Comment extraire automatiquement des données pour des rapports, des graphiques et des tableaux de bord

Les graphiques, les rapports et les tableaux de bord t'aident à identifier les tendances que tu peux utiliser pour comprendre, améliorer et développer tes performances. L’automatisation rend ces outils moins gourmands en main-d’œuvre en ajoutant automatiquement des données provenant de toutes vos applications importantes.

L’automatisation de votre processus de rapports vous permet de réduire le temps passé à transférer sans réfléchir des données entre les programmes et réduit le risque d’erreur humaine (nous avons tendance à penser que le copier-coller répétitif devrait être délégué à un ordinateur). En passant moins de temps à gérer les données, vous pouvez utiliser votre jugement pour interpréter et agir en fonction de l'aperçu que vous avez obtenu.

Cet ensemble de flux de travail automatisés créés avec Zapier (nous les appelons Zaps) vous permettra de suivre, de mesurer et d’améliorer n’importe quel aspect de votre travail en connectant automatiquement vos données aux applications que vous utilisez pour les comprendre.

Si vous voulez améliorer quelque chose, la meilleure chose à faire est de commencer à mesurer ses performances. Cet ensemble de Zaps te permettra de suivre, de mesurer et d'améliorer facilement tout ce que tu souhaites.

Pour commencer à utiliser l’un de ces Zaps, il vous suffit de cliquer sur le bouton et vous serez guidé tout au long de la configuration. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce que sont les Zaps et comment ils fonctionnent, vous pouvez lire notre documentation d’aide sur les bases de la création d’un Zap.

Table des matières:

1. Rapports

2. Graphiques

3. Tableaux de bord

Rapports

Les rapports sont utiles pour analyser et communiquer des informations au travail, mais la collecte manuelle de données, leur assemblage et le partage des rapports qui en résultent avec les parties prenantes peuvent être frustrants et répétitifs. L’automatisation peut rationaliser l’ensemble du processus pour vous assurer que vous avez des rapports prêts régulièrement, avec moins de main-d’œuvre de votre part.

Créer des rapports d'équipe réguliers

Les rapports peuvent montrer les réalisations de ton équipe et aider à identifier les domaines qui pourraient nécessiter plus d'attention. L’utilisation d’une appli comme Weekdone peut aider à communiquer efficacement le statut de votre équipe, et vous pouvez utiliser ces Zaps pour mettre à jour automatiquement l’application avec leurs activités.

Générez des résumés de travail à partir de listes de tâches à faire ou d’applications de suivi de projet

Ton équipe peut utiliser un programme tel que I Done This pour suivre le travail et la tenir informée des progrès du groupe. Connectez votre calendrier ou vos outils de gestion de projet à une appli de suivi, et Zaps peut automatiquement mettre à jour votre rapport d’avancement au fur et à mesure que les tâches sont terminées.

Compter les interactions avec les prospects et les clients

Tenez à jour les rapports de vos données de vente en mettant instantanément à jour votre logiciel de reporting pour les nouveaux prospects, clients ou achats. Avec Zaps envoyant automatiquement de nouvelles informations à votre logiciel de rapports, vos chiffres sont toujours corrects.

Récolter des informations pour les rapports financiers

Associez automatiquement vos cartes, comptes et reçus d’entreprise à votre application de rapports financiers, comme Expensify, pour garder une vue d’ensemble. Avec vos données financières connectées à une seule source, il sera facile de rendre compte exactement de ce qui se passe financièrement dans votre service.

Et partage ces rapports automatiquement :

Prévenir ton équipe lorsque les rapports seront prêts à être examinés

Une fois tes rapports créés, Zaps peut t'épargner le travail et la charge mentale liés à leur collecte et à leur partage. Lorsqu’un rapport est terminé, un Zap peut l’envoyer à n’importe quelle plateforme de communication utilisée par votre équipe pour s’assurer qu’elle a une visibilité sur une base régulière.

Graphiques

Un graphique est un outil visuel attrayant et facile à comprendre qui communique des informations. Il existe des applications de création de graphiques utiles, et vous pouvez utiliser Zaps pour saisir automatiquement les informations que vous souhaitez afficher, puis télécharger et distribuer l’image résultante.

Saisissez automatiquement des données dans des applications de graphiques

Si vous avez besoin de communiquer des informations à votre équipe, à votre entreprise ou même à vos clients, une appli de création de graphiques peut créer de belles illustrations visuelles faciles à lire de vos données. L’automatisation peut vous aider à rassembler les informations dont vous avez besoin dans votre appli de graphique, puis à partager le graphique résultant où vous en avez besoin.

Tableaux de bord

Une appli de tableau de bord est un outil de gestion de l’information incroyablement utile. Il peut utiliser des données provenant de plusieurs sources pour créer des tableaux, des graphiques ou des résumés qui vous donnent un résumé visuel clair de l’activité et des performances, qu’elles soient individuelles ou à l’échelle de l’entreprise. Cependant, les informations qu’il affiche doivent provenir de quelque part, et l’utilisation de l’automatisation pour recueillir ces informations est facile et rapide.

Envoyer les données d’une feuille de calcul vers un outil de tableau de bord

Les feuilles de calcul sont souvent l’endroit idéal pour collecter et stocker des données, mais elles ne sont pas toujours le moyen le plus simple de comprendre ces informations. Si vous préférez utiliser une appli de tableau de bord pour afficher les données que vous avez recueillies, vous pouvez configurer un flux de travail qui extrait les informations de votre feuille de calcul dans l’appli de tableau de bord de votre choix.

Envoyer les données appli à un outil de tableau de bord

Les applications de tableau de bord ne sont pas seulement utiles pour les chiffres concrets, elles peuvent aider à suivre et à afficher visuellement toutes les informations que vous trouvez utiles. Par exemple, vous pouvez configurer des Zaps qui rassemblent le type d’informations dont vous avez besoin (mentions sur les réseaux sociaux, nouveaux prospects ou résultats d’enquêtes) dans l’appli de tableau de bord de votre choix.

Publier l'activité de l'entreprise sur un tableau de bord

Dans les domaines des ventes, du marketing et des opérations, il se peut que plusieurs personnes travaillent simultanément sur différents projets, et il peut être difficile d'avoir une vue d'ensemble de ce qui se passe. Vous pouvez configurer des automatisations qui rassemblent l’activité de l’entreprise à partir de plusieurs sources et les publient dans une chronologie de tableau de bord afin d’avoir une visibilité en un seul endroit.

Suivez les actions des clients

Pour suivre la manière dont les clients interagissent avec votre entreprise, vous pouvez créer des automatisations qui mettent à jour votre tableau de bord lorsque vous envoyez des achats, organisez une réunion ou déplacez des étapes lors de la conclusion d'une offre. Votre logiciel de traitement des commandes ou CRM peut envoyer ces informations à votre tableau de bord instantanément avec ces Zaps.

Suivre les tickets et les interactions avec les clients

Pour savoir quand, comment et si les clients sont assistés, vous pouvez connecter votre logiciel de service client, comme Zendesk, Help Scout, Freshdesk ou CallRail, à votre tableau de bord avec automatisation.

Faites travailler vos outils de rapports pour vous

Ce ne sont là que quelques-unes des façons dont l’automatisation peut vous aider à tirer le meilleur parti des outils que vous utilisez pour créer et partager des rapports, des graphiques et des tableaux de bord efficaces au travail. Ces mêmes techniques peuvent être combinées de nombreuses façons pour rendre votre gestion des données plus efficace et créer des outils pour comprendre et communiquer vos points à retenir de ces données.

Maintenant que vous comprenez certaines des automatisations possibles et comment les exécuter avec Zapier, vous pouvez commencer à créer des flux de travail personnalisés et faire en sorte que vos outils fonctionnent pour vous exactement comme vous en avez besoin, sans que vous ayez à lever le petit doigt.