Anleitung zur SMS-Automatisierung

Egal, ob du Leads angehst, Formularantworten nachverfolgst oder wichtige Erinnerungen verschickst – SMS kommen direkt durch den E-Mail-Dschungel und sind eine schnelle und zuverlässige Möglichkeit, deine Leute zu erreichen. Aber diese Nachrichten manuell zu verwalten, ist kein guter Plan, wenn du dein Geschäft skalieren willst. Hier kommt die Automatisierung ins Spiel.  

Durch die Kombination von SMS-Tools mit Zapier kannst du SMS nahtlos in deine Workflows integrieren, sodass die richtigen Nachrichten zur richtigen Zeit die richtigen Leute erreichen. Von automatischen Erinnerungen für Kalendertermine bis hin zur sofortigen Nachverfolgung von Leads – mit automatisierten SMS kannst du wichtige Updates verschicken, Zeit sparen und manuelle Arbeit reduzieren. 

Egal, ob du Kundenbeziehungen, Teamkoordination oder deine persönliche Produktivität im Griff haben willst, die automatisierten Workflows von Zapier – sogenannte Zaps – helfen dir dabei, organisiert und reaktionsschnell zu bleiben und den Überblick über das Wesentliche zu behalten. Schauen wir uns an, wie SMS-Automatisierung deine Kommunikationsstrategie verändern und dich immer einen Schritt vorausbringen kann.

Weiter springen

• Texte aus Formularen senden

• SMS für die Kalenderverwaltung nutzen

• Leads weiterverfolgen

• Texte aus E-Mails verschicken

• SMS mit Webhooks verbinden

• Texte aus Spreadsheets senden

• Texte nach Zeitplanung verschicken

Texte aus Formularen senden

Das automatische Verarbeiten von Texten aus Formularen ist eine super Möglichkeit, mit den Leuten, die dir antworten, in Kontakt zu bleiben und ihnen weitere Infos zu schicken. Stell dir vor, du organisierst eine Veranstaltung und nutzt Typeform, Jotform oder Google Formulare für die Anmeldungen. Sobald jemand seine Daten sendet, kannst du automatisch eine SMS-Bestätigung an sein Handy schicken, zum Beispiel mit Tools wie SMS by Zapier, WhatsApp oder Twilio. Dieser Text kann wichtige Ereignisdetails wie Datum, Uhrzeit und Ort enthalten, damit die Teilnehmer alles haben, was sie benötigen. 

Wenn du Kundenanfragen über ein Formular sammelst, kannst du ihnen automatisch eine SMS schicken, um ihnen mitzuteilen, dass ihre Nachricht angekommen ist und dass sich jemand bald bei ihnen melden wird.  

Darüber hinaus können Sie automatisierte Textnachrichten verwenden, um Ihr internes Team auf dem Laufenden zu halten. Wenn du zum Beispiel ein neues Formular zu einem wichtigen Problem oder einer Anfrage bekommst, kannst du gleich eine SMS an einen Manager oder einen Mitarbeiter vom Bereitschaftsdienst schicken. Das bedeutet zeitnahe Antworten – insbesondere bei dringenden Angelegenheiten – und verringert das Risiko, Updates zu verpassen. 

SMS für die Kalenderverwaltung nutzen

Durch die Automatisierung von Texterinnerungen für Kalenderereignisse verpassen Sie nie wieder ein wichtiges Meeting und reduzieren die Anzahl der Nichterscheinen erheblich. Im Gegensatz zu E-Mails, die oft in überfüllten Posteingängen verschwinden, sind Text-Erinnerungen direkter und werden viel eher gesehen. So bleiben du und deine Kontakte organisiert und auf dem Laufenden.

Wenn du zum Beispiel Termine über Google Kalender verwaltest, kannst du Google Kalenderverwaltest, kannst du kurz vor Beginn eines Termins automatisch eine SMS-Erinnerung verschicken. Ihr Text kann wichtige Ereignisdetails enthalten, wie z. B. die Zeit, den Ort oder einen Teilnahmelink für virtuelle Meetings. Dies ist besonders effektiv, um Nichterscheinen bei Kundengesprächen, Geschäftsterminen oder auch persönlichen Terminen wie Arztbesuchen zu reduzieren.

Wenn du Calendly benutzt Calendly , um Termine zu planen, kannst du auch eine Bestätigungs-SMS automatisch verschicken, sobald jemand einen Termin bucht. Sobald zum Beispiel ein Meeting geplant ist, kann eine SMS verschickt werden, um die Buchung zu bestätigen, die nächsten Schritte zu teilen oder Anweisungen zur Vorbereitung zu geben. 

Durch die automatischen SMS-Benachrichtigungen für die Kalenderverwaltung kannst du verpasste Termine vermeiden und deinen Teilnehmern ein reibungsloses Erlebnis bieten. Mit automatisierten Erinnerungen bist du immer einen Schritt voraus und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass alle gut vorbereitet und pünktlich erscheinen.

Leads weiterverfolgen

Wenn man Leads in Kunden verwandeln will, ist es echt wichtig, rechtzeitig nachzufassen. SMS-Automatisierung kann diesen Prozess schneller und effizienter machen. Schick neuen Leads sofort personalisierte Textnachrichten, sobald sie in dein System kommen. So kannst du potenzielle Kunden direkt ansprechen und dein Unternehmen bleibt im Gespräch.

Stell dir vor, ein Lead gibt seine Daten ein, um mehr über dein Produkt oder deine Dienstleistung zu erfahren. Ein sofortiger Text könnte sich für das Interesse bedanken und die nächsten Schritte mitteilen, wie zum Beispiel einen Anruf vereinbaren, einen Rabattcode geben oder einen Link zu relevanten Ressourcen schicken. Diese Art der Echtzeit-Kommunikation schafft Vertrauen und hält den Lead bei Laune, solange sein Interesse noch groß ist.

Wenn du Lead-Trichter nutzt, kannst du SMS-Automatisierung auch verwenden, um nach bestimmten Aktionen, wie dem Download eines Lead-Magneten oder der Anmeldung zu einem Webinar, mit potenziellen Kunden in Kontakt zu bleiben. Wenn du schnell eine SMS schickst, um nachzufragen, Fragen zu beantworten oder zusätzliche Hilfe anzubieten, gehen deine Leads nicht verloren und du kommst einer Conversion näher.

Durch die automatische Weiterverfolgung von Leads per SMS sparst du Zeit und sorgst für ein besseres Erlebnis für deine potenziellen Kunden. So wird aus anfänglichem Interesse eher eine dauerhafte Kundenbeziehung.

Texte aus E-Mails verschicken

Bei der Menge an E-Mails, die wir jeden Tag kriegen, kann es schon mal passieren, dass wichtige Infos in den Posteingängen untergehen und übersehen werden. Stattdessen könntest du SMS-Benachrichtigungen von eingehenden E-Mails automatisieren, um dich und dein Team über Nachrichten mit hoher Priorität zu informieren. Das sorgt für schnellere Reaktionszeiten und bessere Workflows.

Wenn du zum Beispiel eine Gmail-Nachricht erhältst, die einer bestimmten Suche entspricht – wie E-Mails mit Keywords wie „dringend“ oder „Support-Ticket“ –, kannst du automatisch einen Text-Benachrichtigung triggern. Das ist besonders praktisch für Teams, die Kundensupport, Verkaufsanfragen oder zeitkritische Gelegenheiten verwalten. Ein Manager kann zum Beispiel sofort eine SMS bekommen, wenn ein wichtiger Kunde eine E-Mail schickt, sodass er sofort reagieren kann, ohne erst seinen Posteingang durchsuchen zu müssen.

Für fortgeschrittenere Anwendungsfälle gibt es Tools wie E-Mail Parser von Zapier, die relevante Daten aus strukturierten E-Mails wie Bestellbestätigungen, Kontaktanfragen oder Support-Tickets extrahieren können. Sie können diese extrahierten Informationen dann automatisch per SMS an ein Teammitglied oder einen Kunden senden. Du kannst auch angepasste Nachrichten verschicken, um wichtige Leute über wichtige E-Mail-Updates wie neue Bestellungen, Registrierungen oder Partnerschaftsanfragen auf dem Laufenden zu halten.

Durch die Automatisierung von Textbenachrichtigungen aus E-Mails kannst du ein effizienteres System schaffen, um immer auf dem Laufenden zu bleiben. Auf diese Weise wird nichts Wichtiges übersehen und zeitkritische Mitteilungen werden umgehend erledigt. 

SMS mit Webhooks verbinden

Webhooks bieten eine flexible Möglichkeit, verschiedene Tools zu integrieren und Automatisierungen basierend auf benutzerdefinierten Ereignissen auszulösen, sogar für Anwendungen, die keine native Zapier-Integration haben. Wenn du Webhooks mit SMS-Automatisierung kombinierst, kannst du Textbenachrichtigungen verschicken, die durch so ziemlich jedes Ereignis ausgelöst werden, sodass wichtige Updates oder Aktionen dein Team oder deine Kunden sofort erreichen.

Wenn du zum Beispiel eine selbst erstellte Anwendung oder ein ungewöhnliches Tool benutzt, kannst du einen Webhook einrichten, um bestimmte Ereignisse wie eine neue Benutzerregistrierung, das Absenden eines Formulars oder eine Zahlungsbestätigung zu erfassen. Sobald der Webhook die Daten erfasst hat, kannst du einen automatischen Text senden, um die richtigen Leute zu benachrichtigen. 

Webhooks eignen sich auch super für Echtzeit-Updates. Wenn ein externes Tool ein Ereignis triggert, z. B. einen niedrigen Lagerbestand oder eine wichtige Systemstatusaktualisierung, kannst du die Teammitglieder sofort per SMS benachrichtigen. Für Unternehmen mit speziellen Workflows, wie zum Beispiel maßgeschneiderte eCommerce-Plattformen oder Backend-Tools, können Webhooks zu einer sofortigen Kommunikation führen, ohne dass manuell nach Updates gesucht werden muss.

Texte aus Spreadsheets senden

Wenn du so bist wie ich, sind Spreadsheets dein Lieblings-Tool, wenn du ein neues Projekt startest. Das kann dazu führen, dass du mit der Zeit wichtige Infos wie neue Leads, Bestellungen und Projektstatus in verschiedenen Spreadsheets verfolgen musst. All diese verschiedenen Blätter im Auge zu behalten, ist echt nervig und kann dazu führen, dass wichtige Sachen übersehen werden. Durch die Automatisierung von SMS-Benachrichtigungen direkt aus deinen Google Sheets, können Sie Benachrichtigungen optimieren, sodass die richtigen Personen rechtzeitig Updates erhalten.

Wenn du zum Beispiel neue Leads oder Bestellungen in einer Google-Tabelle verfolgst, kannst du einen Trigger setzen, der eine SMS schickt, sobald eine neue Zeile hinzugefügt wird. Stell dir vor, ein Verkaufsteam bekommt sofort eine SMS, wenn ein neuer Lead auftaucht, oder ein Logistikteam wird benachrichtigt, wenn eine Bestellung in einer gemeinsamen Tabelle aktualisiert wird. Mit automatisierten Texten kommen wichtige Infos schnell an, sodass die Workflows reibungslos laufen und alle Teams auf dem gleichen Stand sind.

Du kannst auch SMS-Nachrichten triggern, wenn Zeilen in deiner Spreadsheet aktualisiert werden. Wenn zum Beispiel ein Projektmanagement-Blatt den Fortschritt von Aufgaben verfolgt, wird beim Aktualisieren einer Zeile auf „Erledigt“ automatisch eine SMS verschickt, um das Team oder den Kunden zu informieren. Ebenso können Sie Erinnerungen für Zahlungsaktualisierungen, Terminänderungen oder andere zeitkritische Informationen senden. 

SMS-Automatisierung aus Spreadsheets schließt die Lücke zwischen statischen Daten und Echtzeit-Kommunikation. Egal, ob du Leads verwaltest, Projektaktualisierungen verfolgst oder Bestandsänderungen bearbeitest – automatisierte SMS-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass alle auf dem Laufenden bleiben und keine Aktualisierungen verpasst werden.

Texte nach Zeitplanung verschicken

Geplante SMS sind eine super Möglichkeit, um die alltägliche Kommunikation zu automatisieren. Egal, ob es sich um tägliche Erinnerungen, wöchentliche Updates oder wiederkehrende Benachrichtigungen handelt, die Automatisierung geplanter Texte sorgt für eine konsistente Kontaktaufnahme und spart Ihnen gleichzeitig Zeit.

Mit Schedule by Zapier kannst du deinem Team täglich Textnachrichten mit Erinnerungen an wichtige Aufgaben schicken, z. B. den Fortschritt eines Projekts checken oder Arbeitszeitnachweise einreichen. Dies kann auch für den persönlichen Gebrauch funktionieren, z. B. zum Einrichten einer täglichen SMS-Erinnerung für Termine, Medikamente oder persönliche Ziele. Wenn du Kunden oder Klienten betreust, kannst du mit geplanten Texten täglich Updates, Trainingserinnerungen oder andere regelmäßige Nachrichten verschicken, um das Engagement zu stärken.

Für die wöchentliche Kommunikation kannst du automatische Text-Updates für Sachen wie Newsletter, Erinnerungen an bevorstehende Events oder Fortschrittsberichte verschicken. Zum Beispiel kann ein Immobilienmakler eine wöchentliche SMS an Kunden mit neuen Angeboten einrichten, oder eine Schule kann jeden Montagmorgen eine SMS-Erinnerung an bevorstehende Fristen oder Ereignisse senden. Mit diesen Automatisierungen kannst du regelmäßig kommunizieren, ohne dir Gedanken darüber machen zu müssen, einen Termin zu verpassen.

Automatisieren Sie Ihre Texte für eine bessere Kommunikation

Durch die Automatisierung von Textnachrichten für alles, von der Nachverfolgung von Leads und Formularübermittlungen bis hin zu Kalendererinnerungen und geplanten Updates, kannst du deinen Zielgruppen zeitnah relevante Informationen liefern. SMS sind super schnell und haben eine hohe Antwortrate, was sie zu einem coolen Tool macht, um Kunden, Teammitglieder und alle anderen auf dem Laufenden zu halten und in Verbindung zu bleiben.

Und das sind nur einige der vielen Möglichkeiten, wie Sie Ihre Textnachrichten optimieren können. Was werden Sie zuerst automatisieren?

Dieser Artikel wurde ursprünglich im Mai 2021veröffentlicht und von Ellie Huizenga verfasst. Er wurde zuletzt im Dezember 2024 von Michael Toth aktualisiert.