Lorsque les e-mails s’accumulent, il est facile de se sentir dépassé. Une nouvelle commande arrive, puis une demande d'un client et quelques nouvelles missions, et tout à coup, ta capacité atteint sa limite de saturation.
Ça vous dit quelque chose ? Envisagez ensuite d’utiliser Google Sheets pour vous aider à reprendre le contrôle en transformant le chaos de vos e-mails en un système organisé. En enregistrant les e-mails entrants dans une feuille de calcul, vous pouvez créer une liste de tâches centralisée à faire que vous pouvez partager avec votre équipe et traiter de manière systématique.
Dans cet article, je vais vous montrer comment intégrer Gmail à Google Sheets, quel que soit votre cas d’utilisation. De plus, je vais vous donner quelques idées pour automatiser vos flux de travail les plus courants afin de vous faire gagner du temps (et d’éviter la surcharge de la boîte de réception).
Table des matières
Pouvez-vous connecter Gmail à Google Sheets ?
Il existe plusieurs façons d’intégrer Google Sheets à Gmail. Le moyen le plus direct (mais aussi le plus technique) est d'utiliser un script. Par exemple, vous pouvez ajouter un script à une feuille Google qui remplit automatiquement un modèle Gmail à l’aide des données de chaque ligne de feuille de calcul.
Voici les étapes de base pour configurer ce script :
Faites une copie de l’exemple de feuille de calcul Mail Merge de Google.
Mettez à jour les informations dans les colonnes de la feuille de calcul à votre guise. (Remarque : si vous modifiez les en-têtes de colonne, vous devrez mettre à jour le code correspondant sous Extensions > Script d'applications.)
Créez un modèle Gmail à l’aide d’espaces réservés correspondant aux colonnes de votre feuille de calcul, par exemple, {{Prénom}}.
Copiez l’objet du modèle Gmail.
Rafraîchissez votre feuille de calcul. Dans le menu personnalisé qui s’affiche, cliquez sur Fusion et publipostage > Envoyer des e-mails.
Autorisez le script lorsque vous y êtes invité, puis collez la ligne d’objet du modèle Gmail et cliquez sur OK.
Les e-mails doivent être envoyés à chaque destinataire de votre feuille de calcul.
Si vous devez modifier ou dépanner le script, consultez la documentation du script d’appli pour plus d’informations.
Mais tout le monde n’est pas à l’aise avec les scripts Google Sheets appli. Non seulement ils sont très techniques et faciles à perturber, mais vous devrez créer plusieurs scripts pour couvrir plusieurs flux de travail. Si vous n’êtes pas enclin à passer quelques heures ou quelques jours à apprendre les subtilités des scripts d’appli, il existe une solution plus simple : l’automatisation sans code avec Zapier.
Zapier est la plateforme d’orchestration AI la plus connectée, s’intégrant à des milliers d’applis de partenaires tels que Google, Salesforce et Microsoft. Utilisez des interfaces, des tables de données et de la logique pour créer des systèmes sécurisés, automatisés et alimenté par l'IA pour vos flux de travail critiques pour l'ensemble de la pile technologique de votre organisation. En savoir plus.
Méthodes populaires pour intégrer Google Sheets à Gmail
Les flux de travail automatisés de Zapier (nous les appelons Zaps) vous permettent de connecter Gmail et Google Sheets en quelques clics. Si vous vous retrouvez à faire la même action à plusieurs reprises, ou si vous pouvez trouver un moyen de rationaliser votre Gmail à l’aide d’une feuille de calcul, Zapier peut gérer ce travail fastidieux pour vous. Regardons deux exemples :
Pour commencer avec un modèle Zap (c'est ainsi que nous appelons nos flux de travail prédéfinis), il suffit de cliquer sur le bouton correspondant. La configuration prend seulement quelques minutes. Pour en savoir plus sur la configuration des Zaps, cliquez ici.
Enregistrer des e-mails Gmail dans une feuille Google
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir envoyer des e-mails à une feuille de calcul. Peut-être souhaitez-vous créer une sauvegarde facilement consultable pour le contenu prioritaire des e-mails ou prévoyez-vous de conserver un journal de chaque e-mail que vous envoyez à des clients potentiels. Ou peut-être souhaitez-vous ajouter des tâches envoyées par e-mail par votre patron à votre liste à faire en un cliquer.
Au lieu de prendre le temps de copier manuellement les lignes d’objet et le contenu dans les lignes de Google Sheets, vous pouvez connecter les deux applications avec Zapier.
Ce Zap envoie chaque nouvel e-mail que vous recevez vers une nouvelle ligne de feuille de calcul dans Google Sheets. Vous pouvez diviser chaque e-mail en colonnes désignées (comme la date, l’étiquette, l’expéditeur, le destinataire, etc.). De cette façon, il est facile de filtre et de trier les vues par catégorie qui vous convient. Vous pouvez même ajouter un lien à l’e-mail afin de faciliter l’affichage de l’original à partir de votre feuille de calcul.
Ajouter de nouveaux e-mails dans Gmail aux rangs Google Sheets
Mais que se passe-t-il si vous voulez avoir plus de contrôle sur les e-mails envoyés à Sheets ? Après tout, faire défiler les newsletters et les e-mails indésirables pour accéder aux bonnes choses est tout aussi ennuyeux, quelle que soit l’appli que vous utilisez. Dans ce cas, vous pouvez utiliser ces Zaps pour configurer une règle simple déterminant quels e-mails trigger le Zap.
Le premier Zap ci-dessous ne fonctionne que pour les e-mails correspondant à un terme de recherche (comme une adresse « de » spécifique ou un mot-clé dans la ligne d’objet). L’autre Zap surveille l’étiquette Gmail que vous avez désignée (comme « envoyer à Sheets »). Il vous suffit d’ajouter cette étiquette à tous les e-mails que vous souhaitez envoyer à votre feuille de calcul.
Enregistrer les nouveaux e-mails Gmail correspondant à certaines caractéristiques dans une feuille de calcul Google
Ajouter de nouveaux e-mails Gmail étiquetés aux rangées dans Google Sheets
Une fois ces Zaps configurés, vous pouvez archiver les messages et vider votre boîte de réception à votre guise, confiant que les e-mails importants sont stockés en toute sécurité dans Google Sheets.
Envoyer un e-mail pour les nouvelles lignes Google Sheets
Un autre moyen simple d’utiliser Google Sheets et Gmail ensemble est de trigger de nouveaux messages directement à partir d’une feuille de calcul. Peut-être souhaitez-vous vous envoyer une notification chaque fois qu’un membre de votre équipe ajoute à votre feuille Google. Ou peut-être utilisez-vous une feuille de calcul comme CRM, et il serait utile d’envoyer des e-mails de bienvenue automatiques aux nouveaux prospects chaque fois qu’ils sont ajoutés à votre base de données.
Quel que soit votre cas d’utilisation, un flux de travail automatisé réduit votre charge de travail tout en garantissant qu’aucun message ne passe entre les mailles du filet. Ces Zaps envoient un e-mail correspondant à vos spécifications chaque fois qu’une ligne de feuille de calcul est ajoutée ou mise à jour dans Google Sheets.
Envoyer des e-mails via Gmail lorsque les lignes de Google Sheets sont mises à jour
Envoyer des e-mails Gmail pour les nouvelles lignes de la feuille de calcul Google Sheet
Lisez notre tutoriel étape par étape sur l’envoi d’un e-mail depuis Google Sheets
Comment connecter Gmail avec Google Sheets avec Zapier
Comme vous pouvez l’imaginer, les cas d’utilisation de la connexion de Google Sheets et de Gmail sont pratiquement illimités. Dans ce tutoriel, nous allons nous concentrer sur un scénario simple : l’enregistrement des e-mails étiquetés « prospects entrants » dans une feuille Google. Mais une fois que vous aurez pris le coup de main, vous serez en mesure de connecter ces deux appli dans une variété de workflows, du plus simple au plus complexe.
Avant de commencer
Avant de vous lancer dans la configuration de votre propre Zap personnalisé en connectant Gmail et Google Sheets, assurez-vous de créer un compte Zapier. Ce processus ne prend que quelques cliquer et est entièrement gratuit. Vous aurez également besoin d’un compte Google.
Pour que votre étape Google Sheets fonctionne correctement, vous devez également vous assurer que vous disposez d'une feuille Google configurée pour être utilisée dans votre Zap et qu'elle dispose d'une ligne d'en-tête.
Une fois connecté à Zapier, vous pouvez soit cliquer sur le bouton Créer Zap , soit accéder à « zap.new » dans votre navigateur.
Étape 1 : Connectez votre application de déclenchement
Tous les Zaps ont un trigger et une action. Triggers sont les événements qui déclenchent un Zap, tandis que les actions sont des événements exécutés par le Zap. Selon le Zap que vous créez, votre appli de déclenchement peut être Gmail ou Google Sheets.
Dans cet exemple, nous voulons créer un Zap qui envoie vos e-mails à une feuille Google, nous allons donc commencer par sélectionner Gmail comme appli déclencheur dans l’éditeur Zap.
Ensuite, choisissez votre événement trigger. Nous choisirons Nouveau courrier électronique étiqueté pour cet exemple, mais votre trigger peut être n’importe quel nouvel e-mail, un nouvel e-mail marqué d’une étoile, un e-mail correspondant à un terme de recherche ou autre chose.
Si vous choisissez Google Sheets comme appli de déclenchement, vous pouvez déclencher le Zap avec de nouvelles feuilles de calcul, des feuilles de calcul ou des lignes de feuille de calcul nouvelles ou mises à jour.
Ensuite, connectez votre compte Gmail et cliquez sur Continuer.
Ensuite, remplissez les champs de votre étape trigger. Ces champs peuvent varier en fonction de l’appli trigger et de l’événement, mais pour cet exemple, il suffit de choisir un libellé Gmail. Si vous n’avez pas encore créé l’étiquette, faites-le d’abord dans votre appli Gmail. (Pendant que vous y êtes, marquez un e-mail de test avec cette étiquette.)
Attendez ensuite une minute ou deux avant d’actualiser les champs dans l’éditeur Zap. Cette étiquette doit apparaître comme option dans la liste déroulante. Cliquez sur Continuer.
Ensuite, cliquez sur test trigger. Zapier recherchera un e-mail dans votre compte marqué de l’étiquette « Prospects entrants ». Une fois le test terminé, cliquez sur Continuer avec l’enregistrement sélectionné.
Étape 2 : Connectez votre application d'action
Maintenant que votre trigger est configuré, vous allez configurer votre étape d'action. Il s’agit de l’événement que Zapier effectuera une fois qu’il aura détecté ce trigger. Commencez par rechercher et sélectionner votre appli action — Google Sheets, dans cet exemple.
Maintenant cOrganisez l’événement. Pour Google Sheets, les événements disponibles incluent la création, la suppression ou la mise à jour de lignes de feuille de calcul, la création de colonnes, la création de feuilles de calcul, etc. Pour cet exemple, nous allons choisir Créer une ligne de feuille de calcul.
Ensuite, connectez votre compte Google Sheets et cliquez sur Continuer.
Remarque : pour configurer correctement le reste de votre Zap, vous devez vous assurer que votre feuille Google dispose d'une ligne d'en-tête avec des noms pour chacune de vos colonnes. Le Zap récupérera ces informations afin que vous puissiez déterminer quelles informations de Gmail iront au bon endroit dans Google Sheets. Si la feuille de calcul que vous souhaitez utiliser ne comporte pas de ligne d’en-tête, ajoutez-en une maintenant. Tu peux citer cette capture d'écran à titre d'exemple.
Ensuite, remplissez les champs de l’étape d’action pour personnaliser votre Zap. Chaque appli et événement aura des champs différents à personnaliser, mais dans notre exemple, vous commencerez par sélectionner une feuille de calcul spécifique. Puis choisis une feuille de travail (la feuille1 sera sélectionnée par défaut).
Vous allez ensuite personnaliser chaque colonne de la feuille de calcul avec les données de votre étape trigger. Dans chaque champ, cliquez sur le bouton + ou tapez /, puis sélectionnez les données de votre étape Gmail dans la liste déroulante.
Pour cet exemple, nous allons saisir la date de réception, le nom, l’adresse de l’e-mail, la ligne d’objet et le corps du texte de l’e-mail dans les colonnes correspondantes de la feuille de calcul.
Lorsque vous avez terminé de personnaliser votre étape d’action, cliquez sur Continuer.
Enfin, testons le Zap en cliquant sur étape test. Zapier enverra ces données test à l’appli action en créant une nouvelle ligne de feuille de calcul dans Google Sheets. Nous vous recommandons toujours de tester votre Zap pour vous assurer que tout semble correct, mais si vous êtes pressé ou si vous aimez simplement vivre dangereusement, cliquez sur Ignorer le test à la place.
Si le test vous convient, félicitations ! Vous êtes prêt à utiliser votre nouveau Zap.
Prenez le contrôle de votre boîte de réception en intégrant Gmail et Google Sheets
Si vous êtes un utilisateur expérimenté de Google Workspace, il est judicieux de connecter vos bases de données à votre appli de messagerie. Que vous souhaitiez enregistrer des e-mails importants dans une feuille de calcul ou envoyer des e-mails à partir de nouvelles lignes de feuille de calcul, Zapier peut s’occuper de ce travail fastidieux pour vous, sans copier-coller.
Lectures connexes :
Cet article a été publié en février 2024 et a été écrit par Nicole Replogle. Il a été mis à jour pour la dernière fois en juillet 2025 par Khamosh Pathak.
