Microsoft Outlook est un outil de calendrier astucieux à part entière. Mais si tu utilises différents calendriers dans Outlook pour gérer les rendez-vous, il peut être difficile de tous les suivre.
Supposons que vous ayez un rendez-vous chez le dentiste journalisé sur votre calendrier personnel. Tu voudras probablement que ton équipe sache que tu seras occupée à cette heure-là, afin qu'elle ne te réserve pas deux fois.
Bien que microsoft outlook vous permette de dupliquer des événements dans vos différents calendriers (nous vous montrerons comment le faire plus tard), il ne s’agit que d’un transfert unique. Cela signifie que les nouveaux rendez-vous que tu ajoutes à un calendrier ne seront pas reproduits sur ton autre calendrier.
Heureusement, vous pouvez utiliser Zapier pour le faire automatiquement. Vous pouvez configurer un Zap (notre mot pour désigner les flux de travail automatiques) qui duplique les nouvelles réunions et les ajoute immédiatement à votre autre calendrier.
Nouveau sur Zapier ? Il s’agit d’un logiciel d’automatisation des flux de travail qui vous permet de vous concentrer sur ce qui compte. Combinez des interfaces utilisateur, des tables de données et une logique avec des milliers d’applis pour créer et automatiser tout ce que vous pouvez imaginer. Inscrivez-vous gratuitement pour utiliser cette appli, et des milliers d’autres, avec Zapier.
Copier automatiquement les nouveaux événements d’un calendrier Microsoft Outlook à un autre
Vous pouvez créer votre propre Zap à partir de zéro sans aucune connaissance en codage, mais nous proposons également des modèles rapides pour vous aider à démarrer.
Si vous souhaitez commencer avec un modèle Zap, cliquez dessus ci-dessous et vous serez redirigé vers l'éditeur Zapier. Vous devrez créer un compte Zapier si vous n’en avez pas déjà un. Ensuite, suivez les instructions ci-dessous pour configurer votre Zap.
Créer des événements de calendrier pour les nouveaux événements de calendrier Microsoft Outlook
Configurer votre trigger microsoft outlook
Tout d’abord, configurez votre trigger, c’est-à-dire l’événement qui démarre votre Zap. Si vous utilisez le modèle Zap, l’application et l’événement déclencheur seront déjà sélectionnés pour vous. Sinon, recherchez et sélectionnez microsoft outlook comme appli déclencheur et Nouvel événement de calendrier comme événement déclencheur. Connectez votre compte Microsoft Outlook, puis cliquez sur Continuer.
Puis sélectionne le bon calendrier dans le champ Calendrier.
Ensuite, cliquez sur test trigger pour que Zapier crée un événement de test pour s’assurer que le trigger fonctionne correctement. Une fois le test exécuté, cliquez sur Continuer avec l’enregistrement sélectionné.
Configurez votre action Microsoft Outlook
Il est maintenant temps de configurer l’action, c’est-à-dire l’événement que votre Zap effectuera une fois qu’il sera déclenché. Si vous utilisez le modèle Zap, ceux-ci seront déjà sélectionnés pour vous. Sinon, recherchez et sélectionnez microsoft outlook comme appli action et Créer un événement comme événement action. Connectez votre compte Microsoft Outlook, puis cliquez sur Continuer.
À présent, il est temps de sélectionner le calendrier dans lequel tu souhaites que tes événements soient copiés. Commence par sélectionner le bon calendrier.
Ensuite, inclut le sujet, l'heure et la date de début, et l'heure et la date de fin. Vous pouvez saisir du texte ou extraire des données de votre étape de déclenchement précédente en cliquant sur le signe + dans le champ et en sélectionnant les données que vous souhaitez utiliser (comme l’objet) dans la fenêtre modale. Si vous utilisez le modèle Zap, les données de l’événement copié seront déjà ajoutées dans chaque champ.
Tu peux également choisir si l'événement durera toute la journée, mais je ne le recommande pas car la durée de tes événements peut varier.
Dans le champ Description, tu peux accéder à l'aperçu du corps, qui inclut les détails de l'événement. Tu peux également indiquer que tu es libre ou occupée sur ton calendrier.
Une fois que vous avez terminé de personnaliser vos champs, cliquez sur Continuer.
Il est maintenant temps de tester votre action. Lorsque vous cliquez sur Étape de test, Zapier envoie un événement de calendrier au compte de calendrier que vous avez connecté. Voici à quoi ressemble l'événement dans Outlook :
Si votre test semble bon, vous êtes maintenant prêt à utiliser votre Zap.
Personnalisez votre Zap
Vous voulez ajuster votre Zap pour qu’il fonctionne exactement comme vous le souhaitez ? Considérez l’un des outils intégrés de Zapier. Utilise des conventions de dénomination différentes selon les calendriers ? Ajoutez une étape de formatage pour mettre à jour les détails de votre événement avant leur publication sur votre autre calendrier Outlook. Ou veux-tu simplement copier certains événements sur des calendriers et pas tous ? Essayez une étape de filtre.
Dupliquer manuellement des événements d’un calendrier Microsoft Outlook à un autre
Tu peux également copier manuellement tes événements d'un calendrier à l'autre. Pour commencer, ouvrez votre calendrier Microsoft Outlook à l’aide du compte qui inclut les événements que vous souhaitez copier.
Ensuite, cliquer avec le bouton droit sur l’événement que vous souhaitez copier dans un autre calendrier et ouvrez les détails de l’événement.
Une fois que vous avez ouvert votre événement, cliquez sur Dupliquer l’événement dans le panneau supérieur.
Dans la liste déroulante du calendrier, vous pouvez sélectionner le calendrier dans lequel vous souhaitez dupliquer l’événement.
Dans mon cas, je vais l'ajouter à mon calendrier de travail. N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer une fois que vous avez terminé !
Tu vas maintenant voir que ton événement spécifique est enregistré dans les deux calendriers, comme suit :
N’oubliez pas : il ne s’agit que d’un transfert unique, vous devrez donc le faire chaque fois qu’un nouvel événement est ajouté à votre calendrier microsoft outlook.
Lectures connexes :
Cet article a été initialement publié en janvier 2024. Il a été mis à jour pour la dernière fois en juin 2025 par Khamosh Pathak.
