Cómo integrar Google Calendar con Notion

Si el desayuno es la comida más importante del día, entonces la planificación diaria es el paso más esencial de la jornada laboral. Es difícil tener un día concentrado y productivo sin antes hacer un balance de las próximas reuniones, reservar tiempo para concentrarse y priorizar los proyectos en los que trabajar primero. 

Notion es básicamente mi segundo cerebro , así que hago toda mi planificación más esencial allí. Y como ver un calendario actualizado en Notion hace que sea mucho más fácil comprender el día, tiene sentido que integre Google Calendar con Notion. A continuación te mostramos cómo hacerlo, junto con algunas formas populares de conectar las dos aplicaciones para una jornada laboral aún más optimizada y enfocada.

Índice

• Formas populares de integrar Google Calendar con Notion

• Cómo conectar Google Calendar a Notion

Formas populares de integrar Google Calendar con Notion

Si hay una tarea manual tediosa que realizas todos los días (como copiar eventos de tu calendario de Google Calendar a Notion), puedes automatizarla fácilmente para limpiar tu lista de tareas pendientes. A continuación se muestran algunas de las formas más populares de automatizar Google Calendar y Notion. 

Agregar eventos de Google Calendar a Notion

Si utilizas Notion para realizar un seguimiento de tus tareas y planificar tu día, tener todos tus eventos diarios allí tiene mucho sentido. Y con Zapier, puedes agregarlos automáticamente a una base de datos de Notion, lo que facilita la planificación de tu día sin tener que copiar y pegar información de eventos de tu Calendario de Google.

Puedes crear un Zap (lo que llamamos nuestros flujos de trabajo automatizados) que crea un elemento de base de datos para eventos nuevos o actualizados de Google Calendar, lo que garantiza que tu base de datos de Notion esté siempre actualizada.

Si tiene eventos repetitivos, como una reunión semanal o 1:1reuniones con su gerente, podría ser mejor usar un trigger de inicio de evento en su lugar. De esa manera, se creará un nuevo elemento de Notion en el momento (o en una cantidad de tiempo específica antes) en que comience cada evento. 

Crear eventos de Google Calendar desde Notion

Explicamos cómo agregar eventos de Google Calendar a Notion, pero ¿qué pasa a la inversa? Con Zapier, agregar nuevos elementos de la base de datos de Notion a tu Calendario de Google es muy fácil.

Con estos Zaps, puedes bloquear tiempo en tu calendario para cualquier cita o tarea que agregues a tu base de datos de Notion.

Utilice IA con Google Calendar y Notion

Soy un gran partidario de preparar las reuniones de antemano. Detesto asistir a un evento, virtual o no, y no tener idea de lo que se va a discutir o sentir que no puedo darle a alguien las respuestas que necesita en tiempo real. 

Por eso me encanta agregar agendas detalladas en Google Calendar, con una descripción general de los temas y preguntas que deben abordarse.   

No pierdas el tiempo copiando y pegando esa información de una aplicación a otra. En lugar de eso, deje que la IA haga el trabajo pesado por usted. Por ejemplo, si anota temas generales dentro de Notion, puede agregar un paso de IA que elaborará una agenda detallada de la reunión basada en esos detalles. Después de eso, Zapier actualizará su evento de Google Calendar. 

Incluso puedes hacer que tu herramienta de IA (como OpenAI o ChatGPT) redacte diferentes agendas y descripciones basadas en determinadas palabras clave. Por ejemplo, si tiene una 1:1 con su gerente, puede indicarle a su herramienta de IA que cree una agenda específica para eso. O, si se trata de una reunión de equipo sobre un proyecto, puede crear una agenda más detallada con los temas del proyecto. 

De esa manera, cualquiera puede hacer clic en un evento de Google Calendar y tener una idea clara de qué se trata cada reunión. 

¿Qué pasa cuando concluye una reunión? Por lo general, nos quedamos con un montón de puntos de acción que abordar. Pero en lugar de intentar recordar anotar estas tareas en Notion después de la reunión, puede hacer que la IA haga el trabajo por usted. 

Imagínese lo siguiente: después de cada evento de Google Calendar, una herramienta de IA como OpenAI o ChatGPT analiza los detalles y la descripción del evento y luego redacta una serie de tareas detalladas basadas en el contenido del evento. Luego, Zapier los agregará automáticamente a su espacio de trabajo de Notion (o actualizará una tarea existente relacionada con su reunión) y estarán listos para que usted y su equipo los manejen. 

Conectar Google Calendar con Notion

Como puedes ver, hay muchas formas de integrar Google Calendar y Notion usando Zapier. Sin embargo, para los fines de este tutorial, nos centraremos en uno de los flujos de trabajo que mencionamos anteriormente: agregar eventos de Google Calendar a una base de datos de Notion. Pero puedes utilizar estos mismos pasos para conectar Google Calendar y Notion de muchas maneras diferentes.

Antes de que empieces

Antes de crear un Zap que integre Google Calendar con Notion, deberá crear una cuenta Zapier si aún no tiene una. No te preocupes, crear una cuenta es fácil y gratuito. También necesitarás una cuenta de Google y una cuenta de Notion.

Una vez que haya iniciado sesión, puede crear nuevos Zaps haciendo clic en el botón Crear o yendo a zap.new.

Paso 1: Conecta tu aplicación trigger

Un Zap siempre se compone de dos partes:

• El trigger: un evento que inicia un Zap.

• La acción: un evento que un Zap realiza después de ser activado. Un solo Zap puede realizar más de una acción.

Dependiendo del flujo de trabajo que estés configurando, tu aplicación trigger podría ser Google Calendar o Notion. 

Busque y seleccione su aplicación trigger. En nuestro ejemplo, seleccionaremos Google Calendar como nuestra aplicación trigger.

A continuación, seleccione su evento trigger. Si su aplicación trigger es Google Calendar, su Zap puede activarse cuando crea un nuevo calendario o evento, cuando comienza o finaliza un evento, y más. 

Vamos a seleccionar Nuevo evento para nuestro ejemplo. A continuación, conecte su cuenta de la aplicación trigger a Zapier haciendo clic en el menú desplegable y seleccionando +Conectar una nueva cuenta. Necesitarás darle permiso a Zapier para acceder a tu cuenta de Google Calendar. Una vez que haya conectado su cuenta, selecciónela del menú desplegable y haga clic en Continuar.

A continuación, configure el paso trigger rellenando los campos del paso trigger. Dependiendo de tu aplicación trigger y del evento, tendrás diferentes campos para personalizar. En nuestro ejemplo, el único campo que necesitamos seleccionar es con qué calendario de Google vamos a integrarlo. 

Cuando hayas terminado de personalizar el paso del trigger, haz clic en Continuar.

A continuación, haga clic en probar trigger. Zapier creará un evento de prueba para asegurarse de que el trigger funcione correctamente. Una vez que la prueba se ejecute correctamente, haga clic en Continuar con el registro seleccionado.

Paso 2: Conecta tu aplicación de acción

En este siguiente paso, configurarás la acción: el evento que realizará tu Zap una vez que se active. Comience buscando y seleccionando su aplicación de acción. Usaremos Notion en nuestro ejemplo. 

A continuación, elija su evento de acción. Si su aplicación de acción es Notion, su Zap puede crear o actualizar un elemento de base de datos, crear una nueva página o buscar una página o un elemento de base de datos. Seleccionaremos Crear elemento de base de datos para nuestro ejemplo.

A continuación, conecte su cuenta de aplicación de acción a Zapier haciendo clic en +Conectar nueva cuenta en el menú desplegable Cuenta. Necesitará otorgarle permiso a Zapier para acceder a su cuenta de Notion. Una vez que haya conectado su cuenta, selecciónela del menú desplegable y haga clic en Continuar.

A continuación, configure su acción completando los campos del paso de acción. Dependiendo de su aplicación de acción y evento, tendrá diferentes campos para personalizar. En nuestro ejemplo, los campos que aparecen en su Zap se basarán en los campos que usted creó en su base de datos Notion.

También puedes personalizar tu paso de acción con datos de tu paso trigger. Por ejemplo, para agregar datos de un paso de Google Calendar (como el resumen del evento), haga clic en el ícono más en un campo y seleccione los datos que desea usar en el menú desplegable.

Para personalizar cualquier campo de fecha en su elemento Notion, deberá elegir una opción en ¿ Incluir hora con campos de fecha? Elija Verdadero si desea que el campo de fecha del elemento Notion incluya una hora, o Falso si no lo desea.

Una vez que realice una selección, todos los campos de fecha en su base de datos Notion deberían aparecer en el editor. Personalícelos asignando información del paso de Google Calendar a los campos correspondientes.

Una vez que hayas personalizado tu paso de acción como quieras, haz clic en Continuar.

Ahora es el momento de probar tu acción. Al hacer clic en Paso de prueba, Zapier enviará datos de prueba a su aplicación de acción. En nuestro ejemplo, Zapier creará un nuevo elemento de base de datos en Notion según cómo configuremos el paso de acción. Siempre recomendamos probar tu Zap para verificar si tu paso se ve bien. Pero si prefieres omitir la prueba, simplemente haz clic en Omitir prueba en la esquina inferior derecha.

Si la prueba parece correcta, estás listo para usar tu Zap. Haga clic en Publicar Zap para activarlo.

Realice un seguimiento de todos sus eventos con Google Calendar y Notion

Si usas Notion y Google Calendar individualmente, integrarlos tiene sentido. Ya sea que desee la sincronización de su calendario con su espacio de trabajo de Notion y mantenerse al tanto de sus eventos o bloquear algún tiempo en su calendario para tareas en Notion, puede hacerlo todo automáticamente con Zapier.

Este artículo se publicó originalmente en noviembre 2022 y se actualizó por última vez en septiembre 2024.