6 idées d’automatisation de Gmail

À moins que vous ne viviez sous un rocher, vous recevez probablement plus d’e-mails que vous ne savez quoi en faire. Votre boîte de réception est perpétuellement un mélange de promotions et de newsletters, d’invitations au calendrier, de demandes de mise à jour de projet de la part de vos coéquipiers et même de demandes de vente entrantes.  

Garder votre compte Gmail organisé peut être fastidieux, mais c’est indispensable, sauf si vous voulez risquer de manquer des communications importantes. Heureusement, vous pouvez utiliser l’automatisation pour garder le contrôle de vos e-mails sans passer des heures chaque jour sur l’administration. 

Nos flux de travail automatiques, que nous appelons Zaps, vous permettent d’enregistrer des pièces jointes à vos e-mails, d’assurer un suivi automatique des nouveaux prospects, de gérer de manière exhaustive les tâches et même d’utiliser l’IA pour nettoyer votre boîte de réception. Voici comment automatiser Gmail.

Table des matières

• Générez une liste de choses à faire à partir de votre boîte de réception

• Utilisez l'AI pour enrichir vos flux de travail e-mail

• Enregistrez facilement les pièces jointes des e-mails

• Désencombrez ta boîte de réception

• Envoyer des notifications depuis ta boîte de réception

• Suivez plus rapidement les nouveaux prospects

Générer une liste de tâches à faire à partir de votre boîte de réception Gmail

À moins que vous n’ayez une mémoire photographique, il est pratiquement impossible de garder une trace de tous les e-mails exploitables, surtout s’ils sont laissés à l’abandon dans votre boîte de réception. Et, si vous êtes comme moi, une liste à faire propre et efficace est indispensable pour dormir la nuit. 

Vous pouvez configurer un Zap pour connecter votre compte Gmail à Google Sheets afin de créer des listes à partir d’e-mails spécifiques, d’ajouter automatiquement des e-mails étiquetés au gestionnaire de tâches de votre choix, etc.

Utilisez l'AI pour enrichir vos flux de travail e-mail

Avez-vous besoin d’un coup de main lorsqu’il s’agit de rédiger un texte d’e-mail qui convertit réellement les prospects ? Ou peut-être que vous passez au crible des centaines d’e-mails chaque jour, en les étiquetant au fur et à mesure, et que vous souhaitez vous épargner des tracas. 

Heureusement, vous pouvez utiliser l’AI pour vous aider à tout faire, de la rédaction d’e-mails à la génération d’un résumé quotidien de vos e-mails dans Slack. Une fois que vous recevez un nouvel e-mail, Chat GPT ou OpenAI analyseront le contenu, puis exécuteront les instructions que vous lui donnez. Enfin, il enverra la sortie là où tu en as besoin. Voici quelques exemples : 

Enregistrer automatiquement les pièces jointes des e-mails

Vous perdez constamment la trace des pièces jointes des e-mails ? C’est un problème auquel tous ceux qui ont un compte Gmail semblent être confrontés. En configurant des flux de travail automatiques, vous pouvez facilement enregistrer des pièces jointes Gmail dans Dropbox, Google Drive ou toute autre appli de partage dans le cloud que vous utilisez. 

Vous pouvez même enregistrer les pièces jointes des e-mails dans des dossiers spécifiques afin de maintenir votre organisation en activité avec votre gestion de fichiers, et pas seulement votre boîte de réception. 

Désencombrez ta boîte de réception

Malheureusement, ton espace de stockage Gmail n'est pas illimité, ce qui signifie que tu finiras par manquer d'espace. Lorsque cela se produit, vous ne pourrez pas utiliser vos applications Google jusqu’à ce que vous ayez supprimé un peu d’encombrement. 

Au lieu d’attendre que le marteau tombe, utilisez l’automatisation pour supprimer les e-mails inutiles au fur et à mesure. Par exemple, vous pouvez configurer des filtres pour surveiller et supprimer les e-mails promotionnels et les spams. Ou peut-être souhaitez-vous enregistrer les pièces jointes dans Dropbox, puis supprimer l’e-mail d’origine. Quel que soit le flux de travail qui vous convient le mieux, ces Zaps peuvent vous aider à garder votre boîte de réception e-mail bien rangée et à libérer un espace de stockage précieux. 

Envoyer des notifications depuis ta boîte de réception

Travailler en collaboration avec une équipe comporte son lot de défis, la communication figurant souvent en tête de liste. Mais avec quelques flux de travail prédéfinis, vous pouvez facilement transformer votre boîte de réception Gmail en une machine efficace de partage d’informations. 

Par exemple, vous pouvez envoyer un e-mail lorsqu’une feuille Google est mise à jour afin que les membres de l’équipe puissent rester à jour sur un projet. Vous pouvez également envoyer des e-mails depuis votre compte Gmail à l’appli de chat d’équipe de votre choix, ce qui simplifie la communication. Ou l’un de mes préférés : vous pouvez envoyer des mises à jour par e-mail programmées automatiquement à votre équipe, minimisant ainsi vos tâches répétitives quotidiennes sans sacrifier la communication.

Suivez plus rapidement les nouveaux prospects 

Vous travaillez dur pour acquérir de nouveaux prospects. Qu’il s’agisse de mener des campagnes sur plusieurs plateformes ou d’organiser des webinaires, vous savez qu’il est également extrêmement important d’effectuer un suivi le plus rapidement possible. Si vous attendez trop longtemps pour répondre ou sivous manquez complètement leur e-mail, il y a de fortes chances que vous perdiez un client. 

Assurez automatiquement le suivi des nouveaux prospects en leur envoyant un e-mail dès qu'ils manifestent leur intérêt. Avec Zapier, vous pouvez configurer des répondeurs automatiques Gmail personnalisés pour un engagement instantané avec un prospect à forte intention.

Il en va de même pour les nouveaux clients qui s’inscrivent à un webinaire ou s’abonnent à votre newsletter. Un simple message de bienvenue peut faire des merveilles pour ton entreprise. Avec ces Zaps, vous pouvez envoyer automatiquement des e-mails dans Gmail chaque fois que vous obtenez un nouvel abonné dans Mailchimp, par exemple, ou une inscription à votre webinaire. 

Faire passer ta boîte de réception Gmail au niveau supérieur

Avec Zapier, vous pouvez intégrer Gmail au reste de votre pile technologique et gérer vos e-mails sans anxiété.

Ce n’est que le début de tout ce que vous pouvez faire avec Gmail et Zapier. Zapier prend en charge des milliers d’applis, ce qui vous permet d’automatiser presque toutes les tâches au travail. Commencez à créer votre Zap maintenant et voyez ce que vous pouvez créer !

Cet article a été initialement publié en mars 2021 par Ellie Huizenga, avec des mises à jour précédentes par Elena Alston. Elle a été mise à jour pour la dernière fois par Nicole Replogle en octobre 2024.