Revisar tu bandeja de entrada no debería arruinarte toda la mañana. Si necesita una segunda taza de café después de leer y procesar todos sus correos electrónicos de clientes futuribles, clientes y proveedores, probablemente sea el momento de repensar su enfoque en la gestión del correo electrónico.
Y un analizador de correo electrónico podría ser el antídoto. Los analizadores extraen detalles importantes de sus correos electrónicos y los ponen a trabajar para usted, para que pueda actuar en función de los datos que impulsan su negocio. Para saber cómo funcionan y cómo configurar uno en Zapier, sigue leyendo.
Zapier es la plataforma de orquestación de IA más conectada: se integra con miles de aplicaciones de socios como Google, Salesforce y Microsoft. Utilice interfaces, tablas de datos y lógica para crear sistemas seguros, automatizados y con tecnología de IA para sus flujos de trabajo críticos para el negocio en toda la pila tecnológica de su organización. Más información.
Índice
¿Qué es un analizador de correo electrónico?
Un analizador de correo electrónico es una herramienta que identifica solo los datos más importantes de sus correos electrónicos. En lugar de escanear manualmente montañas de texto en sus mensajes, puede entrenar un analizador de correo electrónico para que reconozca patrones una vezy luego extraiga automáticamente información clave de cada correo electrónico nuevo para alimentar a sus otras aplicaciones.
Piense en cómo lee los correos electrónicos. Cuando tu jefe o tu mejor amigo te envía un mensaje, probablemente leas cada palabra. Pero en el caso de asuntos comerciales rutinarios (facturación, confirmaciones de pedidos, tickets de soporte), lo más probable es que pases por alto los detalles que más importan. Sus ojos recorren rápidamente la pantalla, seleccionando palabras clave y frases como Solicitud de cotización y $5,420 y Fecha de renovación: marzo 30. Los analizadores de correo electrónico funcionan de la misma manera y realizan el escaneo por usted.
Para tener una mejor idea de cómo funcionan estos analizadores, construyamos uno. Usaremos Email Parser de Zapier, que se conecta de forma segura a cientos de herramientas de IA y miles de otras aplicaciones en nuestro directorio de aplicaciones. Pero si está usando otra herramienta, estas instrucciones seguirán aplicándose: los conceptos básicos son prácticamente los mismos para la mayoría de las integraciones de analizadores de correo electrónico.
Cómo analizar correos electrónicos
1. Crear un nuevo buzón de correo del analizador de correo electrónico
El primer paso es el más fácil. Simplemente vaya a parser.zapier.com, y cree una nueva cuenta Zapier o inicie sesión con su cuenta existente. Luego haga clic en cualquiera de los botones Crear buzón para agregar un nuevo buzón.
Luego, el analizador de correo electrónico le mostrará una dirección de correo electrónico que se parece a esto: c66jmdai@robot.zapier.com.
Copia esa dirección y mantenla a mano. Más adelante, ahí es donde enviarás correos electrónicos para analizar.
Nota: En un paso posterior, podrás editar esta dirección. Pero recuerda que debes mantenerla lo más difícil posible de adivinar; de lo contrario, cualquiera puede enviar un correo electrónico con la dirección y potencialmente saturar tu flujo de trabajo.
2. Enviar un correo electrónico al analizador
Ahora que tienes la nueva dirección de correo electrónico copiada, abre tu aplicación de correo electrónico y busca (o escribe) un correo electrónico como los que deseas usar con tu analizador de correo electrónico. Haré que Email Parser me informe sobre nuevas publicaciones en el blog de Zapier (meta, lo sé), por eso reenvío un correo electrónico reciente de Deb en Zapier. Para cualquier correo electrónico que elija, escriba su dirección de correo electrónico @robot.zapier.com en el campo Para y haga clic en Enviar.
3. Enseñe al analizador cómo leer su correo electrónico
Una vez que Email Parser recibe su correo electrónico, muestra una versión de texto de su correo electrónico en el cuadro plantilla inicial . Todo lo que necesitas hacer es encontrar los datos importantes y decirle al analizador que esto es lo que debe copiar.
Desplácese hacia abajo hasta el texto que desea que el correo electrónico Parser copie y selecciónelo. Con el correo electrónico que he utilizado, quiero saber los titulares bajo "Lecturas recomendadas del equipo del blog de Zapier", así que selecciono el texto de cada uno de ellos. Para cada fragmento de texto que seleccione, escriba un nombre para ese elemento en el cuadro y haga clic en Guardar. El analizador de correo electrónico reemplazará el texto con el nombre entre llaves, como {{headline1}}.
Repita esto para cada fragmento de texto que desee que copie el analizador de correo electrónico. También seleccioné cada tema y le di a cada elemento un nombre único.
Una vez hecho esto, haga clic en el botón azul Guardar dirección y plantilla en la parte inferior de la página. Ahora su analizador está listo para funcionar.
El analizador funcionará mejor si el texto que seleccione es algo escrito de la misma manera en cada correo electrónico (quizás un número después de la palabra Total o un enlace escrito después de las palabras Haga clic aquí). (Aunque el valor puede cambiar).
¿Quieres que el analizador de correo electrónico sea más confiable? Reenvíe otro correo electrónico similar a la misma dirección. Luego, junto al nombre de su analizador en la lista de Buzones , haga clic en Ver correos electrónicos para ver todos los correos electrónicos que este buzón ha recibido.
Haga clic en Mostrar en uno de los elementos para ver el texto del correo electrónico.
El texto que el analizador de correo electrónico seleccionó aparecerá en amarillo.
Si algo parece incorrecto (como en mi ejemplo anterior), haga clic en el enlace Editar plantilla adicional cerca de la parte inferior de la página. Seleccione el mismo texto que originalmente deseaba copiar de sus correos electrónicos, asígnele los mismos nombres y luego guarde la nueva plantilla. Repita esto tantas veces como desee para que su analizador sea más confiable.
Puedes utilizar esta misma técnica para analizar cualquier tipo de correo electrónico que recibas. Por ejemplo, podría enseñarle a reconocer nombres de clientes y presupuestos de proyectos en las confirmaciones de proveedores.
4. Reenviar automáticamente nuevos correos electrónicos al analizador
El analizador de correo electrónico que creó ahora está listo para copiar texto de otros correos electrónicos similares—el boletín de noticias del blog de Zapier, en este caso. Necesitamos enviar cada nuevo boletín de noticias al analizador de correo electrónico.
La mejor opción es automatizar las cosas con un filtro en su aplicación de correo electrónico para reenviar automáticamente los mensajes que coincidan con el que envió a Email Parser. Normalmente, todos sus correos electrónicos de notificación tendrán algo en común: provienen del mismo remitente y, a menudo, tienen el mismo asunto. En mi ejemplo, esos correos electrónicos provienen de blog@send.zapier.com y contienen las palabras "Lectura recomendada del equipo del blog de Zapier".
Para estar atento a esos correos electrónicos en Gmail, primero deberá agregar su dirección de analizador de correo electrónico a Gmail para reenviar correos electrónicos automáticamente. Aquí te explicamos cómo:
Abra la configuración de reenvío de Gmail : haga clic en el ícono del engranaje, seleccione Configuración y luego haga clic en la pestaña Reenvío y POP/IMAP .
Haga clic en Agregar una dirección de reenvío.
Ingrese su correo electrónico @robot.zapier.com en el cuadro de texto y haga clic en Siguiente.
Revise su correo electrónico: Zapier debería enviarle un correo electrónico de confirmación desde Gmail. Si no lo ve, revise el buzón de la aplicación Email Parser; debería tener el correo electrónico. De cualquier manera, copie el código de confirmación y luego péguelo en el cuadro nuevamente en la configuración de reenvío de Gmail.
Ahora puedes hacer que Gmail reenvíe automáticamente correos electrónicos a tu analizador de correo electrónico. Primero busque la dirección de correo electrónico y/o el asunto de los mensajes; luego, el analizador de correo electrónico procesará el mensaje. Participaré from:blog@send.zapier.com Y Recommended reading from the Zapier blog team. Haga clic en la pequeña flecha hacia abajo a la derecha de la barra de búsqueda para ver las opciones completas de Búsqueda avanzada ; luego haga clic en el botón o enlace Crear filtro en la esquina inferior derecha. Haga que ese filtro reenvíe el correo electrónico a la dirección del analizador de correo electrónico que acaba de agregar, y debería estar todo listo.
Ahora, cada vez que Deb en Zapier te envíe el último boletín de noticias de Zapier (o cualquier correo electrónico que quieras analizar), Gmail lo enviará al analizador de correo electrónico.
Si utiliza otro servicio de correo electrónico, consulte la documentación para ver si su aplicación o servicio puede reenviar automáticamente mensajes de correo electrónico.
5. Ponga a trabajar sus datos de correo electrónico analizados
Copiar texto de correos electrónicos no es suficiente; hay que hacer algo con esos datos. La opción más fácil es conectar Email Parser a Zapier, que le permite enviar datos de sus correos electrónicos a miles de otras aplicaciones populares, desde Airtable hasta Zoho CRM. Aquí te explicamos cómo hacerlo:
Vaya a zapier.com y registre o inicie sesión si aún no lo ha hecho. Luego vaya al editor Zap para comenzar.
Seleccionar analizador de correo electrónico como aplicación trigger, a continuación, elija el evento trigger Nuevo correo electrónico . Conecte su cuenta de analizador de correo electrónico si aún no lo ha hecho y seleccione la dirección del analizador que acaba de configurar. Haga clic en Continuar.
Ahora, pon tus datos de correo electrónico a trabajar. En el paso de acción, seleccione la aplicación a la que desea enviar sus datos de correo electrónico. Quiero recibir una notificación por SMS sobre los últimos titulares, así que elegí SMS de Zapier como mi aplicación y Enviar SMS como mi evento de acción.
En la pestaña Configurar, asigne datos del paso de activación. (Esto es lo que realmente le permite utilizar sus datos de correo electrónico). Para ello, haga clic en el signo + o escriba una barra diagonal (/), lo que abre un modal que le permite seleccionar e insertar valores. Decidí mapear los temas y titulares que recopilé en Email Parser, pero usted puede usar sus datos de correo electrónico como desee. Cuando haya terminado, haga clic en Continuar.
¡Prueba tu Zap para asegurarte de que todo funciona como quieres, luego enciéndelo y listo!
Consulta esta guía para obtener más información sobre cómo configurar tus acciones de Zap.
Cómo guardar los datos del analizador de correo electrónico con Zaps
Si eres como yo, tienes muchos correos electrónicos que sabes que ya quieres automatizar, pero aún no estás seguro de dónde debe enviarse toda la información. En esos casos, puede ser útil tener en funcionamiento un Zap que analice los correos electrónicos y los guarde en una hoja de cálculo, para que pueda volver a los datos bien organizados más tarde.
Haga clic en uno de estos Zaps recomendados para comenzar a guardar correos electrónicos analizados en Hojas de cálculo de Google o Airtable de inmediato, o para configurar su propia notificación por SMS para correo electrónico:
Almacenar nuevos correos electrónicos analizados en filas de Hojas de cálculo de Google
Guardar correos electrónicos recién analizados en Airtable
Enviar información de nuevos correos electrónicos de Zapier Email Parser por SMS
Ahora que está analizando su correo electrónico, conozca más formas de automatizar esa información y ponerla a funcionar en otras aplicaciones. Envíe automáticamente información analizada a su aplicación de gestión de proyectos, configure notificaciones personalizadas, cree eventos de calendario, actualice contactos y más.
Pase menos tiempo en su bandeja de entrada con el correo electrónico Parser de Zapier
Con un analizador de correo electrónico y flujos de trabajo de Zapier, puede extraer automáticamente datos de correos electrónicos entrantes y ponerlos a trabajar en otras aplicaciones, sin necesidad de copiar y pegar desde su bandeja de entrada. ¿Necesitas ayuda para empezar? Consulte nuestra documentación de ayuda. ¿Estás listo para comenzar a analizar correos electrónicos? Cree su buzón de analizador de correo electrónico y consulte nuestro directorio de aplicaciones para conocer más formas de automatizar su bandeja de entrada.
Lecturas relacionadas:
Este artículo se publicó originalmente en octubre de 2018 con actualizaciones previas de Tyler Robertson. La última actualización fue en julio 2025 por Steph Spector.
