Si votre entreprise utilise microsoft outlook pour gérer à la fois vos applications de messagerie et de calendrier, vous passerez probablement beaucoup de temps dans l’écosystème Microsoft. C'est une évidence. Mais qu'en est-il du reste de ta technologie ?
Quelles que soient les applis que vous utilisez, vous aurez besoin d’un moyen fiable de les connecter à Outlook, afin de pouvoir automatiser les tâches critiques pour libérer votre temps et vous concentrer sur les tâches prioritaires. Avec seulement quelques Zaps, ce que nous appelons nos flux de travail automatisés, vous pouvez atteindre la boîte de réception zéro et garder une longueur d’avance sur votre calendrier. Voici comment procéder.
Vous ne connaissez pas Zapier ? Il s'agit d'un logiciel d'automatisation des flux de travail qui vous laisse vous concentrer sur l'essentiel. En combinant interfaces utilisateur, tables de données et logique avec des milliers d'applications, vous pouvez alors créer et automatiser tout ce que vous imaginez. Inscrivez-vous gratuitement.
Table des matières:
Pour commencer avec un modèle Zap (c'est ainsi que nous appelons nos flux de travail prédéfinis), il suffit de cliquer sur le bouton correspondant. La configuration prend seulement quelques minutes. Pour en savoir plus sur la configuration des Zaps, cliquez ici.
Automatisez vos e-mails dans Microsoft Outlook
Rester au courant de votre microsoft outlook peut sembler impossible. On a compris. L'enjeu est de taille. Minimiser les tâches redondantes dans votre boîte de réception et accélérer vos communications est essentiel pour faire évoluer votre entreprise.
L’automatisation de certaines de ces tâches fastidieuses peut vous aider à rationaliser votre boîte de réception afin que votre équipe reste à jour, que vos projets continuent d’avancer et que vos nouveaux prospects reçoivent une réponse rapide (et personnalisée), le tout au même endroit. Voici quelques idées à faire.
Créer des listes de tâches à faire à partir de demandes par e-mail
Vous vous inquiétez souvent des actions à mener qui passent entre les mailles de votre boîte de réception ? Moi aussi. Heureusement, vous pouvez transformer votre Microsoft Outlook en une liste simplifiée de tâches en créant un Zap qui envoie des e-mails au gestionnaire de tâches de votre choix.
Grâce à une liste organisée de tâches, vous n’avez jamais à vous soucier des factures manquantes, des actions à mener, des demandes des clients ou de tout ce qui arrive dans votre boîte de réception. Au lieu de cela, vous pouvez laisser l’automatisation faire le travail administratif et vous concentrer sur l’accomplissement des choses.
Créer des tâches dans Microsoft To-Do à partir de nouveaux e-mails microsoft outlook
Créer des cartes Trello à partir de nouveaux e-mails Microsoft Outlook
Ajouter des lignes à Google Sheets avec les nouveaux e-mails Microsoft Outlook
Créer des tâches dans Todoist à partir de nouveaux e-mails dans Microsoft Outlook
Envoi automatique d’e-mails aux prospects
Peu importe à quel point vous êtes fatigué ou occupé, il n’est pas négociable de faire un suivi avec de nouveaux prospects dès que possible. Plus tôt tu pourras établir une relation avec eux, plus vite tu pourras conclure une vente. Mais garder le contrôle de tous les e-mails que vous devez envoyer prend du temps.
Gagnez du temps en mettant en place quelques flux de travail qui envoient automatiquement des e-mails personnalisés aux nouveaux prospects. Cela vous permet d’effectuer un suivi rapide et de réduire le nombre d’e-mails que vous devez écrire.
Envoyer des e-mails Microsoft Outlook pour les nouvelles entrées Typeform
Envoyez des e-mails dans Microsoft Outlook avec de nouveaux prospects dans Facebook Lead Ads
Envoi d’e-mails Microsoft Outlook pour les nouvelles soumissions de formulaires Webflow
Vous n’avez pas la portée ou les ressources nécessaires pour écrire des messages personnalisés à grande échelle ? Utilisez plutôt l’AI. Que vous envoyiez un e-mail à un prospect après qu’il l’ait contacté ou qu’une opportunité spécifique change dans votre CRM, ces Zaps combleront les lacunes pour vous.
Créez une copie d’e-mail avec ChatGPT à partir de nouveaux e-mails Microsoft Outlook et enregistrez-les en tant que brouillons
Draft Microsoft Outlook emails from Salesforce and OpenAI
Envoyer des notifications à l'équipe pour les activités commerciales
Nous connaissons tous l'expression " : le temps, c'est de l'argent. " Lorsque ton équipe est informée et sur la même longueur d'onde, tout le monde peut faire ce sur quoi il travaille plus rapidement, ce qui lui permet de réaliser de grosses économies au fil du temps.
Si vous avez plusieurs collègues qui vérifient leurs e-mails ou reçoivent des notifications dans la même boîte de réception, cela peut devenir un cauchemar logistique. En mettant en place des flux de travail automatiques, vous pouvez économiser du temps et de l’énergie tout en tenant votre équipe au courant des informations sur l’entreprise, de l’activité des clients, des rapports de vente, etc.
Envoyer un e-mail Microsoft Outlook lorsqu'une nouvelle activité de contact se produit dans ClickFunnels
Envoyer des messages Slack à partir de nouveaux e-mails Microsoft Outlook
Send emails in Microsoft Outlook for new customers in Stripe
Envoyer des e-mails Microsoft Outlook avec des lignes nouvellement mises à jour dans Google Sheets
Automatisez votre calendrier Microsoft Outlook
Un calendrier bien organisé est essentiel pour faire avancer les choses. Qu’il s’agisse de gérer des réunions, de configurer des rappels ou d’assurer le suivi après des événements importants, l’automatisation peut transformer votre calendrier en une super machine organisée et efficace.
Voici quelques idées pour créer une planification plus fluide pour vous et votre équipe :
Diffuser des messages entre les calendriers
Selon ton rôle, tu devras peut-être gérer plusieurs calendriers. Peut-être que tu as des calendriers différents pour chaque équipe que tu gères ou que tu gères un calendrier client en plus du tien.
Ces Zaps posteront de nouveaux événements dans le calendrier de votre choix, vous n’avez donc pas à vous soucier de jongler avec plusieurs emplois du temps ou de publier sur le mauvais calendrier.
Ajouter des événements Microsoft Outlook à Google Agenda
Update Microsoft Outlook calendar events whenever new or updated events occur in Google Calendar
Et si des événements sont annulés ou mis à jour, ces Zaps les mettront à jour ou les supprimeront automatiquement sur tous les calendriers, afin que tout reste synchronisé sans que tu aies à les ajuster manuellement.
Delete Google Calendar events when Microsoft Outlook events are cancelled
Update Google Calendar events when Microsoft Outlook events are canceled
En savoir plus sur la connexion de Google Agenda et Microsoft Outlook.
Trouve-tu utile de savoir où tu passes ton temps ? L’utilisation d’outils de suivi du temps peut vous aider à mieux gérer votre charge de travail. Et avec ces Zaps, Zapier créera un nouvel événement Microsoft Outlook pour chaque nouvelle entrée de temps afin que vous (ou même votre responsable) puissiez suivre votre progression et hiérarchiser les tâches.
Create Clockify time entries from new calendar event starts in Microsoft Outlook
Start new Microsoft Outlook events when new time entries are started in Toggl Track
Préparation pour les réunions et événements à venir
Si tu es comme moi, c'est en étant trop préparée que tu gères le stress. Mais les emplois du temps hebdomadaires sont chargés et il peut sembler presque impossible de se préparer pour chaque réunion.
Heureusement, vous pouvez configurer des Zaps qui créent automatiquement des documents d’ordre du jour ou des listes à faire dans n’importe quelle appli pour les nouveaux événements du calendrier, afin que vous et votre équipe puissiez participer en déplacement.
De cette façon, vous serez rappelé de consacrer du temps à la préparation des réunions en plus du reste de votre liste de tâches quotidiennes à faire, au lieu d’être surpris par votre calendrier.
Ajouter de nouveaux événements de calendrier Microsoft Outlook aux bases de données Notion
Create a meeting agenda in OneNote for new Microsoft Outlook events
Create a meeting agenda in Google Docs for new Microsoft Outlook events
Ajouter de nouveaux événements Microsoft Outlook à Todoist en tant que tâches
Collaborez avec ton équipe
Tenir ton équipe aussi informée et préparée que toi est vital pour le succès de l'entreprise. Mais c'est plus facile à dire qu'à faire. Qu'il s'agisse de suivre les mises à jour des projets ou d'envoyer des rappels de réunions, il est facile de se perdre dans la mêlée.
Pour vous alléger de la charge manuelle, vous pouvez envoyer automatiquement des messages dans l’appli de discussion de votre choix pour les événements à venir, mis à jour ou annulés afin que tout le monde puisse se préparer à temps. En ce qui concerne les mises à jour de projet, chaque fois qu’une nouvelle tâche est ajoutée à votre système, Zapier créera un événement dans votre calendrier pour vous. C'est pour rester sur la même longueur d'onde, automatiquement.
Recevoir des messages dans Microsoft Teams pour les événements à venir du calendrier Microsoft Outlook
Obtenir un message Slackbot pour les événements de calendrier Microsoft Outlook à venir
Send Slack messages when Outlook events are canceled
Create events in Microsoft Outlook from new Trello cards
Simplifiez l’utilisation de Microsoft Outlook
Avec Zapier, vous pouvez facilement gérer Outlook et optimiser votre façon de travailler grâce à l’automatisation. Vous passerez des heures à organiser vos e-mails et vos réunions à des heures de temps dans votre journée pour vous concentrer sur le travail qui compte.
Ce n’est que le début de tout ce que vous pouvez faire avec Outlook et Zapier. Zapier prend en charge des milliers d’applis, ce qui vous permet d’automatiser presque toutes les tâches au travail. Commencez à créer votre Zap dès maintenant et voyez ce que vous pouvez créer !
Lectures connexes :
Cet article a été initialement publié en avril 2021 par Ellie Huizenga. Elle a été mise à jour pour la dernière fois en octobre 2024 par Elena Alston.
