私は地元の大学でバーチャルで教えていますが、これまでのすべての教育者と同様に、学生が会議に欠席するという深刻な問題を抱えています。
よく考えた後(文字通り、誰もいないZoomルームで自分の姿を見て「なぜ?」とうめき声を上げていました)、有望なソリューションを見つけました。それは、アポのスケジューリングソフトウェアです。会議スケジューラーは数多くありますが、私は習慣の生き物なので、すべてをGoogleで行うことの方が好きです。
また、自分のコンフォートゾーンにしっかりと定着しながら、片方の小指をなじみのないものに浸すのが好きなら、それに従ってください。Google カレンダーの予約機能を使用して予約ページを作成する方法について説明します。
このガイドの内容
Google カレンダーの予約スロットとGoogleのアポのスケジューリングの違いは何ですか?
始める前に、似たような名前にもかかわらず、Google カレンダーの予約スロットとアポのスケジューリングは異なるGoogle機能であることを明確にしておく必要があります。
予約枠ははるかに制限されており、Google Workspace アカウントを持つ個人のみが相互に予約できます。また、アポのスケジューリングに置き換えられつつありますが、それには十分な理由があります。アポのスケジューリングを使用すると、次のことが可能になります。
プロフェッショナルな予約ページを共有します。Eメールアドレスをお持ちの方は、予約スケジュールの予約ページを使用して、あなたと予約することができます。また、Google カレンダーでは、予約した予定を通常のスケジュールと一緒に簡単に表示できます。（一方、予約スロットでは、Google Workspace アカウントを持つユーザーのみが相互に予約を行うことができました。）
予約の空き状況をカスタマイズします。このようにして、会議の間にバッファ時間を追加したり、毎日の最大予約数を設定したり、誰かが予約できる早い時間 (または直前) を制限したりすることができます。
Eメール通知を受け取ります。予約確認書が届きます。また、予約した人には予約前に自動Eメールが届きます。
注: 予約スケジュール機能は現在、仕事用および学生用Googleアカウントでは利用できますが、Google Workspace Business Starterアカウントでは利用できません。
Googleカレンダーでアポのスケジューリングを作成する方法
Google カレンダーの予定を作成するのは、カレンダー イベントを作成するのと同じくらい簡単ですが、カスタマイズ オプションがさらに豊富になっています。Calendlyのような会議スケジューラが備えている多くの機能を備えていますが、使い慣れた Google の雰囲気があります。
Google カレンダーを開いた状態で、 クリックし、 アポのスケジューリングをクリックします。
表示されるアポのスケジューリングパネルで、次のセクションを更新します。
タイトルを追加します。このタイトルは、予約ページへのリンクを持っているすべての人に表示されます。デフォルトでは、Google カレンダーでは、誰かが予約スロットを予約するときに、タイトルがイベント名としても使用されます。
予約期間。各予約枠は少なくとも 5 分間続く必要があります。継続時間を変更するには、デフォルトの継続時間の横にある下矢印(
▼) をクリックします。一般提供。曜日ごとに、会合の時間を設定します。1 日に複数の空き時間を含めるには、プラス記号 (
+) のような[この日に別の期間を追加] アイコンをクリックします。また、ある日の予約枠を他のすべての予約可能な日にコピーする場合は、長方形のような「すべてにコピー」アイコンをクリックします。注: コピーされた予定枠は、[利用不可] とマークされた日を上書きしません。カレンダーの空き状況がチェックされました。Google カレンダーでは、予約ページで選択したカレンダーの混雑時間を自動的にブロックします。デフォルトでは、メインのカレンダーのみがチェックされます。Google カレンダーで他の接続されたカレンダーを考慮する場合は、ここで指定します。
パネルをさらに下に進むと、スケジュール設定ウィンドウ、特定の日付の空き状況の調整、予約間のバッファ時間など、カスタマイズできる高度機能が見つかります。
「次へ」をクリックします。
次に、予約ページを設定します。予約スケジュール パネルでは、予約ページを閲覧したときにユーザーに表示される内容、予約の確認、リマインダーをカスタマイズできます。Google カレンダーのイベントとは異なり、デフォルトのビデオ会議を Zoom に設定することはできません (非常に残念です)。
[保存]をクリックします。
Googleカレンダーで予定スケジュールを編集する方法
Google カレンダーでアポのスケジューリングの詳細を編集する最も簡単な方法は次のとおりです。
カレンダーグリッド内の任意の予約スケジュールブロックをクリックします。
表示される予約スケジュール ウィンドウで、鉛筆のような予約スケジュールの編集アイコンをクリックします。
アポのスケジューリングの詳細を編集します。
「次へ」をクリックします。
必要に応じて、予約ページの詳細を編集します。
[保存]をクリックします。
アポのスケジューリングをすべて削除する必要がありますか？
カレンダーグリッドで削除するクリック アポのスケジューリング ブロックをクリックします。
表示される予約スケジュール ウィンドウで、ゴミ箱のような予約スケジュールの削除アイコンをクリックします。
その週の空き時間のみを削除するか、予約スケジュール全体を削除するかを選択し、 OKをクリックします。
Googleカレンダーの予定スケジュールを共有する方法
予約ページを作成したら、共有します。Google カレンダーでは、予約ページへのリンクを共有するか、ウェブサイトに埋め込むなど、いくつかの方法でこれを行うことができます。
Googleカレンダーの予約ページへのリンクを共有する方法
予約ページを手動で共有する場合は、共有リンクを取得する方法をご紹介します。
Google カレンダーのグリッドで、任意の予定ブロックをクリックします。
表示される予約スケジュール ウィンドウで、 クリックします。
表示される 「予約ページの共有」 ウィンドウの 「リンク」 タブで、 「リンクをコピー」を クリックします。
「完了」をクリックします。
アポのスケジューリングを共有したい場所にリンクを貼り付けます。
Googleカレンダーの予約ページをウェブサイトに追加する方法
「埋め込み」や「HTML」という言葉に不安がなければ、予約ページをプロのウェブサイトに追加するオプションもあります。Google カレンダーでは、予約ページのポップアップを開くボタンを追加するか、予約ページを直接サイトに埋め込むという 2 つの方法でこれを行うことができます。
Google カレンダーのグリッドで、任意の予定ブロックをクリックします。
表示される予約スケジュール ウィンドウで、 クリックします。
表示される「予約ページの共有」ウィンドウで、 「ウェブサイトの埋め込み」をクリックします。
必要な埋め込みオプションの横にある下向き矢印 (
⋁) をクリックし、 [コードをコピー]をクリックします。[ ポップアップ付きボタン] を選択した場合は、ボタンの色とテキストを変更することもできます。
「完了」をクリックします。
埋め込みコードを貼り付けて、ウェブサイトのHTMLに追加します。
ボーナス: GmailでGoogleカレンダーのスケジューリング機能を使う方法
Google は最近、Google カレンダーのアポのスケジューリングを Gmail と統合しました。つまり、空き状況を共有し、受信者がそれぞれの受信トレイから直接ミーティングを予約できるようになります。
Gmail で会う時間を確認する方法
受信者のカレンダーにアクセスできない場合は、空き状況を共有して、相手に会議を予約してもらうことができます。
Gmail で、 [作成]をクリックします。
通常どおりにEメールを作成します (受信者、件名、メッセージを追加します)。
カレンダーのような[会う時間を設定する]アイコンをクリックし、 [空いている時間を提案する] を選択します。
Google カレンダーが下書きメッセージの横のパネルで開きます。会議の継続時間と空き時間を更新し、 [次へ] をクリックします。
会議の詳細を確認し、必要に応じてイベントのタイトル、場所、説明を更新します。完了したら、 「Eメールに追加」をクリックします。
提案された会議の時間はEメールの下書きに表示されます。Eメールを確認し、 クリックします。
受信者は受信トレイから直接時間を選択でき、その後、Googleが両方のカレンダーで会議をスケジューリングします。
Gmailから会議をスケジューリングする方法
受信者の Google カレンダーにアクセスできる場合は、Gmail から直接イベントを作成できます。Gmail の下書きメッセージから、 [会議の時間を設定する]アイコンをクリックし、 [予定を作成]を選択します。
イベントを作成して保存すると、Googleはイベントの詳細を別のGoogle Eメールで受信者に送信し、イベントをカレンダーに追加し、下書きのEメールメッセージに詳細を含めます。
Googleカレンダーを自動化する
Google カレンダーの予約ページを設定したら、Zapier を使用して、 Google カレンダーを他の何千もの定番アプリに接続します。こうすることで、チームのチャット アプリで新しい予約に関する通知を共有したり、Google ドキュメントで会議の議題を作成したりといった操作を自動的に実行できるようになります。
始めるためのワークフローをいくつか紹介します。
ボタンをクリックするだけで、Zapテンプレート（Zapierが提供する既製のワークフロー）の使用を開始できます。セットアップは数分で完了します。Zapの設定方法について詳しくはこちらをご覧ください。
Google カレンダーの新規または更新されたイベントについて Microsoft Teams チャネル メッセージを送信する
ねえ、Google。ズームを追加します。
誤解しないでください。Google カレンダーの予定スケジュールには、会議の計画の手間を大幅に軽減する便利なGoogle機能が多数あります。しかし、私にとってはまだ欠点が 1 つあり、元々は予約枠で提供されていた Zoom をデフォルトの会議オプションとして追加できないことです。しかし、誰にもわかりません。おそらく、Google は近い将来にこれをオプションとして再度追加するでしょう。
関連資料：
この記事はもともと 2022年 8 月に公開されたものです。最新のアップデートは 2024年4月。
