A maneira mais rápida de iniciar uma sequência interminável de e-mails é perguntando: "Qual é um bom horário para nos encontrarmos?" Depois de algumas respostas, vocês finalmente chegarão a um encontro conveniente para ambos. Depois, você terá que ir e voltar mais algumas vezes para decidir em qual sala de reunião virtual você deve participar.
É um jogo que ninguém deveria jogar.
Em vez disso, se alguém quiser se encontrar com você, você pode enviar um link para sua página de reservas do Calendly, onde ele poderá ver sua disponibilidade, agendar uma reunião e receber notificações de eventos automaticamente. Se você está cansado de jogar Tetris com agendamento, aqui está tudo o que você precisa saber sobre como usar o Calendly.
O que é Calendly?
Calendly é um aplicativo popular de agendamento de reuniões— e por um bom motivo. É confiável, fácil para todos usarem e você tem acesso a todos os recursos de agendamento necessários em um plano gratuito.
Depois de criar sua página de reservas do Calendly, tudo o que você precisa fazer é compartilhar o link de reserva para que os convidados possam ver sua disponibilidade e agendar um horário com você. Sempre que uma nova reunião é agendada, o Calendly preenche automaticamente os detalhes do evento no seu calendário e se encarrega de enviar lembretes do evento.
Como configurar o Calendly
Aqui estão as etapas básicas para configurar sua conta Calendly. Com exceção da criação da sua conta e da identificação da sua função no trabalho (última etapa), você pode pular a maioria das etapas e editá-las mais tarde. Mas acho mais fácil configurar tudo desde o início.
1. Crie sua conta Calendly
Se você ainda não tem uma, veja como criar uma conta no Calendly.
Acesse calendly.com.
Inscreva-se com sua conta do Google ou da Microsoft. Isso permite que você sincronize facilmente o Calendly com aplicativos relevantes, como o Google Agenda e o calendário do Microsoft Outlook. Você também pode usar seu endereço de e-mail e conectar esses aplicativos mais tarde.
Se você se inscreveu usando sua conta do Google ou da Microsoft, siga as instruções de segurança para conectar sua conta do Calendly.
2. Crie sua URL do Calendly
Depois de configurar sua conta, você será solicitado a criar sua URL do Calendly (você sempre poderá alterá-la mais tarde). Este é o endereço que os convidados verão na barra de pesquisa do navegador.
Na seção Crie seu URL do Calendly , insira o final do seu URL. Recomendo escolher um nome conciso e memorável como
calendly.com/winston-woofs. Isso torna o compartilhamento do link para sua página de reservas muito mais fácil.
Nota: Certifique-se de separar as palavras no URL com um hífen. Isso facilita a leitura para humanos e dispositivos auxiliares.
Escolha seu fuso horário.
Clique em Continuar.
3. Conecte o Calendly aos seus aplicativos
O Calendly oferece muitos recursos práticos, mas a capacidade de verificar automaticamente meus calendários para horários de pico e atualizá-los com reuniões do Calendly pode ser meu favorito. É por isso que recomendo conectar seus calendários imediatamente.
Tudo o que você precisa fazer é clicar nos aplicativos de calendário que você usa para programar seu dia. Em seguida, siga as instruções de segurança para conectar os calendários selecionados.
4. Defina sua disponibilidade
Defina sua disponibilidade geral e clique em Continuar. Se você quiser modificar seu horário de trabalho ou definir disponibilidade personalizada para eventos específicos, poderá fazer isso mais tarde.
5. Personalize sua experiência Calendly
O Calendly pergunta sobre suas tarefas de trabalho para ajudar a personalizar seu atendimento ao cliente, caso você precise. Selecione a função mais adequada a você. Em seguida, clique em Concluir.
Se você quiser personalizar ainda mais sua conta Calendly, clique em Conta na sua página inicial e depois clique em Configurações.
Na sua página de configurações pessoais , você pode fazer coisas como adicionar uma foto de perfil ou logotipo da empresa, modificar seu URL do Calendly e atualizar sua disponibilidade.
Agora você está pronto para passar para a parte divertida.
Como criar um evento ou reunião no Calendly
Criar um evento no Calendly é como navegar em um livro "Escolha sua própria aventura", o que significa que há 13,519 maneiras de criar e personalizar um evento. Em vez de detalhar todas as opções possíveis, vou guiá-lo na configuração geral.
Observação: quando você cria um evento ou reunião no Calendly, você não está realmente criando um evento. Em vez disso, você está configurando uma página de reservas para que as pessoas façam o agendamento de uma reunião com você.
Como criar e personalizar eventos únicos
Digamos que alguém lhe enviou uma mensagem no LinkedIn para o agendamento de uma entrevista informativa. Ou um velho amigo que se mudou para o exterior quer conversar virtualmente. O Calendly facilita o compartilhamento de uma página de reservas para esses eventos únicos.
Na página inicial do Calendly, clique em + Criar. Em seguida, selecione Reunião única.
Agora você precisa personalizar a duração do evento e os horários que deseja oferecer ao seu convidado.
Duração do evento: Por padrão, a duração do evento é definida como 30 minutos. Mas é fácil mudar isso. No painel lateral Configurações da reunião , em Duração, clique no sinal de adição (
∨). Em seguida, selecione o tempo desejado ou insira uma duração personalizada.
Intervalos de tempo: clique nos intervalos de tempo que deseja oferecer (até 40) diretamente no seu calendário. Se você quiser visualizar os horários adicionados em uma lista, clique no sinal de menos (
∨) ao lado de /40 vezes selecionados.
Se você quiser tornar todos os horários disponíveis do dia abertos para reserva, há uma maneira fácil de fazer isso: clique em + Adicionar horários abaixo da data que deseja incluir. Para remover todas as opções de reserva de uma data específica, clique em Limpar horários.
Clique em Avançar.
Edite os detalhes da reunião, incluindo o nome e o local.
Observação: se você quiser hospedar uma reunião virtual no Zoom, precisará adicionar a integração do Zoom ao Calendly.
Clique em Publicar reunião.
Na janela pop-up que aparece, clique em Copiar link.
Agora você pode compartilhar a página de reserva com seu convidado.
Qualquer pessoa que receber o link terá acesso à sua página de reservas, onde poderá ver sua disponibilidade e fazer o agendamento de uma reunião. Aqui está um exemplo da aparência da página.
Depois que uma reunião for agendada pelo seu convidado, o link de agendamento expirará e nunca mais será usado.
Precisa editar um evento único? Você não pode. Em vez disso, você terá que criar um evento totalmente novo. (Por mais simples e intuitivo que o Calendly seja em geral, essa limitação me deixa perplexo.)
Como criar e personalizar eventos para reuniões agendadas regularmente
Eu ensino virtualmente em uma faculdade local, então mantenho horário de atendimento virtual para reuniões de alunos. A maneira mais fácil de permitir que os alunos reservem várias reuniões comigo é criar um Tipo de Evento. Pense nos Tipos de Eventos como um modelo para uma reunião que você realizará regularmente.
Existem quatro tipos de eventos para escolher: individual, em grupo, round robin e coletivo. As etapas para criar sua página de reserva variam ligeiramente dependendo do tipo de evento escolhido. Como o One-on-One é uma opção comum — e a única disponível em um plano gratuito — mostrarei como criar uma página de reserva usando esse tipo de evento.
Observação: usuários com uma conta Calendly básica podem ter apenas um tipo de evento ativo. Você ainda pode criar vários Tipos de Eventos, mas somente um pode ser ativado.
Na página inicial do Calendly, clique em + Criar. Em seguida, selecione Tipo de evento.
Selecione o tipo de evento desejado: Individual, Grupo, Round Robin e Coletivo.
Em Quem sediará esse tipo de evento individual? janela que aparece, escolha o host (por padrão, ele é definido para você).
Clique em Avançar.
Edite os detalhes da reunião, incluindo o nome do evento, o local e o link do evento. Para eventos de grupo, você será solicitado a especificar o número máximo de participantes que podem reservar aquele horário.
Observação: por padrão, o Calendly fará com que o link do evento seja igual ao nome do seu evento, separados por hifens. Por exemplo, se o nome do meu evento for
Student office hours, o URL do Calendly incluirástudent-office-hours. Se quiser alterar isso, insira uma extremidade diferente para o seu URL na seção Link do evento .Clique em Avançar.
Edite quando as pessoas podem reservar este evento. Aqui, você pode modificar coisas como o intervalo de datas, a duração e a disponibilidade personalizada. Você pode até adicionar buffers entre eventos.
Clique em Avançar.
Está tudo pronto!
Se você quiser compartilhar um link para sua página de reservas imediatamente, clique no ícone Copiar link , que se parece com um elo de corrente, e compartilhe-o normalmente.
Este artigo se concentra nos princípios básicos da configuração de eventos no Calendly. Se você quiser experimentar configurações mais avançadas, como criar eventos secretos e incorporar sua página de reservas ao seu site, confira essas configurações ocultas do Calendly.
Como compartilhar seu evento Calendly
Imediatamente após você criar um evento, seja ele único ou recorrente, o Calendly deixa claro como compartilhar um link para esse evento (ele aparece em uma janela pop-up no final do processo de configuração). O que é menos óbvio é como encontrar o link depois de fechar a janela pop-up inicial.
Como compartilhar um link para um evento único
Ao contrário dos links para Tipos de Eventos, os links para eventos únicos ficam mais ou menos ocultos. Veja como encontrá-los.
Acesse a página inicial do Calendly.
Clique em Eventos agendados.
Clique em Pendente.
Selecione o evento para o qual deseja copiar o link e clique em Copiar Link.
Cole o link em qualquer aplicativo que você usa para se comunicar com seus convidados.
Como compartilhar um link para um tipo de evento
Veja como encontrar e compartilhar um link para um Tipo de Evento específico.
Acesse a página inicial do Calendly.
Encontre o Tipo de Evento para o qual deseja compartilhar o link e clique em Copiar link.
Compartilhe o link como você faria normalmente.
Como compartilhar toda a sua página de reservas do Calendly
Digamos que você tenha vários Tipos de Eventos. Você pode permitir que os convidados escolham para qual evento desejam reservar um horário com você, compartilhando sua página de reservas do Calendly, que exibe todos os Tipos de Eventos públicos. Esta é a maneira mais fácil de encontrar e compartilhar seu link.
Acesse a página inicial do Calendly.
Clique em Conta e selecione Compartilhar meu link.
Na janela Compartilhar seu link que aparece, clique em Copiar URL do link.
Clique em Fechar.
Compartilhe o link como você faria normalmente.
Quando o convidado acessa sua página pública de reservas do Calendly, ele pode escolher qualquer um dos Tipos de evento e reservar um horário disponível para aquele evento específico. Aqui está um exemplo de como isso pode parecer.
Observação: se você criou um evento secreto do Calendly, ele não ficará visível na sua página de reservas pública.
Como editar tipos de eventos no Calendly
Se você precisar fazer modificações em um Tipo de Evento, é fácil fazer isso. (O que, mais uma vez, levanta a questão: por que não é tão fácil editar um evento único?)
Na página inicial do Calendly, clique no ícone Configurações da reunião , que se parece com uma engrenagem, para o Tipo de evento que você deseja editar. Em seguida, selecione Editar.
Se você quiser editar os detalhes do evento, clique em Que evento é este? Se você quiser modificar as configurações da página de reservas, clique em Quando as pessoas podem reservar este evento?
Automatize o Calendly
O Calendly permite que você adote uma abordagem mais prática para o agendamento de reuniões, desde a coordenação de horários até o envio de e-mails de confirmação. Mas e se você quiser adicionar novos detalhes dos participantes no seu CRM? Ou definir um lembrete para preparar anotações para uma reunião futura? Com o Zapier, você pode conectar o Calendly a milhares de seus aplicativos favoritos para automatizar essas tarefas relacionadas a reuniões.
Saiba mais sobre como automatizar o Calendly ou dê uma olhada nestes fluxos de trabalho para começar.
Para começar com um modelo Zap, como chamamos nossos fluxos de trabalho prontos, basta clicar no botão. Leva só alguns minutos para configurar. Leia mais sobre como configurar Zaps aqui.
Atualize seu CRM ou lista de e-mail com novos contatos.
Adicionar ou atualizar contatos do ActiveCampaign para novos convidados do Calendly
Crie assinantes do Mailchimp a partir de novos convidados do Calendly
Crie contatos do HubSpot CRM a partir de convidados agendados do Calendly
Adicione uma tarefa à sua lista a fazer ou aplicativo de gerenciamento de tarefas para se preparar para a reunião.
Crie cartões Trello para novos eventos do Calendly
Crie tarefas Asana a partir de novos eventos do Calendly
Crie linhas no Planilhas Google a partir de novos eventos agendados do Calendly
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Adicionar automaticamente novos eventos do Calendly ao Planilhas Google
Este artigo foi publicado originalmente em junho 2019 por Matt Ellis. A atualização mais recente foi em setembro 2023.
