世間知らずでなければ、おそらく、どう処理したらよいかわからないほど多くのEメールを受け取っているはずです。受信トレイには、プロモーションやニュースレター、カレンダーの招待、チームメイトからのプロジェクト更新リクエスト、さらにはインバウンドの販売問い合わせなどが常に混在しています。
Gmailアカウントを整理しておくのは面倒な作業ですが、重要な連絡を見逃すリスクを冒したくないのであれば、これは必須です。幸いなことに、自動化を使用すると、管理に毎日何時間も費やすことなく、Eメールを管理することができます。
当社の自動ワークフロー（Zap と呼んでいます）を使用すると、Eメールの添付ファイルの保存、新しい見込み客の自動フォローアップ、タスクの包括的な管理、さらには AI を使用して受信トレイを整理することなどが可能になります。Gmail を自動化する方法は次のとおりです。
Zapier は、Google、Salesforce、Microsoft などのパートナーの何千ものアプリと統合できる、最も接続性の高い AI オーケストレーション プラットフォームです。インターフェース、データ テーブル、ロジックを使用して、組織のテクノロジー スタック全体にわたるビジネス クリティカルなワークフロー向けに、安全で自動化されたAI搭載システムを構築します。もっと詳しく知る。
目次
ボタンをクリックするだけで、Zapテンプレート（Zapierが提供する既製のワークフロー）の使用を始められます。セットアップは数分で完了します。Zapの設定方法について詳しくはこちらをご覧ください。
Gmailの受信トレイからToDoリストを生成する
写真のような記憶力がない限り、特にスターを付けたまま、あるいは未読のまま受信トレイに放置されたままになっているEメールについては、対応が必要なすべてのEメールを追跡することは事実上不可能です。そして、あなたも私と同じなら、夜ぐっすり眠るためには、整理された効率的な ToDo リストが必須です。
Zapを設定すると、GmailアカウントをGoogleスプレッドシートに接続して、特定のEメールからリストを作成したり、ラベル付きのEメールを任意のタスクマネージャーに自動的に追加したりすることができます。
スターを付けた新しいEメールをTodoistにタスクとして追加する[ビジネス用Gmailアカウントのみ]
AIを活用してEメールワークフローを充実させましょう
実際にリードを変換する電子メールのコピーを書くときに援助が必要ですか?あるいは、毎日何百ものEメールを精査し、その都度ラベルを付けていて、その手間を省きたいと思っているかもしれません。
幸いなことに、AI を活用すれば、Eメールの作成から Slack での毎日のEメールダイジェストの生成まで、あらゆる作業を行うことができます。新しいEメールを受信すると、ChatGPTまたはOpenAIがそのコンテンツを分析し、指示を実行します。最後に、出力を必要な場所に送信します。以下にいくつかの例を示します。
Create email copy with OpenAI from new Gmail emails and save as drafts in Gmail
Create Trello cards with OpenAI responses to newly-starred emails in Gmail
詳細はこちら： OpenAIのGPTを使ってビジネスEメールを書く方法
Eメールの添付ファイルを自動的に保存する
Eメールの添付ファイルがいつも分からなくなってしまうことはありませんか?これは、Gmail アカウントを持つすべての人が直面している問題のようです。自動ワークフローを設定すると、Gmail の添付ファイルを Dropbox、Google ドライブ、または使用しているクラウド共有アプリに簡単に保存できます。
Eメールの添付ファイルを特定のフォルダーに保存することもできるので、受信トレイだけでなくファイル管理も整理された状態に保つことができます。
受信トレイを整理整頓する
残念ながら、Gmail のストレージは無制限ではないため、最終的には容量が不足します。そうなると、不要なものを整理するまで Google アプリを使用できなくなります。
強制終了を待つのではなく、自動化を使用して、不要なEメールを随時削除します。たとえば、プロモーションメールやスパムメールを監視して削除するためのフィルターを設定できます。または、添付ファイルを Dropbox に保存してから、元のEメールを削除したい場合もあります。どのようなワークフローが自分に最適であっても、これらの Zap はEメールの受信トレイを整理し、貴重なストレージ スペースを解放するのに役立ちます。
Save Gmail attachments in Dropbox, then delete the email
受信トレイから通知を送信する
チームと協力して作業することにはかなりの課題が伴うが、コミュニケーションはそのリストの一番上にあることが多い。しかし、いくつかの事前設定されたワークフローを使用すると、Gmail の受信トレイを効果的な情報共有マシンに簡単に変えることができます。
たとえば、Google スプレッドシートが更新されたときにGoogle Eメールを送信して、チーム メンバーがプロジェクトの最新情報を把握できるようにすることができます。Gmail アカウントから選択したチーム チャット アプリにメールを送信して、コミュニケーションを効率化することもできます。あるいは、私のお気に入りの機能の 1 つは、自動スケジュールされたEメール更新をチームに送信して、コミュニケーションを犠牲にすることなく、毎日の反復タスクを最小限に抑えることができることです。
Send emails from Gmail for upcoming Google Calendar events
新規見込み客へのフォローアップを迅速化
あなたは新たな見込み客を獲得するために一生懸命働いています。複数のプラットフォームにわたるキャンペーンの実行からウェビナーの開催まで、できるだけ早くフォローアップすることが非常に重要であることはご存じのとおりです。返答までに時間がかかりすぎたり、メールをまったく見逃してしまったりすると、顧客を失う可能性が高くなります。
新しい見込み客が興味を示したらすぐにEメールを送信して、自動的にフォローアップします。Zapier を使用すると、パーソナライズされた Gmail 自動応答を設定して、意欲の高い見込み客と即座にエンゲージメントできるようになります。
ウェビナーにサインアップしたり、ニュースレターを購読したりする新規顧客にも同様のことが当てはまります。シンプルなウェルカムメッセージは、あなたのビジネスに驚異的な効果をもたらします。これらの Zap を使用すると、たとえば Mailchimp で新しい登録者があったり、ウェビナーにサインアップされたりするたびに、Gmail でEメールを自動的に送信できます。
Send emails via Gmail for new registrants in GoTo Webinar
Send emails via Gmail for new scheduled Calendly events
Gmail の受信トレイを次のレベルに引き上げる
Zapier を使用すると、Gmail を他の技術スタックと統合し、不安なくEメールを管理できます。
これは、 Gmail と Zapierでできることのほんの始まりにすぎません。Zapier は何千ものアプリをサポートしているため、仕事上のほぼすべてのタスクを自動化できます。今すぐZap の構築を始めて、何が作成できるか見てみましょう。
Zapier は初めてですか?重要なことに集中できるようにするワークフロー自動化ソフトウェアです。UI、データテーブル、ロジックを何千ものアプリと組み合わせて、想像できるあらゆるものを構築および自動化できます。このアプリやその他何千ものアプリを Zapier で無料でご利用いただけるようにサインアップしてください。
関連資料：
この記事はもともと 2021 年 3 月に Ellie Huizenga によって公開され、Elena Alston によって以前の更新が加えられました。最近は 2024年10月にニコール・レプログルによって更新された。
