Cómo optimizar Gmail para una mejor experiencia en la bandeja de entrada

El correo electrónico es la columna vertebral de Internet... e incluso de la vida real. Necesita una cuenta de correo electrónico para transmitir películas, leer las noticias y pagar la mayoría de las facturas. Y la bandeja de entrada fundamental del correo electrónico no ha cambiado mucho desde su inicio. Todavía funciona más o menos como un buzón físico: todo, incluso el correo basura, termina en la misma pila.

En lugar de resignarte a tener una bandeja de entrada desordenada, existen herramientas que puedes usar para hacer de tu bandeja de entrada de Gmail un lugar más amigable y organizado. A continuación se muestran algunas formas de hacer que Gmail funcione para usted.

• Personaliza tu configuración de pantalla

• Etiqueta tu correo

• Identificar nuevos correos electrónicos importantes

• Utilice variantes de su dirección de correo electrónico para filtrar el spam

• Silenciar hilos de grupos ocupados

• Posponer conversaciones para más tarde

• Reciba notificaciones de Slack para nuevos correos electrónicos

• Añade automáticamente correos electrónicos a tu lista de tareas pendientes

• Busca los correos electrónicos que necesitas

• Archiva los mensajes que no necesitas

Personaliza tu configuración de pantalla

Tu bandeja de entrada de Gmail viene con algunas configuraciones de visualización predeterminadas que quizás quieras cambiar. Para modificarlos, haga clic en el ícono de engranaje en la barra de herramientas superior derecha, lo que abrirá un panel en el lado derecho de su bandeja de entrada. Aquí puedes especificar cómo quieres que se vea tu bandeja de entrada. 

La primera opción es cambiar la densidad de tu bandeja de entrada, que es una forma elegante de decir cuánto espacio hay entre los correos electrónicos y lo que verás en la vista previa. La densidad predeterminada es la adecuada para mí, pero es posible que desees más margen de maniobra (lo que Gmail llama densidad cómoda). densidad) o menos (la Opcióncompacta ).

A continuación, puedes cambiar el tema de tu bandeja de entrada. Puedes seleccionar diferentes esquemas de colores e incluso fotos de fondo, incluso puedes cargar las tuyas propias.

Dejando a un lado la estética, también puedes seleccionar un tipo de Bandeja de entrada desde el mismo panel de control. Los nombres se explican por sí solos: cada tipo de bandeja de entrada organiza su correo de una manera diferente (por ejemplo, no leídos primero o destacados primero). Elige el formato que mejor se adapte a ti y siéntete libre de experimentar con el tiempo para descubrir cuál te gusta más.

Por último, puedes elegir si quieres utilizar o no el Panel de lectura. El panel de lectura abre los mensajes de correo electrónico en una barra lateral, lo que permite conservar la vista de toda la bandeja de entrada; se parece más a Outlook. Personalmente, me encanta el panel de lectura, pero no es para todos, así que elige lo que te resulte más fácil digerir el contenido del correo electrónico. 

Etiqueta tu correo

Una vez que tenga configurada la vista básica de su bandeja de entrada, es momento de pensar en etiquetar sus mensajes de Gmail. Las etiquetas hacen que sea fácil ordenar los correos electrónicos de un vistazo y también son totalmente personalizables, por lo que puede experimentar y encontrar un sistema que funcione para usted.

Para configurar las etiquetas de Gmail, haga clic en el ícono de engranaje en la barra de herramientas superior derecha. Esto abrirá nuevamente el panel de configuración de la derecha, pero deberá hacer clic en Ver todas las configuraciones en la parte superior. Desde allí, navegue hasta la pestaña Etiquetas .

Gmail tiene algunas etiquetas de sistema estándar para categorías universales como Promociones, Social y Papelera. Puedes elegir si quieres usarlos o no, pero la verdadera magia ocurre cuando te desplazas hacia abajo. Aquí puedes configurar etiquetas personalizadas para tu correo que lo ordenarán en diferentes carpetas. Haga clic en el botón Crear nueva etiqueta para crear una nueva. (Una vez que le agarres la mano, también podrás hacerlo directamente desde tu bandeja de entrada, o incluso desde un correo electrónico).

Como puedes ver arriba, tengo algunas etiquetas clave que uso para mantener mis correos electrónicos organizados. Por ejemplo, todos mis artículos relacionados con seguros y alquiler van en la etiqueta Cosas importantes para adultos , que tiene una subcarpeta para correos electrónicos relacionados con el empleo, como mis actualizaciones mensuales de 401k.

Si estás intentando poner orden en una bandeja de entrada caótica, el etiquetado masivo es tu mejor amigo. Una vez que haya creado las etiquetas que desee, puede usar el etiquetado masivo para aplicarlas a varios correos electrónicos en su bandeja de entrada a la vez. Para hacer esto, simplemente haga clic en la casilla de verificación en la esquina superior izquierda de la barra de herramientas de su bandeja de entrada y luego elija la etiqueta que desea usar.

Luego, a medida que lleguen nuevos correos electrónicos, puede etiquetarlos directamente desde el mensaje haciendo clic en el ícono de etiqueta en la parte superior y seleccionando la etiqueta que desee.

Desarrollé este sistema de etiquetado con el tiempo, así que no te preocupes por lograrlo en el primer intento. Comience con algunas etiquetas básicas (como Hogar, Niños, Mascotas, etc.) y luego experimente para encontrar lo que funcione para usted.

Identificar nuevos correos electrónicos importantes

Si miras tu bandeja de entrada de Gmail, es posible que notes pequeñas etiquetas amarillas junto a ciertos correos electrónicos. Estas etiquetas se llaman marcadores de importancia y ayudan a llamar tu atención sobre el mensaje.

Los marcadores de importancia utilizan algunos factores para identificar qué correos electrónicos cuentan como importantes: cosas como a quién envía correos electrónicos (y con qué frecuencia), a qué correos electrónicos suele responder y qué correos electrónicos elimina. 

Puedes activar los marcadores de importancia desde la pestaña Bandeja de entrada en la configuración de Gmail. Utilizo marcadores de importancia para ayudar a escanear mi bandeja de entrada, pero es posible que decidas que no quieres que Gmail use tu actividad de correo electrónico para predecir cosas.

Utilice variantes de su dirección de correo electrónico para filtrar el spam

Dato curioso: Gmail ignora los puntos que se insertan en tu dirección de correo electrónico y corta todo lo que aparece después de un signo más. Entonces, si envío un correo electrónico a ejemplo.dirección.e.@gmail.com, Sería entregado a ejemploaddress@gmail.com. Es similar con los signos más: si envío un correo electrónico a exampleaddress+test@gmail.com, el correo electrónico se entrega a exampleaddress@gmail.com.

Puedes utilizar esas direcciones de Gmail falsas para archivar automáticamente los mensajes no deseados.

Por ejemplo, supongamos que un sitio requiere que usted se suscriba a su boletín de noticias diario para obtener un descuento. Simplemente puede proporcionar la dirección exampleaddress+unwanted@gmail.com y luego crear un filtro de Gmail que busque to:exampleaddress+unwanted@gmail.com y archive automáticamente cualquiera de esos correos electrónicos entrantes.

Los filtros son bastante fáciles de configurar; simplemente abra Configuración y haga clic en la pestaña Filtros y direcciones bloqueadas . Verá un botón para crear un nuevo filtro: haga clic en él y complete los detalles de lo que desea filtrar.

Esto tiene el beneficio adicional de guardar los futuros correos electrónicos promocionales de ese sitio sin que saturen tu bandeja de entrada; de esa manera, si estoy comprando una nueva gabardina Toteme, aún puedo buscar en mis archivos de Gmail los códigos de cupón y tratos que me han enviado.

Consejo: Los filtros sirven para mucho más que simplemente identificar correos electrónicos de marketing. Puede crear filtros que identifiquen y destaquen los correos electrónicos de su jefe (o de su madre), que reenvíen automáticamente los extractos bancarios a su cónyuge o que agreguen etiquetas a los correos electrónicos de una persona específica.

Silenciar hilos de grupos ocupados

Uno de los aspectos más difíciles de administrar tu bandeja de entrada es decidir qué hacer con las conversaciones grupales. De manera predeterminada, Gmail agrupa las conversaciones en hilos (para que puedas ver todas las respuestas en un solo lugar), pero aun así puede resultar complicado. 

Si estás atrapado en un hilo de correo electrónico grupal que ya no es relevante para ti, hay una salida rápida sin eliminar la conversación: silenciarlo. Cualquier mensaje futuro irá directamente a tu archivo.

Para ello, haga clic en el icono Más cuando el mensaje esté abierto y seleccione Silenciar.

Posponer conversaciones para más tarde

Si tu bandeja de entrada se está volviendo abrumadora, puedes posponer una conversación para que vuelva a aparecer en un momento en el que estés más preparado para abordarla. Para posponer un hilo, haga clic en el ícono Más , seleccione Posponer, Luego dígale hasta cuándo posponer el mensaje.

Volverá a tu bandeja de entrada a la hora designada (marcado como Pospuesto para que recuerdes que es un mensaje antiguo), y podrás ocuparte de él entonces—o volver a posponerlo.

Reciba notificaciones de Slack para nuevos correos electrónicos

Si eres como yo, tu bandeja de entrada de Gmail no es donde pasas la mayor parte del tiempo. Tal vez trabajes en aplicaciones como Slack o Asana y solo revises tu correo electrónico periódicamente. Si bien este enfoque es excelente para mantener la concentración, también puede significar que tarde en notar y responder correos electrónicos importantes. 

Puedes solucionar este problema con un poco de automatización. Con Zapier, puedes conectar Gmail a Slack para saber instantánea y automáticamente cuando llega un nuevo correo electrónico a tu bandeja de entrada.

Estos flujos de trabajo automatizados (llamados Zaps) son increíblemente flexibles. Puede elegir recibir notificaciones sobre nuevos correos electrónicos como mensaje directo o en un canal. Puede hacer que la notificación contenga solo lo básico (asunto y remitente) o el texto completo del correo electrónico. Incluso puedes especificar para qué etiqueta quieres recibir notificaciones, de modo que solo te avisen sobre nuevos correos electrónicos específicos.

Aquí tienes algunas plantillas de Zap (flujos de trabajo automatizados prediseñados) que puedes usar de inmediato.

Añade automáticamente correos electrónicos a tu lista de tareas pendientes

También puedes usar Zapier para convertir correos electrónicos en tareas procesables agregándolos a una lista de tareas pendientes o a una aplicación de gestión de proyectos. Y al igual que con Slack, puedes personalizar tu flujo de trabajo automatizado para que coincida con tu forma de trabajar.

Por ejemplo, uso un Zap que solo agrega nuevos correos electrónicos con la etiqueta Freelance a mi tablero de Asana. De esta manera, puedo estar al tanto del correo relacionado con mi trabajo independiente. Aquí tienes algunas plantillas de Zap que puedes probar.

Busca los correos electrónicos que necesitas

Los filtros de búsqueda de Gmail te permiten realizar búsquedas complejas sin tener que completar el formulario de búsqueda avanzada. Si puedes memorizarlos, la búsqueda será mucho más sencilla.

• label: las etiquetas son una de las formas más sencillas de ordenar su bandeja de entrada, y esta consulta le permite encontrar rápidamente mensajes con una etiqueta específica. Por sí solo, esto no es mucho mejor que simplemente seleccionar una etiqueta, pero también puedes refinar la búsqueda por remitente o línea de asunto.

• from: — Escribe esto, seguido de la dirección de correo electrónico (comenzará a completarse automáticamente) y solo verás los correos electrónicos de esa persona.

• subject: — Puede agregar cualquier palabra que desee aquí y devolverá todos los correos electrónicos que tengan esas palabras en la línea de asunto.

• is: — Puede emparejar la función es: con muchos operadores diferentes, como no leído, destacado, leído e importante. Por ejemplo, is:unread te muestra todos los correos electrónicos que aún no has leído.

• has:attachment — John de la oficina jura que le envió ese informe corporativo genérico la semana pasada. Encuéntrelo rápidamente usando has:attachment para mostrar cualquier correo electrónico con un archivo adjunto y refine la consulta aún más agregando from:john@example.com para ver solo los correos electrónicos que envió John. 

• after:YYYY/MM/DD before:YYYY/MM/DD — Use esto y solo verá correos electrónicos dentro de ese rango de fechas.

Archiva los correos electrónicos que no necesitas

Si desea mantener su bandeja de entrada limpia pero también quiere estar seguro de tener acceso a esos mensajes en el futuro, puede archivar correos electrónicos en Gmail. Si el correo electrónico está etiquetado, vivirá en una especie de "carpeta" debajo de esa etiqueta; si no, vivirá en Todo el correo.

Para archivar un correo electrónico, utilice el atajo de teclado ] o [ mientras lee el correo electrónico, o haga clic en el botón de archivar (que parece una carpeta con una flecha hacia abajo). También puedes habilitar la opción "Enviar y archivar" para que los hilos vayan automáticamente a tu archivo después de responder.

Sin embargo, tenga en cuenta que archivar todo consume sus 15GB de espacio libre compartido entre Gmail, Google Drive y Google Photos.

La mejor bandeja de entrada de Gmail es aquella organizada

El correo electrónico no desaparecerá pronto, por lo que lo mínimo que puedes hacer es mantener tu bandeja de entrada de Gmail organizada. Si bien volver atrás y ordenar todo su correo antiguo es un gran comienzo, la mejor organización de la bandeja de entrada es preventiva, así que intente configurar un sistema que pueda mantener su bandeja de entrada organizada en el futuro.

Y recuerda: vale experimentar—con todas las oportunidades de personalización que ofrece Gmail, eventualmente encontrarás un sistema que funcione para ti. Simplemente asegúrate de automatizar Gmail por completo para no pasar más tiempo del necesario en tu bandeja de entrada.

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Este artículo fue publicado originalmente por Joe Stych en septiembre 2014 y también contó con contribuciones de Danny Schreiber. La actualización más reciente fue en septiembre 2024.