A primeira coisa que faço de manhã antes do trabalho é verificar meu Google Agenda. É minha fonte de verdade para tudo o que o dia reserva, incluindo reuniões de equipe, projetos que precisam da minha atenção e até mesmo tarefas que preciso fazer entre elas.
Mas mesmo que você use o Google Agenda para organizar seu dia, ainda pode ser muito trabalhoso priorizar tarefas críticas quando sua agenda fica cheia rapidamente. De solicitações de última hora a reuniões urgentes, você pode acabar gerenciando sua agenda em vez de desenvolver seu negócio.
É aí que entra a automação com o Zapier. Ao automatizar seu Google Agenda, você pode economizar tempo e se concentrar no que é mais importante. Com apenas alguns Zaps — o que chamamos de nossos fluxos de trabalho automatizados — você pode sincronizar eventos em vários calendários, configurar notificações para novos eventos ou criar tarefas de acompanhamento e muito mais — automaticamente.
Você precisará de uma conta Zapier para usar os fluxos de trabalho deste artigo. Se você ainda não tem uma conta, é grátis começar.
Índice
Para começar com um modelo Zap, como chamamos nossos fluxos de trabalho prontos, basta clicar no botão. Leva só alguns minutos para configurar. Leia mais sobre como configurar Zaps aqui.
Publicação cruzada entre calendários
Dependendo da sua função, talvez você tenha que gerenciar vários calendários. Talvez você tenha calendários diferentes para cada equipe que gerencia, ou esteja gerenciando o calendário de um cliente além do seu.
Esses Zaps publicarão novos eventos do Google Agenda no calendário de sua escolha, para que você não precise se preocupar em fazer malabarismos com várias agendas ou publicar no calendário errado.
Adicionar eventos do Microsoft Outlook ao Google Agenda
Copie novos eventos do Google Agenda para um Google Agenda diferente
Adicionar novos eventos do Eventbrite ao Google Agenda
Saiba mais sobre como conectar o Google Agenda e o Microsoft Outlook.
Se você é o tipo de pessoa que gosta de ver como está gastando seu tempo ao longo dos dias e semanas, também pode conectar sua ferramenta de monitoramento de tempo ao Google Agenda. Dessa forma, ele criará um novo evento no Google Agenda para cada nova entrada de tempo, para que você (ou até mesmo seu gerente) possa acompanhar seu progresso e priorizar tarefas.
Crie eventos do Google Agenda a partir de novas entradas de tempo do Clockify
Crie eventos detalhados no Google Agenda quando os cronômetros pararem no RoundPie
Crie eventos detalhados no Google Agenda para novas entradas de tempo no Toggl Track.
Receba lembretes de reuniões
Entre chamadas de vídeo, gerenciamento da caixa de entrada e respostas ao chat, é fácil esquecer que você tem algo na agenda quando está focado em outra tarefa. O mesmo vale para clientes com quem você precisa se reunir.
Esses Zaps lembrarão automaticamente você, sua equipe ou seus clientes sobre uma reunião futura por e-mail ou por um aplicativo de chat. Dessa forma, você nunca deixará um cliente esperando — e também não ficará na mão.
Receba alertas por SMS sobre novos eventos do Google Agenda que se aproximam
Enviar mensagens do canal Slack para novos eventos do Google Agenda
Enviar e-mails do Gmail para os próximos eventos do Google Agenda
Receba um lembrete por e-mail no Gmail 1 hora antes do início de um novo evento do Google Agenda
Quer receber um pouco mais de contexto em suas notificações? Se você é uma pessoa ocupada (não somos todos?), pode não ser suficiente receber apenas um ping com o título e a descrição de um evento do Google Agenda. Em vez disso, você pode adicionar uma etapa de IA para adicionar mais contexto ao evento, como o propósito, quaisquer materiais de preparação e recomendações sobre projetos relacionados ao evento.
Receba lembretes de eventos via SMS com informações do ChatGPT
Sente falta dos dias em que você podia receber uma notificação por SMS sobre os próximos eventos do Google Agenda? Veja nosso tutorial sobre como recriar esse recurso usando o Zapier.
Prepare-se para os próximos eventos
Claro que não basta comparecer às reuniões marcadas na sua agenda. Você sempre precisa estar preparado, mas pode ser difícil reservar um tempo para se preparar quando você desempenha várias funções.
Quer você esteja se preparando para uma reunião com um cliente, uma apresentação de vendas ou outro evento, esses Zaps podem ajudar você a reservar um tempo para se preparar. Sempre que um novo evento for adicionado ao seu Google Agenda, o Zapier criará automaticamente uma tarefa no seu aplicativo de tarefas ou ferramenta de gerenciamento de projetos favorito. Você pode até enriquecer essas tarefas com mais contexto enviando o evento do Google Agenda primeiro para o ChatGPT.
Crie novos cartões Trello a partir de novos eventos do Google Agenda
Crie tarefas do Todoist a partir de eventos do Google Agenda e receba recomendações do ChatGPT sobre prioridades
Adicionar novos eventos do Google Agenda ao Any.do como tarefas
Adicionar novos eventos do Google Agenda aos bancos de dados no Notion
Você pode personalizar seu acionador — o evento que inicia um Zap — para que apenas determinados eventos do calendário gerem tarefas. Você também pode configurar para que as mesmas tarefas apareçam sempre, se desejar.
O Zapier também pode criar automaticamente agendas ou outros documentos de reunião a partir de um modelo.
Crie novos documentos do Google antes de um evento do Google Agenda
Se você grava videoconferências, saiba como enviar automaticamente as gravações do Zoom para o Google Drive.
Gerenciar compromissos e videochamadas
Já é bastante difícil lembrar (e comparecer) às reuniões com seus colegas. E quanto aos convites de pessoas de fora do seu local de trabalho? Uma coisa é esquecer uma reunião com um colega de trabalho, mas esquecer um compromisso com um cliente externo é uma má notícia.
Esses Zaps criarão eventos no Google Agenda sempre que alguém convidar você para uma chamada de vídeo ou agendar um compromisso com você por meio de um aplicativo de reservas como o Calendly.
Crie eventos do Google Agenda a partir de novos eventos agendados do Calendly
Adicionar novos compromissos do Acuity agendamento ao Google Agenda como eventos detalhados
Se você agendar compromissos por meio de um aplicativo de formulário ou planilha (como o Google Planilhas), esses fluxos de trabalho garantirão que eles sejam contabilizados no Google Agenda.
Crie eventos do Google Agenda a partir de novos envios do Formulários Google
Gerar eventos do Google Agenda a partir de novas linhas do Planilhas Google
Criar eventos a partir de tarefas
Há eventos que acontecem em um agendamento regular, como a reunião permanente da sua equipe toda quinta-feira. Elas são bem fáceis de gerenciar. Os eventos que podem ser mais difíceis de planejar são aqueles que ocorrem quando algo específico acontece, como quando um acordo atinge um certo estágio no seu ciclo de vendas.
Você pode usar um Zap para criar um evento de calendário quando tarefas específicas são adicionadas ao gerenciador de tarefas de sua escolha, como Notion ou Trello.
Crie eventos do Google Agenda a partir de novos cartões do Trello
Gerar eventos detalhados no Google Agenda a partir de novos itens do banco de dados Notion
Crie eventos no Google Agenda a partir de novas tarefas de acordo no ActiveCampaign
Se você precisar criar um evento do Google Agenda um número específico de dias após a ocorrência de um acionador, você pode ajustar os valores de data e hora em um Zap. Aprenda como neste documento de ajuda.
Definir status do Slack durante reuniões do calendário
Se você trabalha muito no Slack, sabe que ser marcado em canais públicos ou receber mensagens diretas de seus colegas de trabalho pode ser uma distração, principalmente quando você está em uma chamada.
Em vez disso, informe a todos que você não está disponível para responder (mesmo que seja urgente) definindo automaticamente um status no Slack sempre que entrar em uma nova reunião.
Definir meu status do Slack quando os eventos do Google Agenda começarem
Atualizar o status do Slack durante novos eventos do Google Agenda
Saiba mais: Como definir automaticamente seu status do Slack
Use webhooks com o Google Agenda
Talvez você use um aplicativo que não tenha integração com o Zapier, mas queira criar um evento do Google Agenda quando algo específico acontecer no seu aplicativo.
Se seu aplicativo tiver funcionalidade de webhook, você poderá usar webhooks em um Zap. (Webhooks é um aplicativo Premium, que requer um plano pago do Zapier para ser usado.)
Gerar eventos do Google Calendar a partir de webhooks recém-capturados
Se o seu aplicativo usa um fuso horário ou formato de data diferente do seu Google Agenda, veja como você pode corrigir isso.
Turbine seu calendário com automação
Ao usar o Zapier, você pode automatizar o Google Agenda e ter um agendamento que se gerencia sozinho para que você possa se concentrar em administrar seu negócio. Se precisar de ajuda extra para gerenciar seu calendário, confira estas dicas do Google Agenda:
Leitura relacionada:
Este artigo foi publicado originalmente em março 2021 e foi atualizado mais recentemente em dezembro 2024 por Elena Alston.
