Comment intégrer ChatGPT à Microsoft Outlook

Notre intégration ChatGPT a un objectif : vous faciliter la vie au travail, qu'il s'agisse de rédiger des billets de blog ou de réfléchir à des idées de campagne. 

Pourtant, l'une des plus grandes difficultés auxquelles nous sommes confrontés au travail (du moins, c'est mon cas) est de rester à jour dans nos e-mails et de coordonner des emplois du temps chargés. 

C'est pourquoi associer Microsoft Outlook à ChatGPT par le biais de Zapier est une évidence. En effet, cette solution vous permet de créer des profils client détaillés (basés sur l'historique des conversations), de générer des résumés programmés de vos e-mails les plus importants et même de gérer vos réunions, le tout automatiquement. Voyons cela de plus près.

Table des matières

• Moyens populaires d'intégrer Microsoft Outlook à ChatGPT

• Connecter Microsoft Outlook à ChatGPT

Moyens populaires d'intégrer Microsoft Outlook à ChatGPT

Il existe de nombreuses façons d'intégrer Microsoft Outlook et ChatGPT. Si vous effectuez quotidiennement une tâche manuelle fastidieuse (comme rédiger des e-mails à vos clients à grande échelle), vous pouvez facilement utiliser ChatGPT pour rédiger des réponses automatiques selon vos propres instructions. Voici quelques-unes des façons les plus populaires d'automatiser Outlook et ChatGPT. 

Pour commencer avec un modèle Zap (c'est ainsi que nous appelons nos flux de travail prédéfinis), il suffit de cliquer sur le bouton correspondant. La configuration prend seulement quelques minutes. Pour en savoir plus sur la configuration des Zaps, cliquez ici.

Enregistrer les conversations ou les informations des clients pour une utilisation ultérieure

Chaque fois que vous discutez avec ChatGPT directement sur chat.openai.com, vos conversations sont enregistrées dans le panneau de gauche. L'intégration ChatGPT de Zapier offre également la possibilité de mémoriser et d'enregistrer les conversations de la même manière, dans vos Zaps.

Cela se produit lorsque vous fournissez une clé de mémoire spécifique (comme une adresse e-mail ou un numéro d'identification) dans vos Zaps. Cette fonctionnalité est extrêmement pratique dans le contexte des prospects ou des clients, car vous pouvez créer 10 « conversations » différentes sur le même client dans différents Zaps et applications, et ChatGPT s'en souviendra par la suite.  

Par exemple, imaginez qu'un client donné (appelons-le Monsieur Untel) vous envoie un e-mail avec une question. Vous pouvez alors configurer un Zap avec ChatGPT qui se souviendra du contexte de cet e-mail. 

D'autres Zaps peuvent également traiter les tickets Zendesk ou les mises à jour CRM. En utilisant la même clé de mémoire dans ces Zaps (dans ce cas, l'adresse e-mail de Monsieur Untel), ChatGPT peut associer les conversations à cette personne, ce qui lui permet de se souvenir du contexte d'une conversation. 

Vous pourriez ensuite créer un Zap avec la clé mémoire spécifique de Monsieur Untel qui demande à ChatGPT de créer un profil basé sur tout ce qu'il « sait » désormais sur lui à partir du contexte qu'il a recueilli grâce à ces différents Zaps. Transmettre ces informations à votre équipe commerciale juste avant un appel pourrait faire la différence entre une vente et une opportunité manquée.

Analyser et rédiger des réponses par e-mail à grande échelle

Soyons réalistes : les e-mails que vous rédigez quotidiennement sont bien souvent des copies conformes les uns des autres. Que vous répondiez aux questions des clients, contactiez des prospects ou assuriez le suivi d'un projet avec votre équipe, vous pouvez utiliser ces Zaps pour rédiger et envoyer automatiquement des réponses par e-mail à partir d'un modèle ou d'instructions que vous donnez à ChatGPT.

Il est également possible de personnaliser davantage ces Zaps en demandant à ChatGPT d'analyser les e-mails entrants en fonction du niveau d'intérêt d'un prospect pour votre produit, par exemple. Vous pouvez également lui demander d'identifier les e-mails comme spam ou de les marquer comme urgents, et même de créer des réponses types incluant des liens vers votre calendrier afin que vos interlocuteurs puissent prendre rendez-vous avec vous. 

Créer des résumés d'e-mails

Gérer quotidiennement ma boîte de réception est un véritable combat. Entre les informations importantes de l'entreprise et les e-mails des clients qui nécessitent une attention immédiate, il est facile de se perdre. Si vous passez trop de temps à parcourir vos e-mails plusieurs jours après leur envoi, ces Zaps peuvent vous être utiles. 

Ils vous aident à vous organiser en créant des résumés de vos e-mails ou en synthétisant des e-mails spécifiques, puis en partageant ces informations dans une application que vous utilisez régulièrement, par exemple Slack. 

Récupérer des tâches à partir d'e-mails

Vous arrive-t-il de recevoir des e-mails d'un membre de votre équipe vous demandant de faire quelque chose ? Au lieu de copier-coller manuellement les informations relatives au projet dans votre outil de gestion des tâches, vous pouvez configurer ces Zaps pour qu'ils s'en chargent à votre place. 

ChatGPT peut prendre une tâche qui vous a été envoyée, la résumer, identifier les collaborateurs concernés ou même en extraire les grandes lignes et rédiger une brève description. Le Zap ajoutera ensuite automatiquement ces informations à votre outil de gestion de projet. Que vous extrayez des tâches mot pour mot ou que vous ajoutiez plus de contexte, cette solution vous permet de rester au fait de vos e-mails et de vos tâches.  

Ajouter des coordonnées et du contexte à votre CRM

Les prospects vous contactent généralement de différentes manières. Si l'un d'eux remplit l'un de vos formulaires, par exemple, vous recevez généralement une notification par e-mail contenant ses coordonnées. Ou bien un client potentiel peut vous contacter directement à l'adresse e-mail de votre service d'assistance pour vous poser une question. Dans tous les cas, vous pouvez utiliser ChatGPT pour extraire ces données et les ajouter à votre CRM ou à votre base de données en les accompagnant d'informations contextuelles supplémentaires, ce qui vous aide à garder une vue d'ensemble de vos contacts les plus importants.  

Rédiger et publier des billets de blog  

Vous avez configuré un fil de discussion par e-mail afin de gérer le contenu de votre blog ? Que vous receviez des e-mails de votre équipe concernant des idées d'articles ou que vous receviez une notification chaque fois qu'un billet spécifique est demandé, vous pouvez utiliser ChatGPT pour vous aider à rédiger un article complet, du titre au contenu, en passant par les méta-titres. 

Même si vous utilisez simplement l'objet pour indiquer le sujet du billet de blog, vous pouvez configurer ces Zaps pour créer les méta-descriptions, rassembler les mots-clés SEO, rédiger le billet et même publier l'article dans votre système de gestion de contenu. 

Gérer votre calendrier 

Avez-vous déjà eu l'impression d'avoir besoin d'un assistant personnel pour gérer votre calendrier ?

Que vous souhaitiez planifier des suivis automatisés après certains appels avec des clients ou recevoir des notifications détaillées (avec contexte supplémentaire) dans Teams ou Slack lorsqu'un nouvel événement est créé dans votre calendrier, ces Zaps vous seront sans doute utiles. 

ChatGPT peut rédiger des e-mails de suivi à partir d'un modèle que vous lui fournissez ou envoyer des notifications personnalisées et rédigées comme par un humain dans Slack pour vous aider à respecter votre emploi du temps. 

Connecter Microsoft Outlook à ChatGPT

Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreuses façons d'intégrer Microsoft Outlook et ChatGPT à l'aide de Zapier. Toutefois, dans le cadre de ce tutoriel, nous allons nous concentrer sur l'un des flux de travail mentionnés ci-dessus : l'analyse de l'e-mail d'un prospect et la mise à jour de ses informations dans votre CRM. 

Avant de commencer

Avant de créer un Zap qui intègre Microsoft Outlook à ChatGPT, vous devez créer un compte Zapier si vous n'en avez pas déjà un. Rassurez-vous, créer un compte est facile et gratuit. Vous aurez également besoin d'un compte Microsoft Outlook et d'un compte ChatGPT.

Une fois votre session ouverte, vous pouvez créer de nouveaux Zaps en cliquant sur le bouton Create Zap (Créer un Zap) ou en vous rendant sur zap.new.

Étape 1 : Connectez votre application de déclenchement

Un Zap se compose toujours de deux parties :

• Le déclencheur (appelé « trigger » chez Zapier) : un événement qui lance un Zap.

• L'action : un événement qu'un Zap effectue après avoir été déclenché. Un seul Zap peut effectuer plusieurs actions.

Dans cet exemple, notre flux de travail comportera trois parties (une étape de déclenchement et deux étapes d'action), car nous souhaitons que la sortie de ChatGPT soit stockée dans notre CRM.  

Commencez par rechercher et sélectionner votre application de déclenchement. Dans notre exemple, nous allons sélectionner Microsoft Outlook comme application de déclenchement.

Sélectionnez ensuite votre événement déclencheur. Si votre application de déclenchement est Microsoft Outlook, votre Zap peut se déclencher à la réception d'un nouvel e-mail, en cas d'ajout d'un contact à votre compte, au démarrage d'un événement du calendrier, etc.

Sélectionnez votre événement déclencheur et cliquez sur Continue (Continuer). Nous allons sélectionner New Email (Nouvel e-mail) pour notre exemple. Ensuite, connectez le compte de votre application de déclenchement à Zapier en cliquant sur le menu déroulant et en sélectionnant +Connect a new account (+Connecter un nouveau compte). Nous allons connecter Microsoft Outlook dans notre exemple. Vous devrez autoriser Zapier à accéder à votre compte. Une fois votre compte connecté, sélectionnez-le dans la liste déroulante et cliquez sur Continue (Continuer). 

Ensuite, configurez votre étape de déclenchement en remplissant les champs correspondants. Selon votre application et votre événement de déclenchement, vous aurez différents champs à personnaliser. Dans notre exemple, le seul champ que nous devons sélectionner est la boîte de réception Microsoft Outlook que nous allons utiliser. (Si vous avez accès à une boîte de réception partagée, vous pouvez l'ajouter ici, sinon cela déclenchera votre propre boîte de réception.)

Lorsque vous avez terminé de personnaliser votre étape de déclenchement, cliquez sur Continue (Continuer).

Ensuite, cliquez sur Test trigger (Tester le trigger) afin de vérifier que tout fonctionne correctement.  Une fois le test réussi, cliquez sur Continue with selected record (Continuer avec l'enregistrement sélectionné).

Étape 2 : Connectez votre application d'action

Au cours de cette étape, vous allez configurer l'action, c'est-à-dire l'événement que votre Zap exécutera une fois déclenché. Commencez par rechercher et sélectionner votre application d'action. Nous utiliserons ChatGPT dans notre exemple. 

Ensuite, choisissez votre événement d'action. Si votre application d'action est ChatGPT, votre Zap peut créer une conversation, extraire des données structurées, analyser des images et du texte, résumer du texte, rédiger un e-mail, générer des traductions, créer des assistants, et bien plus encore.

Sélectionnez votre événement d'action et cliquez sur Continue (Continuer). Nous allons sélectionner Conversation pour notre exemple. Vous devrez également connecter votre compte ChatGPT si vous ne l'avez pas déjà fait.

Ensuite, configurez votre action en remplissant les champs de l'étape d'action. Les champs à personnaliser varient en fonction de votre application et de votre événement d'action. Dans notre exemple, les champs qui s'affichent dans votre Zap sont ceux liés à ChatGPT. 

Vous pouvez également personnaliser votre étape d'action avec les données de votre étape de déclenchement. Par exemple, pour ajouter des données provenant de votre étape Microsoft Outlook, telles que le corps ou l'objet de l'e-mail, cliquez sur l'icône + à côté de chaque champ et sélectionnez les données que vous souhaitez utiliser dans la liste d'options.

La partie la plus importante de la configuration de votre action ChatGPT consiste à fournir une invite claire dans Assistant Instructions (Instructions à l'assistant). Comme je souhaite que ChatGPT analyse l'intention et les informations contenues dans l'e-mail, mes instructions sont les suivantes : 

Vous êtes un assistant e-mail utile. Vous allez examiner le contenu de cet e-mail et déterminer son ton et son intention. Il sera soit positif (intéressé), neutre (peut-être intéressé) ou négatif (pas du tout intéressé). Vous rédigerez ensuite un bref résumé de l'e-mail (une ou deux phrases) accompagné de votre évaluation de l'intention. 

Pensez également à extraire le corps de l'e-mail lors de votre étape de déclenchement. 

Vous pouvez également régler d'autres paramètres, tels que le modèle (nous vous recommandons d'utiliser GPT-4o mini), le nombre de jetons, la température et la clé de mémoire. Comme je souhaite que ChatGPT se souvienne des interactions futures avec ce prospect, j'inclus l'adresse e-mail de l'expéditeur en tant que clé de mémoire. 

Une fois que vous avez personnalisé votre étape d'action comme vous le souhaitez, cliquez sur Continue (Continuer).

Il est maintenant temps de tester votre action. Lorsque vous cliquez sur Test step (Tester l'étape), Zapier envoie des données de test à votre application d'action. Dans notre exemple, ChatGPT créera une analyse du nouvel e-mail selon la configuration de l'étape d'action. Nous vous recommandons toujours de tester votre Zap afin de vérifier que votre étape fonctionne correctement. Toutefois, si vous préférez ignorer le test, cliquez simplement sur Skip Test (Ignorer le test) dans le coin inférieur droit.

Étape 3 : Connectez votre deuxième application d'action

Au cours de cette étape, vous allez configurer la deuxième action, c'est-à-dire l'application vers laquelle ChatGPT enverra ses résultats. Cliquez sur l'icône + pour ajouter une autre étape d'action. Commencez par rechercher et sélectionner votre application d'action (le CRM). Nous utiliserons Pipedrive dans notre exemple. 

Ensuite, choisissez votre événement d'action. Si votre application d'action est Pipedrive, votre Zap peut créer des prospects, des notes, des organisations, des transactions, etc.

Sélectionnez votre événement d'action et cliquez sur Continue (Continuer). Nous allons sélectionner Create Lead (Créer un prospect) pour notre exemple. Ensuite, une fois que vous avez connecté votre compte Pipedrive, cliquez sur Continue (Continuer).

Ensuite, configurez votre action en remplissant les champs de l'étape d'action. Dans notre exemple, les champs qui apparaissent dans votre Zap sont ceux liés à votre prospect Pipedrive dans votre base de données. 

Vous pouvez également personnaliser votre étape d'action avec les données de votre étape de déclenchement. Par exemple, pour ajouter les données de votre étape Microsoft Outlook, telles que le nom et l'adresse e-mail de votre prospect, cliquez sur un champ et sélectionnez les données que vous souhaitez utiliser dans la liste des options.

Dans mon exemple, je vais également devoir extraire des données de l'étape ChatGPT sous Note. Cela signifie que l'analyse de l'e-mail de Monsieur Untel (marquée comme Reply (Réponse)) par ChatGPT sera ajoutée sous forme de note au prospect créé dans Pipedrive, afin que tous les membres de votre équipe commerciale puissent la consulter avant de contacter le prospect. Vous pouvez également sélectionner True (Vrai) sous Pin Note to Lead? (Épingler la note au prospect ?) pour la rendre plus visible. 

Vous pouvez également personnaliser d'autres aspects de la configuration de votre prospect, comme l'ajout d'une étiquette, la valeur du prospect et les personnes qui peuvent le voir dans Pipedrive. 

Une fois que la configuration vous satisfait, cliquez sur Continue (Continuer). 

Il est maintenant temps de tester votre action. Lorsque vous cliquez sur Test step (Tester l'étape), Zapier envoie des données de test à votre application d'action. 

Dans notre exemple, Zapier créera un nouveau prospect dans Pipedrive en fonction de la manière dont nous avons configuré l'étape d'action. Voici à quoi cela ressemble dans Pipedrive : 

Si votre test semble correct, vous pouvez dès à présent publier et commencer à utiliser votre Zap !

Et retenez bien : vous pouvez désormais utiliser la clé de mémoire que vous avez ajoutée dans votre étape ChatGPT dans d'autres Zaps afin qu'elle mémorise tout le contexte de Monsieur Untel. 

Connecter Outlook à ChatGPT

Que vous ayez du mal à garder votre boîte de réception sous contrôle ou que vous souhaitiez simplement optimiser la gestion de vos prospects, connecter Microsoft Outlook et ChatGPT est un excellent moyen de combiner la puissance de l'IA et l'automatisation. 

Comme vous l'avez vu, il existe de nombreuses façons d'automatiser ces deux applications, mais le meilleur moyen de trouver les cas d'utilisation qui vous conviennent le mieux est d'en faire l'expérience par vous-même.

Cet article a été publié initialement en juillet 2023. Il a été mis à jour pour la dernière fois par Elena Alston en novembre 2024.