フリーランサーとして、プロジェクトが長引いたり、効率的に作業するために必要なリソースが得られなかったりするなど、仕事が範囲外になってしまうクライアントとの関係も経験しました。私のクライアントは善意でそうしたのですが、事前にしっかりとしたプランを立てていませんでした。
そのため、私は新規クライアントに対して作業明細書 (SOW) を使い始めました。ここでは、私が作成した無料のSOW テンプレートを共有します。コピーを作成し、以下の手順に従って微調整します。
目次：
作業明細書(SOW)とは何ですか?
作業明細書 (SOW) は、特定のタスク、成果物、マイルストーンなど、プロジェクトの合意されたすべてのコンポーネントを定義する文書です。SOW は、期待を確立し、当事者間の誤解を防ぐために一般的に使用されます。
作業範囲記述書には何が含まれている？
SOW に含まれる内容は次のとおりです。
プロジェクトの概要
プロジェクトの目的と目的
タスクと成果物の内訳
マイルストーンを含むプロジェクトのタイムライン
必要なリソースのリスト
作業が行われる場所
クライアントの予算、各成果物の価格、支払いスケジューリング
特別約款の定義
作業明細書とその他の文書
作業明細書はプロジェクトの詳細のみを対象としており、NDAや成果物の所有権などの詳細を記載した請負業者契約など、他の重要な文書に取って代わるものではありません。作業明細書を他の一般的な文書と比較する方法は次のとおりです。
作業範囲: 作業範囲は、SOW 内のセクションであり、プロジェクトの境界、目的、およびタスクを具体的に定義します。
Service Level Agreement (SLA): SLA は、プロバイダーとクライアント間のパフォーマンス標準、品質期待、およびサービス コミットメントを定義します。一方、SOW は、プロジェクトの範囲、責任、成果物に焦点を当てます。
契約: 契約は当事者間の全体的な条件および義務を概説した法的拘束力のある合意であり、SOW はその合意内の特定のタスク、成果物およびタイムラインを詳述します。SOW には法的拘束力がある場合がありますが、それが郵送の目的である場合は弁護士と協力する必要があります。
注: 私は弁護士ではなく、このドキュメントは主にプロジェクト管理とコミュニケーション ツールとして設計しました。
SOWはどのような場合に使用する必要がありますか?
クライアントと新しいプロジェクトを開始するたびに SOW を使用する必要があります。やり過ぎのように思えるかもしれませんが、いくつかの重要な利点があります。
より明確に定義された範囲。プロジェクトを開始する前に SOW を作成するときは、タイムラインや責任などの重要な詳細を事前に定義します。
プロジェクトコミュニケーションが容易になります。あなたとあなたのクライアントは、プロジェクトの詳細について話すときに参照する同じ文書を持っています。
より良い境界設定。クライアントがあなたが合意した範囲外に仕事を押し出そうとした場合、あなたの境界として指す SOW 文書があります。
作業明細書テンプレート
これは、次のプロジェクトのためにコピーして構築できる 作業明細書のテンプレートです。これは Google ドキュメントですが、.doc や .pdf などの他の形式でダウンロードすることもできます。
このテンプレートの作業指示書には、SOW の条件のベースとなる基本的な表現が含まれています。自由に拡張したり、意味がわかるように変更したりしてください。また、SOW に法的拘束力のある文言が必要な場合は、弁護士と協力して詳細を正しく理解してください。
SOWテンプレートの完成方法
SOW テンプレートを完成させる方法を、ステップごとに説明します。
1。SOWにラベルを付ける
SOW テンプレートのコピーを作成したら、それを作業明細書としてラベル付けし、会社名とクライアントの名前を含めます。追跡を容易にするために SOW 番号を含めるのが好きです。日付に基づいていますが、作成した順序で番号を付けることもできます。SOW を自分に合った方法で整理できる番号付けシステムを構築します。
2。紹介文を書く
イントロダクションでは、プロジェクトに関わる人、目標、作業の概要を簡単に説明します。ここで超深く掘り下げる必要はありません。ドキュメントの内容を参照するために、大まかな要約を作成するだけです。
3。目的と目的を定義する
目的と目的によって、このプロジェクトを行う理由と、あなたとクライアントが何を達成したいのかが決まります。どのような問題を解決しようとしており、どの程度の投資収益率を期待していますか?一部の企業はここで主要業績評価指標 (KPI) について言及しているため、順調に進むのに役立つ場合は追加できます。
4。プロジェクトのタスクをリストアップする
これらは、このプロジェクトを達成するために完了するタスクです。このセクションでは、プロジェクトで行う労力を定義するため、具体的になりすぎることを恐れないでください。以下の SOW の例のスクリーンショットで行っているように、 スコープ クリープ (範囲の拡大) を避けるために実行 しない タスクをリストすることを検討してください。
5。プロジェクトの成果物を一覧表示する
成果物とは、あなたのタスクが貢献する、提供する製品またはサービス、つまりクライアントに引き渡すデジタルまたは物理的なアイテムのことです。たとえば、タスクがグラフィックスのデザインである場合、成果物はグラフィックスそのものです。
成果物は 2 つのカテゴリに分類されます。
プロセス成果物はプロジェクトを進めますが、プロジェクトを完了させるものではありません (例: ブログ投稿のアウトライン)。
製品成果物は、プロジェクト要件を満たす最終結果です (例: 完成したブログ投稿)。
このセクションには両方のタイプの成果物を含めて、すべてのフェーズでプロジェクトを順調に進めます。
6。プロジェクトのスケジューリングを追加する
ここにプロジェクトのタイムラインを置き、理想的にはフェーズに分割し、マイルストーンでマークします。あなたとクライアントの仕事、仕事のスタイル、好みに応じて、各タスクと成果物の完了に必要な時間も含める場合があります。リテーナー契約のような定期的なプロジェクトでは、スケジューリングに期限が繰り返される場合があります。
プロジェクト管理ツールを使用して、SOW のタスク、成果物、マイルストーンを細分化することを検討してください。これらすべての要素をソフトウェア上の個々の項目に整理すると、より明確なタイムラインで確認できるようになります。さらに、コラボレーション機能を使用すると、同僚と詳細を話し合うことができます。
7。作業場所の確立
作業を実行するために必要なリソースがどこにあるか、実際に作業を完了する場所を書き留めます。該当する場合は、どの場所で仕事 をしないか についても言及してください。たとえば、すべてのデジタル作業をクライアントの事業所ではなくリモートで行うことを希望する場合があります。
8予算、価格、支払いスケジュールの概要を説明します
ここでは、お金に関連するすべてのことを概説します。このプロジェクトに対するクライアントの予算をリストし、次に各成果物の価格を設定します。その後、給料を受け取るスケジュールを書き出します。該当する場合は、net 30 （30日後の支払い）などの価格設定条件もここに含めることができます。
注: SOW を整理して署名したら、Zapier の請求書テンプレートまたは請求書発行ソフトウェアを使用して支払いを受け取ります。
9。必要なすべてのリソースを一覧表示する
機器やドキュメントなど、プロジェクトを完了するためにクライアントから必要とするリソースをここにリストします。これは従来の SOW セクションではありませんが、課題を書くなど、やり取りの多いプロジェクトに役立つと思います。( Peak Freelance は、作業明細書の例で同様のアイデアでこのセクションにインスピレーションを与えてくれたことに感謝します。
10。特別な契約条件を定義する
他のカテゴリに当てはまらない追加の条件や要件をここに入力します。例としては、レビューおよびテストのプロセス、業界標準、必要なセキュリティ対策などが挙げられます。その他の用語が長くなりすぎる場合は、テンプレートに新しいセクションを追加する必要があることを示しています。
11。SOWに署名する
SOW には必ず両党の権威者に署名してもらいます。直接署名することも、作業明細書のサンプルを電子署名アプリにアップロードして、アプリ内で各署名者に署名スペースを割り当てることもできます。
作業明細書の例
SOW に含まれるすべての部分がわかったので、実際にどのようになるかをお見せします。テンプレートの完成バージョンを表示するには、下のプレビューをクリックしてください。
作業明細書を作成するためのヒント
サンプルの作業指示書に沿って作業を進めると、テンプレート モードに陥りやすくなるため、次のベスト プラクティスに留意してください。
SOW を作成するときにクライアントとコミュニケーションを取ります。SOW を署名のために渡す前に、SOW にどのような条件を含める計画かを顧客に知らせます。最終コピーを作成する前に、 Google ドキュメントなどのプログラムで共同作業することを検討してください。クライアントに提案を追加してもらい、コメントを追加して用語にコンテキストを与えます。
一貫した言葉を使う。SOW で同じ重要な概念を参照するには、同じ言語を使用します。たとえば、ブリーフは常に「ブリーフ」と呼び、一部のセクションでは「概要」に切り替えないでください。
重要なところを具体的にしてください。プロジェクトの一部について特定の期待事項がある場合は、SOW で指定します。成果物を説明するときや、何をしないかを定義するときなど、関心のあるセクションで使用する言語に特に注意してください。
自動化で時間を節約します。Zapier を使用して SOW テンプレートを自動入力し、生成された Google ドキュメントをカスタマイズしてみてください。あるいは、SOW テンプレートを電子署名ツールにアップロードして、すべてを 1 つのアプリで処理することもできます。
SOW 形式: 形式は重要ですか?
SOW の書式設定やセクションにとらわれがちです。ただし、覚えておいてください。作業明細書は、何よりもまず、あなたとクライアントが期待と限界を伝えるためのツールです。フォーマットにあまり気を染めず、すべてに一線を一貫させてください。このテンプレートに、あなたとクライアントに役立たないセクションがある場合は、削除できます。
仕事の明細書をできるだけプロフェッショナルにすることを心配するのではなく、次のような質問に焦点を当ててください。
私はクライアントと公平な関係を築いていますか?
私のSOWは、後で参照することが重要な用語を明確に伝えていますか?
クライアントのニーズを尊重しながら、ビジネスを保護できるすべての方法を考慮していますか?
作業明細書の自動化
同じテンプレートを何度も使用している場合は、自動化が最適です。Zapier を使用すると、 Google ドキュメントを他のアプリに接続できるため、面倒なドキュメント関連の残りのタスクを自動化できます。先ほど述べたように、他のアプリからのデータを使用してSOW テンプレートに自動的に入力することもできます。始めるためのワークフローは次のとおりです。
Google スプレッドシートの新しい行から Google ドキュメント テンプレートにデータをコピーする
Zapierは、アプリを自動化されたワークフローに接続して、すべての人と企業が成長速度で前進できるようにするノーコードの自動化ツールです。その仕組みの詳細については、こちらをご覧ください。
SOWの条件を守って
SOWによってプロジェクトの境界が確立されるため、範囲外のリクエストを拒否したり、再交渉を求めたりしてもOKです。しかし、このルールは逆でもあり、SOW はクライアントに対して交わした約束であり、守る必要があるものです。
関連資料：
