Comment utiliser Calendly

Le moyen le plus rapide de lancer un fil d’e-mails sans fin est de demander : « Quel est le bon moment pour se rencontrer ? » Après quelques va-et-vient, tu finiras par trouver une date qui te conviendra d'un commun accord. Ensuite, tu peux faire des allers-retours encore quelques fois pour déterminer à quelle salle de réunion virtuelle tu dois rejoindre. 

C'est un jeu auquel personne ne devrait jouer. 

Au lieu de cela, si quelqu’un souhaite vous rencontrer, vous pouvez lui envoyer un lien vers votre page de réservation Calendly où il pourra consulter votre disponibilité, réserver une réunion et recevoir automatiquement des notifications d’événements. Si vous en avez assez de jouer à Tetris avec planification, voici tout ce que vous devez savoir sur l'utilisation de Calendly. 

• Qu'est-ce que Calendly ?

• Comment configurer Calendly 

• Comment créer un événement ou une réunion dans Calendly 

• Comment partager ton événement Calendly  

• Comment modifier les types d'événements dans Calendly 

Qu'est-ce que Calendly ? 

Calendly est une appli de planification de réunionspopulaire, et pour une bonne raison. Il est fiable, facile à utiliser pour tout le monde, et vous avez accès à toutes les fonctionnalités de planification nécessaires sur une offre gratuite.

Une fois que vous avez créé votre page de réservation Calendly, tout ce que vous avez à faire est de partager le lien de réservation, afin que les invités puissent voir vos disponibilités et planifier du temps avec vous. Chaque fois qu'une nouvelle réunion est réservée, Calendly renseigne automatiquement les détails de l'événement dans ton calendrier et se charge d'envoyer des rappels. 

Comment configurer Calendly

Voici les étapes de base pour configurer votre compte Calendly. À l’exception de la création de votre compte et de l’identification de votre rôle au travail (dernière étape), vous pouvez ignorer la plupart des étapes et les modifier ultérieurement. Mais je trouve qu'il est plus facile de tout configurer dès le départ. 

1. Créez votre compte Calendly 

Si vous n’en avez pas déjà un, voici comment créer un compte Calendly. 

1. Va sur calendly.com. 

2. Inscrivez-vous avec votre compte Google ou Microsoft. Cela vous permet de synchroniser facilement Calendly avec des applications pertinentes telles que Google Calendar et le calendrier microsoft outlook. Vous pouvez également utiliser votre e-mail et connecter ces appli ultérieurement.

3. Si vous vous êtes inscrit à l’aide de votre compte Google ou Microsoft, suivez les instructions de sécurité pour connecter votre compte Calendly. 

2. Créez votre URL Calendly 

Une fois que vous avez configuré votre compte, vous serez invité à créer votre URL Calendly (vous pouvez toujours la modifier plus tard). Il s’agit de l’adresse que les invités verront dans la barre de recherche de leur navigateur. 

1. Dans la section Créer votre URL Calendly , saisissez la fin de votre URL. Je recommande de choisir un nom concis et facile à mémoriser, comme calendly.com/winston-woofs. Cela facilite grandement le partage du lien vers ta page de réservation. 

   

   Remarque: Assurez-vous de séparer les mots de l’URL par un trait d’union. Cela permet aux humains et aux appareils d'assistance de lire plus facilement. 

2. Choisis ton fuseau horaire. 

3. Cliquez sur Continuer. 

3. Connectez Calendly à vos appli 

Calendly offre de nombreuses fonctionnalités pratiques, mais la possibilité de vérifier automatiquement mes calendriers pour les périodes de pointe et de les mettre à jour avec les réunions Calendly est peut-être ma préférée. C'est pourquoi je recommande de connecter tes calendriers immédiatement. 

Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur les applications de calendrier que vous utilisez pour la planification de votre journée. Suivez ensuite les invites de sécurité pour connecter les calendriers sélectionnés. 

4. Régle ta disponibilité 

Définissez votre disponibilité générale, puis cliquez sur Continuer. Si tu souhaites modifier tes horaires de travail ou définir une disponibilité personnalisée pour des événements spécifiques, tu pourras le faire plus tard. 

5. Personnalise ton expérience Calendly 

Calendly vous interroge sur vos tâches professionnelles pour vous aider à personnaliser votre service client, si vous en avez besoin. Choisis le rôle qui te convient le mieux. Cliquez ensuite sur Terminer.  

Si vous souhaitez personnaliser davantage votre compte Calendly, cliquer sur compte depuis votre page d'accueil, puis sur Paramètres. 

Depuis votre page Paramètres personnels , vous pouvez effectuer des actions telles que l'ajout d'une photo de profil ou d'un logo d'entreprise, la modification de votre URL Calendly et la mise à jour de votre disponibilité. 

Maintenant, tu es prête à passer à des choses amusantes. 

Comment créer un événement ou une réunion dans Calendly

Créer un événement dans Calendly, c’est un peu comme naviguer dans un livre Choose Your Own Adventure, c’est-à-dire qu’il existe 13519 façons de créer et de personnaliser un événement. Au lieu de détailler toutes les options possibles, je vais vous guider à travers la configuration générale.  

Remarque : Lorsque tu crées un événement ou une réunion dans Calendly, tu n'es pas en train de créer un événement. Au lieu de cela, vous configurez une page de réservation pour que les gens puissent planifier une réunion avec vous. 

Comment créer et personnaliser des événements ponctuels

Supposons que quelqu’un vous ait envoyé un message sur LinkedIn pour la planification d’un entretien d’information. Ou un vieil ami qui a déménagé à l'étranger veut se retrouver virtuellement. Calendly permet de partager facilement une page de réservation pour ces événements ponctuels. 

1. Sur votre page d’accueil Calendly, cliquez sur + Créer. Puis sélectionne Réunion ponctuelle. 

   

2. Vous devez maintenant personnaliser la durée de l’événement et les créneaux horaires que vous souhaitez offrir à votre invité.

   • Durée de l'événement: Par défaut, la durée de l'événement est fixée à 30 minutes. Mais c'est facile de changer cela. Dans le panneau latéral des paramètres de réunion , sous Durée, cliquez sur le curseur bas (∨). Sélectionne ensuite la durée souhaitée ou saisit une durée personnalisée.

     

   • Créneaux horaires: Cliquez sur les créneaux horaires que vous souhaitez proposer (jusqu’à 40) directement sur votre calendrier. Si vous souhaitez afficher les heures ajoutées dans une liste, cliquez sur le curseur vers le bas (∨) à côté de /40 fois sélectionnées.

     

     Si vous souhaitez que tous les créneaux horaires disponibles d’une journée soient ouverts à la réservation, il existe un moyen simple de le faire : cliquez + Ajouter des heures sous la date que vous souhaitez inclure. Pour supprimer toutes les options de réservation d’une date spécifique, cliquez sur Effacer les horaires. 

     

3. Cliquez sur Suivant. 

4. Modifier les détails de la réunion, y compris le nom et le lieu de la réunion.

   

   Remarque : si vous souhaitez organiser une réunion virtuelle dans Zoom, vous devrez ajouter l'intégration Zoom à Calendly. 

5. Cliquez sur Publier la réunion.

6. Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, cliquez sur Copier le lien. 

Tu peux désormais partager la page de réservation avec ton invité. 

Toute personne qui reçoit le lien aura accès à votre page de réservation, où elle pourra consulter vos disponibilités et planifier une réunion. Voici un exemple de ce à quoi ressemble la page.

Une fois qu’une réunion a été réservée par votre invité, le lien de planification expire et ne peut plus jamais être utilisé.  

Besoin de modifier un événement ponctuel ? Tu ne peux pas. Au lieu de cela, tu devras créer un tout nouvel événement. (Étant donné la simplicité et l'intuitivité de Calendly en général, cette limitation me laisse perplexe.) 

Comment créer et personnaliser des événements pour des réunions régulières

J'enseigne virtuellement dans une université locale, donc je propose des horaires de bureau virtuels pour les réunions d'étudiants. Le moyen le plus simple pour moi de permettre aux étudiants de réserver plusieurs rendez-vous avec moi est de créer un type d'événement. Considérez les types d’événements comme un modèle pour une réunion que vous organiserez régulièrement. 

Il y a quatre types d'événements parmi lesquels choisir : un contre un, unévénement de groupe, un tournoi à la ronde et un événement collectif. Les étapes pour créer votre page de réservation varient légèrement en fonction du type d'événement choisi. Étant donné que l'option One-on-One est une option courante (et la seule disponible dans le cadre d'une offre gratuite), je vais vous montrer comment créer une page de réservation à l'aide de ce type d'événement.

Remarque : les utilisateurs d’un compte Calendly de base ne peuvent avoir qu’un seul type d’événement actif. Tu peux toujours créer plusieurs types d'événements, mais un seul peut être activé.

1. Sur votre page d’accueil Calendly, cliquez sur + Créer. Puis sélectionne le type d'événement.

2. Sélectionne le type d'événement que tu souhaites : individuel, en groupe, tournoi à la ronde et collectif.

   

3. Dans le type Qui organisera cet événement individuel ? fenêtre qui apparaît, choisis l'hôte (par défaut, c'est réglé sur toi).

   

4. Cliquez sur Suivant. 

5. Modifier les détails de la réunion, y compris le nom, le lieu et le lien de l'événement. Pour les événements de groupe, tu seras invitée à indiquer le nombre maximum de participants pouvant réserver ce créneau horaire. 

   

   Remarque: Par défaut, Calendly fera en sorte que le lien de l'événement soit le même que le nom de ton événement, en le séparant par des tirets. Par exemple, si le nom de mon événement est Student office hours, l’URL de Calendly inclura student-office-hours. Si vous souhaitez modifier cela, entrez une autre fin à votre URL dans la section Lien de l’événement . 

6. Cliquez sur Suivant. 

7. Modifier la date à laquelle les participants peuvent réserver cet événement. Ici, tu peux modifier des éléments tels que la plage de dates, la durée et la disponibilité personnalisée. Tu peux même ajouter des buffers entre les événements. 

   

8. Cliquez sur Suivant. 

Tu es prête ! 

Si vous souhaitez partager immédiatement un lien vers votre page de réservation, cliquez sur l’icône Copier le lien , qui ressemble à un lien en chaîne, et partagez-le comme vous le feriez normalement. 

Comment partager ton événement Calendly 

Immédiatement après avoir créé un événement, qu’il s’agisse d’un événement unique ou récurrent, Calendly indique clairement comment partager un lien vers cet événement (il apparaît dans une fenêtre contextuelle à la fin du processus de configuration). Ce qui est moins évident, c’est comment trouver le lien après avoir fermé cette fenêtre contextuelle initiale. 

Comment partager un lien vers un événement ponctuel 

Contrairement aux liens vers les types d'événements, les liens vers des événements ponctuels sont plus ou moins cachés. Voici comment les trouver. 

1. Accédez à la page d'accueil de Calendly. 

2. Cliquez sur Événements programmés. 

3. Cliquez sur En attente. 

4. Sélectionnez l’événement vers lequel vous souhaitez copier le lien, puis cliquez sur Copier le lien. 

   

5. Collez le lien dans l’appli que vous utilisez pour communiquer avec vos invités. 

Comment partager un lien vers un type d'événement 

Voici comment trouver et partager un lien vers un type d'événement en particulier. 

1. Accédez à la page d'accueil de Calendly. 

2. Recherchez le type d’événement avec lequel vous souhaitez partager le lien, puis cliquez sur Copier le lien. 

   

3. Partage le lien comme tu le ferais normalement. 

Comment partager l'intégralité de ta page de réservation Calendly 

Disons que tu organises plusieurs types d'événements. Tu peux laisser les invités choisir celui pour lequel ils réservent du temps avec toi en partageant ta page de réservation Calendly, qui affiche tous les types d'événements publics. Voici le moyen le plus simple de trouver et de partager ton lien. 

1. Accédez à la page d'accueil de Calendly. 

2. Cliquez sur Compte, puis sélectionnez Partager mon lien. 

   

3. Dans la fenêtre Partager votre lien qui s’affiche, cliquez sur Copier l’URL du lien. 

   

4. Cliquez sur Fermer. 

5. Partage le lien comme tu le ferais normalement. 

Lorsque l'invité accède à ta page publique de réservation Calendly, il peut choisir parmi n'importe quel type d'événement, puis réserver un créneau horaire pour cet événement en particulier. Voici un exemple de ce à quoi cela pourrait ressembler. 

Remarque: si tu as créé un événement Calendly secret, il ne sera pas visible sur ta page de réservation publique. 

Comment modifier les types d'événements dans Calendly 

Si vous devez apporter des modifications à un type d’événement, c’est facile à faire. (Ce qui soulève une fois de plus la question suivante : pourquoi n'est-il pas aussi simple de modifier un événement ponctuel ?) 

Sur votre page d'accueil Calendly, cliquez sur l'icône Paramètres de réunion , qui ressemble à un engrenage, pour le type d'événement que vous souhaitez modifier. Puis sélectionne Modifier.

Si vous souhaitez modifier les détails de l’événement, cliquez sur De quel événement s’agit-il ? Si vous souhaitez modifier les paramètres de la page de réservation, cliquez sur Quand les gens peuvent-ils réserver cet événement ?

Automatiser Calendly 

Calendly vous permet d’adopter une approche non interventionniste pour la planification des réunions, de la coordination des heures de réunion à l’envoi d’e-mails de confirmation. Mais que se passe-t-il si vous souhaitez ajouter les détails d’un nouveau participant dans votre CRM? Ou créer un rappel pour préparer des notes pour une prochaine réunion ? Avec Zapier, vous pouvez connecter Calendly à des milliers de vos appli préférées, afin d’automatiser ces tâche liées aux réunions.  

Apprenez-en davantage sur l’automatisation de Calendly, ou jetez un coup d’œil à ces flux de travail pour vous aider à démarrer. 

Mettez à jour votre CRM ou votre liste d’e-mails avec de nouveaux contacts.

Ajouter une tâche à votre Liste à faire ou une appli de gestion des tâches pour préparer la réunion.

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Cet article a été initialement publié en juin 2019 par Matt Ellis. La dernière mise à jour date de septembre 2023.