A menos que vivas debajo de una piedra, probablemente recibas más correos electrónicos de los que sabes qué hacer. Su bandeja de entrada es constantemente una mezcla de promociones y boletines de noticias, invitaciones de calendario, solicitudes de actualización de proyectos de compañeros de equipo e incluso consultas de ventas entrantes.
Mantener tu cuenta de Gmail organizada puede ser tedioso, pero es imprescindible a menos que quieras correr el riesgo de perder comunicaciones importantes. Afortunadamente, puedes usar la automatización para estar al tanto de tu correo electrónico sin tener que dedicar horas todos los días a la administración.
Nuestros flujos de trabajo automáticos —los llamamos Zaps— le permiten hacer cosas como guardar archivos adjuntos de correo electrónico, realizar un seguimiento automático de nuevos clientes futuribles, administrar tareas de manera integral e incluso usar IA para limpiar su bandeja de entrada. Aquí te explicamos cómo automatizar Gmail.
Zapier es la plataforma de orquestación de IA más conectada: se integra con miles de aplicaciones de socios como Google, Salesforce y Microsoft. Utilice interfaces, tablas de datos y lógica para crear sistemas seguros, automatizados y con tecnología de IA para sus flujos de trabajo críticos para el negocio en toda la pila tecnológica de su organización. Más información.
Índice
Genera una lista de tareas pendientes desde tu bandeja de entrada
Obtenga IA para enriquecer sus flujos de trabajo de correo electrónico
Realice un seguimiento de nuevos clientes futuribles más rápido
Para comenzar con una plantilla Zap (lo que llamamos nuestros flujos de trabajo predefinidos), simplemente haz clic en el botón. Solo te llevará unos minutos configurarlo. Puedes leer más sobre cómo configurar Zaps aquí.
Genera una lista de tareas pendientes desde tu bandeja de entrada de Gmail
A menos que tengas memoria fotográfica, es prácticamente imposible realizar un seguimiento de todos los correos electrónicos que requieren acción, especialmente si los dejas marcados con una estrella o sin leer en tu bandeja de entrada. Y, si eres como yo, una lista de pendientes limpia y eficiente es imprescindible para poder dormir por la noche.
Puedes configurar un Zap para conectar tu cuenta de Gmail a Google Sheets para crear listas a partir de correos electrónicos específicos, agregar automáticamente correos electrónicos etiquetados a tu administrador de tareas preferido y más.
Guardar nuevos correos electrónicos de Gmail que coincidan con ciertas características en una hoja de cálculo de Google
Agregar nuevos correos electrónicos destacados a Todoist como tareas [Solo cuentas de Gmail para empresas]
Crear tarjetas de Trello a partir de nuevos hilos de Gmail
Obtenga IA para enriquecer sus flujos de trabajo de correo electrónico
¿Necesitas ayuda para redactar el correo electrónico que realmente convierta clientes potenciales? O tal vez revisa cientos de correos electrónicos todos los días, etiquetándolos a medida que avanza, y le gustaría ahorrarse la molestia.
Afortunadamente, puedes usar IA para ayudarte a hacer todo, desde escribir correos electrónicos hasta generar un resumen diario de tus correos electrónicos en Slack. Una vez que reciba un nuevo correo electrónico, ChatGPT u OpenAI analizarán el contenido y luego ejecutarán las instrucciones que usted proporcione. Finalmente, enviará la salida a donde necesites que vaya. A continuación se muestran algunos ejemplos:
Create email copy with OpenAI from new Gmail emails and save as drafts in Gmail
Obtén un resumen diario generado por IA de tus correos electrónicos en Slack
Create Trello cards with OpenAI responses to newly-starred emails in Gmail
Guardar automáticamente los archivos adjuntos de correo electrónico
¿Pierde constantemente el rastro de los archivos adjuntos en sus correos electrónicos? Este es un problema al que parecen enfrentarse todos los que tienen una cuenta de Gmail. Al configurar flujos de trabajo automáticos, puede guardar fácilmente los archivos adjuntos de Gmail en Dropbox, Google Drive o cualquier aplicación de uso compartido en la nube que utilice.
Incluso puedes guardar archivos adjuntos de correo electrónico en carpetas específicas para mantener tu organización en orden con la administración de archivos, no solo de tu bandeja de entrada.
Guardar nuevos archivos adjuntos de Gmail en Google Drive
Guardar nuevos archivos adjuntos de Gmail en Dropbox
Guardar nuevos archivos adjuntos de correos electrónicos etiquetados en Gmail en Google Drive
Despeja tu bandeja de entrada
Lamentablemente, tu almacenamiento de Gmail no es ilimitado, lo que significa que eventualmente te quedarás sin espacio. Cuando eso suceda, no podrás usar tus aplicaciones de Google hasta que elimines algunos elementos innecesarios.
En lugar de esperar a que caiga el martillo, utilice la automatización para eliminar correos electrónicos innecesarios sobre la marcha. Por ejemplo, puede configurar filtros para detectar y eliminar correos electrónicos promocionales y spam. O tal vez desee guardar los archivos adjuntos en Dropbox y luego eliminar el correo electrónico original. Cualquiera que sea el flujo de trabajo que funcione mejor para usted, estos Zaps pueden ayudarlo a mantener su bandeja de entrada de correo electrónico ordenada y liberar valioso espacio de almacenamiento.
Eliminar correos electrónicos spam en Gmail automáticamente
Save Gmail attachments in Dropbox, then delete the email
Envía notificaciones desde tu bandeja de entrada
Trabajar en colaboración con un equipo conlleva una serie de desafíos, y la comunicación suele estar en el primer lugar de la lista. Pero con unos pocos flujos de trabajo preestablecidos, puedes convertir fácilmente tu bandeja de entrada de Gmail en una máquina eficaz para compartir información.
Por ejemplo, puede enviar un correo electrónico cuando se actualiza una hoja de Google para que los miembros del equipo puedan mantenerse actualizados sobre un proyecto. También puedes enviar correos electrónicos desde tu cuenta de Gmail a la aplicación de chat de tu equipo preferida, agilizando la comunicación. O uno de mis favoritos personales: puedes enviar actualizaciones por correo electrónico programadas automáticamente a tu equipo, minimizando tus tareas repetitivas diarias sin sacrificar la comunicación.
Enviar correos electrónicos a través de Gmail cuando se actualicen las filas de Hojas de cálculo de Google
Enviar mensajes de Gmail para nuevos registros de Airtable en las vistas
Enviar nuevos correos electrónicos de Gmail como mensajes del canal de Slack
Send emails from Gmail for upcoming Google Calendar events
Obtenga más información: Cree un bot de notificación personalizado para nuevos clientes futuribles.
Realice un seguimiento de nuevos clientes futuribles más rápido
Trabajas duro para adquirir nuevos clientes futuribles. Desde ejecutar campañas en múltiples plataformas hasta organizar seminarios web, sabes que también es increíblemente importante hacer un seguimiento lo más rápido posible. Si esperas demasiado para responder (o *sorpresa*,no recibes su correo electrónico en absoluto), hay grandes posibilidades de que pierdas un cliente.
Realice un seguimiento automático de nuevos clientes futuribles enviándoles un correo electrónico tan pronto como muestren interés. Con Zapier, puedes configurar respuestas automáticas personalizadas de Gmail para una participación instantánea con un cliente futurible de alta intención.
Enviar correos electrónicos en Gmail para nuevos clientes futuribles en Facebook Lead Ads
Enviar mensajes de Gmail cuando se agreguen nuevos contactos a ClickFunnels
Reciba notificaciones por correo electrónico o envíe seguimientos a los nuevos encuestados de Typeform
Enviar correo electrónico a través de Gmail para nuevos envíos de Formularios de Google
Enviar correos electrónicos a través de Gmail para nuevos envíos de formularios de Webflow
Lo mismo ocurre con los nuevos clientes que se registran para un seminario web o se suscriben a su boletín de noticias. Un simple mensaje de bienvenida puede hacer maravillas para su negocio. Con estos Zaps, puedes enviar correos electrónicos automáticamente en Gmail cada vez que obtengas un nuevo suscriptor en Mailchimp, por ejemplo, o un registro en tu seminario web.
Dé la bienvenida a los nuevos suscriptores de Mailchimp con un correo electrónico personal
Send emails via Gmail for new registrants in GoTo Webinar
Send emails via Gmail for new scheduled Calendly events
Obtenga más información: Cómo configurar alertas por correo electrónico para anuncios de clientes potenciales de Facebook.
Lleva tu bandeja de entrada de Gmail al siguiente nivel
Con Zapier, puedes integrar Gmail con el resto de tu pila tecnológica y administrar tu correo electrónico sin ansiedad.
Esto es solo el comienzo de todo lo que puedes hacer con Gmail y Zapier. Zapier admite miles de aplicaciones, por lo que puedes automatizar casi cualquier tarea en el trabajo. ¡Empieza a construir tu Zap ahora y descubre lo que puedes crear!
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Lecturas relacionadas:
Este artículo fue publicado originalmente en marzo 2021 por Ellie Huizenga, con actualizaciones previas de Elena Alston. La última actualización la realizó Nicole Replogle en octubre 2024.
