Eメールが山積みになると、圧倒されてしまうのは当然です。新しい注文が入ってきて、顧客からの問い合わせといくつかの新しい割り当てがあり、突然、キャパシティが飽和限界に達しました。
聞き覚えがありますか?次に、メールの混乱を整理されたシステムに変えて制御を取り戻すために、Google スプレッドシートの使用を検討してください。受信Eメールをスプレッドシートに記録することで、 一元化されたToDoリストを作成し、チームと共有して体系的に作業を進めることができます。
この記事では、ユースケースに関係なく、Gmail と Google Sheets を統合する方法を説明します。さらに、時間を節約し、受信トレイの過負荷を防ぐために、最も一般的なワークフローを自動化するためのアイデアをいくつか紹介します。
目次
Gmail を Google スプレッドシートに接続できますか?
Google スプレッドシートを Gmail と統合する方法はいくつかあります。最も直接的な (しかし最も技術的な) 方法は、スクリプトを使用することです。たとえば、スプレッドシートの各行のデータを使用して Gmail テンプレートに自動的にデータを入力するスクリプトを Google スプレッドシートに追加することができます。
このスクリプトを設定するための基本的なステップは次のとおりです。
Google のGmail/Sheets Mail Merge サンプル スプレッドシートのコピーを作成します。
スプレッドシートの列の情報を好みに合わせて更新します。(注: 列ヘッダーを変更する場合は、 拡張機能 > アプリ スクリプト の対応するコードを更新する必要があります。)
スプレッドシートの列に対応するプレースホルダ（例: {{First name}}）を使用して Gmail テンプレートを作成します。
Gmail テンプレートの件名をコピーします。
スプレッドシートを更新します。表示されるカスタム メニューで、 差し込み印刷 > Eメールの送信 をクリックします。
プロンプトが表示されたらスクリプトを承認し、Gmail テンプレートの件名を貼り付けて[OK]をクリックします。
Eメールはスプレッドシート内の各受信者に送信される必要があります。
スクリプトを変更またはトラブルシューティングする必要がある場合は、詳細についてはアプリ スクリプトのドキュメントを参照してください。
しかし、誰もが Google Sheets アプリ スクリプトを使いこなせるわけではありません。これらは高度な技術を要し、間違いやすいだけでなく、複数のワークフローをカバーするために複数のスクリプトを作成する必要があります。アプリ スクリプトの詳細を独学するのに数時間または数日を費やす気がない場合は、より簡単なソリューションがあります。それは、Zapierを使用したノーコード自動化です。
Zapier は、Google、Salesforce、Microsoft などのパートナーの何千ものアプリと統合できる、最も接続性の高い AI オーケストレーション プラットフォームです。インターフェース、データ テーブル、ロジックを使用して、組織のテクノロジー スタック全体にわたるビジネス クリティカルなワークフロー向けに、安全で自動化されたAI搭載システムを構築します。もっと詳しく知る。
GoogleスプレッドシートとGmailを統合する一般的な方法
Zapier の自動化されたワークフロー (Zap と呼びます) を使用すると、数回クリックするだけで Gmail と Google スプレッドシートを接続できます。同じアクションを繰り返し実行していることに気付いた場合、またはスプレッドシートを使用して Gmail を効率化する方法を考えついた場合は、Zapier がその面倒な作業を代わりに処理します。2つの例を見てみましょう。
ボタンをクリックするだけで、Zapテンプレート（Zapierが提供する既製のワークフロー）の使用を始められます。セットアップは数分で完了します。Zapの設定方法について詳しくはこちらをご覧ください。
GmailのGoogle EメールをGoogleスプレッドシートに保存する
Eメールをスプレッドシートに送信する理由はたくさんあります。優先度の高いEメールのコンテンツを簡単に検索できるバックアップを作成したい場合や、見込み客に送信するすべてのEメールのログを保持する計画の場合もあります。あるいは、上司からEメールで送られてきた課題を、クリックするだけでToDoリストに追加したい場合もあるでしょう。
件名と本文の内容を Google スプレッドシートの行に手動でコピーする時間をかける代わりに、Zapier を使用して 2 つのアプリを接続できます。
この Zap は、受信したすべての新しいEメールを Google スプレッドシートの新しい行に送信します。各Eメールを指定された列（日付、ラベル、送信者、受信者など）に分割できます。こうすることで、自分に合ったカテゴリでビューを簡単にフィルターしたり並べ替えたりできるようになります。Eメールにリンクを追加して、スプレッドシートから元の内容を簡単に表示することもできます。
しかし、どのEメールをSheetsに送信するかをより細かく制御したい場合はどうすればよいでしょうか？結局のところ、ニュースレターやスパムEメールをスクロールして有益な情報にたどり着くのは、どのアプリを使っても同様に面倒です。その場合、これらのZapを使用して、どのEメールがZapをトリガーするかを決定する簡単なルールを設定できます。
以下の最初の Zap は、検索用語（特定の「送信元」アドレスや件名行のキーワードなど）に一致するEメールに対してのみ機能します。もう一方の Zap は、指定された Gmail ラベル (「スプレッドシートに送信」など) を監視します。スプレッドシートに送信したいEメールにそのラベルを追加するだけです。
これらの Zap を設定すると、重要なGoogle Eメールが Google スプレッドシートに安全に保存されているという確信を持って、メッセージをアーカイブし、受信トレイを思う存分空にすることができます。
Google スプレッドシートの新しい行をEメールで通知する
Google スプレッドシートと Gmail を一緒に使用するもう 1 つの簡単な方法は、スプレッドシートから直接新しいメッセージをGoogleがトリガーすることです。チームメンバーが Google スプレッドシートに何か追加するたびに、自分に通知を送信したい場合もあるでしょう。あるいは、スプレッドシートをCRMとして使用している場合、新しい見込み客がデータベースに追加されるたびに自動的にウェルカムEメールを送信すると便利です。
使用例に関係なく、自動化されたワークフローにより、メッセージの見落としがなく、忙しい作業が軽減されます。これらの Zap は、Google スプレッドシートでスプレッドシートの行が追加または更新されるたびに、指定に一致するEメールを送信します。
Google スプレッドシートからEメールを送信する方法については、ステップバイステップのチュートリアルをご覧ください。
Zapierを使ってGmailとGoogleスプレッドシートを接続する方法
ご想像のとおり、Google Sheets と Gmail を接続するユースケースは実質的に無限です。このチュートリアルでは、「インバウンド 見込み客」というラベルの付いたEメールをGoogleスプレッドシートに保存するという簡単なシナリオに焦点を当てます。しかし、一度使い方に慣れれば、シンプルなものから複雑なものまで、さまざまなワークフローでこれら 2 つのアプリを接続できるようになります。
始める前に
Gmail と Google Sheets を接続する独自のカスタム Zap の設定に取り掛かる前に、必ずZapier アカウントを作成してください。このプロセスは数回クリックするだけで完了し、完全に無料です。Google アカウントも必要になります。
Google スプレッドシートのステップが正しく機能するには、Zapで使用するためにGoogleスプレッドシートが設定されており、ヘッダー行があることを確認する必要があります。
Zapier にサインインしたら、 「Zap の作成」ボタンをクリックするか、ブラウザで「zap.new」に移動します。
ステップ1：トリガーアプリを接続する
すべての Zap にはトリガーとアクションがあります。トリガーはZap を開始するイベントであり、アクションはZap によって実行されるイベントです。構築している Zap に応じて、トリガー アプリは Gmail または Google Sheets のいずれかになります。
この例では、メールを Google スプレッドシートに送信する Zap を作成するため、まず Zap エディターでトリガー アプリとして Gmail を選択します。
次に、トリガー イベントを選択します。この例では、 「新しいラベル付きEメール」を選択しますが、トリガーは任意の新しいEメール、新しいスター付きEメール、検索用語に一致するEメールなどになります。
トリガー アプリとして Google スプレッドシートを選択した場合は、新しいスプレッドシート、ワークシート、または新しいスプレッドシート行や更新されたスプレッドシート行で Zap をトリガーできます。
次に、Gmail アカウントを接続して、 「続行」をクリックします。
次に、トリガー ステップ フィールドに入力します。これらのフィールドはトリガー アプリとイベントによって異なる場合がありますが、この例では Gmail ラベルを選択するだけです。まだラベルを作成していない場合は、 まず Gmail アプリで作成してください。(ついでに、テストEメールにそのラベルを付けておきます。)
その後、1～2分待ってから、Zapエディターのフィールドを更新します。そのラベルはドロップダウン メニューのオプションとして表示されます。「続行」をクリックします。
次に、 「テストトリガー」をクリックします。Zapier は、アカウント内で「インバウンド 見込み客」ラベルの付いたEメールを検索します。テストが完了したら、 「選択したレコードで続行」をクリックします。
ステップ2：アクションアプリを接続する
トリガーが設定されたので、アクション ステップを設定します。これは、Zapier がトリガーを検出すると実行するイベントです。まず、アクション アプリ（この例では Google スプレッドシート）を見つけて選択します。
今cアクションイベントを選択します。Google スプレッドシートの場合、利用可能なイベントには、スプレッドシートの行の作成、削除、更新、列の作成、ワークシートの作成などがあります。この例では、 「スプレッドシートの行の作成」を選択します。
次に、Google Sheets アカウントを接続して、 「続行」をクリックします。
注: Zap の残りの部分を正しく設定するには、Google スプレッドシートに各列の名前が付いたヘッダー行があることを確認する必要があります。Zap はこの情報を取得するので、Gmail のどの情報が Google スプレッドシートの適切な場所に送信されるかをマッピングできます。使用するスプレッドシートにヘッダー行がない場合は、ここで追加します。このスクリーンショットを例として参照できます。
次に、アクションステップフィールドに入力して、Zapをカスタマイズします。各アプリとイベントにはカスタマイズするさまざまなフィールドがありますが、この例では、特定のスプレッドシートを選択することから始めます。次に、ワークシートを選択します(デフォルトではシート1 が選択されます)。
次に、トリガー ステップのデータを使用して、スプレッドシートの各列をカスタマイズします。各フィールドで+ボタンをクリックするか、/と入力して、ドロップダウンメニューからGmail ステップのデータを選択します。
この例では、Eメールの受信日、名前、メールアドレス、件名、本文をスプレッドシートの対応する列に入力します。
アクション ステップのカスタマイズが完了したら、 [続行]をクリックします。
最後に、 「テスト ステップ」をクリックして Zap をテストします。Zapier は、Google スプレッドシートに新しいスプレッドシート行を作成して、そのテスト データをアクション アプリに送信します。すべてが正しく表示されるように、Zap をテストすることを常にお勧めしますが、急いでいる場合や危険を冒してでもやりたいと思っている場合は、代わりにテストをスキップをクリックします。
テストの結果が正しかったら、おめでとうございます!新しい Zap を使用する準備が整いました。
GmailとGoogleスプレッドシートを統合して受信トレイを管理しましょう
Google Workspace のパワー ユーザーであれば、データベースをメッセージング アプリに接続するのが最適です。重要なEメールをスプレッドシートに保存したり、スプレッドシートの新しい行からEメールを送信したりする場合でも、Zapierがコピーや貼り付けを必要とせず、面倒な作業を代わりに処理します。
関連資料：
この記事は 2024年2月にニコール・レプログルが執筆したものです。最近では、 2025 年 7 月に Khamosh Pathak によって更新されました。
