朝、仕事の前にまずやることは、 Google カレンダーを確認することです。これは、チームミーティング、注意が必要なプロジェクト、さらにはその間に合わせる必要がある用事など、今後何が起こるかについての私の真実の情報源です。
しかし、Google カレンダーを使用して1日のスケジューリングを行う場合でも、スケジュールがすぐにいっぱいになると、重要なタスクを優先するのは非常に大変になります。直前のリクエストから時間的制約のある会議まで、ビジネスの成長よりもカレンダーの管理に追われている場合があります。
ここで、Zapierによる自動化が役立ちます。Google カレンダーを自動化することで、時間を節約し、最も重要なことに集中できるようになります。わずか数回の Zap（自動ワークフローと呼んでいます）で、複数のカレンダー間でイベントを同期したり、新しいイベントの通知を設定したり、フォローアップ タスクを作成したり、その他さまざまな操作を自動的に実行できます。
この作品のZapierのワークフローを使用するには、Zapierアカウントが必要です。まだアカウントをお持ちでない場合は、 無料で始めることができます。
目次
ボタンをクリックするだけで、Zapテンプレート（Zapierが提供する既製のワークフロー）の使用を始められます。セットアップは数分で完了します。Zapの設定方法について詳しくはこちらをご覧ください。
カレンダー間のクロス投稿
役割によっては、複数のカレンダーを管理する必要がある場合があります。管理するチームごとに異なるカレンダーを設定したり、自分のカレンダーの上にクライアントカレンダーを管理している可能性があります。
これらの Zap は、新しい Google カレンダー イベントを選択したカレンダーにクロスポストするため、複数のスケジュールを調整したり、間違ったカレンダーに投稿したりする心配がありません。
Google カレンダーと Microsoft Outlook を接続する方法の詳細をご覧ください。
日ごとや週ごとに時間をどのように使っているかを確認したい人であれば、タイムトラッキングツールをGoogleカレンダーに接続することもできます。こうすることで、新しい時間エントリごとに新しい Google カレンダー イベントが作成され、あなた (またはあなたのマネージャー) が進捗状況を追跡し、タスクの優先順位を付けることができるようになります。
会議のリマインダーを取得する
ビデオ通話、受信トレイの管理、チャットへの返信など、別のタスクに集中していると、カレンダーに予定があることを忘れてしまいがちです。同じことが、会う必要があるクライアントにも当てはまります。
これらの Zap は、電子メールまたはチーム チャット アプリを通じて、あなた、あなたのチーム、またはあなたのクライアントに今後の会議を自動的に通知します。そうすれば、クライアントを待たせることはなく、ぶら下がったままになることもありません。
通知でもう少しコンテキストを受け取りたいですか?忙しい人（誰もがそうではないでしょうか）の場合、Google カレンダーのイベントのタイトルと説明のみを通知する通知を受信するだけでは十分ではない可能性があります。代わりに、AI ステップを追加して、イベントの目的、準備資料、イベント関連プロジェクトに関する推奨事項などのコンテキストをさらに追加できます。
今後の Google カレンダー イベントに関する SMS 通知を受け取れた時代が懐かしいですか?Zapier を使用してその機能を再現する方法については、チュートリアルをご覧ください。
今後のイベントに備える
もちろん、カレンダーの会議に出席するだけでは十分ではありません。常に準備をする必要がありますが、多くの帽子をかぶっていると、準備時間に合わせるのは難しい場合があります。
クライアントとのミーティング、ピッチプレゼンテーション、その他のイベントの準備をしている場合でも、これらの Zap は準備の時間を作るのに役立ちます。Google カレンダーに新しいイベントが追加されるたびに、Zapier はお気に入りの ToDoリストアプリまたはプロジェクト管理ツールにタスクを自動的に作成します。最初に Google カレンダーのイベントを ChatGPT に送信することで、タスクにさらに多くのコンテキストを追加することもできます。
Google カレンダーのイベントから Todoist タスクを作成し、優先度に関する ChatGPT の推奨事項を取得します
特定のカレンダー イベントのみがタスクを生成するように、トリガー (Zap を開始するイベント) をカスタマイズできます。必要に応じて、同じタスクが毎回表示されるように設定することもできます。
Zapier では、テンプレートから議題やその他の会議ドキュメントを自動的に作成することもできます。
ビデオ会議を録画する場合は、 Zoom の録画を Google ドライブに自動的にアップロードする方法をご確認ください。
予定とビデオ通話を管理する
同僚との会議を覚えている(そして出席する)のは十分に難しいことです。職場外の人からの招待状はどうですか?同僚との会議を忘れるのは問題ありませんが、外部の顧客との約束を忘れるのはまずいことです。
これらの Zap は、誰かがあなたをビデオ通話に招待したり、Calendly などの予約アプリを通じてあなたとの予定をGoogle カレンダーにスケジューリングしたりすると、Google カレンダー イベントを作成します。
Calendly で新しくスケジュールされたイベントから Google カレンダーのイベントを作成する
Acuity スケジューリング の新しい予定を Google カレンダーに詳細なイベントとして追加します
フォーム アプリやスプレッドシート (Google スプレッドシートなど) を使用して予定をスケジュールする場合、これらのワークフローにより、予定が Google カレンダーに確実に記録されます。
タスクからイベントを作成する
毎週木曜日に開催される常設チームミーティングなど、定期的に開催されるイベントもあります。これらは非常に簡単に管理できます。計画するのが難しいイベントは、取引が販売サイクルの特定の段階に達したときなど、特定の何かが起こったときに発生するイベントです。
Zap を使用すると、 Notion や Trello などの選択したタスク マネージャーに特定のタスクが追加されたときに カレンダー イベントを作成 できます。
ActiveCampaign の新しい取引または案件タスクから Google カレンダーにイベントを作成する
トリガーが発生してから特定の日数後にGoogleカレンダーイベントを作成する必要がある場合は、Zap内で日付と時刻の値を調整できます。このヘルプドキュメントでその方法を学びましょう。
カレンダー会議中に Slack ステータスを設定する
Slack で頻繁に作業する人なら、パブリックチャンネルでタグ付けされたり、同僚から直接メッセージが届いたりすると、特に通話中は気が散ってしまうことがあることをご存知でしょう。
代わりに、新しいミーティングに参加するたびに Slack ステータスを自動的に設定することで、(緊急であっても) 返信できないことを全員に知らせます。
詳細はこちら： Slackのステータスを自動的に設定する方法
Google カレンダーでウェブフックを使用する
Zapier とのインテグレーションがないアプリを使用していて、アプリ内で特定の出来事が発生したときに Google カレンダーイベントを作成したい場合があります。
アプリにウェブフック機能がある場合は、Zapでウェブフックを使用できます。(Webhooks はプレミアムアプリであり、使用するには有料のZapierプランが必要です。)
アプリが Google カレンダーとは異なるタイムゾーンまたは日付形式を使用している場合は、 次の方法で修正できます。
自動化でカレンダーを強化
Zapier を使用すると、Google カレンダーを自動化し、スケジューリングを自動的に管理して、ビジネス運営に集中できます。カレンダーの管理にさらにサポートが必要な場合は、次の Google カレンダーのヒントをご覧ください。
関連資料：
この記事はもともと 2021 年 3 月に公開され、直近では 2024 年 12 月にエレナ アルストンによって更新されました。
