Cómo usar las variables de Google Docs

Cuando trabajaba en un bufete de abogados, editaba muchos documentos modelo, como cartas de participación, declaraciones juradas y facturas. Como la ley es la ley, no había absolutamente ningún margen de error. Mi única estrategia para asegurarme de completar cada documento con precisión fue simplemente ser muy, muy cuidadoso. (Nunca dije que fuera una gran estrategia.) 

Los procesadores de texto como Google Docs han avanzado mucho desde entonces. Ahora puedes usar chips variables en Google Docs para agilizar el proceso de creación y edición de plantillas. 

Aquí te mostraré cómo usar las variables de Google Docs para crear y completar tu plantilla. 

Tabla de contenido:

• ¿Qué son las variables de Google Docs?

• Cómo usar variables en Google Docs

• Casos de uso para variables de Google Docs

• Automatizar Google Docs

¿Qué son las variables de Google Docs? 

Los chips variables de Google Docs te permiten insertar datos dinámicos, como nombres, fechas y direcciones, en tu documento. Luego puedes ingresar el valor de la variable una vez y Google Docs actualizará el resto. De esta manera, puedes completar campos repetidos al mismo tiempo, lo que garantiza la coherencia en todo el documento.

Nota: Los chips variables de Google Docs actualmente solo están disponibles en cuentas de Google escolares o laborales elegibles.

Cómo usar variables en Google Docs 

Hay algunas formas de insertar variables de Google Docs. En mi experiencia, esta es la forma más rápida de hacerlo. (Utilizaré una carta de adopción de un perro como plantilla).

1. Abra su plantilla (o un documento nuevo) en Google Docs. 

2. Coloque el cursor donde desee insertar una variable. Escriba @ y luego haga clic en Variable (en la sección Chips inteligentes ) o ingrese Variable.  

   

3. En la ventana Crear variable que aparece, ingrese un nombre de variable reconocible. Luego haga clic en Crear. 

   

4. Copie y pegue esa variable en cualquier otro lugar del documento donde la necesite.

5. Para establecer el valor de la variable (el texto que se muestra para esa variable en esta versión particular de su plantilla), haga clic en el área donde dice No hay valor para ese chip de variable.

   

6. Google Docs agregará un contorno grueso alrededor de la primera instancia de esa variable directamente en el documento y resaltará las ocurrencias posteriores. Introduzca el valor en primera instancia. En este ejemplo, ingresé el nombre del perro que pronto será adoptado, Taco. 

Nota: Google Docs modifica automáticamente el texto variable para que coincida con el formato del texto circundante. Por ejemplo, si el texto circundante está en negrita, el texto variable también estará en negrita. 

¡Eso es todo! Simplemente enjuague y repita los pasos anteriores para agregar nuevas variables a su plantilla. 

Cambiar una variable en Google Docs

Lo ideal sería que se adoptaran muchos perros. Cada vez que envías una carta de adopción, todo lo que tienes que hacer es editar una variable en el documento, presionar Enter y todas las demás instancias se actualizan automáticamente para coincidir. Nota: Solo puede editar el valor de la variable en el documento, no en el panel Variables . 

Casos de uso para variables de Google Docs 

Hay infinitas formas de usar variables en Google Docs para optimizar tus flujos de trabajo diarios. A continuación le presentamos algunas ideas para comenzar. 

• RRHH y reclutamiento. Si tiene cartas modelo, como ofertas de trabajo y acuerdos de terminación, utilice variables para actualizar el nombre del destinatario y la fecha de inicio o finalización.  

• Marketing. Actualice las plantillas de correo electrónico de marketing, como los mensajes de bienvenida y las solicitudes de comentarios, con el nombre del cliente y los enlaces relevantes.   

• Contabilidad. ¿Enviando facturación? Utilice variables para completar automáticamente instancias repetidas del monto adeudado y la fecha de vencimiento del pago.

• Comercio electrónico. Si envía correos electrónicos posteriores a la compra, como mensajes de confirmación y agradecimientos, utilice variables para actualizar el nombre del producto y el número de pedido.  

Automatizar Google Docs 

Los chips variables en Google Docs son útiles, pero aún faltan algunas funciones para automatizar por completo el proceso de completar plantillas de documentos. 

Con Zapier, puedes conectar Google Docs a miles de otras aplicaciones, incluyendo Google Sheets y Google Forms. De esta manera, puedes hacer automáticamente cosas como completar una plantilla de Google Docs o crear nuevas plantillas basadas en respuestas de formulario y luego almacenar esas respuestas en Airtable u otra base de datos.

Obtén más información sobre cómo automatizar Google Docs o comienza a utilizar uno de estos flujos de trabajo prediseñados.

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Este artículo fue publicado originalmente en agosto 2023. La actualización más reciente fue en mayo 2025.