SMS自動化ガイド

潜在顧客と関わる場合でも、フォームの送信をフォローアップする場合でも、重要なリマインダーを送信する場合でも、テキスト メッセージは混雑したEメールの受信トレイのノイズを排除し、対象者に確実に届く即時の方法を提供します。しかし、ビジネスを拡張したい場合、これらのメッセージを手動で管理するのは賢明なプランではありません。ここで自動化が役立ちます。  

SMS ツールをZapier と組み合わせることで、テキストメッセージをワークフローにシームレスに統合し、適切なメッセージを適切な人に適切なタイミングで届けることができます。カレンダーイベントの自動リマインダーの送信から見込み客への即時フォローアップまで、SMSを自動化することで、時間を節約し、手作業を減らしながら重要な更新情報を配信できます。 

顧客関係、チームの調整、個人の生産性など、どのような管理をしている場合でも、Zapierの自動化されたワークフロー（Zapと呼ばれます）は、整理された状態を維持し、応答性を高め、最も重要な事項を把握するのに役立ちます。SMS 自動化によってコミュニケーション戦略がどのように変革され、一歩先を行くことができるのかを詳しく見ていきましょう。

スキップ

• フォームからテキストを送信する

• カレンダー管理にSMSを使用する

• 見込み客のフォローアップ

• Eメールからテキストを送信する

• SMSとウェブフックを組み合わせる

• スプレッドシートからテキストを送信する

• スケジューリングに従ってテキストを送信する

フォームからテキストを送信する

フォーム送信からのテキストを自動化することは、回答者と関わり、フォローアップ情報を提供するための優れた方法です。イベントを開催していて、登録に Typeform、Jotform、または Google フォームを使用しているとします。誰かが詳細を送信するとすぐに、 SMS by Zapier 、 WhatsApp 、 Twilioなどのツールを使用して、その人の携帯電話に SMS 確認を自動的に送信できます。このテキストには、日付、時刻、場所などの重要なイベントの詳細を含めることができるため、登録者は必要なものをすべて入手できます。 

同様に、フォーム経由で顧客からの問い合わせを収集している場合は、メッセージが受信されたこととチームメンバーがすぐにフォローアップすることを知らせる自動テキストを送信できます。  

さらに、自動テキスト メッセージを使用して、社内チームに情報を提供し続けることができます。たとえば、優先度の高い問題やリクエストに関する新しいフォームの送信を受け取った場合、テキストメッセージを送信して、マネージャーまたはオンコール チーム メンバーにすぐに通知することができます。これは、特に緊急の問題に対するタイムリーな対応を意味し、更新を見逃すリスクを軽減します。 

カレンダー管理にSMSを使用する

カレンダー イベントのテキスト リマインダーを自動化することで、重要な会議を見逃すことがなくなり、ノーショーが大幅に減ります。混雑した受信トレイに埋もれてしまうことが多いEメールとは異なり、テキスト リマインダーはより即時的で、見られる可能性がはるかに高いため、あなたと連絡先を整理して順調に保つことができます。

たとえば、 Google カレンダーを使用して予定を管理している場合は、イベントが始まる直前にテキスト リマインダーを自動的に送信できます。テキストには、時間、場所、仮想会議の参加リンクなど、重要なイベントの詳細を含めることができます。これは、クライアントとの相談、ビジネスミーティング、さらには医師の診察などの個人的な予約でのノーショーを減らすのに特に効果的です。

Calendlyを使用して会議をスケジュールする場合は、招待者が予約した瞬間に確認テキストを自動化することもできます。たとえば、会議がスケジュールされるとすぐに、予約の確認、次のステップの共有、または準備方法の指示などを送信するSMSを送信できます。 

カレンダー管理の SMS 通知を自動化することで、予定の不履行を減らし、参加者にシームレスなエクスペリエンスを提供できます。自動リマインダーを使用すると、常に一歩先を行くことができ、全員が準備をして時間通りに到着する可能性が高まります。

見込み客のフォローアップ

見込み客を顧客に変換する際には、タイムリーなフォローアップが重要です。SMS 自動化により、このプロセスはより高速かつ効率的になります。新しい見込み客がシステムに入るとすぐにパーソナライズされたテキスト メッセージを即座に送信し、潜在顧客とすぐに関わり、ビジネスを常に意識してもらうことができます。

見込み客が、製品やサービスに関する詳細情報をリクエストするために情報を送信すると想像してください。すぐにテキストメッセージを送信すれば、関心を示してくれたことへの感謝を伝え、電話のスケジューリング、割引コードの提供、関連リソースへのリンクなど、次のステップを共有できます。このようなリアルタイムのコミュニケーションにより、信頼が構築され、見込み客の関心が高いうちにエンゲージメントを維持できます。

リード ファンネルを実行している場合は、リード マグネットのダウンロードやウェビナーへの参加などの特定のアクティビティの後に見込み客をフォローアップするために SMS 自動化を使用することもできます。簡単なフォローアップ テキストを送信して状況を確認したり、質問に答えたり、追加のサポートを提供したりすることで、見込み客が見逃されることを防ぎ、コンバージョンに近づくことができます。

SMSによる見込み客のフォローアップを自動化することで、時間を節約し、潜在顧客により優れたエクスペリエンスを提供でき、最初の関心を永続的な顧客関係に変える可能性が高まります。

Eメールからテキストを送信する

毎日受信するEメールの量を考えると、重要な情報が受信トレイに埋もれてしまい、気付かれないことがあります。代わりに、受信EメールからのSMS通知を自動化して、あなたとあなたのチームに優先度の高いメッセージを知らせてみてはいかがでしょうか。これにより、応答時間が短縮され、ワークフローが改善されます。

たとえば、「緊急」や「サポート チケット」といったキーワードを含むEメールなど、特定の検索条件に一致するGmailメッセージを受信した場合、自動的にテキスト通知をトリガーできます。これは、カスタマーサポートチーム、販売に関する問い合わせ、または時間的制約のある案件を管理するチームにとって特に役立ちます。たとえば、マネージャーは重要な顧客がEメールを送信するとすぐにテキストメッセージを受け取ることができるため、受信トレイを調べなくてもすぐに対応できます。

より高度なユースケースでは、ZapierのEメールパーサーなどのツールを使用して、注文確認、連絡リクエスト、サポートチケットなどの構造化されたEメールから関連データを抽出できます。その後、抽出した情報をチームメンバーまたはクライアントに自動的にテキスト送信できます。また、カスタマイズされたメッセージを送信して、新規注文、登録、パートナーシップのリクエストなどの重要なEメール更新について、関係する関係者に最新情報を知らせることもできます。

電子メールからのテキスト通知を自動化することで、情報を入手するためのより効率的なシステムを構築できます。そうすることで、重要なことは見逃されず、時間的制約のあるコミュニケーションに迅速に対処できます。 

SMSとウェブフックを組み合わせる

Webhook は、ネイティブの Zapier 統合がないアプリでも、さまざまなツールを統合し、カスタム イベントに基づいて自動化をトリガーする柔軟な方法を提供します。ウェブフックとSMS自動化を組み合わせることで、事実上あらゆるイベントをトリガーとしてSMSテキスト通知を送信できるため、重要な更新やアクションがチームや顧客にすぐに届きます。

たとえば、カスタムビルドのアプリや珍しいツールを使用している場合は、新しいユーザーの登録、フォームの送信、支払いの確認など、特定のイベントを「キャッチ」するウェブフックを設定できます。ウェブフックがデータをキャッチしたら、自動テキストを送信して適切な人に通知できます。 

ウェブフックはリアルタイム更新にも適しています。製品の在庫が少なくなったり、重要なシステム ステータスが更新されたりするなどのイベントが外部ツールによってトリガーされた場合、SMS 経由でチーム メンバーに即座に通知できます。カスタム eコマース プラットフォームやバックエンドツールなどの特殊なワークフローを持つ企業の場合、ウェブフックを使用すると、手動で更新を監視することなく、即座に通信を行うことができます。

スプレッドシートからテキストを送信する

あなたも私と同じなら、新しいプロジェクトを始めるときにスプレッドシートが頼りになるツールです。つまり、時間が経つにつれて、新しい見込み客、注文、プロジェクトのステータスなどの重要な情報をさまざまなスプレッドシートで追跡することになる可能性があります。これらすべての異なるシートを監視するのは時間がかかり、重要な項目が見落とされる可能性があります。Google スプレッドシートから直接 SMS 通知を自動化することで、通知を効率化し、適切な相手にタイムリーな更新情報を届けることができます。

たとえば、Google スプレッドシートで新しい見込み客や注文を追跡している場合、新しい行が追加されるたびにテキストメッセージをトリガーできます。新しい見込み客が現れたときに営業チームが即座にテキストを受信したり、共有シートで注文が更新されたときに物流チームが通知を受け取ったりすることを想像してみてください。自動化されたテキストにより、重要な情報が迅速に配信され、ワークフローが円滑に進み、チームの連携が保たれます。

スプレッドシートの行が更新されたときに SMS メッセージをトリガーすることもできます。たとえば、プロジェクト管理シートでタスクの進捗状況を追跡している場合、行を「完了」に更新すると、チームまたはクライアントに通知するテキストが自動的に送信されます。同様に、支払いの更新、予定の変更、またはその他の時間的制約のある情報のリマインダーを送信できます。 

スプレッドシートからの SMS 自動化は、静的データとリアルタイム通信間のギャップを埋めます。リード管理、プロジェクトの更新の追跡、在庫変更の処理など、SMS通知を自動化すると、全員が最新情報を入手でき、更新を見逃すことがなくなります。

スケジューリングに従ってテキストを送信する

スケジュールされた SMS メッセージは、日常的な通信を自動化する強力な方法です。毎日のリマインダー、毎週の更新、定期的な通知など、スケジュールされたテキストを自動化することで、時間を節約しながら一貫したアウトリーチが保証されます。

Zapier を使用すると、プロジェクトの進捗状況の確認やタイムシートの提出など、重要なタスクについてチームに毎日テキストリマインダーを送信できます。これは、予約、投薬、または個人的な目標について毎日のテキスト リマインダーを設定するなど、個人的な使用にも使用できます。クライアントや顧客を管理している場合は、スケジュールされたテキストを使用して、毎日の更新情報、トレーニングのリマインダー、その他の一貫したタッチポイントを共有し、高いエンゲージメントを維持することができます。

毎週のコミュニケーションでは、ニュースレター、今後のイベントのリマインダー、進捗状況レポートなどの項目の自動テキスト更新を配信できます。たとえば、不動産業者は、新しい物件を持つクライアントに毎週テキストを送信したり、学校は毎週月曜日の朝に、今後の締め切りやイベントに関するテキストリマインダーを送信したりできます。これらの自動化を設定することで、日付を忘れることを心配せずに定期的にコミュニケーションをとることができます。

テキストを自動化してコミュニケーションを改善

リードフォローアップやフォーム送信からカレンダーリマインダーやスケジュールされた更新まで、あらゆるテキストメッセージを自動化することで、タイムリーで実用的な情報を対象者に直接提供できます。SMS は即時性と高いエンゲージメント率を備えているため、顧客、チーム メンバー、関係者に情報を提供し、つながりを維持するための貴重なツールとなります。

これは、 テキスト メッセージを合理化できる多くの方法のほんの一部です。最初に何を自動化しますか?

この記事はもともと 2021年 5 月に Ellie Huizenga によって書かれたものです。最近では、 2024 年12月にマイケル・トスによって更新されました。