ウェブフックからEメールを送信する方法

チームが使用するアプリからの重要なアクティビティに基づいて、1 回限りのEメールを送信したことがありますか?おそらく、更新プログラムを手動でチェックしてから、それに関する通知を作成することにうんざりしているでしょう。 

ここでの自動化はうまくいきますが、アプリに組み込みのインテグレーションがなく、Zapierでサポートされていない場合もあります。そのような場合は、ウェブフックを使用してギャップを埋めることができます。しかし、ウェブフックとは何でしょうか？Zapier ではどのように設定するのでしょうか?

このチュートリアルでは、ウェブフックとは何か、また必要に応じて自動的にEメールを送信できるように設定する方法について詳しく説明します。私の場合は、チームメイトが休暇中にその見込み客を見守っています。(ラッキーです。Pipedrive のお問い合わせに追記した最新のメモを記載した自動メールを彼らに送信したいと考えています。そうすれば、重要な最新情報を伝えることができ、チームメイトが暗闇の中にいることがなくなります。飛び込んでみましょう。  

目次 

• ウェブフックとは？

• ウェブフックからEメールを送信する方法

ウェブフックとは？

ウェブフックを使用すると、新しい情報が利用可能になると、アプリは自動的にメッセージや情報を他のアプリに送信できます。これらのメッセージ (多くの場合ペイロードと呼ばれます) は、一意の URL に送信されます。(アプリのウェブフック設定でこれが要求されるのはそのためです。)

ウェブフックは、お気に入りのアプリ間でタスクを自動化できるもう1つの方法です。したがって、アプリにウェブフック機能がある場合は、それを自動化できます。 

ただし、コーディングの経験がない場合は、その一意の URL をどうやって取得するのか疑問に思うかもしれません。Zapier にはウェブフックと呼ばれる組み込みツールがあり、これを使用して一意の URL を生成できます。 

始める前に

アプリがウェブフックを使用できるかどうか、また使用できる場合はどのようなウェブフックが提供されているかを確認します。この情報は、アプリの設定またはアプリの開発者向けドキュメントで確認できます。

ウェブフックは多くの場合、特定のアクティビティでトリガーされます。たとえば、アプリでは新しい取引用のウェブフックと新しい連絡先用のウェブフックを提供する場合があります。  

次に、ウェブフックを作成する機能があることを確認します。使用しているアプリによっては、アカウント所有者の許可が必要になる場合があります。 

アプリで Webhook を作成できることを確認したら、ブラウザ タブを 2 つ用意する必要があります。1 つのタブでアプリの設定ページを開き、別のタブで Zapier を起動します。

ウェブフックからEメールを送信する方法

コーディングの知識がなくても、独自の Zap をゼロから作成できますが、すぐに始められる簡単なテンプレートも提供しています。 

テンプレートから始める場合は、下の Zap テンプレートをクリックすると、Zapier エディターに移動します。Zapier アカウントをまだお持ちでない場合は、作成する必要があります。次に、以下の指示に従って Zap を設定します。

ステップ1 : Zapier Webhookトリガーを設定し、生成されたURLをコピーします

テンプレートから開始する場合は、Zap エディターでトリガー ステップ (Zap を開始するイベント) をクリックします。 

最初から作成する場合は、トリガー アプリとしてウェブフックを選択し、トリガー イベントとしてCatch Hookを選択して、続行をクリックします。 

子キーを選択するかどうかを尋ねられますが、 「続行」をクリックして無視できます。このオプションは、Zapierでウェブフックから返される結果を特定のプロパティに絞り込む場合に使用しますが、この例ではこれを行う必要はありません。

ここで、Zapier がウェブフックURLを生成したことがわかります。[コピー]ボタンをクリックして、URL をクリップボードにコピーします。アプリのウェブフック設定にWebhook URLを貼り付ける必要があります。その方法をご紹介します。 

ステップ2 : アプリでウェブフックを設定する

別のタブで、アプリのアカウント設定が開いている必要があります。ウェブフックは通常、設定のAPIやインテグレーションなどのメニュー内にあります。 

このチュートリアルでは、ウェブフックを使用してPipedriveをEメールに接続します。Pipedrive の「ツールとアプリ」タブで新しいウェブフックを作成できます。 

アプリによっては、複数のウェブフックから選択できる場合があります。その場合は、使用するものを選択します。  

Pipedrive はCRMツールであるため、選択できるオプションがいくつかあります。「Updated Note」 ウェブフックを選択しました。 

アプリでは、ウェブフックを使用できるユーザーの権限レベルを設定するように求められる場合もあります。もしそうなら、必要に応じて設定してください。

どのウェブフックでも、アプリは常にURLを要求します。 

クリップボードにコピーしたウェブフックを覚えていますか？必須フィールドに貼り付けます。 

これらの設定は必ず保存してください。 

次に、ウェブフックが機能していることを確認するためにテストする必要があります。Zapier では、Zap の残りの部分をセットアップするためにサンプル データが必要になります。ウェブフックを作成したばかりなので、使用するサンプルをアプリに作成する必要があります。したがって、ウェブフックが新しい連絡先からトリガーされる場合は、新しい連絡先を作成します。Zap を設定した後はいつでも削除できます。  

ここで、ウェブフックをテストしてみましょう。サンプルを作成したら、Zap エディターに戻り、 「続行」をクリックしてから、 「テスト トリガー」をクリックします。 

成功メッセージと、ウェブフックに送信されたデータが表示されます。データをチェックして、Eメールで伝えたい情報が含まれていることを確認してください。 

この例では、後で必要になるので、ウェブフックがEメールアドレスを渡したことを確認しておきます。 

すべて問題がなければ、 「選択したレコードで続行」をクリックします。

ステップ3：Eメールアクションを設定する

次に、Zapのアクション（ウェブフックがトリガーされたときにZap が実行するイベント）を設定します。 

Zap を最初から作成する場合は、アプリに「Email by Zapier」を選択し、イベントに「Send Outbound Email」を選択して、 「Continue」をクリックします。 

Zapテンプレートを使用している場合、エディターは自動的にEメールをカスタマイズするように指示します。 

宛先] フィールドにEメールアドレスを入力すると、毎回同じアドレスにEメールが送信されます。また、送信されたEメールアドレスをウェブフックにマップすることもできます。 

ウェブフック トリガーから動的な値をマップするには、 「To」フィールド内をクリックして、使用する値を選択します。詳細な Webhook データを表示するには、 「すべてのオプションを表示」をクリックします。

連絡先に最後に触れた人に更新されたメモを送信したいので、ウェブフック経由で取得した以前のユーザーのEメールを選択しました。 

次に、Eメールの件名をカスタマイズします。ウェブフックからテキストとデータを入力すると、Zapが実行されるたびにEメールが一般的なテンプレートに従います。 

Eメール本文でも同様の操作を行ってください。太字のテキストやハイパーリンクなどの書式設定を含める場合は、ここで HTML を使用できます。 

次に、送信者名、返信アドレス（必要な場合）、Cc または Bcc に送信するその他のEメールをカスタマイズできます。 

好みに合わせてEメールをカスタマイズしたら、 クリックします。 

さて、いよいよ私たちの行動をテストしましょう。Zapier は、以前の設定に基づいて実際のEメールを送信します。Eメールが希望どおりにフォーマットされていることを確認するためにテストすることをお勧めします。テストステップをクリックします。 

送信されたメールのコンテンツとともに、成功メッセージが表示されます。

受信トレイに表示されるテストEメールは次のようになります。 

変更が必要な場合は、Zapエディターに戻り、前のステップを編集して再テストします。満足したら、必ず Zap を公開してください。

ウェブフックとZapierでより多くの成果を上げる

ウェブフックを怖がらないでください。Zapier を使用すると、コーディングの知識を必要とせずにウェブフックを使用して、別のアプリで重要なアクティビティが発生するたびに、ビジネスに不可欠なEメールを自動的に送信できます。今すぐ始めて、影響力の拡大を始めましょう。  

この記事はもともと 2022年 10 月に公開されたものです。最近では、 2024 年 7 月にエレナ アルストンによって更新されました。