¿Alguna vez envió correos electrónicos únicos basados en una actividad importante desde una aplicación que usa su equipo? Probablemente te canses de buscar actualizaciones manualmente y luego redactar notificaciones al respecto.
Si bien la automatización puede funcionar aquí, puede haber casos en los que tu aplicación no tenga una integración incorporada y no sea compatible con Zapier. Cuando eso sucede, puedes recurrir a webhooks para rellenar los vacíos. Pero ¿qué son los webhooks? ¿Y cómo los configuras con Zapier?
En este tutorial, le mostraremos exactamente qué son los webhooks y cómo configurarlos para que pueda enviar correos electrónicos automáticamente cuando sea necesario. En mi caso, estoy supervisando los clientes futuribles de mis compañeros de equipo mientras están de vacaciones. (Qué suerte tienen.) Quiero enviarles correos electrónicos automáticos con notas actualizadas que dejo en sus contactos de Pipedrive. De esa manera, puedo comunicar actualizaciones importantes y mi compañero de equipo no quedará a oscuras. Vamos a sumergirnos en ello.
Los webhooks están disponibles en los planes de Zapier y durante una prueba gratuita de Zapier.
Tablas de contenidos
¿Qué son los webhooks?
Los webhooks permiten que las aplicaciones envíen mensajes o información automatizados a otras aplicaciones siempre que haya nueva información disponible. Estos mensajes, a menudo llamados carga útil, se envían a una URL única. (Es por eso que la configuración del webhook de tu aplicación solicita uno).
Los webhooks son otra forma de automatizar tareas entre tus aplicaciones favoritas. Entonces, si tu aplicación tiene funcionalidad webhook, ¡puedes automatizarla!
Sin embargo, si no tienes experiencia en codificación, quizá te preguntes cómo obtener esa URL única. Zapier tiene una herramienta incorporada llamada webhook, que puede generar una URL única para usted.
Obtenga más información sobre cómo utilizar webhooks con Zapier.
Antes de que empieces
Verifique si su aplicación puede usar webhooks y, de ser así, qué webhooks proporciona. Debería poder encontrar esta información en la configuración de su aplicación o en la documentación para desarrolladores de su aplicación.
Los webhooks a menudo se activan ante una actividad específica. Por ejemplo, su aplicación puede ofrecer un webhook para nuevos tratos y otro para nuevos contactos.
Luego, asegúrese de tener la capacidad de crear webhooks. Dependiendo de la aplicación que estés usando, es posible que necesites permiso del propietario de tu cuenta para hacerlo.
Una vez que hayas verificado que puedes crear webhooks en tu aplicación, necesitarás tener dos pestañas del navegador listas: abre la página de configuración de tu aplicación en una pestaña y ten Zapier abierto en otra.
Cómo enviar un correo electrónico desde un webhook
Puedes crear tu propio Zap desde cero sin ningún conocimiento de codificación, pero también ofrecemos plantillas rápidas para ayudarte a comenzar.
Si desea comenzar con una plantilla, haga clic en la plantilla Zap a continuación y será llevado al editor Zapier. Necesitarás crear una cuenta Zapier si aún no tienes una. Luego, siga las instrucciones a continuación para configurar su Zap.
Enviar correos electrónicos con nuevos webhooks capturados
Paso 1: Configure su trigger webhook de Zapier y copie la URL generada
Si comienza desde la plantilla, haga clic en el paso trigger (el evento que inicia un Zap) en el editor de Zap.
Si está creando desde cero, seleccione webhook como su aplicación activadora y Catch Hook como su evento activador, luego haga clic en Continuar.
Se le preguntará si desea elegir una clave secundaria, pero puede hacer clic en Continuar e ignorarlo. Usarías esta opción si quieres que Zapier restrinja los resultados devueltos desde el webhook a una propiedad específica, lo que no necesitamos hacer en nuestro ejemplo.
Ahora verás que Zapier generó una URL de webhook. Haga clic en el botón Copiar para copiar la URL a su portapapeles. Necesitarás pegar la URL del webhook en la configuración del webhook de tu aplicación. Te mostraremos cómo.
Paso 2: Configura tu webhook en tu aplicación
En otra pestaña, deberías tener abierta la configuración de la cuenta de tu aplicación. Los webhooks generalmente se encuentran en su configuración, en un menú como API o integración.
Para este tutorial, queremos utilizar un webhook para conectar Pipedrive al correo electrónico. Podemos crear nuevos webhooks en la pestaña Herramientas y aplicaciones en Pipedrive.
Dependiendo de tu aplicación, es posible que tengas varios webhooks para elegir. Si es así, seleccione el que desea utilizar.
Dado que Pipedrive es una herramienta de integración (CRM), tiene varias opciones para elegir. He seleccionado el webhook Nota actualizada .
Es posible que su aplicación también le solicite que establezca un nivel de permiso para quién puede usar el webhook. Si es así, sigue adelante y configúralo si lo deseas.
Para cualquier webhook, su aplicación siempre solicitará una URL.
¿Recuerdas el webhook que copiaste a tu portapapeles? Péguelo en el campo requerido.
Asegúrese de guardar esta configuración.
A continuación, debemos probar nuestro webhook para asegurarnos de que funciona. Zapier necesitará datos de muestra con los que trabajar para configurar el resto de nuestro Zap. Como acaba de crear su webhook, deberá crear una muestra en su aplicación para usarla. Entonces, si su webhook se activa a partir de nuevos contactos, cree un nuevo contacto. Siempre puedes eliminarlo después de configurar tu Zap.
Ahora es el momento de probar tu webhook. Una vez que hayas creado tu muestra, regresa al editor Zap, haz clic en Continuar y luego en probar disparador.
Verá un mensaje de éxito, junto con los datos enviados a su webhook. Verifique los datos y asegúrese de que contengan la información que desea transmitir en su correo electrónico.
Para nuestro ejemplo, quiero estar seguro de que mi webhook transmita direcciones de correo electrónico, porque las necesitaré más adelante.
Si todo le parece bien, haga clic en Continuar con el registro seleccionado.
Si desea controlar la frecuencia con la que se activa su webhook, puede agregar un filtro, disponible en nuestros planes de pago, para limitar la frecuencia con la que se activa su Zap.
Paso 3: Configura tu acción de correo electrónico
A continuación, configuraremos nuestra acción: el evento que nuestro Zap realizará una vez que se active nuestro webhook.
Si está creando un Zap desde cero, seleccione Correo electrónico de Zapier para la aplicación, Enviar correo electrónico saliente para el evento y haga clic en Continuar.
Nota: Con Email by Zapier, puedes crear una dirección de correo electrónico personalizada que puede tomar información de una aplicación y enviarla a otra con un correo electrónico. Es importante tener en cuenta que cualquier correo electrónico enviado con Email by Zapier será desde una dirección de correo electrónico que no responde y no tendrá una bandeja de entrada de correo electrónico. Si desea que los lectores le respondan desde estos correos electrónicos o puedan administrarlos desde una bandeja de entrada, deberá utilizar una aplicación de correo electrónico transaccional.
Consulta nuestra guía de correo electrónico de Zapier para aprender a configurarlo o revisa nuestra documentación de ayuda.
Si está utilizando una plantilla Zap, el editor lo dirigirá automáticamente para personalizar su correo electrónico.
Puede escribir una dirección de correo electrónico en el campo Para (lo que enviará un correo electrónico a la misma dirección cada vez) o puede asignar una dirección de correo electrónico enviada a su webhook.
Para asignar un valor dinámico desde su trigger webhook, haga clic dentro del campo Para y seleccione el valor que desea usar. Haga clic en Mostrar todas las opciones para ver más datos de webhook.
Un valor dinámico es cualquier dato de un paso de Zap anterior que haya asignado a un campo en el editor de Zap. Cuando asigna un valor dinámico (como el nombre de un contacto), lo que ve en el editor es un marcador de posición. Los valores dinámicos de mapeo de campos son la forma en que se pasan datos de una aplicación a otra. Una vez que su Zap esté activado, Zapier enviará la información que contiene el campo cada vez que se ejecute su Zap.
Como quiero enviar notas actualizadas a la última persona que tocó el contacto, seleccioné el correo electrónico del usuario anterior que llegó a través de mi webhook.
A continuación, personalice la línea de asunto de su correo electrónico. Puede escribir texto y datos de mapas desde su webhook para que su correo electrónico siga una plantilla general cada vez que se ejecute su Zap.
Haga lo mismo con el cuerpo de su correo electrónico. Si desea incluir formato, como texto en negrita o hipervínculos, puede utilizar HTML aquí.
A continuación, puede personalizar el nombre del remitente, una dirección de respuesta si la necesita y cualquier otro correo electrónico que desee incluir en Cc o Cco.
Una vez que haya personalizado su correo electrónico a su gusto, haga clic en Continuar.
Ahora es el momento de probar nuestra acción. Zapier enviará un correo electrónico real, según cómo lo configuramos anteriormente. Te recomiendo que hagas una prueba para asegurarte de que tu correo electrónico tenga el formato que deseas. Haga clic en el paso de prueba.
Nota: Si no desea que su correo electrónico se envíe realmente, pero aún así desea verificar el formato, vuelva al paso anterior, ingrese su dirección de correo electrónico en el campo de destinatario y luego pruebe su paso. ¡Sólo recuerda cambiarlo nuevamente antes de que tu Zap esté activo!
Verá un mensaje de éxito, junto con el contenido del envío por correo electrónico.
Y así es como se ve nuestro correo electrónico de prueba en nuestra bandeja de entrada.
Si necesita realizar algún cambio, regrese al editor Zap, edite los pasos anteriores y vuelva a realizar la prueba. Si estás satisfecho con ello, asegúrate de publicar tu Zap.
Haga más con webhooks y Zapier
No dejes que los webhooks te asusten. Con Zapier, puedes usar webhooks (sin necesidad de conocimientos de codificación) para enviar automáticamente esos correos electrónicos importantes para el negocio siempre que ocurra una actividad importante en otra aplicación. Empiece hoy mismo y comience a escalar su impacto:
Enviar correos electrónicos con nuevos webhooks capturados
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Este artículo fue publicado originalmente en octubre 2022. La última actualización fue en julio 2024 por Elena Alston.
