ブログ投稿の作成からキャンペーンのアイデアのブレインストーミングまで、ChatGPTインテグレーションは、仕事が少し楽になるように設計されています。
ですが、私たちが（少なくとも私にとっては）、職場で直面する最大の課題の1つが、Eメールを常に管理し、忙しいスケジュールを調整することです。
そこで、Zapierを介してMicrosoft OutlookとChatGPTを連携させると仕事が簡単になります。会話履歴に基づいた詳細な顧客プロフィールの作成、最も重要なEメールの要約生成のスケジュール、会議の自動管理などが可能になります。以降で見てみましょう。
Zapierははじめてですか？Zapierは、重要なことに集中できるようにするためのワークフロー自動化ソフトウェアです。UI、データテーブル、ロジックを何千ものアプリと組み合わせて、考え得るあらゆるものを構築し、自動化できます。無料でサインアップできます。
目次
ボタンをクリックするだけで、Zapテンプレート（Zapierが提供する既製のワークフロー）の使用を始められます。セットアップは数分で完了します。Zapの設定方法について詳しくはこちらをご覧ください。
Microsoft OutlookとChatGPTを統合する人気のある方法
Microsoft OutlookとChatGPTを統合する方法はたくさんあります。毎日行う面倒な手作業のタスク（顧客への大量のEメール作成など）がある場合は、ChatGPTを使って、指示に基づいて自動応答を簡単に作成できます。OutlookとChatGPTを自動化する最も人気のある方法をいくつか紹介します。
ボタンをクリックするだけで、Zapテンプレート（Zapierが提供する既製のワークフロー）の使用を始められます。セットアップは数分で完了します。Zapの設定方法について詳しくはこちらをご覧ください。
後作業のために会話や顧客情報を保存する
chat.openai.comでChatGPTと直接チャットするたびに、左側のパネルに会話が保存されます。ZapierのChatGPTインテグレーションには、Zap内で同様の方法で会話を記憶し「保存」する機能も備わっています。
これは、Zap内で特定のメモリキー（EメールアドレスやID番号など）を指定したときに実行されます。これは、相手が見込み客やクライアントの場合に非常に便利です。異なるZapやアプリ間で同じクライアントに関する10種類の「会話」を作成でき、ChatGPTは将来のシナリオでそれらを記憶します。
たとえば、特定の顧客（ここではJohn Doeと呼びます）が質問をEメールで送信したとします。ChatGPTを使うと、そのEメールのコンテキストを記憶するZapを設定することができます。
ZendeskチケットやCRMの更新を処理する他のZapも使用できます。これらのZap内で同じメモリキー（この場合はJohn DoeのEメールアドレス）を使用することで、ChatGPTは会話をその特定の人物に関連付け、会話のコンテキストを記憶できるようになります。
次に、Johnの特定のメモリキーを使ってZapを作成し、ChatGPTに、これらの個別のZapを通じて収集したコンテキストからJohnについて現在「知っている」すべてのことに基づいてプロフィールを作成するよう依頼できます。通話の直前にそれを営業チームに渡すか渡さないかが、売上を獲得するか、案件を逃すかの分かれ目になる可能性があります。
Create ChatGPT conversations from new contacts in Microsoft Outlook
大規模にEメールの応答を分析および作成する
正直に言うと、多くの場合、お互いに、毎日書いているEメールはほとんど同じ内容です。顧客の問い合わせに回答したり、見込み客に連絡したり、チームとプロジェクトのフォローアップをしたりする際に、これらのZapを使用して、ChatGPTに与えたテンプレートや指示に基づいてEメールの返信を自動的に作成して送信できます。
たとえば、製品に対する見込み客の関心度に基づいて受信したEメールを分析するようにChatGPTに指示することで、これらのZapをさらにパーソナライズすることもできます。また、Eメールをスパムとして識別したり、緊急としてマークしたりするように依頼したり、カレンダーリンクを含む返信テンプレートを作成して、相手があなたとの予定を予約できるようにすることもできます。
ChatGPT を使用して、新しい Microsoft Outlook メールからメールのコピーを作成し、下書きとして保存します。
ChatGPT を使用して Microsoft Outlook で AI 生成のEメール返信を送信する
Eメールの要約を作成する
Eメールの受信トレイを常に最新の状態に保つのは、面倒な日々の作業です。顧客に送信される重要な会社情報と、即座の対応が必要なEメールの間で、Eメールが簡単に見過ごされてしまうことがあります。ですから、送信後何日も経ってからEメールをざっと見るのに非常に時間がかかっている場合、これらのZapが助けになります。
Eメールの要約を作成したり、特定のEメールを要約したりして、その情報を日常的に使うアプリ、例えばSlackで共有することで、業務を整理整頓してくれます。
ChatGPT が生成した新しい Microsoft Outlook メールのメール概要を Slack で取得する
Eメールからタスクを取り出す
チームメンバーからの頼み事のEメールを受け取ったことはありますか？プロジェクト情報を手作業でコピーしてタスクマネジメントツールに貼り付ける代わりに、Zapを設定して面倒な作業を任せることができます。
ChatGPTで、送られてきたタスクを受け取り、それを要約したり、共同作業者を特定したり、アウトラインや概要を追加したりすることができます。その後、その情報をZapがプロジェクト管理ツールに自動的に追加します。タスクを一字一句そのまま抽出する場合でも、コンテキストを追加する場合でも、Eメールとタスクをしっかり管理できます。
ChatGPT を使用して、新しい Microsoft Outlook メールから Notion で AI 生成タスクを作成する
連絡先の詳細と関連情報をCRMに追加する
通常、潜在顧客とはさまざまな方法で連絡を取ります。たとえば、見込み客がフォームのいずれかに入力すると、通常、その詳細が記載されたEメール通知が届きます。あるいは、潜在的な顧客がサポートEメールに直接問い合わせて質問をすることもあります。いずれにせよ、ChatGPTを使ってそのデータを抽出し、追加の関連情報とともにCRMやデータベースに追加することで、最も重要な連絡先を常に把握することができます。
Add contacts from new Microsoft Outlook emails to Pipedrive with ChatGPT
Update Salesforce records with AI-generated data from Microsoft Outlook emails
ブログ投稿を作成して公開する
ブログのコンテンツを管理するために、特定のEメールスレッドを設定していますか？チームから特定のブログのアイデアに関するEメールを受け取るか、特定のブログ投稿がリクエストされたときにEメールで通知を受け取るかに関わらず、ChatGPTを使って、メタタイトルからブログコンテンツまで、記事全体を作成できます。
ブログ投稿のトピックとして件名のような単純なものを使っている場合でも、これらのZapを設定して、メタディスクリプションを作成し、SEOキーワードを収集し、投稿を作成し、コンテンツ管理システムに記事を公開することができます。
Create AI-generated blog posts in Webflow from new emails in Microsoft Outlook
カレンダーを管理する
カレンダーを管理するためにパーソナルアシスタントが必要だと感じたことはありませんか？
クライアントとの特定の通話後に自動フォローアップをスケジューリングしたい場合や、新しいカレンダーイベントが作成されたときにTeamsやSlackで詳細な通知（追加の関連情報を含む）を受け取りたい場合は、これらのZapを活用できます。
ChatGPTは、指定したテンプレートに基づいてフォローアップEメールの下書きを作成したり、Slackでパーソナライズされた人間のような通知を送信したりして、スケジュールをしっかり管理するのに役立ちます。
Microsoft Outlook で新しいカレンダー イベントに関する AI 生成メッセージを受け取る
Microsoft OutlookをChatGPTと連携させる
ご覧のとおり、Zapierを使ってMicrosoft OutlookとChatGPTを統合する方法はたくさんあります。ですがこのチュートリアルでは、前述のうち、見込み客のEメールを分析し、その詳細をCRMに更新するワークフローについて説明します。
始める前に
Microsoft OutlookとChatGPTを統合するZapを作成する前に、Zapierアカウントを作成する必要があります。アカウントの作成は無料で簡単に行えますので、心配することはありません。また、Microsoft OutlookアカウントとChatGPTアカウントも必要です。
サインインしたら、Create Zap（Zapの作成）ボタンをクリックするか、zap.newにアクセスして新しいZapを作成できます。
ステップ1：トリガーアプリを接続する
Zapは常に2つのパートで構成されています。
トリガー：Zapの実行条件となるイベント。
アクション：Zapがトリガーされた後に実行されるイベント。1つのZapで複数のアクションを実行できます。
この場合、ワークフローは3つのパート（1つのトリガーステップと2つのアクションステップ）で構成され、ChatGPTの出力をCRMに保存します。
トリガーアプリを検索して選択します。この例では、トリガーアプリとしてMicrosoft Outlookを選択します。
次に、トリガーイベントを選択します。トリガーアプリがMicrosoft Outlookの場合、新しいEメールを受信したとき、連絡先がアカウントに追加されたとき、カレンダーイベントが開始されたときなどに、Zapがトリガーされます。
トリガーイベントを選択して、Continue（続行）をクリックします。この例ではNew Email（新しいEメール）を選択します。次に、ドロップダウンメニューをクリックして+Connect a new account（+新しいアカウントを接続）を選択し、トリガーアプリのアカウントをZapierに接続します。この例では、Microsoft Outlookを接続します。Zapierにアカウントへのアクセスを許可する必要があります。アカウントを接続したら、ドロップダウンメニューからアカウントを選択し、Continue（続行）をクリックします。
次に、トリガーステップのフィールドに入力して、トリガーステップを設定します。トリガーアプリとイベントによって、カスタマイズするフィールドが異なります。この例では、選択が必要なフィールドは、使用するMicrosoft Outlookの受信トレイだけです（共有受信トレイにアクセスできる場合は、ここに追加できます。そうでない場合は、自分の受信トレイからトリガーされます）。
トリガーステップのカスタマイズが完了したら、Continue（続行）をクリックします。
次に、Test trigger（トリガーをテスト）をクリックして、すべてが正常に動作していることを確認します。テストが正常に実行されたら、Continue with selected record（選択したレコードで続行）をクリックします。
ステップ2：アクションアプリを接続する
この次のステップでは、アクション（Zapがトリガーされた後に実行するイベント）を設定します。まず、アクションアプリを検索して選択します。この例ではChatGPTを使用します。
次に、アクションイベントを選択します。アクションアプリがChatGPTの場合、Zapは会話を作成し、構造化データを抽出し、画像やテキストを分析し、テキストを要約し、Eメールを書き、翻訳を作成し、アシスタントを作成することができます。
アクションイベントを選択して、Continue（続行）をクリックします。この例ではConversation（会話）を選択します。ChatGPTアカウントをまだ接続していない場合は、接続する必要があります。
次に、アクションステップフィールドに入力してアクションを設定します。アクションアプリとイベントによって、カスタマイズするフィールドが異なります。この例では、Zapに表示されるフィールドはChatGPTに関連するものです。
トリガーステップのデータを使って、アクションステップをカスタマイズすることもできます。たとえば、Microsoft OutlookのステップからEメールの本文や件名などのデータを追加するには、各フィールドの横にある+アイコンをクリックし、オプションのリストから使用したいデータを選択します。
ChatGPTアクションを設定する際に最も重要なのは、Assistant Instructions（アシスタントへの指示）の下に明確なプロンプトを提供することです。ここではChatGPTにEメールの意図と情報を分析してもらうため、次のような指示を作成します。
あなたは役に立つEメールアシスタントです。このEメールのコンテンツを見て、Eメールのトーンと意図を判断してください。それは、ポジティブ（興味がある）、中立（興味があるかもしれない）、またはネガティブ（まったく興味がない）のいずれかで判断してください。次に、Eメールの簡単な要約（1～2文）と、その意図の判断を行ってください。
トリガーステップからEメールの本文を取得することも忘れないようにします。
モデル（GPT-4o miniの使用をおすすめします）、トークン数、温度、メモリキーなどの他の設定を調整することもできます。ここでは、この見込み客との今後のやり取りをChatGPTに記憶させるために、送信者のEメールアドレスをメモリキーとして含めます。
アクションステップを希望どおりにカスタマイズしたら、Continue（続行）をクリックします。
ここで、作成したアクションをテストしてみましょう。Test step（ステップをテスト）をクリックすると、Zapierがアクションアプリにテストデータを送信します。この例では、ChatGPTはアクションステップの設定に従って新しいEメールの分析を作成します。ステップが正しく進むかどうかを確認するために、必ずZapをテストすることをお勧めしますが、テストをスキップしたい場合は、右下隅のSkip Test（テストをスキップ）をクリックします。
ステップ3：2つ目のアクションアプリを接続する
この次のステップでは、2番目のアクション（ChatGPTが出力を送信するアプリ）を設定します。別のアクションステップを追加するには、+アイコンをクリックします。まず、アクションアプリ（CRM）を検索して選択します。この例ではPipedriveを使用します。
次に、アクションイベントを選択します。アクションアプリがPipedriveの場合、Zapで見込み客、メモ、組織、取引または案件などを作成できます。
アクションイベントを選択して、Continue（続行）をクリックします。私たちはこの例でCreate Lead（見込み客を作成）を選択します。Pipedriveアカウントを接続したら、次にContinue（続行）をクリックします。
次に、アクションステップフィールドに入力してアクションを設定します。この例では、Zapに表示されるフィールドはデータベース内のPipedriveの見込み客に関連するものです。
トリガーステップのデータを使って、アクションステップをカスタマイズすることもできます。たとえば、Microsoft Outlookのステップから見込み客の名前やEメールなどのデータを追加するには、フィールドをクリックし、オプションのリストから使用したいデータを選択します。
私の例では、ChatGPTのステップNote（メモ）からデータを引き出す必要もあります。つまり、ChatGPTがJohn DoeのEメール（返信としてマークされたもの）を分析し、その結果をPipedriveで作成された見込み客にメモとして追加します。これにより、営業チームの誰もが連絡を取る前にそれを確認できます。Pin Note to Lead（見込み客へのメモをピン留め）でTrue（はい）を選択すると、より目立たせることができます。
ラベルの追加、見込み客の値、Pipedrive内での見込み客の表示対象など、見込み客の設定方法の他の側面もカスタマイズできます。
設定に満足したら、Continue（続行）をクリックします。
ここで、作成したアクションをテストしてみましょう。Test step（ステップをテスト）をクリックすると、Zapierがアクションアプリにテストデータを送信します。
この例では、Zapierはアクションステップの設定に従ってPipedriveに新しい見込み客を作成します。Pipedriveでは次のように表示されます。
テストがうまくいったら、Zapを公開して使い始める準備は完了です。
また、ChatGPTステップで追加したメモリキーを他のZapで使用することで、John Doeの関連情報をすべて記録できるようになることを覚えておいてください。
OutlookとChatGPTを接続する
Eメールの受信トレイを管理するのが難しい場合や、リード管理を効率化する方法を探している場合、Microsoft OutlookとChatGPTを連携させることは、AIの力と自動化を組み合わせる優れた方法です。
これまで見てきたように、2つのアプリを自動化する方法はたくさんありますが、理想的なユースケースを見つける最良の方法は、実験を始めることです。
この記事は元々2023年7月に公開されました。最新の更新は2024年に11月にElena Alstonによって行われました。
