Als ehemaliger Slack-Mitarbeiter habe ich jahrelang an dem wahrscheinlich lebendigsten und lebendigsten Slack-Arbeitsbereich der Welt teilgenommen. Mit Tausenden von Mitarbeitern, die das Produkt getestet haben, haben wir buchstäblich alles getan, was wir innerhalb von Slack tun konnten. Eine meiner Lieblingsfunktionen ist Workflow Builder, ein No-Code Tool zum Erstellen von Automatisierung direkt in Slack.
Der Workflow Builder gibt es schon seit Jahren in Slack, aber nur in den kostenpflichtigen Plänen – und es ist echt kein Problem, wenn du ihn noch nicht ausprobiert hast, weil er ehrlich gesagt nicht so leicht zu finden ist.
Es ist auch vom Konzept her wie ein Eisberg: Auf den ersten Blick sieht alles einfach aus, aber die Workflow-Funktionen von Slack bieten dir unter der Oberfläche echt viel mehr Möglichkeiten.
So benutzt du den Slack Workflow Builder
So findest du den Workflow Builder:
Klick einfach auf den Namen deines Arbeitsbereichs.
Wähle Tools aus.
Wähl den Workflow Builder aus.
Du kannst auch auf den Shortcut „Automatisierungen“ im Seitenmenü klicken.
(Wenn du es nicht siehst, kannst du es in den Einstellungen deines Arbeitsbereichs hinzufügen: Klick auf den Namen deines Arbeitsbereichs, wähle Einstellungen, gehe zum Abschnitt Navigation und aktiviere das Kontrollkästchen neben Automatisierung.)
Um einen neuen Workflow zu erstellen, klick auf „Neuer Workflow“ und wähl dann entweder „Workflow erstellen “ oder „Aus Vorlage erstellen“. Eine Vorlage ist der einfachste Weg, um loszulegen.
Sobald du eine Vorlage ausgewählt hast, zeigt dir Slack, wie jeder Schritt der Automatisierung ablaufen wird. Du kannst die Details jedes Schritts zusammen mit dem Workflow-Titel bearbeiten, indem du vor der Veröffentlichung auf „Einrichten“ klickst.
Es gibt sieben Möglichkeiten, einen Slack Workflow zu triggern:
Über einen Link in Slack. Jeder Workflow hat einen eigenen Link. Du kannst sie überall in Slack hinzufügen, z. B. in Begrüßungsnachrichten und Canvass. Wenn jemand auf deinen Link klickt, startet der Workflow.
Neues Kanalmitglied. Jedes Mal, wenn jemand einem Kanal beitritt, kannst du ein Eingabeformular öffnen – oder, was häufiger der Fall ist, ihm eine Nachricht senden, in der du wichtige Informationen zum Kanal, dem er gerade beigetreten ist, erklärst.
Emoji-Reaktion. Du kannst in einem bestimmten Kanal ein bestimmtes Emoji auswählen, das einen Workflow startet, mit dem du Dinge als erledigt markieren oder Leute um Hilfe bitten kannst – alles mit einem Emoji als Start.
Geplantes Datum und Uhrzeit. Wenn die grundlegenden Slack-Erinnerungen nicht ausreicht, kannst du einen Workflow verwenden, um eine Nachricht zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft an einen Kanal zu senden.
Wenn ein Listenelement aktualisiert wird. Wählen Sie eine Liste aus. Wenn ein Element oder ein Feld in dieser Liste aktualisiert wird, startet dein Workflow.
Webhook. Dies ist eine erweiterte Option, die in der Regel etwas Programmierung erfordert. Das bedeutet, dass Workflows gestartet werden, wenn auf einem anderen Server etwas passiert, z. B. wenn ein neuer Kunde oder Verkauf in einem #sales-Kanal gemeldet wird. Du kannst mehr über Webhooks erfahren, aber ich würde dir empfehlen, erst mal zu schauen, ob Zapier dir dabei helfen kann, den gewünschten Workflow mit No-Code zu erstellen.
Connector-Ereignisse. Es gibt ein paar Anwendungen, die Slack-Workflows direkt triggern können, zum Beispiel Asana, ClickUp, monday, Basecamp und GitHub. Du kannst zum Beispiel einen Slack-Workflow starten, wenn eine Asana-Aufgabe erledigt ist. (Mit Zapier kannst du Slack-Workflows mit fast jeder Anwendung triggern.)
Nachdem du deinen Workflow gestartet hast, kannst du in jedem Schritt verschiedene Features von Slack einbauen. Du könntest zum Beispiel einen Workflow erstellen, der Infos von neuen Mitarbeitern über ein Formular sammelt, sie einem Onboarding-Kanal und den relevanten Abteilungskanälen hinzufügt, die Infos in jedem Kanal aktualisiert und automatische Nachrichten verschickt, um sie im Team willkommen zu heißen.
9 Beispiele für den Slack Workflow Builder
Hier sind ein paar Beispiele für Workflows in Slack.
Erstell einen Genehmigungsprozess, den jeder selbst machen kann
Sammeln Sie Kundengeschichten von jedem in Ihrem Unternehmen
Die Einrichtung dieser Beispiele dauert etwa 15bis30 Minuten, aber sobald sie eingerichtet und ausgeführt sind, können Sie bei jeder Ausführung mehrere Minuten sparen – für immer. Lassen Sie uns durchgehen, wie jede dieser Funktionen erstellt wird.
1. Hoste ein Q&A oder AMA in Slack
Bei großen Meetings nehmen Sie sich oft Zeit, um Fragen Ihres Publikums zu beantworten, aber wenn es darum geht, wie ein Unternehmen Fragen sammelt und dann herausfindet, welche beantwortet werden sollen, gibt es viele Möglichkeiten, dies zu tun.
Eine Möglichkeit, ein virtuelles AMA zu veranstalten, besteht darin, einen einfachen Workflow zu erstellen, bei dem Fragen gesammelt und in einem bestimmten Kanal gepostet werden. Teammitglieder können auf einen Button klicken (über den Trigger „Von einem Link“) und sehen dann ein Pop-up, wo sie ihre Frage eingeben und auf „Senden“ klicken können. Von dort aus wird sie sofort als neue Nachricht in einem Kanal angezeigt, in diesem Fall #ceo-ama (dem eigenen "Ask me anything"-Kanal des CEO). Es soll eine Richtlinie für Bürozeiten "offene Tür" nachahmen, aber in Slack.
Slack hat auch eine formellere integrierte AMA-Workflow-Vorlage, die du nach deinen Bedürfnissen anpassen kannst.
2. Erstell einen Genehmigungsprozess, den jeder selbst machen kann
Unabhängig davon, in welcher Branche Sie arbeiten, müssen Sie ein Projekt oft pausieren, bis ein bestimmter Aspekt davon von anderen abgesegnet werden kann. Im Vertrieb zum Beispiel haben Deals oft Sonderkonditionen, die von mehreren Leuten abgesegnet werden müssen. Ohne einen optimierten und automatisierten Genehmigungsprozess könntest du tagelang manuell Genehmigungen einholen müssen. (Im schlimmsten Fall könnte der Deal wegen der Verzögerung sogar platzen.)
Bei Slack gab es einmal einen Engpass bei der Genehmigung, weil unsere internen Juristen Blogposts vor der Veröffentlichung schnell prüfen mussten. Zu dieser Zeit war Slack ein börsennotiertes Unternehmen, was bedeutete, dass es verschiedene Regeln für die öffentliche Kommunikation befolgen musste, und unsere Anwälte hielten ein wachsames Auge, um sicherzustellen, dass wir nicht versehentlich gegen diese Regeln verstießen. Für ein Team von Autoren, die täglich Beiträge veröffentlichen wollen, kann der Überprüfungsschritt echt nervig sein.
Um alles am Laufen zu halten, haben wir einen Kanal namens #content-legal-review eingerichtet, wo die Autoren des Marketingteams über eine Workflow Builder-Verknüpfung ein Formular ausfüllen und einen Link zu ihrem Entwurf in Google Docs teilen, zusammen mit allen Punkten, auf die unsere Juristen achten sollten.
Von da aus hat der Workflow die Anfrage in einen privaten Kanal gepostet, wo nur unsere Anwälte mitreden durften. Ein Anwalt würde "behaupten, dass", indem er eine 👋-Emoji-Reaktion hinzufügt, um anderen in seinem Team mitzuteilen, dass er es überprüft. Sobald die Überprüfung abgeschlossen war, klickten sie auf eine Schaltfläche, um sie zu genehmigen (nachdem sie Kommentare im Google Dokument selbst hinterlassen hatten). Autoren werden sofort benachrichtigt, wenn ihr Beitrag zur Genehmigung freigegeben wurde, und können Feedback vor der Veröffentlichung einarbeiten.
3. Neue Mitarbeiter einarbeiten
Gib neuen Mitarbeitern nicht einfach eine Slack-Anmeldung und hoffe, dass alles gut geht. Wenn Slack ein zentraler Kommunikationsknotenpunkt für Ihr Unternehmen ist, benötigen neue Teammitglieder eine gute Einarbeitung, um sich schnell zu integrieren.
Glücklicherweise kann dieser Prozess automatisiert werden. Am einfachsten ist es, neue Mitarbeiter zu einem #Onboarding -Kanal hinzuzufügen, der dann als Trigger für deinen Workflow dient.
Dein Workflow könnte etwa so aussehen:
Eine private Nachricht mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Onboarding senden
Aktualisieren der Leinwand deines Kanals mit den Informationen deines neuen Teammitglieds
Senden einer kanalweiten Nachricht, in der andere eingeladen werden, Ihren neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen
Mit Variablen wie dem Namen deines neuen Mitarbeiters kannst du dein Onboarding in Slack ganz einfach personalisieren.
Du kannst ähnliche Workflows nutzen, um neue Mitglieder in einem Kanal willkommen zu heißen. Bei großen Kanälen mit Hunderten oder sogar Tausenden von Mitgliedern können Automatisierungen den neuen Mitgliedern helfen, sich schnell zurechtzufinden und einen Überblick zu bekommen.
4. Sammeln Sie Kundengeschichten von jedem in Ihrem Unternehmen
Man weiß nie, wo man auf eine gute Kundengeschichte stößt. Einmal wartete ich auf einen Flug, als jemand das Slack-Logo meiner Jacke entdeckte, dann fragte, ob ich dort arbeite, und mir erzählte, wie sehr ihr Insektenvernichter-Unternehmen es liebte, es zu nutzen, um Nachrichten mit Mitarbeitern im Außendienst auszutauschen.
Als ich das nächste Mal online ging, schrieb ich es für unseren bestehenden Kanal #customer-stories-ideas , wo sich ein Großteil des Marketingteams aufhielt. Dort konnten sie coole Story-Ideen mit Emoji-Reaktionen markieren und in den Threads zu den einzelnen Ideen darüber quatschen, wie es weitergehen könnte.
Schließlich haben wir einen Workflow hinzugefügt, um die Infos in einem Standardformat zu sammeln, sodass jeder im Unternehmen dem Kanal beitreten und den Workflow ausführen kann, um Geschichten aus einem Telefonat, einem zufälligen Tweet oder einer persönlichen Interaktion zu teilen.
5. Sammle neue Produkt-Feature-Anfragen von allen Mitarbeitern
Neue Produktfeatures und Ideen können von überall kommen. Jemand in Ihrem Buchhaltungsteam könnte über Ihr Produkt stolpern und wünscht sich, es hätte eine auffällige Schaltfläche zum Rückgängigmachen, um Fehler zu vermeiden. Oder ein neuer Mitarbeiter möchte eine Idee teilen, von der er sich schon immer gewünscht hat, dass sie im Produkt enthalten wäre.
Bei Slack hatten wir einen Kanal namens „#features-ideas“ (Ideen für Features ). Als wir mehrere hundert Mitarbeiter waren, haben wir uns dafür entschieden, ein Workflow-Formular zu erstellen, um relevante Infos zu diesen Ideen zu sammeln.
Der Kanal bestand aus Produktmanagern und Softwareentwicklern, die häufig Kommentare unter jeder Idee hinterließen, wie machbar es wäre, etwas zu implementieren und welche Teams dafür verantwortlich wären. In einigen Fällen konnten "Quick Wins" – gute, aber kleine Ideen – noch am selben Tag in das Produkt umgesetzt werden.
6. Mit Emoji-Reaktionen an Meetings teilnehmen
Emojis sind ein wichtiger Teil der Slack-Kultur. Sie sind auch ein praktisches Tool zur Kommunikation, um Interesse zu messen, Feedback zu sammeln und schnell die Teilnehmerzahl für Events zu ermitteln.
Du kannst Emojis noch nützlicher machen, indem du sie zum Starten von Workflows verwendest. Slack hat Emoji-basierte Workflow-Vorlagen, mit denen du Benachrichtigungen verschicken, Slack-Nachrichten in Asana-Aufgaben umwandeln und neue PagerDuty-Vorfälle erstellen kannst.
Mein Lieblings-Workflow in dieser Kategorie fügt automatisch ein Meeting zu deinem Google Kalender hinzu, wenn du mit einem bestimmten Emoji reagierst.
7. Urlaubsanträge automatisch erledigen
Wenn du deinem Chef eine E-Mail schreibst, um eine Urlaubsanfrage zu stellen, bedeutet das zwei Dinge: unangenehme Höflichkeiten, um die Wogen zu glätten ("Hey Brian, wie läuft's mit den Packers? Wie auch immer... ") und präventive Rationalisierungen ("Schauen Sie, ich weiß, wir sind am Boden zerstört und wir sind gerade aus der Winterpause zurückgekommen, aber... ").
Es ist viel einfacher (und effizienter), einen Prozess zu erstellen, der schnelle Anfragen und Genehmigungen ohne großen Aufwand ermöglicht. Slack hat eine Vorlage für den PTO-Anfrage-Workflow, die genau das macht: Teammitglieder füllen ein Formular aus, Manager genehmigen oder lehnen es ab, und der Workflow aktualisiert den Antragsteller automatisch.
8. Optimieren Sie Ihre wöchentlichen Meeting-Agenden
Montagmorgen-Meetings sind immer schwierig (vor allem, wenn sie vor dem Kaffee stattfinden). Aber sie wären ein bisschen einfacher, wenn Sie nie wieder eine Meeting-Agenda zusammenstellen müssten, oder?
Slack kann dabei helfen: Mit der Workflow-Vorlage für wiederkehrende wöchentliche Besprechungsagenden kannst du jede Woche automatisch Themen für die Agenda anfordern. Der Workflow aktualisiert den entsprechenden Kanal mit den Tagesordnungspunkten, die zur Diskussion stehen.
Von da an musst du nur noch mit einem Kaffee in der Hand auftauchen und die Liste abarbeiten.
9. Verwalten von Reaktionen auf Vorfälle
Egal, ob du dich mit Kundenbeschwerden, Produktfehlern oder Sicherheitslücken beschäftigst – ohne ein System zur Verwaltung dieser Vorfälle können sie sich schnell häufen (oder verloren gehen).
Es ist zwar nicht das robusteste System, aber du kannst Vorfälle von Slack aus verwalten und darauf reagieren, wenn deine Anforderungen einfach sind. Der Workflow für die Reaktion auf Vorfälle von Slack sammelt eine Beschreibung des Vorfalls, einen Link (falls relevant) und die Person, die für die Reaktion auf den Vorfall zuständig ist.
Der Standard-Workflow macht einen speziellen Slack-Kanal für die Reaktion auf den Vorfall, heftet eine Nachricht mit den Details oben im Kanal an und lädt die richtigen Leute dazu ein.
Mit jeder beliebigen Anwendung kannst du mit Zapier Slack-Workflows starten.
Slack hat eine ganze Reihe nativer Integrationen, aber nur ein paar davon können zum Triggern von Workflows genutzt werden. Deine Optionen beschränken sich hauptsächlich auf Projektmanagement-Tools wie Basecamp, Asana und monday. Sobald du einen Workflow gestartet hast, kannst du eine umfangreiche Bibliothek mit 50+ Anwendungen in deine Automatisierung einbinden. (Sie können z. B. eine Seite in Notion erstellen oder ein Meeting in Zoom erstellen.)
Aber mit Zapier kannst du Slack mit Tausenden anderen Anwendungen verbinden. Mehr darüber erfahren wie du Slack automatisieren kannstoder leg mit einem der vorgefertigten Workflows los.
Neue Gmail-E-Mails als Slack-Kanalnachrichten senden
Slack-Status nach einer automatischen täglichen Zeitplanung einstellen
Schick Slack-Nachrichten, wenn Zeilen in Google Tabellen aktualisiert werden
Zapier ist die am besten vernetzte KI-Orchestrierungsplattform – sie lässt sich mit Tausenden von Anwendungen von Partnern wie Google, Salesforce und Microsoft verbinden. Nutzen Sie Schnittstellen, Datentabellen und Logik, um sichere, automatisierte und KI-gestützte Systeme für Ihre geschäftskritischen Workflows im gesamten Technologie-Stack Ihres Unternehmens aufzubauen. Erfahren Sie mehr.
Automatisieren Sie Slack für eine bessere Kommunikation
Mit dem Workflow Builder von Slack kannst du echt viel Zeit sparen.
Du kannst Slack zu einem schlanken Betriebssystem für dein Unternehmen machen, indem du Workflows einrichtest, um Mitarbeiter Onboarding durchzuführen, Projekte zu verwalten, Kundenbeschwerden zu bearbeiten, HR-Anfragen zu erledigen und alle möglichen Funktionen zur Informationsbeschaffung zu optimieren.
Oder, in kleinerem Maßstab, kannst du den Workflow Builder nutzen, um Ideen festzuhalten, die später ausgearbeitet werden können, Genehmigungen von anderen Teams zu beschleunigen, Selbstbedienungsmöglichkeiten für Mitarbeiter zu schaffen, damit sie Hilfe von deinem IT-Team anfordern können, oder sogar die Leute zu fragen, welche T-Shirt-Größen sie tragen, bevor du einen Haufen für das nächste große Firmenpicknick druckst.
Es ist ein flexibles Produkt, mit dem du an allen möglichen Geschäftsprozessen basteln und Projekte weiterleiten kannst.
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Dieser Artikel wurde ursprünglich im Dezember 2022veröffentlicht. Das letzte Update, mit Beiträgen von Ryan Kane, war im September 2024.
