グラフ、レポート、およびダッシュボードは、パフォーマンスの理解、改善、開発に使用できる傾向を特定するのに役立ちます。自動化により、すべての重要なアプリからデータが自動的に追加されるため、これらのツールの労働集約性が軽減されます。
レポート作成プロセスを自動化すると、プログラム間で無意識にデータを転送する時間を削減でき、人的エラーの可能性も減ります (繰り返しのコピー アンド ペーストはコンピューターに任せるべきと考えがちです)。データの管理に費やす時間が短縮され、得られたインサイトに基づいて判断力を働かせて解釈し、行動できるようになります。
Zapier で作成されたこの一連の自動化されたワークフロー (Zap と呼びます) を使用すると、データを理解するために使用するアプリにデータを自動的に接続することで、作業のあらゆる側面を追跡、測定、改善できます。
何かを改善したい場合、そのパフォーマンスを測定するのが最善です。この Zap セットを使用すると、必要なものを簡単に追跡、測定、改善できます。
これらの Zap のいずれかを開始するには、ボタンをクリックするだけで、セットアップの手順が表示されます。Zap とは何か、どのように機能するかについて詳しく知りたい場合は、 Zap 作成の基本に関するヘルプ ドキュメントをお読みください。
この作品のZapierのワークフローを使用するには、Zapierアカウントが必要です。まだアカウントをお持ちでない場合は、 無料で始めることができます。
目次：
レポート
レポートは職場で情報を分析および伝達するのに役立ちますが、データを手動で収集し、それをまとめ、結果のレポートを関係者と共有するのは面倒で繰り返しの多い作業になる可能性があります。自動化によりプロセス全体が合理化され、労力を軽減しながらレポートを定期的に準備できるようになります。
定期的なチームレポートを作成する
レポートは、チームが何を達成しているかを示し、より注意が必要な領域を特定するのに役立ちます。Weekdoneのようなアプリを使用すると、チームのステータスを効果的に伝えることができ、これらの Zap を使用してチームのアクティビティをアプリに自動的に更新できます。
ToDoリストやプロジェクト追跡アプリから作業概要を生成する
チームは、 I Done This などのプログラムを使用して作業を追跡し、グループの進捗状況をチームに通知できます。カレンダーやプロジェクト管理ツールを追跡アプリに接続すると、タスクが完了すると Zaps によって進捗レポートが自動的に更新されます。
リード、潜在顧客、顧客とのやり取りをカウントする
新しい見込み客、潜在顧客、顧客、または購入についてレポーティングソフトウェアを即座に更新し、販売データのレポートを最新に保ちます。Zapsがレポーティングソフトウェアに新しい情報を自動的に送信するため、数字は常に正確です。
財務報告の情報を収集する
会社のカード、アカウント、領収書をExpensifyなどの財務報告アプリに自動的にリンクして、全体像を把握します。財務データを1つのソースに接続することで、部署内の財務状況を正確に報告することが容易になります。
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そして、それらのレポートを自動的に共有します。
レポートのレビューの準備が整ったらチームに通知する
レポートが作成されると、Zaps はレポートの収集と共有にかかる作業と精神的負担を節約できます。レポートが完了すると、Zap はチームが使用するあらゆるコミュニケーション Zapプラットフォームにレポートを送信し、定期的にレポートを確認できるようにします。
グラフ
チャートは、情報を伝達するための魅力的でわかりやすい視覚ツールです。便利なチャート作成アプリもいくつかあり、Zaps を使えば表示したい情報を自動入力し、出来上がった画像をダウンロードして配布することもできます。
チャートアプリにデータを自動的に入力
チーム、会社、さらには顧客に情報を伝達する必要がある場合、チャート作成アプリを使用すると、データを美しく読みやすい視覚的な図解で表現できます。自動化により、必要な情報をチャート アプリに収集し、結果のチャートを必要な場所で共有できるようになります。
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ダッシュ ボード
ダッシュボード アプリは非常に便利な情報管理ツールです。複数のソースからのデータを使用して、個人または会社全体のアクティビティとパフォーマンスの明確な視覚的概要を提供するチャート、グラフ、または概要を作成できます。ただし、表示される情報はどこかから取得する必要があり、自動化を使用してその情報を収集するのは簡単かつ迅速です。
スプレッドシートのデータをダッシュボードツールにプッシュする
スプレッドシートは、多くの場合、データを収集して保存するのに最適な場所ですが、その情報を理解する最も簡単な方法であるとは限りません。収集したデータをダッシュボード アプリを使用して表示したい場合は、スプレッドシートから選択したダッシュボード アプリに情報を取得するワークフローを設定できます。
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アプリデータをダッシュボードツールにプッシュする
ダッシュボード アプリは、具体的な数字を表示するだけでなく、役立つと思われるあらゆる情報を追跡し、視覚的に表示するのに便利です。たとえば、ソーシャルメディアでの言及、新しい見込み客、アンケート結果など、必要なあらゆる種類の情報を収集し、任意のダッシュボードアプリに収集するZapを設定できます。
会社の活動をダッシュボードのタイムラインに投稿する
営業、マーケティング、運用において、複数の人が同時に異なるプロジェクトに取り組んでいる場合があり、何が起こっているのかを俯瞰的に把握するのは難しい場合があります。複数のソースから会社のアクティビティを収集し、ダッシュボードのタイムラインに投稿する自動化を設定して、1 か所で可視化することができます。
Update Geckoboard text widgets with new Google Calendar events matching searches
顧客のアクションを追跡する
顧客がビジネスとどのようにやり取りしているかを追跡するには、購入を送信したり、会議を開催したり、取引または案件を行う際にステージを移動したりするときにダッシュボードを更新する自動化を作成できます。注文処理ソフトウェアや CRM ソフトウェアは、これらの Zap を使用してその情報をダッシュボードに即座に送信できます。
チケットと顧客とのやり取りを追跡する
顧客がいつ、どのように、そしてサポートされているかどうかを追跡するには、Zendesk、Help Scout、Freshdesk、またはCallRailなどのカスタマーサポートチームソフトウェアを自動化機能を使用してダッシュボードに接続できます。
レポートツールを効果的に活用しましょう
これらは、職場でレポート、グラフ、効果的なダッシュボードを作成して共有するために使用するツールを自動化によってさらに有効活用できる方法のほんの一部です。これらの同じ手法をさまざまな方法で組み合わせることで、データの管理をより効率的にし、そのデータから得られる情報を理解して伝えるためのツールを作成できます。
可能な自動化のいくつかと、それを Zapier で実行する方法を理解できたので、カスタム ワークフローを作成し、指を動かすことなくツールを必要なとおりに機能させることができます。
