Agendamento de compromissos no Google Agenda: como criar uma página de reservas

Eu dou aulas virtualmente para uma faculdade local e, como todo educador, tenho um sério problema com alunos que não comparecem às reuniões. 

Depois de muita reflexão (eu literalmente olhando para meu reflexo em uma sala vazia do Zoom e gemendo: "Por quê?"), Encontrei uma solução promissora: software de agendamento de compromissos. Embora existam muitos planejadores de reuniões para escolher, sou uma criatura de hábitos e prefiro fazer tudo no Google. 

Se você também gosta de experimentar coisas novas, mas permanecendo firmemente plantado na sua zona de conforto, acompanhe. Vou explicar como criar uma página de reservas usando o recurso de agendamento de compromissos do Google Agenda.

Veja a seguir o que vamos abordar: 

• Qual é a diferença entre horários disponíveis e agendamentos de compromissos do Google Agenda?

• Como criar um agendamento de compromissos no Google Agenda

• Como editar um agendamento de compromissos no Google Agenda

• Como compartilhar sua agenda de agendamento de compromissos do Google 

• Como usar o recurso de agendamento do Google Agenda no Gmail 

Qual é a diferença entre horários disponíveis e agendamentos de compromissos do Google Agenda?

Antes de começar, vale esclarecer que, apesar dos nomes parecidos, os horários de compromissos e o agendamento de compromissos do Google Agenda são recursos diferentes. 

Os horários disponíveis são muito mais limitados: somente indivíduos com contas do Google Workspace podem agendar compromissos entre si. Ele também está sendo substituído por agendamento de compromissos — e por um bom motivo. Com agendamento de compromissos, você pode: 

• Compartilhe uma página de reservas profissional. Qualquer pessoa com um endereço de e-mail pode marcar uma consulta com você usando a página de agendamento de compromissos. E você pode visualizar facilmente seus compromissos de agendamento junto com sua agenda regular no Google Agenda. (Os horários disponíveis, por outro lado, permitiam que apenas indivíduos com contas do Google Workspace agendassem compromissos entre si.) 

• Personalize a disponibilidade dos seus compromissos. Dessa forma, você pode fazer coisas como adicionar um tempo de espera entre as reuniões, definir um número máximo de reservas por dia e limitar o quão cedo (ou de última hora) alguém pode marcar um compromisso. 

• Receba notificações por e-mail. Você receberá uma confirmação de reserva e qualquer pessoa que fizer a reserva receberá um e-mail de lembrete automático antes do agendamento. 

Observação: o recurso de agendamento de compromissos está disponível atualmente em contas do Google de trabalho e de estudante, mas não em contas do Google Workspace Business Starter. 

Como criar um agendamento de compromissos no Google Agenda

Criar uma agenda de agendamento de compromissos no Google Agenda é tão simples quanto criar um evento no calendário, só que com mais opções de personalização. Ele tem muitos recursos que agendadores de reuniões como o Calendly têm, mas com aquela sensação familiar do Google. 

1. Com o Google Agenda aberto, clique em Criar e depois em agendamento de compromissos. 

   

2. No painel de agendamento de compromissos que aparece, atualize as seguintes seções: 

   • Adicionar título. Este título fica visível para qualquer pessoa que tenha um link para sua página de reservas. Por padrão, o Google Agenda também usará o título como nome do evento quando alguém reservar um horário. 

   • Duração do compromisso. Cada horário de atendimento deve durar pelo menos 5 minutos. Para alterar a duração, clique na seta para baixo (▼) ao lado da duração padrão. 

   • Disponibilidade geral. Para cada dia da semana, defina os horários em que você está disponível para se reunir. Para incluir várias disponibilidades em um dia, clique no ícone Adicionar outro período a este dia , que se parece com um sinal de mais (+). E se você quiser copiar os horários disponíveis de um dia para todos os outros dias disponíveis, clique no ícone Copiar para todos , que se parece com um retângulo. Observação: os horários disponíveis copiados não substituirão os dias marcados como Indisponíveis. 

   • Calendários verificados quanto à disponibilidade. O Google Agenda bloqueará automaticamente os horários de pico do calendário selecionado na sua página de reservas. Por padrão, ele verificará apenas seu calendário principal. Se você quiser que o Google Agenda considere outros calendários conectados, indique-os aqui. 

     

     À medida que você avança no painel, encontrará recursos de IA que podem ser personalizados, como uma janela de agendamento, disponibilidade ajustada para datas específicas e intervalos entre as reservas.

3. Clique em Avançar. 

4. Agora é hora de configurar sua página de reservas. No painel de agendamento de compromissos, você pode personalizar o que as pessoas veem quando visualizam sua página de reservas, juntamente com confirmações e lembretes de reservas. Ao contrário dos eventos do Google Agenda, você não pode definir o Zoom como padrão para videoconferências (para meu desgosto). 

   

5. Clique em Salvar. 

Como editar um agendamento de compromissos no Google Agenda

Esta é a maneira mais fácil de editar os detalhes do seu agendamento de compromissos no Google Agenda.

1. Clique em qualquer bloco de agendamento de compromissos na grade do seu calendário.

2. Na janela de agendamento de compromissos que aparece, clique no ícone Editar agendamento de compromissos , que se parece com um lápis. 

3. Edite os detalhes do seu agendamento de compromissos.

4. Clique em Avançar.

5. Edite os detalhes da sua página de reserva, se necessário.

6. Clique em Salvar.

Precisa excluir completamente seu agendamento de compromissos?

1. Clique no bloco de agendamento de compromissos que você deseja excluir da grade do seu calendário. 

2. Na janela de agendamento de compromissos que aparece, clique no ícone Excluir agendamento de compromissos , que se parece com uma lata de lixo. 

3. Selecione se deseja excluir apenas a disponibilidade daquela semana ou todo o agendamento de compromissos e clique em OK. 

Como compartilhar sua agenda de agendamento de compromissos do Google 

Agora que você criou sua página de reservas, é hora de compartilhá-la. O Google Agenda permite que você faça isso de algumas maneiras: compartilhe um link para sua página de reservas ou incorpore-o em seu site. 

Como compartilhar um link para sua página de reservas do Google Agenda 

Se você preferir compartilhar manualmente sua página de reservas, veja como obter o link de compartilhamento.  

1. Na grade do seu Google Agenda, clique em qualquer bloco de agendamento de compromissos. 

2. Na janela de agendamento de compromissos que aparece, clique em Compartilhar.

   

3. Na aba Link da janela Compartilhar sua página de reserva que aparece, clique em Copiar link. 

   

4. Clique em Concluído. 

5. Cole o link onde você deseja compartilhar seu agendamento de compromissos. 

Como adicionar sua página de reservas do Google Agenda ao seu site

Se as palavras "incorporar" e "HTML" não te assustam, também há a opção de adicionar sua página de reservas ao seu site profissional. O Google Agenda permite que você faça isso de duas maneiras: adicione um botão que abre um pop-up com sua página de reservas ou incorpore a página de reservas diretamente ao seu site. 

1. Na grade do seu Google Agenda, clique em qualquer bloco de agendamento de compromissos. 

2. Na janela de agendamento de compromissos que aparece, clique em Compartilhar. 

3. Na janela Compartilhe sua página de reserva que aparece, clique em Incorporar site. 

4. Clique no sinal de menos (⋁) ao lado da opção de incorporação desejada e clique em Copiar código. Se você escolher Botão com pop-up, também poderá modificar a cor e o texto do botão. 

   

5. Clique em Concluído. 

6. Cole o código de incorporação e adicione-o ao HTML do seu site. 

Bônus: Como usar o recurso de agendamento do Google Agenda no Gmail 

O Google integrou recentemente o agendamento de compromissos do Google Agenda com o Gmail. Isso significa que agora você pode compartilhar sua disponibilidade e fazer com que os destinatários agendem uma reunião com você diretamente de suas respectivas caixas de entrada. 

Como encontrar um horário para se encontrar no Gmail 

Se você não tiver acesso ao calendário do destinatário, poderá compartilhar sua disponibilidade e permitir que ele marque uma reunião com você. 

1. No Gmail, clique em Compor. 

2. Elabore seu e-mail como faria normalmente (adicione um destinatário, assunto e mensagem).

3. Clique no ícone Definir um horário para reunião , que se parece com um calendário, e selecione Oferecer horários em que você estiver livre. 

   

4. Seu Google Agenda será aberto em um painel ao lado do rascunho da sua mensagem. Atualize a duração da reunião e sua disponibilidade e clique em Avançar.

   

5. Revise os detalhes da sua reunião e atualize o título, o local e a descrição do evento, se desejar. Quando terminar, clique em Adicionar ao e-mail.

   

6. Os horários propostos para as reuniões aparecerão no rascunho do seu e-mail. Revise seu e-mail e clique em Enviar. 

   

O destinatário poderá escolher um horário diretamente na caixa de entrada, e então o Google fará o agendamento da reunião em ambos os calendários.

Como fazer o agendamento de uma reunião pelo Gmail 

Se você tiver acesso ao Google Agenda do destinatário, poderá pular direto para a criação de um evento no Gmail. Em um rascunho de mensagem no Gmail, clique no ícone Definir um horário para a reunião e selecione Criar um evento. 

Depois de criar e salvar seu evento, o Google enviará os detalhes do evento em um e-mail separado para o destinatário, adicionará o evento aos seus calendários e incluirá os detalhes no rascunho da sua mensagem de e-mail. 

Automatize o Google Agenda

Depois de configurar uma página de reservas do Google Agenda, use o Zapier para conectar o Google Agenda a milhares de outros aplicativos que você usa. Dessa forma, você pode fazer coisas automaticamente, como compartilhar notificações sobre novos agendamentos de compromissos no aplicativo de chat da sua equipe e criar uma pauta de reunião no Google Docs. 

Aqui estão alguns fluxos de trabalho para você começar. 

Olá, Google. Adicione o Zoom. 

Não me entenda mal: o agendamento de compromissos do Google Agenda oferece muitos recursos úteis que reduzirão drasticamente o incômodo de organizar uma reunião. Mas ainda há uma desvantagem para mim: a incapacidade de adicionar o Zoom como a opção de conferência padrão, que era originalmente oferecida com horários disponíveis. Mas quem sabe? Talvez o Google adicione-o novamente como uma opção em um futuro próximo. 

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Este artigo foi publicado originalmente em agosto 2022. A atualização mais recente foi em abril 2024.