votre lien, le flux de travail démarre.
Nouveau membre de la chaîne. Chaque fois que quelqu'un rejoint un canal, vous pouvez lancer un formulaire de saisie ou, plus souvent, lui envoyer un message expliquant des éléments importants concernant le canal qu'il vient de rejoindre.
Réaction emoji. Vous pouvez choisir un emoji spécifique dans un canal spécifique qui lance un flux de travail, que vous pouvez utiliser pour marquer les choses comme terminées ou demander aux gens de se porter volontaires, le tout avec un emoji pour commencer.
Date et heure prévues. Si le système de rappels Slack de base ne suffit pas à vos besoins, vous pouvez utiliser un flux de travail pour envoyer un message à un canal à des moments très précis à l’avenir.
Quand un élément de la liste est mis à jour. Choisis une liste. Lorsqu’un élément ou un champ de cette liste est mis à jour, votre flux de travail démarre.
Webhook. Il s'agit d'une option avancée, qui implique généralement un peu de programmation. Il s’agit de lancer des flux de travail lorsque quelque chose se passe sur un autre serveur, comme l’obtention d’un nouveau client ou une vente qui rend compte dans un canal #sales. Vous pouvez en apprendre davantage sur les webhooks, mais d'abord, je vous recommande de voir si Zapier peut vous aider à créer le flux de travail que vous souhaitez sans code.
Événements Connector. Il existe une poignée d’applis qui peuvent trigger des flux de travail Slack en natif, notamment Asana, ClickUp, monday, Basecamp et GitHub. Par exemple, vous pouvez trigger un flux de travail Slack lorsqu’une tâche Asana est terminée. (Avec Zapier, vous pouvez trigger des flux de travail Slack à l’aide de presque n’importe quelle appli).
Après avoir déclenché votre flux de travail, vous pouvez intégrer diverses fonctionnalités de Slack à chaque étape. Par exemple, vous pouvez créer un flux de travail qui recueille des informations auprès des nouveaux employés via un formulaire, les ajoute à un canal d’intégration et aux canaux départementaux pertinents, met à jour le canevas de chaque canal avec leurs informations et envoie des messages automatisés pour les souhaiter la bienvenue dans l’équipe.
9 Exemples de Slack Workflow Builder
Voici quelques exemples de flux de travail dans Slack.
Recueille les témoignages de clients de tous les membres de ton entreprise
Permettez aux employés de suggérer de nouvelles fonctionnalités de produit
La configuration de ces exemples prendra entre 15et30 minutes, mais une fois qu'ils seront opérationnels, tu peux gagner plusieurs minutes à chaque exécution, pour toujours. Voyons comment chacun d'entre eux est créé.
1. Animer un Q & A ou un AMA sur Slack
Les grandes réunions donnent souvent le temps de répondre aux questions de ton public, mais lorsqu'il s'agit de savoir comment une entreprise répond aux questions, puis détermine à quelles questions répondre, il existe de nombreuses manières de s'y prendre.
L’une des façons d’héberger un AMA virtuel est de créer un flux de travail simple qui recueille les questions et les publie sur un canal désigné. Les membres de l’équipe peuvent cliquer sur un bouton (à l’aide du trigger À partir d’un lien) et une fenêtre contextuelle s’affiche dans laquelle ils peuvent répondre à leur question et cliquer sur Soumettre. À partir de là, il apparaîtra instantanément sous forme de nouveau message sur une chaîne, en l'occurrence #ceo -ama (la chaîne " Ask me anything " du PDG). C'est censé imiter la politique " en matière de portes ouvertes " en matière d'heures de bureau, mais sur Slack.
Slack dispose également d’un modèle de flux de travail AMA intégré plus formel que vous pouvez personnaliser en fonction de vos besoins.
2. Créer un processus d’approbation en libre-service
Quel que soit le secteur dans lequel tu travailles, tu dois souvent suspendre un projet jusqu'à ce qu'un aspect soit approuvé par d'autres. Dans le domaine de la vente, par exemple, les offres peuvent souvent comporter des fonctionnalités non standard qui doivent être approuvées par plusieurs parties prenantes. Sans un processus d’approbation rationalisé et automatisé, vous risquez de devoir courir après les approbations manuellement pendant des jours. (Dans le pire des cas, l’offre pourrait même échouer en raison du retard.)
Chez Slack, un goulet d’étranglement des approbations s’est produit lorsque notre personnel juridique interne a dû examiner rapidement les billets de blog avant de les publier. À l'époque, Slack était une société cotée en bourse, ce qui signifiait qu'elle devait suivre diverses règles en matière de communication publique, et nos avocats surveillaient de près pour s'assurer que nous ne les enfreignions pas accidentellement. Pour une équipe de rédacteurs essayant de publier des articles quotidiennement, l’étape de révision pourrait vraiment ralentir les choses.
Pour faire avancer les choses, nous avons créé un canal appelé #content-legal-review, où les rédacteurs de l’équipe marketing utilisaient un raccourci de flux de travail pour remplir un formulaire, partageant un lien vers leur brouillon dans Google Docs ainsi que tous les problèmes que nos avocats pourraient rechercher.
À partir de là, le flux de travail a publié la demande sur un canal privé, où nos avocats étaient les seuls membres. Un avocat le « réclamait » en ajoutant une 👋 réaction emoji pour faire savoir aux autres membres de son équipe qu’il l’examinait. Une fois l’examen terminé, ils cliquent sur un bouton pour l’approuver (après avoir laissé des commentaires sur le Google Doc lui-même). Les écrivains recevraient une notification instantanée lors de l’approbation et pourraient intégrer les commentaires avant la publication.
3. Intégration des nouveaux employés
Ne vous contentez pas de donner aux nouveaux employés une connexion Slack et d’espérer le meilleur. Si Slack est le centre de communication central de ton entreprise, les nouveaux membres de l'équipe ont besoin d'une bonne orientation pour s'intégrer rapidement.
Heureusement, ce processus peut être automatisé. La méthode la plus simple consiste à ajouter de nouveaux employés à un canal #intégration, qui servira de trigger pour votre flux de travail d’intégration.
Votre flux de travail peut ressembler à ceci :
Envoi d’un message privé avec des actions d’intégration étape par étape
Mettre à jour le canevas de ta chaîne avec les informations relatives aux nouveaux membres de l'équipe
Diffuser un message à l'échelle de la chaîne invitant les autres à souhaiter la bienvenue à ta nouvelle recrue
En utilisant des variables telles que le nom de votre nouvel employé, vous pouvez personnaliser votre intégration Slack à grande échelle.
Vous pouvez utiliser des flux de travail similaires pour accueillir de nouveaux membres dans un canal. Pour les grandes chaînes qui peuvent compter des centaines, voire des milliers de membres, les automatisations peuvent aider les membres à se mettre rapidement à niveau et à se familiariser avec le terrain.
4. Recueille les témoignages de clients de tous les membres de ton entreprise
On ne sait jamais où tu vas tomber sur un bon témoignage client. Une fois, alors que j'attendais un vol dans un aéroport, quelqu'un a repéré le logo Slack de ma veste. Il m'a demandé si j'y travaillais et m'a dit à quel point leur activité d'exterminateur d'insectes adorait l'utiliser pour échanger des messages avec les employés sur le terrain.
La prochaine fois que je me suis connectée, je l'ai écrit pour notre chaîne #customer -stories-ideas, sur laquelle une grande partie de l'équipe marketing passait du temps. Là, ils pourraient marquer les idées d’histoires intéressantes avec des réactions emoji et avoir des discussions dans le fil de discussion de chaque idée sur la façon de procéder.
Finalement, nous avons ajouté un flux de travail pour rassembler les informations dans un format standard afin que n’importe quel membre de l’entreprise puisse rejoindre le canal et exécuter le flux de travail pour partager des histoires à partir d’un appel téléphonique, d’un tweeter aléatoire ou d’une interaction en personne.
5. Capturez les demandes de nouvelles fonctionnalités du produit de n’importe quel employé
Les nouvelles fonctionnalités et idées de produits peuvent venir de n’importe où. Un membre de ton équipe comptable pourrait avoir peur d'utiliser ton produit et souhaiterait qu'il soit doté d'un bouton d'annulation bien visible pour éviter les erreurs. Ou une nouvelle recrue pourrait vouloir partager une idée qu'elle aurait toujours souhaité voir figurer dans le produit.
Chez Slack, nous disposions d’un canal #features-idées, et une fois que les employés se comptaient par centaines, nous avons choisi de créer un formulaire de flux de travail pour capturer des informations pertinentes sur ces idées.
La chaîne comptait des chefs de produit et des développeurs de logiciels, et ils laissaient fréquemment des commentaires sous chaque idée sur la faisabilité de la mise en œuvre d'un projet et sur les équipes qui seraient responsables. Dans certains cas, " quick wins ", de bonnes mais petites idées, pouvait être déployé sur le produit le jour même.
6. Rejoindre des réunions avec une réaction emoji
Les emojis sont un élément essentiel de la culture Slack. Ils constituent également un outil de communication utile et peu contraignant pour évaluer l’intérêt, recueillir des commentaires et obtenir un décompte rapide des effectifs pour les événements.
Vous pouvez rendre les emojis encore plus utiles en les utilisant pour lancer des flux de travail. Slack propose des modèles de flux de travail basés sur des emojis pour l’envoi de notifications, la transformation de messages Slack en tâches Asana et la création de nouveaux incidents PagerDuty.
Mon flux de travail préféré dans cette catégorie ajoute automatiquement une réunion à votre calendrier Google lorsque vous réagissez avec un certain emoji.
7. Automatiser les demandes de congés payés
Envoyer un e-mail à votre manager pour demander un congé signifie deux choses : des plaisanteries gênantes pour graisser les roues (« Hey Brian, et ces Packers ? Bref... ") et des rationalisations préventives (" Écoute, je sais que nous sommes critiqués et que nous venons de rentrer des vacances d'hiver, mais... ").
Il est beaucoup plus facile (et plus efficace) de créer un processus qui permet des demandes et des approbations rapides sans tout tracas. Slack a un modèle de flux de travail de demande de PTO qui fait exactement cela : les membres de l’équipe remplissent un formulaire de demande, les responsables l’approuvent ou le refusent, et le flux de travail met automatiquement à jour le demandeur.
8. Simplifie les ordres du jour de tes réunions hebdomadaires
Les réunions du lundi matin sont toujours difficiles (surtout si elles ont lieu avant le café). Mais ce serait un peu plus facile si tu n'avais plus jamais à établir l'ordre du jour d'une réunion, non ?
Slack peut vous aider à cet égard : vous pouvez utiliser le modèle de flux de travail récurrent d’ordre du jour de réunion hebdomadaire pour demander automatiquement des sujets à l’ordre du jour chaque semaine. Le flux de travail mettra à jour le canal concerné avec les points de l’ordre du jour qui font l’objet d’une discussion.
À partir de là, tout ce que vous avez à faire est de vous présenter, un café à la main, et de descendre la liste.
9. Gérer les réponses aux incidents
Que vous soyez confronté à des réclamations concernant le service client, à des bugs de produits ou à des failles de sécurité, il est facile que les incidents s'accumulent (ou se perdent) si vous ne disposez pas d'un système pour les gérer.
Bien que ce ne soit pas le système le plus robuste, tu peux gérer les incidents et y répondre depuis Slack si tes besoins sont simples. Le flux de travail de réponse aux incidents de Slack rassemble une description de l’incident, un lien (le cas échéant) et la personne responsable de la réponse à l’incident.
Le flux de travail par défaut crée un canal Slack spécial pour répondre à l’incident, épingle un message en haut du canal avec les détails de l’incident et invite les personnes concernées à rejoindre le canal.
Utilisez n’importe quelle appli pour trigger des flux de travail Slack avec Zapier
Slack dispose d’un solide portefeuille d’intégrations, mais seules quelques-unes d’entre elles peuvent être utilisées pour trigger des flux de travail. Vos options sont principalement limitées aux outils de gestion de projet tels que Basecamp, Asana et monday. Une fois que vous avez déclenché un flux de travail, vous pouvez intégrer une bibliothèque plus large de 50+ appli dans votre automatisation. (Par exemple, tu peux créer une page dans Notion ou créer une réunion dans Zoom.)
Mais avec Zapier, vous pouvez connecter Slack à des milliers d’autres applis. En savoir plus sur l’automatisation de Slack ou commencer à utiliser l’un de ces flux de travail prédéfinis.
Envoyer de nouveaux e-mails Gmail en tant que messages du canal Slack
Définir l’état de Slack sur un calendrier quotidien automatique
Envoyer des messages Slack chaque fois que les lignes de Google Sheets sont mises à jour
Zapier est la plateforme d’orchestration AI la plus connectée, s’intégrant à des milliers d’applis de partenaires tels que Google, Salesforce et Microsoft. Utilisez des interfaces, des tables de données et de la logique pour créer des systèmes sécurisés, automatisés et alimenté par l'IA pour vos flux de travail critiques pour l'ensemble de la pile technologique de votre organisation. En savoir plus.
Automatisez Slack pour une meilleure communication
Le générateur de flux de travail de Slack peut vous faire gagner énormément de temps.
Vous pouvez transformer Slack en un système d’exploitation d’entreprise léger en configurant des flux de travail pour intégrer les employés, gérer les projets, répondre aux plaintes des clients, gérer les demandes RH et rationaliser toutes sortes de fonctions de collecte d’informations.
Ou, à plus petite échelle, vous pouvez utiliser Workflow Builder pour capturer des idées qui peuvent être formalisées plus tard, accélérer les approbations d’autres équipes, créer des moyens en libre-service pour que les employés puissent demander de l’aide à votre personnel informatique, ou même demander aux gens quelles tailles de t-shirts ils portent avant d’en imprimer un tas pour le prochain grand pique-nique d'entreprise.
Il s’agit d’un produit flexible conçu pour vous aider à bricoler n’importe quel type de processus commercial et à transférer vos projets.
Lectures connexes :
Cet article a été initialement publié en décembre 2022. La dernière mise à jour, avec la contribution de Ryan Kane, date de septembre 2024.
