Eメールはインターネット、そして現実生活の基盤です。映画のストリーミング、ニュースの閲覧、ほとんどの請求書の支払いには、Eメールアカウントが必要です。そして、基本的なEメールの受信トレイは、開始以来ほとんど変わっていません。それは今でも多かれ少なかれ物理的なメールボックスのように機能し、ジャンクメールでさえ、すべてが同じ山に積み重なります。
乱雑な受信トレイをあきらめるのではなく、Gmail の受信トレイをより使いやすく整理された場所にするためのツールがあります。ここでは、Gmail を活用する方法をいくつか紹介します。
表示設定をカスタマイズする
Gmail の受信トレイには、変更したいデフォルトの表示設定がいくつか用意されています。これらを変更するには、右上のツールバーの歯車アイコンをクリックすると、受信トレイの右側にペインが開きます。ここでは、受信トレイの外観を指定できます。
最初のオプションは、受信トレイの密度を変更することです。これは、Eメール間のスペースの量とプレビューに表示される内容を表す言い方です。デフォルトの密度は私にとってちょうどいいですが、小刻みに動く余地をもっと( Gmailでは快適な 密度と呼んでいます)またはそれ以下( コンパクト オプション) が必要な場合があります。
次に、受信トレイのテーマを変更できます。さまざまな配色や背景写真も選択でき、独自の写真をアップロードすることもできます。
見た目の美しさはさておき、同じコントロールパネルから 受信トレイの種類 を選択することもできます。名前は一目瞭然で、受信トレイの種類ごとにメールが異なる方法で整理されます (たとえば、未読またはスターが最初に付けられるなど)。自分に合った形式を選択し、時間をかけて自由に実験して、最も気に入った形式を見つけてください。
最後に、[ 閲覧] ウィンドウ を使用する かどうかを選択できます。閲覧ウィンドウでは、Eメールメッセージがサイドバーに開き、受信トレイ全体の表示が維持されます。これは Outlook に似ています。私は個人的に閲覧ウィンドウが気に入っていますが、すべての人に適しているわけではありません。そのため、Eメールのコンテンツを最も簡単に理解できるものを選択してください。
メールにラベルを付ける
受信トレイの基本的なビューを設定したら、 Gmail メッセージにラベルを付けることを検討します。ラベルを使用すると、Eメールを一目で簡単に分類できます。また、ラベルは完全にカスタマイズ可能なので、いろいろ試して自分に合ったシステムを見つけることができます。
Gmail ラベルを設定するには、右上のツールバーにある歯車アイコンをクリックします。これにより、右側の設定パネルが再び開きますが、上部の[すべての設定を表示]をクリックする必要があります。そこから、[ ラベル] タブに移動します。
Gmail には、 プロモーション、 ソーシャル、 ゴミ箱などのユニバーサル カテゴリ用の標準システム ラベルがいくつかあります。これらを使用するかどうかを選択できますが、本当の魔法は下にスクロールすると起こります。ここでは、メールを異なるフォルダーに分類するカスタムラベルを設定できます。新しいラベルを作成するには、「新しいラベルを作成」ボタンをクリックします。(一度コツをつかめば、受信トレイから直接、あるいはEメール自体からでもこれを行うことができます。)
上でご覧のとおり、Eメールを整理するために私が使用している重要なラベルがいくつかあります。たとえば、保険や家賃関連の項目はすべて「大人にとって重要なこと」ラベルに入れられます。このラベルには、毎月の401 k 件のEメール更新情報などの雇用関連のメール用のサブフォルダーがあります。
混沌とした受信トレイに秩序を持たせようとしている場合は、一括ラベル付けが最適です。必要なラベルを作成したら、一括ラベル付けを使用して、受信トレイ内の複数のEメールに一度に適用できます。これを行うには、受信トレイツールバーの左上隅にあるチェックボックスをクリックし、使用するラベルを選択します。
その後、新しいEメールが届いたら、上部のラベル アイコンをクリックして必要なラベルを選択することで、メッセージから直接ラベルを付けることができます。
このラベリングシステムは時間をかけて開発したので、最初の試行で釘付けにすることを心配する必要はありません。いくつかの基本的なラベル ( 家、 子供、 ペットなど) から始めて、自分に合ったものを見つけるために実験してください。
重要な新しいEメールを識別する
Gmailの受信トレイを見ると、特定のEメールの横に小さな黄色のタグがあることに気付くかもしれません。これらのタグは 重要度マーカーと呼ばれ、メッセージに注意を喚起するのに役立ちます。
重要度マーカーでは、Eメールを送信する相手（およびその頻度）、返信する傾向のあるEメール、削除するEメールなど、いくつかの要素を使用して、どのEメールが重要とみなされるかを識別します。
重要度マーカーは、Gmail 設定の [ 受信トレイ ] タブからオンにできます。私は受信トレイをスキャンするために重要度マーカーを使用していますが、GmailがEメールアクティビティを使用して予測を行うことを望まない場合もあります。
Eメールアドレスのバリエーションを使用してスパムをフィルターする
おもしろい事実: Gmail では、実際にはEメールアドレスに挿入されたピリオドは無視され、プラス記号の後にあるものはすべて切り捨てられます。例えば、examp.le.address@gmail.comにEメールを送信すると、それは exampleaddress@gmail.com に届けられるだろう。プラス記号の場合も同様です。exampleaddress+test@gmail.com にEメールを送信すると、Eメールは exampleaddress@gmail.com に配信されます。
これらの偽の Gmail アドレスを使用して、不要なメッセージを自動的にアーカイブできます。
たとえば、割引を受けるには毎日のニュースレターを購読する必要があるサイトがあるとします。アドレス exampleaddress+unwanted@gmail.com を指定するだけで、 to:exampleaddress+unwanted@gmail.com を検索し、それらの受信メールを自動的にアーカイブする Gmail フィルター を作成できます。
フィルターの設定は非常に簡単です。設定を開いて、「フィルターとブロックされたアドレス」タブをクリックするだけです。「新しいフィルターを作成する」ボタンが表示されます。それをクリックして、フィルターする内容の詳細を入力します。
こうすることで、そのサイトから今後送られてくるプロモーションEメールを、受信トレイに詰まらせることなく保存できるという利点もあります。つまり、新しい Toteme のトレンチ コートを探しているときでも、Gmail アーカイブを検索して、送られてきたクーポンコードやお得な取引または案件を探すことができます。
ヒント: フィルターはマーケティングEメールを識別するためだけのものではありません。上司（または母親）からのEメールを識別してスターを付けたり、銀行の明細書を配偶者に自動的に転送したり、特定の人からのEメールにラベルを追加したりするフィルターを作成できます。
ビジーグループスレッドをミュートする
受信トレイを管理する上で最も難しい点の 1 つは、グループ会話をどうするかを決めることです。Gmail ではデフォルトでスレッド化されているため、すべての返信を 1 か所で確認できますが、それでも乱雑になる可能性があります。
自分には関係のないグループEメールのスレッドから抜け出せない場合は、会話を削除せずにすぐに抜け出す方法があります。 それは、スレッドをミュートすることです。今後のメッセージはアーカイブに直接送信されます。
これを行うには、メッセージが開いているときにその他アイコンをクリックし、ミュートを選択します。
会話を後でスヌーズする
受信トレイが圧倒されてきた場合は、 会話をスヌーズ して、取り組む準備ができたときに会話が再びポップアップするようにすることができます。スレッドをスヌーズするには、その他アイコンをクリックし、スヌーズを選択します。 次に、いつまでメッセージをスヌーズするかを指定します。
指定した時間に受信トレイに戻ります (古いメッセージであることがわかるように「スヌーズ」としてマークされます)。そのときに処理するか、再度スヌーズすることができます。
新しいEメールのSlack通知を受け取る
あなたが私と同じなら、Gmail の受信トレイはほとんどの時間を費やす場所ではありません。Slack や Asana などのアプリで作業し、Eメールは定期的にのみチェックしている場合もあります。このアプローチは集中力を維持するのに最適ですが、重要なEメールに気づいて返信するのが遅くなる可能性もあります。
少し自動化すればこの問題は解決できます。Zapier を使用すると、 Gmail を Slack に接続して、受信トレイに新しいEメールが届いたときに即座に自動的に知ることができます。
これらの自動化されたワークフロー (Zap と呼ばれます) は非常に柔軟です。新しいEメールに関する通知をダイレクトメッセージまたはチャンネルで受け取るように選択できます。通知には、基本情報（件名と送信者）のみを含めることも、Eメール本文全体を含めることもできます。また、通知を受け取るラベルを指定することもできるので、特定の新しいEメールについてのみ通知を受け取ることができます。
すぐに使用できる、事前に構築された自動ワークフローである Zap テンプレートをいくつか紹介します。
Slackで新しいEメール通知を受け取る（件名、抜粋、送信者、Eメールへのリンクを含む）[ビジネス用Gmailアカウントのみ]
Zapierは、アプリを自動化されたワークフローに接続して、すべての人と企業が成長速度で前進できるようにするノーコードの自動化ツールです。その仕組みの詳細については、こちらをご覧ください。
EメールをToDoリストに自動的に追加する
Zapier を使用すると、EメールをToDoリストやプロジェクト管理アプリに追加して、実行可能なタスクに変換することもできます。Slack と同様に、自動化されたワークフローを自分の作業スタイルに合わせてカスタマイズできます。
たとえば、私は「フリーランス」ラベルの付いた新しいZap Eメールだけを Asana ボードに追加する Zap を使用しています。そうすれば、フリーランスの仕事に関連するメールを常に把握できます。試すことができる Zap テンプレートをいくつか紹介します。
スター付きの新しいGmail EメールをAsanaのタスクとして追加する [ビジネスGmailアカウントのみ]
必要なEメールを検索する
Gmail の検索フィルターを使用すると、詳細検索フォームに入力しなくても複雑な検索を実行できます。これらを筋肉の記憶にコミットできれば、検索がはるかに簡単になります。
label:— ラベルは受信トレイをソートする最も簡単な方法の1つで、このクエリを使うと特定のラベルの付いたメッセージをすばやく見つけることができる。それだけでは、ラベルを選択するよりはましだが、送信者または件名で検索を絞り込むこともできる。from:— これを入力し、その後にEメール アドレスを入力すると (自動入力が開始されます)、その人物からのEメールのみが表示されます。subject:— ここに好きな単語を追加できます。件名にその単語が含まれるすべてのEメールが返されます。is:— is: 関数は、未読、スター付き、読み取り、重要など、さまざまな演算子とペアにすることができます。たとえば、is:unread と入力すると、まだ読んでいないEメールがすべて表示されます。has:attachment— オフィスのジョンは、先週、その一般的な企業レポートをあなたに送ったと断言しています。has:attachment を使用して添付ファイルのあるEメールを表示することで、レポートをすばやく見つけることができます。さらに、from:john@example.com を追加してクエリを絞り込むと、ジョンが送信したEメールだけが表示されます。after:YYYY/MM/DD before:YYYY/MM/DD— これを使用すると、その日付範囲内のEメールのみが表示されます。
不要なEメールをアーカイブする
受信トレイを整理したまま、後でメッセージにアクセスできるようにしたい場合は、 GmailでEメールをアーカイブすることができます。Eメールにラベルが付けられている場合は、そのラベルの下の「フォルダー」に保存されます。ラベルが付けられていない場合は、 すべてのメールに保存されます。
![Gmail の [すべてのメール] タブに移動しているユーザーのスクリーンショット](https://images.ctfassets.net/lzny33ho1g45/2aRsGKWEyn8pMcNRa2lYHF/04117d97755b43f2a38b4e7383d93438/gmail-all-mail.png?fm=avif)
Eメールをアーカイブするには、 キーボードショートカットを使用するか] または [Eメールを読んでいるときに、click アーカイブ ボタン (下向き矢印の付いたフォルダーのようなボタン) をクリックします。「送信してアーカイブ」オプションを有効にして、応答後にスレッドが自動的にアーカイブに移動するようにすることもできます。
ただし、すべてをアーカイブすると、Gmail、Google ドライブ、Google フォトで共有される無料の15 GB の容量が消費されることにご注意ください。
最高の Gmail 受信トレイは整理されたものです
Eメールがすぐになくなることはありません。少なくとも、Gmailの受信トレイを整理しておくことが重要です。古いメールをすべて戻って整理するのは良いスタートですが、受信トレイを整理する最善の方法は事前に行うことです。そのため、今後も受信トレイを整理された状態に保つことができるシステムを構築することを目指してください。
覚えておいてください。いろいろ試してみるのはOKです。Gmail が提供するさまざまなカスタマイズ機能を使えば、最終的には自分に合ったシステムが見つかります。受信トレイで必要以上の時間を費やさないように、Gmail を最後まで 自動化 してください。
関連資料：
この記事はもともと Joe Stych によって 2014 年 9 月に公開され、Danny Schreiber からの寄稿も受けています。最新のアップデートは 2024年9月。
